企業(yè)檔案管理制度匯編

1、企業(yè)檔案管理制度匯編檔案管理制度一、總則1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總

2、經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的

3、價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理

4、人員職責1、按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其

5、字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開始執(zhí)行。XX檔案管理制度1目的為加強公司xx檔案管理，充分利用xx資源，發(fā)揮xx檔案為xx工作服務的作用，使會xx案管理更加標準化、規(guī)范化、科學化，根據(jù)xx的規(guī)定，結合本公司的實際情況，特制訂本制度。2 范圍本制度規(guī)定了xx檔案保管、借閱、移交、保管年限及銷毀等管理要求。本制度適用xx公司xx檔案的管理。3 職責3.1 xx負責人負責

6、xx檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定兼職檔案管理人員整理、保管各種xx檔案，并負責借閱檔案的審批，保證xx檔案的準確、安全、完整。3.2 檔案管理人員按照xx檔案的整理要求，負責定期整理各種xx資料，裝訂成冊,統(tǒng)一編號，并移送檔案室統(tǒng)一保管。3.3 檔案管理人員要嚴格遵守檔案保密制度，對檔案的安全、完整負責。3.4 xx負責對xx檔案的管理進行不定期的檢查。3.5 xx負責對本制度的執(zhí)行監(jiān)督，并負責到期檔案銷毀的審查。4 xx檔案的范圍xx檔案包括：xx x xx xx5 xx檔案資料的整理用紙、封皮、裝訂規(guī)格應盡量統(tǒng)一，以便于保管。6 xx檔案的保管6.4 xx檔案的存放應做到：防火、防盜、防

7、潮、防蟲、防鼠、防霉變、防高溫。不允許隨便堆放，保證xx檔案完整無損。9 xx檔案查閱、借閱及批準權限9.1 本公司內部人員借閱xx檔案。經(jīng)部門領導批準后，可直接到檔案室借閱，檔案保管人員應及時提供。9.2內部各公司，各部門因工作需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本公司或部門領導批準證明，xx負責人批準，方能查閱。9.3 外單位人員因公需要查閱xx檔案時，應持有單位介紹信、查閱人身份證件，經(jīng)xx負責人批準，報xx批準，方能由檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、xx檔案名稱及查閱理由。9.4 xx檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外復制或借出本公司的

8、xx檔案，必須辦理借出手續(xù)，經(jīng)xx負責人、xx批準，同時在xx檔案借閱登記簿上進行登記，注明借閱用途、歸還時間。9.5查閱或借閱xx檔案的人員不得在會計檔案上涂畫、拆封、抽換。10 xx檔案的銷毀10.1 xx檔案保管期滿需要銷毀時，由xx檔案管理人員提出銷毀意見，編制xx檔案銷毀清冊，列明銷毀xx檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。10.2 銷毀會計檔案前，應當由xx中心和xx中心共同對應銷毀的會計檔案進行鑒定，報xx審批后，由xx、xx派人監(jiān)銷，銷毀后需在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將銷毀情況報告xx。11 處罰未按本制度規(guī)定充分履行xx檔案管理

9、職責的，給予 xx的處罰，造成經(jīng)濟損失的追究經(jīng)濟責任。12 附則12.1 本制度由xx起草。12.2 本制度經(jīng)xxx批準發(fā)布。12.3 本制度自下發(fā)之日起實施。檔案工作崗位責任制一、 分管檔案工作的局領導職責1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。2、 加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。3、 關心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。二、 局檔案員職責1、

10、貫徹實施檔案法、XX省檔案條例等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。6、按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。三、 分管檔案工作的各處(室)領導職責1、 配備具有較好政治業(yè)務素質的專(兼)職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，

11、幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。3、 組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。4、 疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。5、 協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、 負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、 各處、室專(兼)職檔案人員職責1、 堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。3、 歸檔案卷

12、做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。4、 保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、 主動接收局檔案員的業(yè)務指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。6、 積極參加業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。文件、材料收集歸檔制度一、收集歸檔范圍本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規(guī)

13、定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級文件1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。5、各項決定、決議、規(guī)定、標準、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級領導的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。9、反映本機關、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報

14、、重要電話記錄、機關工作日記。11、年鑒、大事記、基礎數(shù)字匯編、基本情況綜合。12、本機關制發(fā)的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。(二)上級文件材料1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區(qū)工作或問題的決定、決

15、議、指示、批復及調查、檢查、經(jīng)驗材料。2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級發(fā)給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。4、上級報刊刊載有關本機關、本地區(qū)情況的文章。(三)同級文件材料1、有關單位與本機關聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協(xié)議。3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重

16、要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。3、重要的名冊、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎數(shù)字匯編。二、歸檔份數(shù)文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項

17、活動結束時交由文書檔案員歸檔。(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整

18、理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。檔案鑒定制度1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。2、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業(yè)人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。5、凡是經(jīng)過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔

19、案借閱管理制度為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負責人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、

20、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責任。檔案保密管理制度一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。五、外單位查閱檔案，需持

21、介紹信經(jīng)公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。七、發(fā)現(xiàn)有關泄密事件，應立即報告，及時追查。八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、

22、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。檔案復制制度1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批;本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關業(yè)務部門負責人同意;復制機密檔案材料(局會議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復制。3、 復制后要及時進行登記。檔案統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。2、統(tǒng)計作用。檔

23、案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據(jù)。3、統(tǒng)計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。4、統(tǒng)計任務。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經(jīng)驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項