高效能人士的時間管理

1、,高效能人士的時間管理 培 訓(xùn) 課 程,通過時間管理的學(xué)習(xí)，想得到 什么？,時間管理,* 每年244個工作日，每天8小時,你的時間值多少錢？,一天的時間就像一只大旅行箱，如果你懂得裝箱的技巧，一只箱子足可以裝下兩箱的東西,課程目標(biāo),了解有效時間管理概念 找到浪費(fèi)時間因素 學(xué)習(xí)有效時間管理的原則 學(xué)習(xí)有效時間管理方法,課程內(nèi)容,第一章時間管理概述 第二章浪費(fèi)時間的原因 第三章時間管理的原則 第四章時間管理的方法 第五章時間管理總結(jié) 第六章營銷人員的間管理建議,高效能人士的時間管理,第一章時間管理概述,時間的特點(diǎn),時間不容變更 時間不可儲存 時間不可增加 時間不可轉(zhuǎn)讓 時間勻速地消逝，一去不復(fù)返,

2、“逝者如斯夫，不舍晝夜” 論語,時間,時間是無償?shù)呢?cái)富，每一個人都有同等的份額 時間無可代替，是最寶貴的財(cái)富 因?yàn)闀r間就是生命,時間的基本要素是事件，過去、 現(xiàn)在、將來的事件,時間的分配,個人發(fā)展時間 工作時間 家庭時間 休閑時間 ,時間的劃分,大塊時間 零碎時間 首要時間 彈性時間 固定時間 安靜時間 交通時間 ,概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進(jìn)行的“管理者自我的管理”。所探索的是如何減 少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 關(guān)鍵是對事件的控制,什么是時間管理,時間管理的原因,有效的時間管理幫助完成人生目標(biāo)，提高個人生活品質(zhì),時間管理的

3、精華理論,備忘錄型 事先規(guī)劃安排行程 規(guī)劃定優(yōu)先順序 操之在我 以原則為中心 以良知為導(dǎo)向 創(chuàng)造高品質(zhì)生活,高效能人士的時間管理,第二章浪費(fèi)時間的因素,時間管理現(xiàn)狀分析,打電話給許久沒聯(lián)系的朋友，常說的一句話是什么？,為何忙亂？,要拋棄的三個字,忙裝忙,盲盲目,茫茫然,浪費(fèi)時間的因素一,缺乏人生目標(biāo) 沒有優(yōu)先觀念 不善做計(jì)劃 電話打擾 不速之客 權(quán)責(zé)混淆 溝通不力 會議低效,浪費(fèi)時間的因素二,工作擱置 無效授權(quán) 用人不當(dāng) 危機(jī)應(yīng)付不力 貪求過多 事必躬親 桌面雜亂無章,浪費(fèi)時間的因素三,文件復(fù)雜 條理不清 欠缺自律 無力拒絕 做事拖延,高效能人士的時間管理,第三章時間管理的原則,你的人生愿景是

4、什么 十年最想做的事 二年最想做的事 五個月最想做的事 一個月最想做的事 在未來一年內(nèi)，你會主動安排這些事嗎？,人生愿景價值觀,健康 家庭 友誼 愛情,工作 個人發(fā)展 金錢 興趣,原則一設(shè)定人生目標(biāo),一、目標(biāo)設(shè)定的意義 明確人生方向 克服懶惰心態(tài) 專心致志 產(chǎn)生熱情 區(qū)別輕重緩急,二、目標(biāo)設(shè)定的SMART原則 Specific具體的 Measuralbe可衡量的 Achievable可達(dá)成的 Realistic現(xiàn)實(shí)的 Timeframe有時限的,三、目標(biāo)的搜尋 勾勒出人生愿景 依據(jù)時間標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分愿望目標(biāo) 目標(biāo)的擬推 目標(biāo)清單的開列,四、設(shè)定目標(biāo)的步驟 開列 好處 障礙 支持 咨訊 行動 期限,五

5、、達(dá)成目標(biāo)的條件 擁有強(qiáng)烈的欲望 堅(jiān)定自己的信念 明確具體的寫下來,如果有目標(biāo)，就找足夠理由來思考它 你真的想達(dá)到這個目標(biāo)嗎？,原則二帕雷托原則,在任何特定的群體中，重要的因子通常只 占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此 只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控 制全局。維爾弗雷多帕雷托 法則,80%的銷售額來自于20%的客戶 80%的電視時間用來收看20%你最喜歡的電視節(jié)目 80%的閱讀時間用在20%的報(bào)刊和雜志上 80%的外餐在20%你最喜歡的餐館中進(jìn)行的 80%的請假是20%的員工請的 ,不遵循原則的誤區(qū),面面俱到 都想做好 完全主義 都想做完 平均分配時間和精力,帕雷托原則的應(yīng)用,集中精力

6、在能獲得最大回報(bào)的事情上，而 不要在瑣事上花過多的時間。,銷售人員的80/20原則,80的時間去應(yīng)對20的重點(diǎn)客戶（A類客戶） 以20的時間去應(yīng)對80的次要客戶（B類和C類客戶） “確保重點(diǎn)，照顧一般”,原則三要事第一,案例分析,葉雷是公司銷售部主管，由于銷售目標(biāo)壓力很大，小葉的工作非常繁忙。 一天小葉剛進(jìn)辦公室，銷售部經(jīng)理來找他，告訴他下個月自己要出差，公司有一個重要的會議，讓小葉代為出席發(fā)言。小葉非常高興，他知道這是一次展現(xiàn)自我的好機(jī)會。 “還有一個月的時間，我一定要好好準(zhǔn)備一下。” 之后，小葉每天還是非常繁忙，沒有時間送女兒上學(xué)，晚上還經(jīng)常陪客戶吃飯，出差、應(yīng)酬不斷，朋友聚會也不好推辭。

7、 直到一天晚上，小葉突然意識到后天就要開會了，心里不免著急。 “不過畢竟還有一天時間，明天一定什么也不管了，全心全意準(zhǔn)備會議資料?！?第二天一大早，女兒突然發(fā)燒，小葉心中非常焦急。但是，分身無術(shù)，只好帶著歉意讓太太送女兒去醫(yī)院，自己去上班。 剛到公司，總經(jīng)理秘書來找他，總經(jīng)理找他談話，他懷著忐忑不安的心情去見總經(jīng)理。原來，總經(jīng)理接到了一封顧客投訴信，讓他馬上調(diào)查清楚，下午答復(fù)。他不敢怠慢。于是花了一個上午的時間終于把事情處理好。 中午，當(dāng)他正想一邊吃飯，一邊構(gòu)思發(fā)言稿時。一位客戶，也是好朋友出現(xiàn)在門口，說是順便路過，想一起吃飯。 小葉當(dāng)然無法拒絕對方的美意。吃了午飯，回到辦公室已經(jīng)快下午2點(diǎn)了

8、?？吹阶郎嫌袔追菸募?，就想先處理完，認(rèn)為這并不會花太多的時間。他在處理文件的過程中，有幾個電話打進(jìn)來，又有兩個下屬找他，處理好這一切之后已經(jīng)是快6點(diǎn)了。小葉惦記女兒，不想再加班了，于是回家。,路上正好是交通高峰，塞車很厲害，到家已經(jīng)快7點(diǎn)了。 小葉吃完飯，洗完澡，已經(jīng)是8點(diǎn)了，剛巧電視轉(zhuǎn)播足球 賽，小葉最喜歡了，雖有些不安，但還是忍不住坐下來，安慰 自己說：“看一會兒，松弛一下，做事會事半功倍”。球賽轉(zhuǎn)播 完畢，小葉已經(jīng)在沙發(fā)上睡著了。 第二天早上4點(diǎn)鐘，小葉設(shè)置的鬧鐘響了，5點(diǎn)鐘，小葉終 于爬起來，想寫發(fā)言稿，但是頭暈眼花的，一點(diǎn)思路都沒有。 最后，終于寫了個開頭，由于資料不全，沒辦法寫下去

9、了，小 葉提前來到辦公室，匆匆忙忙寫了個大概，就只好去開會了， 會上的效果可想而知。,案例討論,1.本案例小葉涉及的事情按輕重緩急 原則應(yīng)如何劃分？ 2.你認(rèn)為小葉在時間管理方面問題出 在哪些地方，應(yīng)如何改善？,M2 高度重要 低度緊迫,M1 高度重要 高度緊迫,M4 低度重要 低度緊迫,M3 高度緊迫 低度重要,重要性,高,緊迫性,高,工作價值矩陣,M2 身體健康 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新市場機(jī)會 人生規(guī)劃 人才培養(yǎng),M1 危機(jī) 3.15投訴 有期限的政策制定 臨時發(fā)生的重大變故,M4 繁瑣的小工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時間之事,M3 不速之客 某些電話 某些會而不議的會議 只為喝酒的酒會,

10、重要性,高,緊迫性,高,工作價值矩陣事務(wù)分類表,練習(xí),請每人列舉你最近一周要做的1015件事情。 列完后將其分配到四個象限中。 思考每個象限的事情給你帶來的身心感受. 思考每個象限事情大約會占據(jù)你日常時間比例。 思考每個象限事情的處理原則。,M2 有遠(yuǎn)見，有理想 自律自制 平衡 少有危機(jī),M1 忙于收拾殘局/救火 身體筋疲力盡 精神壓力大,M4 全無責(zé)任感 懶惰成性 工作不保,M3 缺乏自制力 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 短視近利,重要性,高,緊迫性,高,工作價值矩陣結(jié)果,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,盡量避免擴(kuò)大M1（15 ）,減少或不做M3

11、事情(15%),多投資時間在M2（65）,避免或不做M4事情(5%),工作價值矩陣時間分配,要事第一的意義,重要的事情對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有重要意義 對事情的處理產(chǎn)生良性循環(huán),如何做到要事第一,充分認(rèn)識 不斷反思目標(biāo)的正確性 建立習(xí)慣,第二象限工作法,(1)工作合理分配到不同象限 (2)先做或?qū)⒍鄶?shù)精力和時間做第二象限的工 作 (3)第一象限的工作，很多是由于沒按照第二 象限工作法去做而產(chǎn)生 (4)別被第三象限中的假象迷惑 (5)制定計(jì)劃要根據(jù)第二象限,高效能人士的時間管理,第四章時間管理的方法,方法一 計(jì)劃,時間計(jì)劃是為了目標(biāo)的達(dá)成 沒有計(jì)劃就是在計(jì)劃失敗 有計(jì)劃就是有準(zhǔn)備，有準(zhǔn)備比有經(jīng)驗(yàn)重要,時間計(jì)

12、劃系統(tǒng) 年度目標(biāo) 季計(jì)劃 月計(jì)劃 周計(jì)劃 日計(jì)劃,日計(jì)劃的五步驟 確定當(dāng)天的任務(wù) 估計(jì)時間的長短 留些緩沖時間 確定優(yōu)先順序 追蹤與檢討,日計(jì)劃五步驟的好處 對第二天有較好的心理準(zhǔn)備 集中在重要的事情上面 任務(wù)整合達(dá)成合理化 改進(jìn)自我控制,制定計(jì)劃的結(jié)果,(1) 把握自己的生活 (2) 把自己的生活安排得井井有條 (3) 幫你從管理危機(jī)中解脫出來 (4) 縮短趕進(jìn)度的時間 (5) 減少拖延和猶豫不決 (6) 處理好工作負(fù)擔(dān),方法二培養(yǎng)管理時間的習(xí)慣,選擇規(guī)劃個人方向 堅(jiān)持隨時隨地地記筆記 今天為明天做好準(zhǔn)備 學(xué)習(xí)井然有序的做事方式 要培養(yǎng)敏銳的觀察力,方法三授權(quán)之道,一、為什么不授權(quán) 知識能力

13、缺乏，自信心不足 擔(dān)心下屬做錯 擔(dān)心喪失對下屬的控制 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作 找不到可以授權(quán)的下屬,二、為什么要授權(quán) 授權(quán)就是團(tuán)隊(duì)成長 授權(quán)才有機(jī)會個人成長,三、授權(quán)的原則 及時 明確工作 授予權(quán)力 注意成效 由簡到繁 解決困難 承擔(dān)責(zé)任,方法四有效的組織會議,什么情況下有必要開會和不必開會 開會的人選如何確定 開會的議程怎么準(zhǔn)備 會前準(zhǔn)備 會議中如何遵守時間 如何主持和控制會議 會議的總結(jié),方法五根除拖延,你屬于哪種行為模式？,獅子型,考拉型,緊迫感 喜競爭 走路、動作較快 進(jìn)餐迅速 討厭耽擱 不耐心,放松 作決定需要一定時間 走路、動作較緩 若有所思 樂于傾聽 耐心,強(qiáng)調(diào)時機(jī)不對 逃避不

14、愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承擔(dān)責(zé)任 不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo) 為了輕松混日子,拖延者的借口,與拖延決戰(zhàn),拖延者最大的問題是以為拖延是解決問題 的手段 承認(rèn)：拖延是一種無益的生活方式 把大工作分解 當(dāng)機(jī)立斷，直接面對不愉快的工作 給自己設(shè)定最后時限 獎勵自己,方法六保持桌面整潔,建立3到5個檔案（根據(jù)你的情況） 根據(jù)4D原則整理所有文件 把”立即做“的工作一件件處理完 給待處理事件定下時間并相應(yīng)存放文件 使用活頁文件 每日清理桌面,善用時間的好建議,精力旺盛時，先做最重要的工作。 一氣呵成，完成一件事 一天最多做六件事 帕金森定律：你安排多少時間，就會用多少 告知別人，如果你真的很忙。 學(xué)會說“不” 厭煩某

15、項(xiàng)工作時，別強(qiáng)迫自己繼續(xù)做。 如果周末要工作，周六早上是很好的時機(jī)。,高效能人士的時間管理,第五章時間管理總結(jié),成功人生共同特性,有明確的目標(biāo) 有積極的態(tài)度 善于自我激勵 時間有效利用,個人管理方法的標(biāo)準(zhǔn),一致：愿景、角色、目標(biāo)、計(jì)劃、重點(diǎn)等之間和諧一致 平衡：生活角色之間的平衡 有重心：目標(biāo)有重點(diǎn) 重人性：管理的重點(diǎn)是人，不是事 能變通：視個人作風(fēng)可以調(diào)整 攜帶方便：管理工具方便攜帶,時間管理心態(tài),一、時間管理是一種決心 二、應(yīng)用時間管理中要注意的層面 確定行動的目標(biāo) 確定時間管理的目標(biāo) 善用時間管理的技巧的訓(xùn)練,個人管理四步驟,確定角色 選擇目標(biāo) 安排進(jìn)度 逐日調(diào)整,時間管理步驟,開列：平

16、衡列出需要做的事 組織：為事情分類，分次序，并寫出處 理方式 刪除：不必要的刪除 習(xí)慣：養(yǎng)成習(xí)慣，個星期 成就：幫助他人，成就自我,時間管理策略一,確定明確的目標(biāo) 分割量化目標(biāo) 目標(biāo)與價值觀吻合 方向大于效率 要有明確詳細(xì)的計(jì)劃 每天的目標(biāo)必須完成 制定輔助的方案,時間管理策略二,固定時間做計(jì)劃 每件事設(shè)定期限 馬上行動 分輕重緩急，要事第一 改變自我意向 做事專心致志 一次把事做好,高效能人士的時間管理,第六章營銷人員的時間管理建議,計(jì)劃每一個工作日 列出一天中必須完成的工作以及所需時間 為下周每件工作做日程表 每天晚上為明天的工作做一個詳盡的安排 注意：表中重要事項(xiàng)設(shè)定時一定要按80/20

17、原則 在計(jì)劃時間時你只能計(jì)劃工作時間的60% 預(yù)留40%的時間不計(jì)劃,每天都要有一個固定的工作開始時間和可變的結(jié)束時間。每天最重要的幾個電話應(yīng)該安排在銷售員最好的銷售時間內(nèi)通常是早晨，因?yàn)殇N售人員和客戶都會隨著一天的逐漸過去而變得疲勞，但預(yù)約應(yīng)盡量為客戶的便利著想。必須為每個銷售電話安排出足夠的時間，并且記住要安排出次要的活動所需時間，如打電話給潛在客戶或完成報(bào)告，這樣在預(yù)約取消或是時間縮短時，你不至于無事可做。,把你某一時期的具體行動記下來，然后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如： 與客戶會面的時間：_ 等待客戶的時間：_ 路途的時間：_ 完成銷售記錄的時間：_ 就餐的時間：_ 用在其他方面的時間：_,準(zhǔn)備一個或

18、多個文件柜用來管理銷售資料、業(yè)務(wù)卡片、空白定單及其他在拜訪銷售時所需的資料 晚上睡覺前應(yīng)把第二天要穿的衣服準(zhǔn)備好,睡前將你的鬧鐘設(shè)定好時間后不要放到床頭上，而是放到房間里你手夠不著的地方 不要因看電視而浪費(fèi)了大量的時間。電視連續(xù)劇是一個連續(xù)不斷的鋸掉你生命的鬧劇 如果每天看3小時電視，將浪費(fèi)一生的1/8的時間,隨身攜帶記錄本記錄，避免隨手記小紙條，減少事后回憶的時間和到處去尋找小紙條的時間和煩惱。 營銷人的業(yè)務(wù)報(bào)吿一定要當(dāng)天完成，養(yǎng)成不寫回憶錄的習(xí)慣。以減少事后回憶的時間，同時也避免遺漏。,定期整理你的文件夾或刪除電腦中的無用檔案和資料，以減少在茫茫文海中尋找所需文件的時間。 拜訪客戶前須電話預(yù)約，避免在客戶那里出現(xiàn)等候時間或不得不再次去拜訪。,提醒,勤做練習(xí)。時間管理的實(shí)踐性很強(qiáng)，練習(xí)對提高我們的時間管理水平有很大幫助，如果不認(rèn)真地完成，學(xué)習(xí)效果將大打折扣。 學(xué)以致用。