大學生職業(yè)生涯規(guī)劃8時間管理.ppt

1、第八章 時間管理,8.1 認知時間管理,人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天50-60 次。 每天自學1 小時，7 小時一周，365 小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習，3-5 年就可以成為專家。 20%的工作時間是“關鍵性的”、“重要的”，80%的時間用在了無意義的事情上 工作繁忙的人與配偶或其他重要人物的有意義的交流平均每天少于2 分鐘。,你有時間嗎？,案例一：胡適的一次演講 1830年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內容如下： 諸位畢業(yè)同學：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話：珍惜時間，不要拋棄學問。 以前的功課也

2、許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？,我認為時間不是問題。達爾文一生多病，不能多做事，每天只能做1個小時的工作。你們看他的成績！每天花1個小時看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學者了?？墒敲刻炜?種小報也得費你1個小時的功夫；四圈麻將也得費你1個半小時的光陰?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學者呢？全靠你們自己選擇！ 點

3、評： 充分利用時間，就是一筆不可估量的財富。時間可以創(chuàng)造一切，也可以浪費一切。,時間的特性,供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 無法蓄積：時間不像人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 無法失而復得：時間無法像失物一樣失而復得。它一旦喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。,你浪費時間嗎？,案例二：張小姐的一天工作安排

4、 張小姐是一家公司的行政秘書，為人勤奮、關心下屬、聽從上司，但是每天工作之后她卻感到自己這一天無所事事，自己的許多理想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)，心中常常產生懊惱之情，沒有時間多讀書、沒有時間嘗試新的事，一天到晚忙的不是地方。讓我們來看看她一天的活動： 8:30經理打電話讓張小姐去商談下周公司承辦行業(yè)會議事宜，中間總經理接聽電話、有客人來訪等使他們的談話一直延續(xù)到了10:00。 10:00準備布置保潔員工作，又有電話打來詢問有關訂購鮮花的問題、給予解釋到10:20。 10:20準備起草會議通知，中間不斷有其他同事進來聊天，張小姐的思路和時間被分割和耽誤，會議通知一直寫到11:30。,11:3

5、0閱讀文件、各類報告、建議書等，到12:00，還有一部分沒有過目。 中午匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經理交待的會議安排還沒有寫好，明天就要上交的，于是趕緊沖進辦公室！ 14:00與公司采購人員商談購買會議紀念品的事宜，但終究不放心，張小姐還是和采購員一同到商場去選購。此項工作又占去時間2個半小時。 16:30剛要寫自己明天要提交給總經理的會議報告，但又有一名同事進來借一份文件，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。一直持續(xù)到將近17:00。 同事走后，張小姐一看馬上就要到下班時間了，已經沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回家，看樣子晚上

6、又得加班到午夜了。 點評： 仔細分析一下，張小姐的時間為什么不夠用，她真的沒有足夠的時間嗎？是她在不自覺地把時間浪費掉了呢，還是一些她不能夠控制的因素擠占了她寶貴的時間呢？她把時間究竟浪費在哪里了呢？,什么是時間管理,每一個人都同樣地享受每年的365天、每一天的24小時、一定期限的壽命和一樣的體力和精力。每一個人都必須要學習或工作8個小時左右、睡眠7個小時左右、個人家務及休閑或社會交往等再占去剩余的一部分時間。為什么有的人在有限的時間里既完成了學習、事業(yè)之大成又能充分享受到親情和友情，還能使自己的業(yè)余生活多姿多彩，他們有三頭六臂嗎？他們會分身術嗎？時間老人過多地偏愛他們嗎？不，只是他們有效地進

7、行時間管理而已！,時間管理的誤區(qū),案例三：生命銀行 全世界只有四個人四個二十歲的青年去銀行貸款，銀行答應借給他們每人一筆巨款，條件是他們必須在五十年之內還清本息。 第一個青年想先玩25年，用生命的最后25 年努力工作償還。結果他活到70歲都一事無成，死去時仍然負債累累。他的名字叫“懶惰”。 第二個青年用前25年拼命工作，50歲時他還清了所有的欠款，但是那一天他卻累倒了，不久就死掉了。他的遺照旁放了一個小牌，上面寫著他的名字“狂熱”。 第三個青年在70歲時還清了債務，然后沒過幾天他去世了，他的死亡通知書上寫著他的名字叫“執(zhí)著”。,第四個青年工作了40年，60歲時他還清了所有的債務。生命的最后十年

8、，他成了一個旅行家，地球上的多數(shù)國家他都去過了，70歲死去的時候，他面帶微笑。人們至今都記得他的名字叫“從容”。 當年貸款給他們的那家銀行叫“生命銀行”。 你是寓言中的哪一位呢？ 點評： 生命的過程，是一個漫長而又艱難的歷程。要走完它，必須摒棄“懶惰”與不切實際的“狂熱”，還要“從容”地面對一切，合理安排自己的歷程，“執(zhí)著”地走下去，直至生命完結?！吧y行”里的存款是有限的，即使數(shù)量可觀，任意揮霍也預示著失去。揮霍了光陰，即是浪費青春揮霍時，收獲的是淋漓盡致的瀟灑自在的感覺，但隨之來臨的“透支危機感”也許會摧毀一個人。,誤區(qū)之一：工作缺乏計劃,盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但有些人從

9、來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： （1）因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考； （2）不做計劃也能獲得實效； （3）不了解做計劃的好處； （4）計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； （5）不知如何做計劃。,誤區(qū)之二：組織工作不當,組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： （1）職責權限不清，工作內容重復 （2）“事必躬親，親力而為” （3）溝通不良 （4）工作時斷時續(xù),誤區(qū)之三：時間控制不夠,小測試 （1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （2）路漫漫其修長兮，吾將慢慢學習之。 A非常同意B同意

10、C不同意 D極不同意 （3）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事情或困難的事情。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙學習或完成任務的干擾與危機。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （5）當被迫要求做一件我不想做的事情時，我避免直截了當?shù)拇饛汀?A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （6）今天的學習工作計劃沒有完成不要緊，明天還可以繼續(xù)。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意,（7）我一般等到交作業(yè)的前幾天寫作業(yè)。 A非常同意 B同意 C不同意 D極不同意 （8）我經常將學習安排在夜晚，或者周末。 A非常同意 B同意 C不同意 D極不同意 （9）我在

11、過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受壓抑）時，無法處理所面對的困難任務。 A非常同意 B同意 C不同意 D極不同意 （10）在做一件事情之前，我喜歡整理我的資料和小東西。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 評分標準： 每一個“非常同意”評4分，“同意”評3分，“不同意”評2分，“極不同意”評1分。 結果分析： 總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。,誤區(qū)之四：學會適時說“不”,時間管理當中最有用的詞是“不”。自己不能勝任委托的工作，不僅浪費自己的時間，而且耽

12、誤了別人的時間。 量力而行說“不”，對己對人都是一種負責。接受別人的委托，不要給予答復，要實事求是地分析一下自己能不能按期如質地完成工作。如果不能，要敢于說“不”。但是不能作為推脫責任的借口。,誤區(qū)之五：進取意識不強,我們經常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： （1）工作中閑聊 （2）個人的消極態(tài)度 （3）唏噓不已，做白日夢 （4）做事拖拉，找借口不干工作,8.2 時間管理的原則,80/20原則 花80%的時間、精力和資金做20%的最有價值的事情； 花80

13、%的時間、精力和資金學習20%的最有用的知識和技能； 花80%的時間、精力和資金建立和不斷維護20%的最優(yōu)質的人際關系； 用80%的時間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的優(yōu)質客戶； 用80%的時間和精力學習能給你產生80%的效果的20%的知識和技能； 80%最佳效果的工作來自20%的時間，20%較為次要的工作花去80%的時間，去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領域。,案例四：電冰箱 傳統(tǒng)式的電冰箱冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當你使用冷藏庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷藏庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因

14、蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖耍臣译娖鞴驹陔姳涞脑O計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設計就是利用了80/20原理。,原則,優(yōu)先原則 案例五：總裁的一天 前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚，他花20%的時間和客戶溝通，35%的時間用在會議上，10%的時間在電話上，5%的時間在看公司的文件上，剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關系，但卻有利于公司的活動上。例如接待記者采訪，預備商界共同開發(fā)的技術專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關貿易協(xié)商的咨詢委員會。當然每天要留下一些空檔的時間來處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的

15、采訪。 點評： 時間管理對一個大型公司的總裁來說，已經成為了一項重要的事情，因為他要在有限的時間之內處理最重要的事務。時間管理其實就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。,（1）重要而緊急事情，諸如完成馬上要交付的工作、臨考前的學習、住院開刀等等。這是考驗我們的經驗和判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的田園。如果荒廢了，我們很可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。 （2）不重要而緊急事情，表面看似重要而緊急事情，因為迫切會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、朋友邀玩都屬于這一類。我們花很多時間在

16、這個里面打轉，自以為是重要而緊急事情，其實不過是在滿足別人的期望與標準。,根據事情的重要和緊急程度的不同，將事情劃分成為四種類型：,（3）重要而不緊急事情，主要是與生活品質有關，包括平時的學習、工作等?；膹U這個領域將使重要而緊急事情日益增多，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，減少重要而緊急事情。要做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，防患于未然，很多急事將無從產生。 （4）不重要而不緊急事情，簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這上面。像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節(jié)目、辦公室聊天、上網玩游戲等，這樣的休息不但不是為了走更

17、長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。,8. 時間管理的方法,生命倒計時法 “今年是你生命中的最后一年”法 時間價值分析法 艾維利時間管理法 生理節(jié)奏法 日程表時間管理法,8. 具體應用,時間管理三部曲 1改變時間觀念 2掌握正確的方法 3養(yǎng)成良好的時間管理習慣,明智的拒絕 案例六：學會拒絕 快下班的時候杰森接到了阿郎的電話，他心急火燎地請求杰森再幫他一下，寫個新方案給客戶，他說客戶已經催了他好幾次了，而他實在沒時間。最近因為談女朋友的關系，阿郎常常這樣請杰森幫忙做方案。 沉浸于愛河的阿郎是杰森在公司里關系比較好的同事之一，以前他們在業(yè)余的時間常常一起去打球、游玩，杰森挺喜歡阿郎的灑脫和率真。所以一個月前當阿郎一臉興奮地談到他交往了一個女孩子的時候，杰森毫不猶豫就答應了幫他干點活，給阿郎更多的時間去“談朋友”?？墒且粋€月下來，杰森發(fā)現(xiàn)自己越來越不快樂，他發(fā)現(xiàn)自己已經厭倦了總是替他做事?？墒窃趺淳芙^阿郎呢，他