企業(yè)員工人事檔案管理制度

1、人事檔案管理制度一、目的為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍全體員工之個人檔案（入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離職檔案）、統(tǒng)計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價值的文件資料。三、檔案管理員職責(zé)由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。四、檔案管理內(nèi)容（一）員工入職檔案1）個人簡歷；2)員工入職登記表；3）應(yīng)聘人員登記表；4）面試記錄及待遇核定事項審批表；5）筆試結(jié)果

2、報告；6）身份證復(fù)印件7）學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料8）離職證明；9）試第2頁共8頁用期員工跟蹤表;10)試用期考核表;11)各類合同及協(xié)議；12）員工異動履歷表。（二）員工培訓(xùn)檔案1）培訓(xùn)通知；2）培訓(xùn)簽到表；3）培訓(xùn)總結(jié)報告(或考評結(jié)果)；4）派出培訓(xùn)審批表；5）員工外派培訓(xùn)合同；6）外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)；7）員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。（三）績效管理檔案將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。（四）員工離崗檔案員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。五、相關(guān)規(guī)定（一）基礎(chǔ)管理1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對人事檔案的真實

3、性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登錄于在職員工人事檔案目錄（附件一）、離職員工人事檔案目錄（附件二），并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案原則上為永久保存。4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時（如學(xué)歷變動，身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動，婚姻狀況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場查驗。5、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保

4、持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止）。8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。9、檔案應(yīng)分類編號后存放，編簽號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。（二）檔案的查、借閱1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案禁止調(diào)

5、閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級檔各第4頁共8頁部門因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案審批表（附件三），并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。3、公司級領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。6、檔案管理人員應(yīng)做好

6、查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記（附件四）。（三）查、借閱檔案注意事項1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料。2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。六、檔案的銷毀（一）公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。（二）當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。（四）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。（五）在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。七、其他本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實施；修訂或廢止亦同。附件一：箱號檔案編號部門姓名檔案內(nèi)容入檔日期異動記錄備注附件二箱號檔案編號部門姓名檔案內(nèi)容入檔日期離職日期備注附件三：借閱申