企業(yè)員工人事檔案管理制度

1、人事檔案管理制度一、目的為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍全體員工之個人檔案（入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離職檔案）、統(tǒng)計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價值的文件資料。三、檔案管理員職責由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。四、檔案管理內容（一）員工入職檔案1）個人簡歷；2)員工入職登記表；3）應聘人員登記表；4）面試記錄及待遇核定事項審批表；5）筆試結果

2、報告；6）身份證復印件7）學歷學位、資格證書復印件材料8）離職證明；9）試第2頁共8頁用期員工跟蹤表;10)試用期考核表;11)各類合同及協(xié)議；12）員工異動履歷表。（二）員工培訓檔案1）培訓通知；2）培訓簽到表；3）培訓總結報告(或考評結果)；4）派出培訓審批表；5）員工外派培訓合同；6）外出培訓反饋表(證書原件)；7）員工培訓統(tǒng)計表。（三）績效管理檔案將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。（四）員工離崗檔案員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。五、相關規(guī)定（一）基礎管理1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實

3、性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登錄于在職員工人事檔案目錄（附件一）、離職員工人事檔案目錄（附件二），并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案原則上為永久保存。4、當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等），應及時將相關資料復印交人事部歸案，原件當場查驗。5、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。6、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保

4、持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗8年止）。8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。9、檔案應分類編號后存放，編簽號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。10、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。（二）檔案的查、借閱1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案禁止調

5、閱，只能在檔案室閱覽，不準外借；非保密級檔各第4頁共8頁部門因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案審批表（附件三），并經人事行政部經理批準后方可辦理。2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經人事行政部經理批準后方可辦理。3、公司級領導、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。4、所有經批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規(guī)定處理。5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。6、檔案管理人員應做好

6、查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記（附件四）。（三）查、借閱檔案注意事項1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料。2、不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經人事行政部經理同意。3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。六、檔案的銷毀（一）公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。（二）當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交人事行政部經理審核經總經理批準后執(zhí)行。（三）凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。（四）經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。（五）在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。七、其他本辦法經核準后，由行政部公告實施；修訂或廢止亦同。附件一：箱號檔案編號部門姓名檔案內容入檔日期異動記錄備注附件二箱號檔案編號部門姓名檔案內容入檔日期離職日期備注附件三：借閱申