財務(wù)運(yùn)作與信息溝通

第七章財務(wù)運(yùn)作和信息溝通本章內(nèi)容簡介71財務(wù)運(yùn)作管理72信息溝通和保存71財務(wù)運(yùn)作管理辦事處在體制上是隸屬于相應(yīng)平臺的經(jīng)營性分支機(jī)構(gòu)，其財務(wù)運(yùn)作管理由總部財務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，執(zhí)行總部的財務(wù)制度。各辦事處使用總部財務(wù)部統(tǒng)一的MIS系統(tǒng)，對財務(wù)進(jìn)行管理。711財務(wù)運(yùn)模式 財務(wù)人員辦事處的財務(wù)管理工作由集團(tuán)財務(wù)部指定的平臺財務(wù)人員負(fù)責(zé)；各辦事處設(shè)置行政專員崗位，擔(dān)負(fù)出納職責(zé)，在財務(wù)方面的業(yè)務(wù)上對集團(tuán)財務(wù)部負(fù)責(zé)。 核算方式辦事處的核算在相應(yīng)平臺進(jìn)行，辦事處發(fā)生的費(fèi)用均在相應(yīng)平臺報銷，行政專員按照集團(tuán)的規(guī)定定期將收入打入相應(yīng)平臺。具體財務(wù)運(yùn)作見xx總部財務(wù)管理、辦事處財務(wù)管理規(guī)定、辦事處內(nèi)部財務(wù)管理規(guī)定。712財務(wù)報表向當(dāng)?shù)刎敹惒块T報關(guān)這的損益表、資產(chǎn)負(fù)債表由辦事處行政專員填制，并同時報關(guān)平臺財務(wù)人員。辦事處行政專員每周填制收入周報表，每月與其他財務(wù)表一同報送平臺財務(wù)人員。總站將費(fèi)用明細(xì)簡表和收入周報表及填制的辦事處模擬損益表一并發(fā)至辦事處。為幫助經(jīng)理更清晰地了解經(jīng)理的經(jīng)營狀況，在這里我們重點(diǎn)介紹費(fèi)用明細(xì)簡表、收入周報表、辦事處模擬損益表的內(nèi)容。7121費(fèi)用明細(xì)簡表費(fèi)用明細(xì)簡表是記錄辦事處各項(xiàng)費(fèi)用的簡易匯總表。它通過“本月實(shí)際”、“本年累計”、“累計比年預(yù)算”的數(shù)字對比，使經(jīng)理清楚地了解到各項(xiàng)費(fèi)用情況，及時對照預(yù)算，控制開支。成功地參與和控制成本和費(fèi)用，意味著準(zhǔn)確地預(yù)估經(jīng)理的正確控制和良好的商業(yè)意識。切記：控制成本和費(fèi)用，絕不意味著不能降低服務(wù)水準(zhǔn)，損害xx服務(wù)形象。辦事處 年 月費(fèi)用明細(xì)簡表硬件維修量： 維修總量： 當(dāng)月人數(shù)：序號項(xiàng) 目本月實(shí)際本年累計累計比年預(yù)算異常項(xiàng)目說明一營運(yùn)費(fèi)用1辦公用品及消耗2報刊雜志費(fèi)3低值易耗品4市內(nèi)電話費(fèi)5長途電話費(fèi)6移動通訊費(fèi)7網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi)8郵寄費(fèi)9境內(nèi)差旅費(fèi)10市內(nèi)交通費(fèi)11租車費(fèi)12汽車費(fèi)13會議費(fèi)14招待費(fèi)15禮品費(fèi)16內(nèi)部業(yè)務(wù)費(fèi)17開辦及登記費(fèi)18設(shè)備維修費(fèi)19稅金20人力資源費(fèi)用二工資福利1工資福(1)職工薪金(2)員工食堂費(fèi)2員工福利/活動費(fèi)3員工培訓(xùn)費(fèi)4員工招聘費(fèi)用5加班餐費(fèi)6勞保費(fèi)7勞務(wù)費(fèi)三辦公位費(fèi)1折舊2房屋租金3水電費(fèi)4物業(yè)管理費(fèi)5房屋維修及改良支出支出費(fèi)用合計費(fèi)用從用途分，可分為營運(yùn)費(fèi)用、人力費(fèi)用、辦公費(fèi)用。從整個辦事處內(nèi)費(fèi)用是否可以由經(jīng)理控制上分，我們將費(fèi)用可分為可控制費(fèi)用和不可控制費(fèi)用兩部分?？煽刂瀑M(fèi)用可控制費(fèi)用是通過經(jīng)理在營運(yùn)中通過管理手段，可進(jìn)行控制的費(fèi)用，這些費(fèi)用都可以通過他們在日常管理中得到有效地控制。經(jīng)理在進(jìn)行日常財務(wù)控制時，應(yīng)更多地注重這部分費(fèi)用?？山刭M(fèi)用包括：1辦公用品及消耗5郵寄費(fèi)9運(yùn)雜費(fèi)13內(nèi)部業(yè)務(wù)費(fèi)17水電費(fèi)2市內(nèi)電話費(fèi)6境內(nèi)差旅費(fèi)10會議費(fèi)14設(shè)備維修費(fèi)3長途電話費(fèi)7市內(nèi)交通費(fèi)11招待費(fèi)15加班餐費(fèi)4網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi)8汽車費(fèi)12禮品費(fèi)16勞務(wù)費(fèi)不可控制費(fèi)用不可控制費(fèi)用是指通過經(jīng)理的努力，比較難以控制的開支。不可控費(fèi)用包括：1報刊雜志費(fèi)5開辦及登記費(fèi)9員工招聘費(fèi)用13房屋租金2低值易耗品6稅金10員工培訓(xùn)費(fèi)用14物業(yè)管理費(fèi)3移動通訊費(fèi)7工資福利11勞保費(fèi)15房屋維修及改良支出4租車費(fèi)8員工福利/活動費(fèi)12折舊7122收周報表為了使經(jīng)理了解辦事處的收情況，行政專員應(yīng)每周填寫辦事處收入周報表，每月將報送總公司財監(jiān)部。辦事處 年 月收周報表（單位：元）周數(shù)時間軟件收入備件升級收入務(wù)件銷售收入其他收入小計第一周 月 日至 月 日第二周 月 日至 月 日第三周 月 日至 月 日第四周 月 日至 月 日本月合計7123模擬損益表模擬損益表由總公司財監(jiān)部真制，發(fā)至辦事處，使經(jīng)理更清晰地了解經(jīng)理的模擬損益情況。經(jīng)理模擬損益表 單位：元序號項(xiàng)目本月金額全年累計金額維修收入軟件服務(wù)收入備件銷售收入其他收入一、營業(yè)收入總額銷售備件成本二、營業(yè)成本營運(yùn)費(fèi)用人力費(fèi)用辦公位費(fèi)三、營業(yè)費(fèi)用四、稅金五、稅后模擬凈利潤營業(yè)收入總額1 維修收入：指經(jīng)理從事保內(nèi)硬件維修，技服本部按照考評辦法，為辦事處核算的模擬收入。2 軟件服務(wù)收入：指辦事處為客戶提供軟件服務(wù)而獲和的收入。3 備件銷售收入：指辦事處為客戶提供保外硬件維修和升級服務(wù)的收入。4 其他收入：營業(yè)外收入營業(yè)成本5 銷售備件成本：指備件銷售和升級時，支付備件辦事處的備件成本。一段時期內(nèi)的銷售的備件產(chǎn)品成本應(yīng)按如下公式進(jìn)行計算：本時期銷售的某類備件量單價=某類備件產(chǎn)品成本營業(yè)費(fèi)用6 營運(yùn)費(fèi)用：指保證辦事處日常營運(yùn)而支付的費(fèi)用，如電話費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等。7 人力費(fèi)用：指為辦事處人員支付的費(fèi)用，如員工工資、福利等。8 辦公費(fèi)用：主要指固定資產(chǎn)折舊、租金、裝修費(fèi)、水電費(fèi)等。稅金這個數(shù)字是每月根據(jù)營業(yè)額所應(yīng)上繳的稅款。當(dāng)然，由公司結(jié)算的保內(nèi)維修收入是模瓞的，因而這項(xiàng)收入不屬應(yīng)納稅的范疇。稅后模擬利潤稅后模擬利潤=營業(yè)收入總額-營業(yè)成本-營業(yè)費(fèi)用-稅金713辦事處內(nèi)收費(fèi)辦事處應(yīng)嚴(yán)格遵守下列收費(fèi)原則： 所有有償服務(wù)收費(fèi)必須執(zhí)行反服本部統(tǒng)一確定、發(fā)布的價格； 辦事處必須將各項(xiàng)收費(fèi)價格明碼標(biāo)價，張貼在辦事處內(nèi)明顯位置； 在向客戶收費(fèi)前，應(yīng)向客戶出示報價單。在收費(fèi)時應(yīng)物別注意下面幾點(diǎn)：無論何種情況，只要向客戶收費(fèi)，都應(yīng)該向客戶提供發(fā)票； 發(fā)票上填寫的金額必須與向客戶收取的金額相一致； 所有收到的款項(xiàng)必須在兩個工作日內(nèi)交到行政專員； 一定要建立監(jiān)督機(jī)制，對涉及收費(fèi)的項(xiàng)目要逐一進(jìn)行電話回訪。72信息溝通和保存辦事處的信息溝通可分為辦事處與客戶的溝通和辦事處與技服本部的溝通。對不同內(nèi)容信息的，由行政專員、業(yè)務(wù)主管、培訓(xùn)技術(shù)支持工程師分別保存。721辦事處與客戶的溝通客戶信息是xx寶貴資源，辦事處應(yīng)將這些信息及時更新并妥善保存。客戶信息和維修狀態(tài)主要通過辦事處內(nèi)MIS系統(tǒng)反映。辦事處要妥善保存客房的信息，不得向技服本部和辦事處任何未經(jīng)授權(quán)的人員泄露。722辦事處與技服本部的溝通辦事處和技服本部之間的信息傳遞渠道主要有以下幾種： Internet網(wǎng)頁本部發(fā)布有關(guān)xx儀器的技術(shù)信息；本部發(fā)布有關(guān)對xx服務(wù)人員的培訓(xùn)信息；本部發(fā)布本部業(yè)務(wù)處制定的管理規(guī)定。例如備件管理、服務(wù)忌語、意見調(diào)查等。辦事處可以通過訪問 網(wǎng)址查詢相關(guān)信息。 E-mail電子信箱對上述技術(shù)資料、培訓(xùn)資料或其他公告、通知，為了保密或者確認(rèn)傳遞到達(dá)，本部也可能通過E-mail方式傳遞給辦事處。 郵寄或電話有時候也會通過郵寄或電話方式傳達(dá)上述部分信息。723辦事處文件、信息的保存 行政專員負(fù)責(zé)以下文件、信息的整理和保存人事資料培訓(xùn)資料財務(wù)賬務(wù)和報表公司、本部文件辦事處日常行政管理記錄，如周例會記錄，考勤統(tǒng)計表等。 業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)維修信息的整理和保存 經(jīng)理負(fù)責(zé)崗位規(guī)范檢查表的整理和保存 培訓(xùn)技術(shù)支持工程師負(fù)責(zé)技術(shù)資料的整理和保存 備件運(yùn)作專員負(fù)責(zé)備件住處的整理和保存上述文件和信息，應(yīng)妥善存放在文件柜內(nèi)或電腦中，但應(yīng)上鎖或設(shè)置密碼，對電子文檔應(yīng)予備份，以保證文件和住處的安全。文檔由本人精心搜集和整理，喜歡大家用得