管理學(xué)-原理、方法與技能第十章管理信息系統(tǒng).ppt

第10章 管理信息系統(tǒng),閱讀資料 劍南春集團(tuán)公司的信息化管理 10.1 信息與管理 10.2 管理信息系統(tǒng)的發(fā)展與分類 10.3 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)行 思考題 案例 四川明星電力財(cái)務(wù)集中管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用,閱讀資料 四川劍南春集團(tuán)有限責(zé)任公司是2004年1月通過MBO進(jìn)行民營化改制的民營企業(yè)。公司現(xiàn)有總資產(chǎn)28億元，擁有員工5500余人，占地300萬平方米。集團(tuán)以酒類經(jīng)營為主業(yè)，主營業(yè)務(wù)具有年產(chǎn)6萬噸名優(yōu)白酒能力。公司主營產(chǎn)品中國名酒劍南春曾60多次榮獲國家級(jí)和國際質(zhì)量金獎(jiǎng)，“劍南春”被認(rèn)定為中國馳名商標(biāo)。,劍南春集團(tuán)公司的信息化管理,劍南春酒類公司在經(jīng)歷了多年的擴(kuò)張性經(jīng)營之后，如何確保劍南春酒類公司的可持續(xù)發(fā)展是一個(gè)重大的挑戰(zhàn)。在外部競爭環(huán)境進(jìn)一步激化的前提下，劍南春集團(tuán)公司高層已經(jīng)意識(shí)到信息技術(shù)將成為增強(qiáng)企業(yè)競爭力的一個(gè)非常重要的手段，同時(shí)充分認(rèn)識(shí)到利用專業(yè)信息技術(shù)服務(wù)商的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力，以使劍南春酒類公司、集團(tuán)公司供應(yīng)處、包裝車間的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)高起點(diǎn)、快速發(fā)展的必要性。 劍南春集團(tuán)公司在企業(yè)信息化建設(shè)中取得了一些成就，早年間就實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化。但隨著企業(yè)快速的發(fā)展和信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，原有系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足劍南春集團(tuán)及其酒類公司管理的需要，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)瓶頸。新的平臺(tái)、新的系統(tǒng)的建設(shè)擺上了議事日程。,2004年11月26日2005年2月，劍南春實(shí)現(xiàn)了新一輪的信息化。此次信息化涉及到的部門有劍南春集團(tuán)財(cái)務(wù)、劍南春酒類公司、劍南春集團(tuán)公司供應(yīng)處、劍南春集團(tuán)公司包裝一車間、包裝二車間、包裝三車間。劍南春借助用友ERP為核心應(yīng)用平臺(tái)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需要，不僅把用友ERP U852一些標(biāo)準(zhǔn)模塊納入集團(tuán)信息管理系統(tǒng)中，同時(shí)配套開發(fā)了合同管理、管理駕駛艙，更好地滿足企業(yè)管理層對(duì)銷售業(yè)務(wù)過程的掌控和對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的分析。,通過此次信息化運(yùn)作，劍南春集團(tuán)在以下幾個(gè)方面取得了明顯效果： 實(shí)現(xiàn)以銷售為龍頭驅(qū)動(dòng)整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理模式。劍南春酒類公司管理著約300家經(jīng)銷商，各類經(jīng)銷商有不同的配比政策(比如增供、補(bǔ)供、專賣、批條、優(yōu)供、直供)，給經(jīng)銷商的品種達(dá)到數(shù)百種，通過用友ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)在銷售過程中發(fā)生的貨品走向進(jìn)行清晰的記錄，可以清楚地了解每一家發(fā)貨數(shù)量、品種、批號(hào)、客戶、開票量、回款量、責(zé)任業(yè)務(wù)員等等，極大地提高了經(jīng)銷商要貨計(jì)劃的準(zhǔn)確性，較大幅度地減少了由于計(jì)劃不準(zhǔn)確帶來的浪費(fèi)。,真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控。一體化的流程保證了對(duì)各類經(jīng)銷商財(cái)務(wù)監(jiān)控的深度和力度，財(cái)務(wù)部門可以監(jiān)控業(yè)務(wù)發(fā)生不超限額(如：保證金)，可以同步查詢其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)發(fā)生的明細(xì)及余額情況，可以監(jiān)控到多種原始業(yè)務(wù)單據(jù)，保證賬實(shí)相符；另外通過財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的無縫鏈接，保證了財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，同時(shí)可以讓財(cái)務(wù)人員從繁瑣的數(shù)據(jù)處理中解脫出來，更多地參與到財(cái)務(wù)管理工作中來，使企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理變成現(xiàn)實(shí)。,全方位的合同管理。合同管理在劍南春整個(gè)銷售過程中貫穿于始終，通過全方位的合同管理可以預(yù)先了解產(chǎn)品的期間總需求量，從而有效安排生產(chǎn)計(jì)劃；預(yù)先了解產(chǎn)品的交付日期、數(shù)量、金額，以此安排準(zhǔn)確銷售交付計(jì)劃；從合同信息上可獲得產(chǎn)品的付款方式、付款期限，以此安排財(cái)務(wù)計(jì)劃；從合同信息上獲得產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、方式，配合鐵路部門預(yù)先作好車皮、集裝箱調(diào)度計(jì)劃。 以生產(chǎn)訂單為線索實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)的追溯管理。通過系統(tǒng)提供的生產(chǎn)訂單從訂單下發(fā)、材料領(lǐng)用、生產(chǎn)執(zhí)行、產(chǎn)成品入庫、訂單執(zhí)行過程、訂單分析實(shí)行全過程的管理，可以幫助包裝車間、酒類公司、供應(yīng)處隨時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度情況，什么訂單已經(jīng)執(zhí)行，執(zhí)行的狀態(tài)，為準(zhǔn)確下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃提供依據(jù)，可以有效防止庫存積壓。,靈活高效的價(jià)格體系管理。通過預(yù)先定義的分區(qū)域、分經(jīng)銷商類別、分產(chǎn)品類別、分批量的多級(jí)報(bào)價(jià)組合模型，能夠協(xié)助銷售人員迅速提供規(guī)范統(tǒng)一的產(chǎn)品報(bào)價(jià)，避免繁瑣的詢價(jià)操作，加速訂單應(yīng)答。同時(shí)提供經(jīng)銷商歷史成交價(jià)參考、折扣、手工輸入等靈活的處理方式，以適應(yīng)迅速變化的市場。 規(guī)范化的客戶全過程管理。在銷售訂單的處理過程中，針對(duì)酒類公司不同經(jīng)銷商類型的不同業(yè)務(wù)類型，快速實(shí)現(xiàn)按照預(yù)先定義的信用模型自動(dòng)進(jìn)行信用審查，擺脫以前酒類公司管理人員需要從財(cái)務(wù)部獲得信用資料的狀況，極大地提高信用管理效率，縮短訂單應(yīng)答時(shí)間。同時(shí)系統(tǒng)支持的實(shí)時(shí)產(chǎn)品可用量檢查和詳細(xì)的訂單狀態(tài)信息查詢，提高了酒類公司供貨承諾的可靠性，降低了經(jīng)銷商的抱怨。,動(dòng)態(tài)的包裝材料庫存管理。由于劍南春供應(yīng)處采用“零庫存”管理方式，供應(yīng)處、包裝車間無法準(zhǔn)確掌握企業(yè)的包材資源。同時(shí)面對(duì)激烈的市場競爭，企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代頻繁，新的包材品種層出不窮；生產(chǎn)計(jì)劃不穩(wěn)定，增補(bǔ)頻繁，這都給包材的供應(yīng)造成了很大的壓力。通過對(duì)經(jīng)銷商要貨計(jì)劃的控制、供應(yīng)商配額管理、設(shè)置代管倉庫和車間現(xiàn)場倉庫等實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)包材資源的全面掌控。,高效的決策支持系統(tǒng)，跨年度業(yè)務(wù)的查詢與分析，實(shí)現(xiàn)按地區(qū)、大類、品種、客戶、按年度、季度、月度進(jìn)行趨勢對(duì)比分析；同時(shí)可對(duì)分析的數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀的圖形展示，基本可以做到任一組合的業(yè)務(wù)分析，成為高管的管理助手。 (資料來源：根據(jù)用友成功案例劍南春集團(tuán)有限責(zé)任公司信息化紀(jì)實(shí)整理),現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息的處理和利用已經(jīng)深入人類生活的各個(gè)方面。在管理信息系統(tǒng)(Management information system/MIS)中，信息是其重要的組成部分。劍南春集團(tuán)公司充分發(fā)揮信息化在企業(yè)管理中的作用，使企業(yè)管理走向了科學(xué)化和現(xiàn)代化，大大提高了企業(yè)的管理水平。,10.1.1 信息的含義與性質(zhì) 1. 信息的含義 信息(Information)是現(xiàn)代社會(huì)中人們廣泛使用的一個(gè)概念。但是到底什么是信息呢？至今尚未有一個(gè)明確的概念。不同的研究者從各自研究的角度出發(fā)曾經(jīng)給信息下過如下的一些定義：,10.1 信 息 與 管 理,(1) 信息是反映客觀世界中各種事物的特征和變化的可通訊的知識(shí)。 (2) 信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，它對(duì)接收者有用，對(duì)接收者的決策或行為有現(xiàn)實(shí)或者潛在的價(jià)值。 (3) 信息可減少不確定性。,從上述定義可以看出，客觀上，信息反映了某一事物的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)或者情況，它體現(xiàn)了人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和理解程度，主觀上信息是人們從事某項(xiàng)工作或行動(dòng)所需要的客觀依據(jù)，它和人的行為密切相關(guān)，并通過接收者的決策或行為體現(xiàn)出它所具有的價(jià)值。 在信息系統(tǒng)中，信息可以定義為：信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，它對(duì)接收者的行為能產(chǎn)生影響，它對(duì)接收者的決策具有價(jià)值。它至少應(yīng)該包含以下的幾個(gè)意思：信息具有“新鮮”和使人“震驚”的感覺；信息可以減少不確定性；信息能改變決策期望收益的概率；信息可以堅(jiān)定或校正未來的估計(jì)等。,2. 信息的特性 信息具有以下一些基本屬性： (1) 真實(shí)性。真實(shí)的信息才是有價(jià)值的。真實(shí)、準(zhǔn)確和客觀的信息可以幫助管理者做出正確的決策，而虛假、錯(cuò)誤的信息可使管理者做出錯(cuò)誤的決策。在管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，保證信息的真實(shí)性尤為重要。一方面要注意收集信息的正確性；另一方面，對(duì)信息進(jìn)行傳送、存儲(chǔ)和加工處理時(shí)，要切實(shí)保證不失真。 (2) 時(shí)效性。信息是有“壽命”的，脫離了事物源的信息，因?yàn)椴辉倌軌蚍从匙兓说哪阁w的新的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)和方式，它的效用就會(huì)逐漸降低，以致完全喪失效用。所以，一方面要考慮歷史數(shù)據(jù)的利用和保護(hù)問題；另一方面在開發(fā)信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮系統(tǒng)的響應(yīng)速度。,(3) 層次性。管理信息與管理一樣，也具有層次性。不同級(jí)別的管理者具有不同的職責(zé)，處理的決策類型不同，需要的信息也不同。一般而言，企業(yè)內(nèi)部管理信息可以劃分為作業(yè)級(jí)、戰(zhàn)術(shù)級(jí)、戰(zhàn)略級(jí)三個(gè)層次，各個(gè)層次的信息具有不同的特征。 (4) 有序性。一方面，信息可以用來消除系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，增加系統(tǒng)的有序性；另一方面，信息本身也根據(jù)一定規(guī)則進(jìn)行編碼。一般來講，編碼的好壞受企業(yè)的規(guī)范作業(yè)水平和信息系統(tǒng)開發(fā)人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)過程認(rèn)識(shí)水平的限制，嚴(yán)重影響著信息系統(tǒng)的整體質(zhì)量，因而增加信息有序性很重要。,(5) 動(dòng)態(tài)性。信息是事物運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)和狀態(tài)的改變方式，事物本身是在不斷發(fā)展變化的，因此，信息也會(huì)不斷地隨之變化。這種變化大多時(shí)候表現(xiàn)為信息內(nèi)容的變化，對(duì)于信息系統(tǒng)來講就是記錄的追加；還有些時(shí)候，是事物的聯(lián)結(jié)狀態(tài)發(fā)生了變化，也就是說信息的流程發(fā)生了變化，這個(gè)時(shí)候，信息的動(dòng)態(tài)性就要求整個(gè)信息系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。 (6) 共享性。信息可以被無限制地進(jìn)行復(fù)制、傳播或分配給眾多的用戶，為大家所共享。這就要求信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中，對(duì)于信息的錄入要做好控制，必須做到信息只能在源頭錄入，并只能錄入一次。這樣，既可保證信息的準(zhǔn)確性，又能提高信息處理的時(shí)效，另外，信息的共享性還要求盡可能地使更多人使用信息，以最大限度地發(fā)揮信息的作用。,(7) 轉(zhuǎn)移性。信息可以在時(shí)間上或空間上從一點(diǎn)轉(zhuǎn)移到另一點(diǎn)。在時(shí)間上的轉(zhuǎn)移稱之為存儲(chǔ)；在空間上的轉(zhuǎn)移稱之為通信。存儲(chǔ)有存儲(chǔ)年限、存儲(chǔ)介質(zhì)等問題，通信有通信帶寬與通信質(zhì)量等問題，上述有關(guān)信息轉(zhuǎn)移的問題都是信息系統(tǒng)開發(fā)過程中必須要考慮到的問題。,10.1.2 信息在管理活動(dòng)中的作用 在管理活動(dòng)當(dāng)中，信息起著至關(guān)重要的作用。它是管理者產(chǎn)生或者改變特定行為的基礎(chǔ)。我們開發(fā)信息管理系統(tǒng)的最根本的原因就在于信息對(duì)管理活動(dòng)的這種作用。通常情況下，管理者基于以下三種原因而需要信息：做有效的決策、控制組織的活動(dòng)和協(xié)調(diào)組織的活動(dòng)。,1. 信息和決策 很多管理行為(計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制)是關(guān)于做決策的。例如，營銷經(jīng)理必須決定產(chǎn)品的價(jià)格、使用哪些分銷渠道和促銷廣告的重點(diǎn)。制造經(jīng)理必須決定生產(chǎn)多少產(chǎn)品和如何生產(chǎn)。人事管理者必須決定需要雇傭多少雇員，他們應(yīng)當(dāng)如何培訓(xùn)以及給他們什么樣的利益。高層管理者們則必須決定在幾個(gè)項(xiàng)目間分配資金，如何最佳地規(guī)劃和控制組織，組織應(yīng)當(dāng)追求怎樣的戰(zhàn)略目標(biāo)。并且，無論他們的職責(zé)是什么，所有的管理者都必須做一些相同的決策，例如給他們的下級(jí)什么樣的績效評(píng)價(jià)。,在信息真空中做決策是不可能有效的。為了有效決策，管理者需要來自組織內(nèi)部和外部理性相關(guān)者的信息。例如，在決定如何為一個(gè)產(chǎn)品定價(jià)時(shí)，營銷管理者需要得到顧客對(duì)不同價(jià)格如何反應(yīng)的信息。他需要知道單位產(chǎn)品成本的信息，因?yàn)樗豢赡軐r(jià)格定得比產(chǎn)品的成本還低。他還需要知道競爭戰(zhàn)略的信息，因?yàn)閮r(jià)格策略必須符合整個(gè)組織的競爭戰(zhàn)略。其中，一些信息來自組織外部(比如來自顧客調(diào)查)，一些來自組織內(nèi)部(比如單位產(chǎn)品成本的信息來自組織內(nèi)部)。,2. 信息和控制 在前面已經(jīng)討論過，控制是管理者用來調(diào)解組織和它的成員如何有效地采取所需的行動(dòng)以達(dá)到組織目標(biāo)的過程。管理者采用四個(gè)步驟，通過組織行動(dòng)來實(shí)施控制： (1) 建立績效或目標(biāo)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)； (2) 檢驗(yàn)實(shí)際績效； (3) 比較實(shí)際績效與先前建立的目標(biāo)； (4) 評(píng)估結(jié)果，如果需要的話采取糾正措施。,例如，Airborne快遞公司有這樣一個(gè)分送目標(biāo)：它所收包裹的95%在第二天中午前必須送達(dá)。在全美國，Airborne公司有成千上萬個(gè)地區(qū)站，這些地區(qū)站負(fù)責(zé)實(shí)際包裹的接收和發(fā)送。公司的管理者隨時(shí)監(jiān)控這些地區(qū)站的發(fā)送情況，如果他們發(fā)現(xiàn)95%的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)不了，他們會(huì)判斷其原因，如果需要的話將采取相應(yīng)的糾正措施。,管理者必須擁有信息才能對(duì)任何組織活動(dòng)實(shí)施控制。為了控制地區(qū)站，公司的管理者需要知道站內(nèi)包裹有多少可以在中午前到達(dá)。要想獲得這樣的信息，管理者必須保證在適當(dāng)?shù)牡胤讲捎眯畔⑾到y(tǒng)。需要快遞的包裹由第一個(gè)司機(jī)用手持式掃描儀進(jìn)行掃描。收送的信息通過無線連接傳送到公司在西雅圖總部的中央計(jì)算機(jī)上。當(dāng)包裹在分送過程中時(shí)，卡車司機(jī)再次掃描它們。分送信息也被傳送到公司的中央計(jì)算機(jī)上。通過查詢中央計(jì)算機(jī)，管理者不僅能夠很快地查詢出包裹被收送后，能夠在第二天中午前送達(dá)的百分率，并且能夠逐站查出分送信息是如何中斷的。,3. 信息和協(xié)調(diào) 協(xié)調(diào)部門和分支機(jī)構(gòu)的行動(dòng)以達(dá)到組織目標(biāo)是管理的又一基本任務(wù)。例如，波音公司的管理者對(duì)制造新型777噴氣式客機(jī)的協(xié)調(diào)工作。777客機(jī)由300萬個(gè)獨(dú)立部件和上千萬個(gè)大的組件裝配而成。波音公司的管理者必須協(xié)調(diào)這些車間的生產(chǎn)和運(yùn)輸，使它們都能在需要的時(shí)候被運(yùn)到波音公司位于華盛頓的組裝廠。為了完成這樣高水準(zhǔn)的協(xié)調(diào)工作，管理者需要很多的信息，如哪家供應(yīng)商生產(chǎn)什么部件、什么時(shí)候生產(chǎn)、什么時(shí)候交付等等。另外，管理者也需要通過信息追蹤那些未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的供應(yīng)商的供貨表現(xiàn)，并在此類問題發(fā)生前就得到報(bào)警。,為了適應(yīng)這樣的需要，波音公司的管理者建立了一套基于計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)，它連接了波音公司和所有供應(yīng)商，能夠在生產(chǎn)過程中跟蹤300萬個(gè)零部件的流動(dòng)情況，這是一項(xiàng)巨大的工程。,10.2.1 管理信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程 雖然信息系統(tǒng)和信息處理早已有之，但是真正現(xiàn)代意義的管理信息系統(tǒng)是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和管理科學(xué)的發(fā)展才開始出現(xiàn)的。并且在近半個(gè)世紀(jì)以來，信息系統(tǒng)呈現(xiàn)出如下三個(gè)明顯的發(fā)展趨勢：由單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)；由電子數(shù)據(jù)處理到管理信息系統(tǒng)，再到?jīng)Q策支持系統(tǒng)；由數(shù)據(jù)處理到智能處理。,10.2 管理信息系統(tǒng)的發(fā)展與分類,幾種趨勢相互交叉，總結(jié)起來大致主要經(jīng)歷了三個(gè)階段。 1. 電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)階段 在電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)(EDPS，Electronic Data Processing System)階段，計(jì)算機(jī)主要用于支持企業(yè)運(yùn)行層的日常具體業(yè)務(wù)，所處理的問題位于管理工作的底層，所處理的業(yè)務(wù)活動(dòng)有記錄、匯總、綜合與分類等，主要的操作是排序、列表、更新和生成等。其目的是迅速、及時(shí)、正確地處理大量數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理的效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，將人們從繁重的手工數(shù)據(jù)處理工作中解放出來，從而提高工作效率。,2. 管理信息系統(tǒng)階段 20世紀(jì)70年代，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科學(xué)管理方法的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在管理上的應(yīng)用日益廣泛，管理信息系統(tǒng)逐漸成熟起來。,管理信息系統(tǒng)(MIS, Management Information System)將管理學(xué)的理論和管理方法融入計(jì)算機(jī)處理過程，提供信息，支持企業(yè)或組織的運(yùn)行、管理和決策功能。管理信息系統(tǒng)有了更加廣泛的內(nèi)涵，它不僅是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而且是包括設(shè)備、人、信息資源、管理手段和管理方法等多方面因素的一個(gè)復(fù)雜的信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)能夠?qū)⒔M織中的信息和數(shù)據(jù)集中起來，進(jìn)行快速處理，統(tǒng)一使用。MIS的處理方式是在數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的分布式處理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的發(fā)展，不僅能把組織內(nèi)部的各級(jí)管理機(jī)構(gòu)連接起來，而且能夠克服地理界限，把分散在不同地區(qū)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，形成跨地區(qū)的各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。,3. 決策支持系統(tǒng)階段 決策支持系統(tǒng)(DSS, Decision Support System)產(chǎn)生于20世紀(jì)70年代初，其產(chǎn)生源于管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題。由于在應(yīng)用過程中缺乏對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和不同層次管理人員決策行為的深入研究，忽視了人在管理決策過程中不可替代的作用，因而在輔助企業(yè)高層管理人員決策過程中，面對(duì)一些復(fù)雜的決策問題，管理信息系統(tǒng)往往無能為力，未能達(dá)到預(yù)定的效果。為了解決應(yīng)用中存在的這類問題，人們對(duì)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用模式和有關(guān)的理論研究進(jìn)行了深入研究，提出了決策支持系統(tǒng)的概念。,決策支持系統(tǒng)是把數(shù)據(jù)庫處理與經(jīng)濟(jì)管理數(shù)學(xué)模型的優(yōu)化結(jié)合起來，具有管理、輔助決策和預(yù)測功能的管理信息系統(tǒng)。決策支持系統(tǒng)面向組織中的高層管理人員，以解決半結(jié)構(gòu)化問題為主；強(qiáng)調(diào)決策過程中人的作用，系統(tǒng)對(duì)人的決策起到輔助和支持作用；決策過程的支持以應(yīng)用模型為主，系統(tǒng)模型反映了決策制定原則和機(jī)理。在結(jié)構(gòu)上，決策支持系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫、模型庫、方法庫和相關(guān)的部分組成。,10.2.2 管理信息系統(tǒng)的分類 根據(jù)給管理者提供非程序化決策所需信息的有用程度，可以將管理信息系統(tǒng)分為四種，它們分別是：交易處理系統(tǒng)，運(yùn)營信息系統(tǒng)，決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)。見圖10-1。這些系統(tǒng)在向管理者提供所需的信息以進(jìn)行決策、協(xié)調(diào)和控制組織資源等方面非常有用。我們將在下面對(duì)每種系統(tǒng)分別進(jìn)行討論。,圖10-1 管理信息系統(tǒng)的分類圖,1. 交易處理系統(tǒng) 交易處理系統(tǒng)(Transaction-Procession System)是設(shè)計(jì)用來處理大量例行事物的循環(huán)交易系統(tǒng)。20世紀(jì)60年代早期，大型計(jì)算機(jī)開始用于商業(yè)目的，交易處理系統(tǒng)也開始出現(xiàn)。它們是第一個(gè)被許多組織采用的計(jì)算機(jī)支持的管理信息系統(tǒng)，現(xiàn)在這種處理系統(tǒng)已經(jīng)被普遍使用了。銀行的管理者使用交易處理系統(tǒng)把儲(chǔ)蓄和付款業(yè)務(wù)分別計(jì)入和劃出銀行賬戶。超市的管理者使用交易處理信息系統(tǒng)記錄銷售項(xiàng)目和跟蹤庫存水平。更為普遍的是，現(xiàn)在許多大型組織的管理者使用交易處理信息系統(tǒng)來完成諸如工資單準(zhǔn)備和發(fā)放、客戶賬單的處理和供應(yīng)商付款等任務(wù)。,2. 運(yùn)營信息系統(tǒng) 20世紀(jì)60年代，緊跟著交易處理系統(tǒng)之后，出現(xiàn)了許多類型的管理信息系統(tǒng)。運(yùn)營信息系統(tǒng)(Operation Information System)是用來收集、組織復(fù)雜的數(shù)據(jù)，并用對(duì)管理者有價(jià)值的形式來組織數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。交易處理系統(tǒng)是用來處理常規(guī)交易的，而運(yùn)營信息系統(tǒng)向管理者提供的信息主要用于進(jìn)行非常規(guī)的協(xié)調(diào)、控制和決策。大多數(shù)運(yùn)營信息系統(tǒng)是與交易處理系統(tǒng)相結(jié)合來使用的。運(yùn)營信息系統(tǒng)一般要獲取交易處理系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)，把這些數(shù)據(jù)處理成有用的信息，并且把這些信息用管理者能夠理解的形式組織起來。,管理者經(jīng)常通過運(yùn)營處理系統(tǒng)獲得銷售、庫存、會(huì)計(jì)以及其他與業(yè)績相關(guān)的信息。例如，塞普拉斯半導(dǎo)體公司的羅杰斯所得到的每個(gè)雇員的目標(biāo)和業(yè)績的信息就是由運(yùn)營信息系統(tǒng)提供的。,3. 決策支持系統(tǒng) 決策支持系統(tǒng)(Decision Support System)在前面已經(jīng)提到過。 需要注意的是，目前大多數(shù)決策支持系統(tǒng)開始轉(zhuǎn)向幫助中層管理者進(jìn)行決策。例如，某銀行的信貸管理者可能會(huì)利用決策支持系統(tǒng)來評(píng)估貸給某顧客資金的信用風(fēng)險(xiǎn)。而高層管理者則很少使用決策支持系統(tǒng)。造成這種情況的一個(gè)原因可能是大多數(shù)計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)還不夠復(fù)雜，不能有效地應(yīng)付高層管理者面對(duì)的那些模糊問題。為了改變這種狀況，信息系統(tǒng)專家正在著手開發(fā)決策支持系統(tǒng)的變體：執(zhí)行支持系統(tǒng)。,執(zhí)行支持系統(tǒng)是決策支持系統(tǒng)的高級(jí)版本，被設(shè)計(jì)用來滿足高層管理者的需求。執(zhí)行決策支持系統(tǒng)的特征之一是用戶友好。許多執(zhí)行系統(tǒng)都采用了簡單的下拉式菜單來引導(dǎo)管理者進(jìn)行決策分析。而且，它們還可能包括很好的圖形和其他的可視化特點(diǎn)來吸引高層管理者來使用它們?，F(xiàn)在執(zhí)行支持系統(tǒng)越來越多地把高層管理者們連接起來，這樣他們就可以為一個(gè)團(tuán)隊(duì)來工作。這種執(zhí)行支持系統(tǒng)被稱作集體決策支持系統(tǒng)(Group Decision Support System)。,4. 專家系統(tǒng)與人工智能 專家系統(tǒng)是目前最高級(jí)的管理信息系統(tǒng)。專家系統(tǒng)(Expert System)是指使用存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里面的人類知識(shí)來解決一般需要專家才能解決的問題。專家系統(tǒng)實(shí)際上是人工智能的另一種形式。模仿人類專家(和智能)需要計(jì)算機(jī)至少能夠做到： (1) 認(rèn)識(shí)、形成和解決問題； (2) 解釋解決辦法； (3) 從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)。,最近，一些人工智能的發(fā)展成果(例如“模糊邏輯”和“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”)已經(jīng)初步推出模擬人類思維過程的計(jì)算機(jī)程序。盡管人工智能還處于相當(dāng)早期的發(fā)展階段，但是越來越多的商業(yè)應(yīng)用產(chǎn)品已經(jīng)以專家系統(tǒng)的面目出現(xiàn)了。例如通用電氣公司就開發(fā)了一種專家系統(tǒng)，幫助解決其生產(chǎn)的柴油機(jī)引擎的故障問題。這套專家系統(tǒng)最初是建立在戴維史密斯(David Smith)所收集知識(shí)的基礎(chǔ)上的，他是通用電氣公司最好的引擎故障排除專家，在通用電氣公司服務(wù)40年后于20世紀(jì)80年代末退休。在計(jì)算機(jī)終端上使用這個(gè)系統(tǒng)的新工程師或技術(shù)員可以僅用幾分鐘就發(fā)現(xiàn)引擎故障。這個(gè)系統(tǒng)還能夠向使用者解釋它提供建議的邏輯過程，因此既能做問題的解決者又能做教師。,該系統(tǒng)建立在一個(gè)靈活的、類似人類思維過程的基礎(chǔ)上。它能夠通過吸收新知識(shí)來更新自己。通用電氣在它所服務(wù)的每個(gè)鐵路維修店里都裝上了這個(gè)系統(tǒng)，從而消除了不能及時(shí)進(jìn)行維護(hù)的情況并且大大提高了維護(hù)的效率。,管理信息系統(tǒng)改善企業(yè)管理工作的一個(gè)必不可少的前提是，要建立以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的管理信息系統(tǒng)，即開發(fā)出一套量身定做的管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)工作的好壞，直接影響到日后管理信息系統(tǒng)工作的成敗，因此必須高度重視管理信息系統(tǒng)的開發(fā)。,10.3 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)行,10.3.1 管理信息系統(tǒng)的開發(fā) 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)既是一項(xiàng)科學(xué)也是一門藝術(shù)，它既涉及到具體技術(shù)問題也涉及到管理問題。具體技術(shù)問題在計(jì)算機(jī)學(xué)科、信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)學(xué)科中有專門講述。本書則是從管理角度出發(fā)來論述管理信息系統(tǒng)開發(fā)與運(yùn)行當(dāng)中需要注意的問題。,1. 管理信息系統(tǒng)開發(fā)的條件 管理信息系統(tǒng)能夠給企業(yè)帶來效益，但是并不是每一個(gè)企業(yè)都有能力進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的開發(fā)。即使能夠開發(fā)，企業(yè)由于自身?xiàng)l件的不同，其開發(fā)的系統(tǒng)的大小、范圍、功能也會(huì)有所不同。因此，企業(yè)在管理信息系統(tǒng)開發(fā)工作實(shí)施之前，應(yīng)當(dāng)衡量自身是否具備開發(fā)管理系信息系統(tǒng)的條件。,(1) 領(lǐng)導(dǎo)條件。管理信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項(xiàng)全局性的、系統(tǒng)性的工程。其開發(fā)過程周期長、投資大，涉及到的部門多，更多的時(shí)候會(huì)有一個(gè)流程再造的過程，牽扯到個(gè)人利益問題，這些問題都是系統(tǒng)開發(fā)人員無法解決的。只有企業(yè)組織領(lǐng)導(dǎo)親自來抓，縱觀全局，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，自始至終地充分重視，才能實(shí)現(xiàn)各方面利益的均衡。這是建立管理信息系統(tǒng)的首要條件。 管理信息系統(tǒng)最終要在各個(gè)業(yè)務(wù)部門投入應(yīng)用。因此，需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門的管理人員積極配合，與系統(tǒng)分析員共同分析部門的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流狀況，并明確管理信息系統(tǒng)的需求狀況，才能保證開發(fā)出來的信息系統(tǒng)發(fā)揮實(shí)際的作用，得到業(yè)務(wù)人員的支持和歡迎。,(2) 管理?xiàng)l件。管理信息系統(tǒng)是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。只有在合理的管理體制、完善的規(guī)章制度、科學(xué)的管理方法和完整準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，管理信息系統(tǒng)才能開發(fā)和運(yùn)行。為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求，企業(yè)的管理工作必須逐步實(shí)現(xiàn)管理工作的程序化、管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、報(bào)表文件的統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)資料的完善化與代碼化。 (3) 人才條件。不僅信息系統(tǒng)的開發(fā)過程需要人才，管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行更需要人才。管理信息系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行的過程中，一部分人員可能改變自己工作的性質(zhì)和內(nèi)容，還要配備一些新的專業(yè)人員，如系統(tǒng)分析員、程序設(shè)計(jì)人員、計(jì)算機(jī)操作人員、硬件和軟件維修人員等。因此，必須做好人才的選擇和培訓(xùn)工作。,(4) 資金條件。管理信息系統(tǒng)的開發(fā)需要一定的資金條件。管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，需要購買機(jī)器設(shè)備、購買軟件、消耗各種材料、支付員工報(bào)酬，還會(huì)涉及到調(diào)試費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用等。這些費(fèi)用和開支都相當(dāng)大，需要企業(yè)自己考慮。因此，在管理信息系統(tǒng)開發(fā)之前，企業(yè)必須預(yù)測開發(fā)過程所需要的資金數(shù)量和支付時(shí)間，制定資金籌措計(jì)劃，防止資金斷流，影響整個(gè)開發(fā)流程。,2. 管理信息系統(tǒng)開發(fā)的原則 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，企業(yè)在實(shí)施開發(fā)時(shí)，應(yīng)考慮到以下幾個(gè)原則： (1) 創(chuàng)新原則。管理信息系統(tǒng)不是簡單地用計(jì)算機(jī)模仿手工作業(yè)，而是充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的各種能力去改革傳統(tǒng)的做法。在系統(tǒng)開發(fā)過程中要貫徹流程再造的思想，尋找管理中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化、簡化企業(yè)流程，提高工作效率。,(2) 面向用戶原則。管理信息系統(tǒng)是為管理工作服務(wù)的。系統(tǒng)開發(fā)成功與否取決于其能否滿足管理人員的要求，應(yīng)當(dāng)把管理人員的要求作為開發(fā)工作的起點(diǎn)和歸宿。 應(yīng)當(dāng)注意的是，用戶的要求是難以一步到位地明確表述出來的，而是隨著開發(fā)工作的進(jìn)展不斷明確和具體化的。因此，在系統(tǒng)開發(fā)過程中，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件，使開發(fā)人員與用戶保持密切聯(lián)系，進(jìn)行充分交流。必要時(shí)，讓管理人員參與到開發(fā)小組當(dāng)中去。這是開發(fā)成功的一個(gè)必要條件。,(3) 整體性原則。系統(tǒng)的整體性原則，主要體現(xiàn)在功能目標(biāo)的一致性和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的有機(jī)化方面。傳統(tǒng)的手工信息處理方式，處理手段沒有充分應(yīng)用計(jì)算的功能，而是采用各職能部門分別收集和保存信息、分散處理信息的方式。計(jì)算機(jī)化的信息管理系統(tǒng)，如果仍然只是簡單地模擬人工處理方式，必然會(huì)把手工信息分散處理的弊病帶到新系統(tǒng)中，使大量信息重復(fù)，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。因此，必須遵循整體性原則，力求系統(tǒng)的整體優(yōu)化。要站在整個(gè)企業(yè)的角度來通盤考慮，克服本位觀念，各職能部門分工、任務(wù)安排也要考慮相互協(xié)調(diào)的問題，局部服從整體。,(4) 動(dòng)態(tài)適應(yīng)性原則。隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大以及外界環(huán)境的不斷變化，會(huì)出現(xiàn)新的管理對(duì)象和管理方法。為了適應(yīng)這種不斷變化的趨勢，管理信息系統(tǒng)必須具備良好的可擴(kuò)展性和易維護(hù)性。能夠與外界環(huán)境保持最佳適應(yīng)狀態(tài)的系統(tǒng)，才是理想的系統(tǒng)；不能適應(yīng)環(huán)境變化的系統(tǒng)是沒有生命力的。開發(fā)管理信息系統(tǒng)必須具有開放性、超前性的眼光，使系統(tǒng)具備較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)適應(yīng)性。因而，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，一定要留有充分的余地，各種編碼、記錄、文件程序等都要便于變動(dòng)和更新。,(5) 工程化、標(biāo)準(zhǔn)化原則。系統(tǒng)的開發(fā)必須采用工程化和標(biāo)準(zhǔn)化的方法，科學(xué)劃分工作階段，制定階段性考核標(biāo)準(zhǔn)，分布組織實(shí)施，所有的文檔和工作成果要按標(biāo)準(zhǔn)存檔。一方面便于系統(tǒng)開發(fā)人員的溝通和協(xié)調(diào)，另一方面使得系統(tǒng)未來的修改、維護(hù)和擴(kuò)充比較容易。,3. 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式有多種，如自行開發(fā)、委托開發(fā)、合作開發(fā)、咨詢開發(fā)等。每一種方式都有其自身的特點(diǎn)和適應(yīng)條件。組織可以根據(jù)自身資源、技術(shù)力量、外部環(huán)境等因素進(jìn)行選擇。下面具體介紹每一種方式各自的特點(diǎn)： (1) 自行開發(fā)。自行開發(fā)是指企業(yè)完全依靠自己的實(shí)力進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。對(duì)于擁有系統(tǒng)開發(fā)所需要的人才和技術(shù)的企業(yè)來說，自行開發(fā)是一種較好的選擇。其優(yōu)點(diǎn)是易于協(xié)調(diào)，可以保證進(jìn)度；開發(fā)人員熟悉企業(yè)情況，可以較好地滿足用戶的要求；方便運(yùn)行與維護(hù)；可以滿足特定的需要等等。其缺點(diǎn)是開發(fā)的投資耗費(fèi)一般較大、周期較長，系統(tǒng)的技術(shù)水平和規(guī)范化程度往往不高。,(2) 委托開發(fā)。委托開發(fā)方式也稱為交鑰匙工程，即企業(yè)將開發(fā)項(xiàng)目完全委托給一個(gè)開發(fā)單位，系統(tǒng)完成后再交付企業(yè)使用。這種方式被采用的不多。因?yàn)椋芾硇畔⑾到y(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目與其他技術(shù)改造項(xiàng)目不同，它與企業(yè)管理密切相關(guān)，需求會(huì)經(jīng)常變化，而開發(fā)單位往往由于溝通障礙的存在對(duì)用戶需求理解不透，所開發(fā)的軟件不能完全滿足企業(yè)的要求，而且日后系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)也存在一些問題。,(3) 合作開發(fā)。合作開發(fā)是指企業(yè)與外部專業(yè)開發(fā)單位合作，雙方共同開發(fā)。這種方式結(jié)合以上兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，一方面借助專業(yè)開發(fā)單位的經(jīng)驗(yàn)和方法提高開發(fā)的效率，另一方面本單位人員的參與可以提高系統(tǒng)對(duì)本單位實(shí)際情況的滿足性，同時(shí)有利于日后的運(yùn)行和維護(hù)。因而這種方式被普遍采用。合作開發(fā)的主要問題是企業(yè)如何選擇合適的開發(fā)伙伴。它應(yīng)該有技術(shù)實(shí)力，有類似的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，熟悉行業(yè)的特點(diǎn)，一般大專院校和科研院所可以作為考慮對(duì)象。必要時(shí)，可以采取招標(biāo)的方式，公開選擇開發(fā)伙伴。,(4) 咨詢開發(fā)。咨詢開發(fā)是指以企業(yè)自身力量為主，外請(qǐng)專家作為咨詢的開發(fā)方式。外請(qǐng)的專家主要是指系統(tǒng)分析員，由其對(duì)自行開發(fā)進(jìn)行咨詢指導(dǎo)，幫助企業(yè)作系統(tǒng)的總體規(guī)劃和系統(tǒng)分析；而系統(tǒng)的實(shí)施由企業(yè)自己進(jìn)行。這種方法是對(duì)自行開發(fā)方式的一種有效補(bǔ)充。 (5) 外購商品化軟件。近年來，隨著軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，外購商品化軟件作為一種新型的開發(fā)方式，既節(jié)省時(shí)間，又能保證軟件的質(zhì)量，因其成功率高而被普遍采用。這種方法的不足之處是難以滿足企業(yè)的特殊需求，需要進(jìn)行二次開發(fā)。在這種情況下，如果企業(yè)不具備二次開發(fā)的能力，可以采取外包工程的方式，將系統(tǒng)的完善建設(shè)交由專業(yè)軟件公司完成。,4. 管理信息系統(tǒng)開發(fā)的生命周期 盡管管理信息系統(tǒng)千差萬別，所處理的內(nèi)容也各不相同，但是一個(gè)新的管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程都可以劃分為五個(gè)主要階段。然后，每個(gè)階段再細(xì)分為更多的工作步驟，這也就是系統(tǒng)開發(fā)的生命周期。,(1) 系統(tǒng)規(guī)劃階段。出于競爭激化等外部環(huán)境變化的要求，用戶領(lǐng)導(dǎo)將提出開發(fā)新系統(tǒng)的請(qǐng)求。有關(guān)人員先進(jìn)行初步調(diào)查，然后組成專門的新系統(tǒng)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)新系統(tǒng)開發(fā)中的具體工作，并制定新系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度與計(jì)劃。該階段雖然不屬于系統(tǒng)分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)的正式工作，卻是新系統(tǒng)開發(fā)中必不可少的一個(gè)重要階段。如果信息系統(tǒng)開發(fā)采取外包方式，則本階段還要包括招標(biāo)過程。 同時(shí)系統(tǒng)分析員采取各種方式進(jìn)行調(diào)研，搞清楚現(xiàn)行系統(tǒng)的界限、組織分工、業(yè)務(wù)流程、資源及薄弱環(huán)節(jié)，繪制出現(xiàn)行系統(tǒng)的有關(guān)圖表。在擁有資料的基礎(chǔ)上，與用戶討論，提出初步的新系統(tǒng)目標(biāo)，并進(jìn)行信息系統(tǒng)開發(fā)的可行性研究，提交可行性研究報(bào)告。,(2) 系統(tǒng)分析階段。系統(tǒng)分析階段是系統(tǒng)的邏輯設(shè)計(jì)階段。系統(tǒng)分析員使用一系列圖表工具，如數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、各種邏輯處理工具等，構(gòu)造出獨(dú)立于任何物理設(shè)備的新系統(tǒng)邏輯模型，并與文字說明共同組成新系統(tǒng)邏輯說明書。系統(tǒng)分析過程也是新系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案的優(yōu)化過程。,(3) 系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段。系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段是新系統(tǒng)的物理設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)設(shè)計(jì)員根據(jù)系統(tǒng)的邏輯模型進(jìn)行物理設(shè)計(jì)，具體選擇一個(gè)物理的計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)。 這個(gè)階段要具體進(jìn)行計(jì)算機(jī)過程和人工過程的各種詳細(xì)設(shè)計(jì)，除了要選擇合適的硬件、軟件設(shè)備之外，還要進(jìn)行代碼、輸入、輸出、文件、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)以及程序模塊和處理過程設(shè)計(jì)等，對(duì)于高級(jí)系統(tǒng)，還要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)管理模型的設(shè)計(jì)工作。,(4) 系統(tǒng)實(shí)施階段。為了保證程序調(diào)試和系統(tǒng)調(diào)試順利進(jìn)行，硬件、軟件人員首先要進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備的安裝和調(diào)試工作。為了保證系統(tǒng)的正常操作、測試和運(yùn)行管理，系統(tǒng)分析人員要對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，編制系統(tǒng)操作手冊(cè)、使用手冊(cè)和有關(guān)說明書。此外，程序員要根據(jù)程序模塊進(jìn)行程序設(shè)計(jì)和調(diào)試。 本階段還要進(jìn)行多種文件和數(shù)據(jù)庫的建立工作，需要大量人力投入數(shù)據(jù)收集、整理和錄入。系統(tǒng)調(diào)試和轉(zhuǎn)化也是艱巨的工作，通常在試運(yùn)行后，新系統(tǒng)即可交付使用。,(5) 系統(tǒng)維護(hù)和評(píng)價(jià)階段。系統(tǒng)本身的復(fù)雜性以及人的能力的有限性，決定了在調(diào)試工作結(jié)束后，不能馬上轉(zhuǎn)入系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要有一段修正、改進(jìn)和考驗(yàn)的時(shí)間。這期間的修改內(nèi)容是多方面的，如系統(tǒng)的處理過程、程序、文件、數(shù)據(jù)甚至某些設(shè)備和組織的變動(dòng)。 最后，根據(jù)系統(tǒng)的工作質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，例如輸出信息的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)的可靠性和運(yùn)行質(zhì)量、系統(tǒng)的開發(fā)費(fèi)用、使用維護(hù)費(fèi)用等，對(duì)新系統(tǒng)做出評(píng)價(jià)分析報(bào)告。 通過以上各個(gè)工作階段，新系統(tǒng)代替原系統(tǒng)進(jìn)入正常運(yùn)行。但是，系統(tǒng)的環(huán)境是不斷變化的，為了使系統(tǒng)能夠不斷適應(yīng)環(huán)境而具有生命力，當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行到一定階段時(shí)，就會(huì)不符合系統(tǒng)的總目標(biāo)，新的開發(fā)需求就出現(xiàn)了，另一個(gè)新的系統(tǒng)生命周期就開始了。,10.3.2 管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行 管理信息系統(tǒng)開發(fā)完畢就會(huì)投入運(yùn)行。由于管理信息系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的手工信息處理方式，勢必會(huì)帶來一些新的管理問題。,1. 安全性管理 安全問題是信息系統(tǒng)管理中一個(gè)重要的方面。安全機(jī)制實(shí)際上是一個(gè)在信息系統(tǒng)中如何進(jìn)行內(nèi)部控制的問題。隨著近年來信息系統(tǒng)在金融、財(cái)會(huì)等領(lǐng)域的普及，為保證工作的高效性和合理性，保證各種審計(jì)機(jī)制的正常運(yùn)行，內(nèi)部控制問題的研究日益重要。,目前計(jì)算機(jī)安全問題越來越引起人們的關(guān)注，如何防范對(duì)信息系統(tǒng)的破壞已成為信息系統(tǒng)在建設(shè)和運(yùn)行時(shí)不可不考慮的重要問題之一。 1) 內(nèi)部控制機(jī)制 對(duì)管理信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制包括對(duì)信息資源的控制和對(duì)人的控制。在某些工作中，控制者需要在網(wǎng)絡(luò)上監(jiān)控被控制者的活動(dòng)。有時(shí)要給予用戶以不同的權(quán)限或口令，某子系統(tǒng)只允許具有某種特定權(quán)限的人才能進(jìn)入。對(duì)于系統(tǒng)的資源要予以保護(hù)，對(duì)于越權(quán)的作業(yè)和錯(cuò)誤的作業(yè)拒絕執(zhí)行。,構(gòu)成一個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)至少應(yīng)考慮四方面的問題：控制對(duì)象、組織機(jī)構(gòu)、工作程序及規(guī)章制度。 (1) 控制對(duì)象。在構(gòu)成一個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)時(shí)，首先應(yīng)識(shí)別系統(tǒng)中的哪些資源是系統(tǒng)的貴重資源，系統(tǒng)中的哪部分是容易受到攻擊的，然后再考慮采取何種防護(hù)措施。管理信息系統(tǒng)的控制應(yīng)在信息系統(tǒng)中設(shè)置一系列信息控制點(diǎn)。控制信息點(diǎn)應(yīng)設(shè)在系統(tǒng)易受攻擊的附近，這樣才能易于防范。,(2) 組織機(jī)構(gòu)。建立內(nèi)部控制的組織機(jī)構(gòu)是十分重要的。系統(tǒng)管理中的安全問題應(yīng)當(dāng)明確特定責(zé)任人，通常他們應(yīng)該遵循檢查規(guī)定定期檢查，并定期提交安全檢查報(bào)告。 在技術(shù)上，對(duì)于信息系統(tǒng)的管理操作往往是通過分配訪問對(duì)象權(quán)限來確定的，但其前提應(yīng)當(dāng)是根據(jù)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)的需要。信息系統(tǒng)的權(quán)限不是因技術(shù)水平，而是根據(jù)組織目標(biāo)和組織結(jié)構(gòu)來確定的。在這樣一種制度下，才能夠保證信息系統(tǒng)權(quán)限的合理性。,(3) 工作程序和規(guī)章制度。信息系統(tǒng)中的安全技術(shù)歸根到底是由人來控制的，其控制的對(duì)象也包括系統(tǒng)中的人員，僅僅依靠技術(shù)還不能完全解決安全問題，內(nèi)部控制一定要在一系列工作程序和規(guī)章制度之上。建立一個(gè)信息系統(tǒng)時(shí)一定要考慮：系統(tǒng)的人員應(yīng)如何分工？各有什么責(zé)任？應(yīng)當(dāng)有哪些明確的規(guī)章制度，才能夠保證分工的實(shí)現(xiàn)？例如對(duì)于具體系統(tǒng)管理員權(quán)限的用戶的認(rèn)定過程，如何進(jìn)行對(duì)權(quán)限的分派和修改等，都必須按照明確的工作步驟或遵照規(guī)章制度來進(jìn)行。要嚴(yán)格防止權(quán)力過分集中、無一定工作程序的控制方法。,2) 信息系統(tǒng)的控制 信息系統(tǒng)可能在運(yùn)行中出現(xiàn)錯(cuò)誤，其中包括因系統(tǒng)硬件故障和軟件設(shè)計(jì)權(quán)限所帶來的錯(cuò)誤，也包括用戶在使用中人為產(chǎn)生的錯(cuò)誤。通常信息系統(tǒng)為防止人為錯(cuò)誤產(chǎn)生提供了一些輔助功能。信息系統(tǒng)的控制功能包括系統(tǒng)權(quán)限分配、審計(jì)跟蹤、系統(tǒng)容錯(cuò)控制等。 (1) 系統(tǒng)授權(quán)。系統(tǒng)授權(quán)的方法是對(duì)所有的用戶分別賦予一定的權(quán)限，沒有特定權(quán)限的用戶不能使用某些系統(tǒng)資源。通常在操作系統(tǒng)的權(quán)限是以對(duì)文件和目錄的操作為單位的，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的權(quán)限則涉及到網(wǎng)段、域、站點(diǎn)、工作組、計(jì)算機(jī)等多種資源。應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特性來設(shè)定信息的訪問權(quán)限。,(2) 審計(jì)跟蹤。審計(jì)跟蹤(Audit Trail)指系統(tǒng)除了按規(guī)定的處理產(chǎn)生所預(yù)定的信息外，還要另外產(chǎn)生或保留一些信息，將這些信息保留起來，一旦發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)就可以用來查找錯(cuò)誤發(fā)生的原因。這些信息包括：對(duì)特定資源的訪問信息、錯(cuò)誤發(fā)生的時(shí)間和原因、意外事件等。 (3) 系統(tǒng)容錯(cuò)。系統(tǒng)容錯(cuò)是在設(shè)計(jì)一個(gè)具有高度安全性的系統(tǒng)時(shí)必須考慮的問題。由于環(huán)境的影響、電場的存在等，有時(shí)磁盤的讀寫等可能會(huì)出錯(cuò)，為了保證系統(tǒng)處理時(shí)不出錯(cuò)，通?？梢圆捎么疟P雙工和磁盤鏡像兩種方法。,2. 信息道德問題 隨著信息系統(tǒng)的發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的影響越來越深刻，從而也產(chǎn)生了越來越多的問題，其中道德問題得到越來越多的關(guān)注。比如隱私問題、犯罪問題、健康問題、工作條件問題、個(gè)性問題、雇用問題等。因此，信息道德問題也成為管理信息系統(tǒng)中的重要方面。,1) 信息道德涉及的主要問題 信息道德主要涉及以下幾方面： (1) 隱私問題。要樹立標(biāo)準(zhǔn)，在怎樣的安全保障條件下，關(guān)于個(gè)人或單位的哪些信息必須由他們自己發(fā)布，哪些信息他們可以自己保存，而不被強(qiáng)迫發(fā)布。 (2) 正確性問題。誰有責(zé)任保證信息的權(quán)威性、可信性和正確性？誰來統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤并解決它們？ (3) 產(chǎn)權(quán)問題。誰擁有信息？信息交換的公平價(jià)值是什么？誰擁有傳輸信息的渠道？如何分配這些稀有資源？ (4) 存取權(quán)問題。哪些人有取得信息的特權(quán)？在哪種條件下有哪些安全問題？,2) 信息道德的原則 道德問題不同于法律問題，法律問題一方面要加強(qiáng)法律觀念教育，另一方面要按照法律條文嚴(yán)格執(zhí)法。道德問題只能通過長期的潛移默化的教育來改變。在處理信息技術(shù)以及其他新技術(shù)所帶來的問題時(shí)，有四項(xiàng)道德原則：,(1) 勻稱原則。信息技術(shù)所帶來的好處必須超過其損害或風(fēng)險(xiǎn)，即不能再有別的比其好處多而損害少的方案。 (2) 或許原則。對(duì)信息技術(shù)的影響應(yīng)事先知道，并同意接受風(fēng)險(xiǎn)。 (3) 公正原則。必須公平地分配技術(shù)的好處和負(fù)擔(dān)。誰得到益處誰就應(yīng)當(dāng)承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)份額。誰沒有得到益處，就不應(yīng)當(dāng)承受重大風(fēng)險(xiǎn)。 (4) 風(fēng)險(xiǎn)最小原則。即使以上三原則均被接受，技術(shù)的實(shí)現(xiàn)也應(yīng)盡可能地避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。,一些信息專業(yè)組織也制定了自己的道德準(zhǔn)則，例如：數(shù)據(jù)處理聯(lián)盟，簡稱：DPMA(Data Processing Management Association)；計(jì)算機(jī)聯(lián)盟，簡稱：ACM(Association for Computer Machinery)；計(jì)算機(jī)專業(yè)認(rèn)證協(xié)會(huì)，簡稱：ICCP(Institute for Certification of Computer Professional)；美國信息技術(shù)聯(lián)盟，簡稱：ITAA(Information Technology Association of America)。,下面我們謹(jǐn)以數(shù)據(jù)處理聯(lián)盟(DPMA)為例來作介紹。 對(duì)客戶的道德要求 (1) 經(jīng)一切努力保證自己具有最新的知識(shí)和正確的經(jīng)驗(yàn)，以適應(yīng)工作需要。 (2) 避免興趣上的矛盾，并保護(hù)客戶已經(jīng)意識(shí)到的任何潛在的矛盾。 (3) 保護(hù)客戶委托給我們的信息的隱私性和機(jī)密性。 (4) 不錯(cuò)誤地表達(dá)和刪除源于事情的信息。 (5) 不企圖利用客戶的資源獲得自己的好處，或做任何未經(jīng)批準(zhǔn)的事情。 (6) 不利用計(jì)算機(jī)的缺點(diǎn)得到個(gè)人的好處或達(dá)到個(gè)人的目的。, 對(duì)社會(huì)的道德要求 (1) 用我們的知識(shí)傳播給社會(huì)。 (2) 盡我們最大的努力，保證得到社會(huì)的信任和應(yīng)用。 (3) 支持、尊重和服從地區(qū)、州和聯(lián)邦法律。 (4) 不錯(cuò)誤地表達(dá)和刪除公眾關(guān)心的源于問題和事情的信息，也不允許這種已知的信息擱置作廢。 (5) 不利用個(gè)人或秘密的知識(shí)，不以任何非法的形式得到個(gè)人的好處。, 對(duì)專業(yè)的道德要求 (1) 忠于自己所有的專業(yè)關(guān)系。 (2) 當(dāng)看到非法或不道德的事件時(shí)，應(yīng)采取合適的行動(dòng)。然而當(dāng)反對(duì)任何人的時(shí)候，必須堅(jiān)信自己是有理的、正確的、負(fù)責(zé)任的，并不帶任何個(gè)人情緒。 (3) 盡力與其他人共享自己的專業(yè)知識(shí)。 (4) 和他人合作以達(dá)到了解知識(shí)和識(shí)別問題。 (5) 在沒得到特殊許可和批準(zhǔn)的情況下，不利用信譽(yù)去做其他工作。 (6) 不利用他人缺乏經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)去占便宜，以得到個(gè)人利益。,10.3.3 信息系統(tǒng)運(yùn)行中的管理問題 信息系統(tǒng)和技術(shù)在管理中的應(yīng)用，能夠增強(qiáng)管理者協(xié)調(diào)和控制組織行為的能力，幫助管理者更為有效地做出決策，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)成為任何組織結(jié)構(gòu)中的核心部分，對(duì)管理者和組織都有重要的影響。,1. 管理信息系統(tǒng)對(duì)組織結(jié)構(gòu)的影響 企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與信息系統(tǒng)存在著相互依賴和相互促進(jìn)的關(guān)系。管理信息系統(tǒng)主要在以下幾個(gè)方面對(duì)組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響。,(1) 組織結(jié)構(gòu)扁平化。傳統(tǒng)的集權(quán)型組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出金字塔形狀，由于管理幅度的限制，位于組織高層的領(lǐng)導(dǎo)不能夠直接從底層員工處獲取各類決策信息，只能從中層領(lǐng)導(dǎo)那里得到關(guān)于企業(yè)運(yùn)作情況的信息，信息傳遞過程太長，容易造成信息失真和決策遲緩。管理信息系統(tǒng)建立以后，高層領(lǐng)導(dǎo)可以方便地得到詳細(xì)的基層信息，許多決策問題也不必再由上層或?qū)Ｈ私鉀Q。因此，對(duì)中層管理人員的需求將會(huì)減少。這種趨勢導(dǎo)致企業(yè)決策權(quán)力向下層轉(zhuǎn)移并且逐步分散化，從而使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)由原來的金字塔型向組織結(jié)構(gòu)扁平化方向發(fā)展。,(2) 信息流水平化。現(xiàn)今隨著三層網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(即主機(jī)服務(wù)器客戶機(jī)系統(tǒng))的增長，近年來組織內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得到了快速的擴(kuò)張。電子郵件系統(tǒng)、電子化共享文檔軟件程序的開發(fā)以及企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展都加速了這種趨勢，由此產(chǎn)生的重要結(jié)果就是組織內(nèi)水平信息流的增長。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在組織內(nèi)部的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的組織邊界將被打破，組織體系將更趨于扁平化。由此，組織績效也將得到提高，這是因?yàn)橐脒_(dá)到一流的效率、質(zhì)量、創(chuàng)新和顧客響應(yīng)度，管理者必須打破部門間的壁壘，而組織內(nèi)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就是這樣的工具。 上面兩點(diǎn)可以用圖10-2來直觀顯示管理信息系統(tǒng)對(duì)組織結(jié)構(gòu)的影響。,圖10-2 管理信息系統(tǒng)是如何影響組織結(jié)構(gòu),(3) 虛擬辦公室。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和移動(dòng)通信技術(shù)的普及，管理人員可在旅途中處理公務(wù)，和同事或上下級(jí)進(jìn)行方便的聯(lián)系，甚至在家中工作。近年來，一些公司取消了固定辦公室，員工們主要依靠計(jì)算機(jī)辦公，他們?cè)谵k公室沒有固定的座位，在任何辦公桌上使用計(jì)算機(jī)就可以工作。這種辦公室稱為虛擬辦公室，有些公司干脆成為虛擬組織。由于現(xiàn)代社會(huì)通信和信息交流的便利性，虛擬組織可像實(shí)體組織一樣進(jìn)行公司業(yè)務(wù)運(yùn)作。,(4) 增強(qiáng)了企業(yè)過程重組的成功率。企業(yè)過程重組(BPR，Business Process Reengineering)是指由于外部環(huán)境眾多因素的快速變化，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和組織流程不能停留在現(xiàn)有的水平之上，而應(yīng)考慮運(yùn)作方式及管理過程等的重新設(shè)計(jì)，其中也包括組織結(jié)構(gòu)的重新設(shè)計(jì)。這也是BPR的起因和基本思想。管理信息系統(tǒng)除了對(duì)企業(yè)管理效率的提高和成本的降低具有明顯作用之外，還有更深層次的促進(jìn)企業(yè)運(yùn)作方式和管理過程的變革等作用。這些信息是通過遵循信息的規(guī)律，采用全新的信息資源開發(fā)與利用方式，安排合理的信息流轉(zhuǎn)路徑來實(shí)現(xiàn)的。因此，信息系統(tǒng)對(duì)BPR起到關(guān)鍵作用，它是BPR的技術(shù)基礎(chǔ)，也是BPR成功的保證。信息系統(tǒng)的建設(shè)與BPR同步或者交錯(cuò)開展，可以明顯提高BPR的成功率。,2. 信息系統(tǒng)和競爭優(yōu)勢 競爭優(yōu)勢是企業(yè)在市場競爭中取勝的關(guān)鍵因素。先進(jìn)的信息技術(shù)能明顯提高一個(gè)組織的競爭優(yōu)勢。實(shí)際上，對(duì)競爭優(yōu)勢的研究推動(dòng)了信息系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用。 管理信息系統(tǒng)主要通過以下幾個(gè)方面來增強(qiáng)或者提升組織的競爭優(yōu)勢：通過增強(qiáng)管理者的決策能力，執(zhí)行支持系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)之類的管理信息系統(tǒng)能夠幫助一個(gè)組織增強(qiáng)它的競爭地位。同樣地，通過減少管理層次，現(xiàn)代信息系統(tǒng)能夠直接提高一個(gè)組織的效率。效率之所以能夠提高的原因之一是先進(jìn)的信息系統(tǒng)能夠減少執(zhí)行組織行為所需的雇員人數(shù)。,例如，伊士曼-柯達(dá)公司生產(chǎn)工廠的管理層次曾一度達(dá)到了13個(gè)，這阻隔了負(fù)責(zé)生產(chǎn)的總經(jīng)理和工廠工人的聯(lián)系?，F(xiàn)在，在信息系統(tǒng)的幫助下，管理層減少到4層。與此類似，英特爾公司發(fā)現(xiàn)，通過增加其信息系統(tǒng)的復(fù)雜性，能夠?qū)⒔M織體系的層次從10個(gè)減為5個(gè)。,除此之外，通過增加水平信息流、打破分隔部門的壁壘，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能夠使管理者提高質(zhì)量和顧客響應(yīng)速度，并更加勇于創(chuàng)新。蓮花公司開發(fā)了Lotus Notes系統(tǒng)，它們的經(jīng)歷表明了信息系統(tǒng)是如何加快產(chǎn)品開發(fā)的。蓮花公司的管理者發(fā)現(xiàn)，通過使用他們自己的Notes技術(shù)，在亞洲和歐洲的程序員可以和美國的同行進(jìn)行文檔和信息的實(shí)時(shí)共享，因此幾乎能夠并行地開展工作。結(jié)果，一種新產(chǎn)品的日文版能夠在其英文版發(fā)行后34周內(nèi)上市，而不是像在應(yīng)用Notes之前需要34個(gè)月。,3. 管理信息系統(tǒng)實(shí)施的障礙 盡管有很多優(yōu)點(diǎn)，但是在組織中實(shí)施先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)絕非易事。實(shí)施中困難的因素包括技術(shù)問題、個(gè)人用戶的抵制和組織內(nèi)的政治對(duì)立。 (1) 技術(shù)問題。成功實(shí)施信息系統(tǒng)的一個(gè)主要障礙是缺乏一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。不同的計(jì)算機(jī)和通訊設(shè)備生產(chǎn)商可能使用不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。例如，制造IBM主機(jī)所依據(jù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和康柏服務(wù)器或蘋果電腦是不同的。這些不同的標(biāo)準(zhǔn)很難將不同的設(shè)備集成為一個(gè)很吻合的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的設(shè)備也可能發(fā)現(xiàn)相互之間很難“交談”。,(2) 個(gè)人用戶的抵制。如果一個(gè)組織的信息系統(tǒng)沒有被充分利用，則表明存在來自個(gè)人用戶的抵制。一項(xiàng)研究表明，很多管理者沒有使用他們的決策和執(zhí)行支持系統(tǒng)。其主要原因包括對(duì)技術(shù)的恐懼(技術(shù)恐懼癥)、不能認(rèn)識(shí)技術(shù)的力量以及缺乏內(nèi)部員工的支持。如果技術(shù)能夠?qū)τ脩粲焉?，使先前沒有計(jì)算機(jī)使用經(jīng)驗(yàn)的管理者們易于訪問，那么抵制會(huì)有所減少。用戶友善性增強(qiáng)方式包括具有吸引力的圖形用戶界面，幫助使用者瀏覽和使用系統(tǒng)的易于交互的下拉式菜單等。充分的訓(xùn)練加上稱職的內(nèi)部支持人員，對(duì)管理者理解他們所支配的系統(tǒng)有很大的幫助，從而可以鼓勵(lì)他們使用系統(tǒng)。,(3) 政治對(duì)立。信息系統(tǒng)可