企業(yè)誠(chéng)信管理系統(tǒng)制度

企業(yè)誠(chéng)信管理系統(tǒng)制度目錄一、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度二、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度三、合同簽訂、履行、變更和解除制度四、客戶授信與年審評(píng)價(jià)制度五、客戶誠(chéng)信檔案管理制度六、失信違法行為責(zé)任追究制度一、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)、人員崗位責(zé)任制度公司設(shè)立專門(mén)的誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)，公司副總為誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)的分管領(lǐng)導(dǎo)，任命誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，有專職（或兼職）的誠(chéng)信管理工作人員。（一）誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)職能：1.組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培訓(xùn)誠(chéng)信管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。2.制定、修訂本公司誠(chéng)信政策、誠(chéng)信管理制度、辦法，組織實(shí)施誠(chéng)信管理工作的考核。對(duì)客戶進(jìn)行資信調(diào)查，建立客戶誠(chéng)信檔案，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。3.客戶授信管理：進(jìn)行客戶誠(chéng)信審批，跟蹤客戶，定期對(duì)客戶的誠(chéng)信狀況統(tǒng)計(jì)分析。4.利用征信數(shù)據(jù)庫(kù)資源，幫助銷售部門(mén)開(kāi)拓市場(chǎng)。（二）主要職責(zé)：1、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織誠(chéng)信管理研討會(huì)、案例評(píng)析會(huì)；（2）制定、修訂本公司誠(chéng)信政策、誠(chéng)信管理制度、辦法，組織實(shí)施誠(chéng)信管理工作的考核；（3）統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書(shū)，嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用；（4）制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)；（5）匯總、分析客戶誠(chéng)信數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門(mén)提供咨詢服務(wù)；（6）協(xié)調(diào)與供銷、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)的關(guān)系。2、誠(chéng)信管理員的主要職責(zé)：（1）協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。（2）審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。（3）檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問(wèn)題和糾紛。（4）登記合同臺(tái)帳，做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。（5）發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時(shí)向誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或公司副總報(bào)告。（6）參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。（7）定期向誠(chéng)信管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)誠(chéng)信管理情況。（8）負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。二、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度1、定期組織學(xué)習(xí)國(guó)家關(guān)于誠(chéng)信法律法規(guī)的系統(tǒng)知識(shí)，制訂學(xué)習(xí)內(nèi)容和時(shí)間安排計(jì)劃，按計(jì)劃組織人員學(xué)習(xí)，并做好每次學(xué)習(xí)記錄。2、誠(chéng)信管理人員、銷售、供應(yīng)、財(cái)務(wù)等部門(mén)業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過(guò)合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)和考核，取得合格證書(shū)；專、兼職誠(chéng)信管理員還必須取得誠(chéng)信管理職業(yè)資格培訓(xùn)合格證書(shū)。3、公司分管誠(chéng)信工作的負(fù)責(zé)人定期組織活動(dòng)，結(jié)合誠(chéng)信管理中碰到的實(shí)際問(wèn)題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問(wèn)題。組織研討會(huì)，案例分析會(huì)等，并做好書(shū)面記錄。三、合同簽訂、履行、變更和解除制度（一）合同簽訂管理1、合同承辦人簽約前必須對(duì)對(duì)方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進(jìn)行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同評(píng)審機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)審。2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。集團(tuán)公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門(mén)不得以本部門(mén)的名義或擅自以其他單位、部門(mén)的名義對(duì)外簽訂合同。嚴(yán)禁其他公司或個(gè)人所辦各類企業(yè)以本公司及下屬單位的名義對(duì)外簽訂合同。3、公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。4、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。5、銷售部門(mén)必須使用國(guó)家統(tǒng)一的購(gòu)銷合同文本對(duì)外簽訂合同；供應(yīng)部門(mén)外出采購(gòu)盡可能采用統(tǒng)一的購(gòu)銷合同文本。如果沒(méi)有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類似的示范文本。采用合同示范文本時(shí)，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補(bǔ)充約定。各部門(mén)所需的合同文本由公司誠(chéng)信管理員統(tǒng)一購(gòu)買或定制。6、合同及其有關(guān)的書(shū)面材料，應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī)范，字跡（符號(hào)）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語(yǔ)準(zhǔn)確、無(wú)歧義。7、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和報(bào)酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。8、對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)或法院。9、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。10、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。11、凡持有合同專用章的部門(mén)和分公司，應(yīng)做到合法使用、專人保管。技術(shù)合同專用章由誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。12、合同專用章不得代用，混用。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進(jìn)行違法活動(dòng)，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，依法追究其行政和法律責(zé)任。13、凡遇合同專用章遺失，應(yīng)立即向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將本部門(mén)批示意見(jiàn)送誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)備案，在當(dāng)?shù)厥屑?jí)報(bào)紙上刊登遺失聲明，辦理相關(guān)證明材料。14、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)部門(mén)收付款物的依據(jù)。（二）合同履約管理1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。2、在履行合同過(guò)程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書(shū)面異議。4、合同結(jié)算必須通過(guò)本單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕結(jié)算。5、凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。6、誠(chéng)信管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時(shí)間順序及時(shí)建立合同簽訂與履行情況臺(tái)帳。（三）合同的變更和解除1、合同的變更與解除由合同承辦人以書(shū)面形式報(bào)合同評(píng)審機(jī)構(gòu)審核，批準(zhǔn)后，盡快與對(duì)方簽訂變更或解除協(xié)議。2、對(duì)方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書(shū)面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。3、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。4、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)報(bào)告。5、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說(shuō)明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書(shū)面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。四、客戶授信與年審評(píng)價(jià)制度1、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)系溝通，及時(shí)掌握客戶的誠(chéng)信信息，對(duì)客戶實(shí)行分級(jí)管理，將客戶的誠(chéng)信等級(jí)分為A、B、C、D四級(jí)，分別制訂不同誠(chéng)信等級(jí)所對(duì)應(yīng)的誠(chéng)信額度、誠(chéng)信期限、誠(chéng)信折扣。2、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立每位客戶包括名稱、住所、法定代表人、注冊(cè)資金、電話、誠(chéng)信標(biāo)準(zhǔn)、誠(chéng)信等級(jí)內(nèi)容的表單，并及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。3、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定客戶誠(chéng)信申請(qǐng)表、客戶調(diào)查表、客戶誠(chéng)信審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)信函等表格；受理客戶誠(chéng)信申請(qǐng)；采用對(duì)客戶進(jìn)行走訪、調(diào)查、向有關(guān)部門(mén)收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息，填寫(xiě)客戶調(diào)查表，對(duì)客戶進(jìn)行誠(chéng)信評(píng)級(jí)，報(bào)主管副總審批后，確定誠(chéng)信等級(jí)，并及時(shí)回復(fù)客戶。4、對(duì)客戶實(shí)行跟蹤管理，補(bǔ)充客戶誠(chéng)信信息，每年末對(duì)客戶的誠(chéng)信狀況進(jìn)行匯總分析，形成書(shū)面的年審評(píng)價(jià)報(bào)告，并根據(jù)年審報(bào)告及時(shí)調(diào)整客戶誠(chéng)信等級(jí)。5、對(duì)延遲付清款物的客戶，視情節(jié)輕重給予誠(chéng)信等級(jí)的降級(jí)處理；對(duì)惡意拖欠款物的客戶授信額度為0，要求采用即時(shí)清結(jié)的方式或列入黑名單，拒絕業(yè)務(wù)往來(lái)。6、各業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)收集客戶信息并向誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)反饋；誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期將客戶誠(chéng)信狀況評(píng)價(jià)結(jié)果反饋公司各相關(guān)部門(mén)。五、客戶誠(chéng)信檔案管理制度1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容： 談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件； 對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件； 對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件； 對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書(shū)的原件或復(fù)印件； 我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書(shū)的原件和復(fù)印件； 對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件； 雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料； 登記、見(jiàn)證、鑒證、公證等文書(shū)資料； 合同正本、副本及變更、解除合同的書(shū)面協(xié)議； 標(biāo)的驗(yàn)收記錄； 交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。2、公司所有合同都必須按部門(mén)編號(hào)。誠(chéng)信管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺(tái)帳。3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交誠(chéng)信管理員。誠(chéng)信管理員對(duì)合同檔案資料核實(shí)后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室歸檔。4、建立完整的客戶誠(chéng)信資料，包括客戶誠(chéng)信申請(qǐng)表、客戶調(diào)查表、客戶誠(chéng)信審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)函、客戶誠(chéng)信表單、授信資料、年審評(píng)價(jià)報(bào)告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財(cái)務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來(lái)銀行、經(jīng)營(yíng)狀況等調(diào)查原始資料。六、失信違法行為責(zé)任追究制度(一)、對(duì)方發(fā)生失信違法行為，可酌情采取下列措施：1、取消賒銷條件；2、停止供貨；3、取消供貨資格；4、訴諸法律。（二）、本企業(yè)發(fā)生失信違法行為的可能表現(xiàn)形式與糾正措施：1、表現(xiàn)形式：個(gè)人擅自以公司名義對(duì)外簽訂合同并違約或騙取款物、產(chǎn)品合格率未達(dá)標(biāo)、拖欠貨款或其他。2、糾正措施：及時(shí)書(shū)面告知對(duì)方，說(shuō)明原由；依法賠償對(duì)方損失；撤消過(guò)錯(cuò)當(dāng)事人的職務(wù)、開(kāi)除直至依法追究其法律責(zé)任。3、合同糾紛處理：發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報(bào)誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)，提供材料。4、合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)配合好公司誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)參加仲裁或訴訟。5、解決合同糾紛的申請(qǐng)書(shū)、起訴書(shū)、答辯