數(shù)碼照片檔案的管理與研究.doc

數(shù)碼照片檔案的管理與研究 文/中國電子科技集團公司第51研究所何涓 【摘要】隨著數(shù)碼相機的普及，各單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片越來越多，做好這些數(shù)碼照片檔案的收集、歸檔和保管工作，是目前檔案工作中需要解決的新課題。 關(guān)鍵詞數(shù)碼照片；檔案；管理；研究 隨著數(shù)碼相機的普及，各單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片越來越多，做好這些數(shù)碼照片檔案的收集、和歸檔保管工作，是目前檔案工作中需要解決的新課題。 一、數(shù)碼照片檔案的特點及其管理規(guī)范 （一）數(shù)碼照片是數(shù)碼技術(shù)和照相攝影技術(shù)的完美結(jié)合體，是數(shù)字化的攝影作品。它是利用感光電子元件（CCD或CMOS），將真實世界的信息（光學(xué)信號）轉(zhuǎn)換成二進制數(shù)字信息，并在存儲載體上記錄保存起來。數(shù)碼照片是可依賴于計算機系統(tǒng)閱讀處理，并可通過網(wǎng)絡(luò)進行傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)照片而言，優(yōu)點是成像迅速，處理快捷，傳輸范圍廣，手段豐富，檢索方便等；缺點是對軟硬件依賴性強，格式多，容易被修改，易感染病毒等。數(shù)碼照片既是照片又是數(shù)據(jù)底片，相機拍攝后形成的沒有調(diào)整修改的數(shù)碼影像元數(shù)據(jù)比底片收集容易得多。數(shù)碼照片歸檔后就作為檔案保存了，形成了數(shù)碼照片檔案。 （二）傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)翻拍或掃描，等同于進行了數(shù)字化處理，形成了數(shù)碼照片，方便管理與利用；數(shù)碼照片可以沖印或打印成紙質(zhì)照片，也可以生成傳統(tǒng)底片。 （三）數(shù)碼照片檔案的管理目前國家還沒有出臺專門的標準和規(guī)范。數(shù)碼照片既是同傳統(tǒng)照片一樣的光學(xué)照片又是電子文件。所以，既要遵循照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-xx），又要遵循電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-xx）。 二、數(shù)碼照片的超前控制 數(shù)碼照片的超前控制是指提前設(shè)計和規(guī)劃好將要生成的數(shù)碼照片的各種屬性、品質(zhì)及歸檔狀況，并對生成過程進行控制，使得照片按設(shè)計好的目標生成，從而保證數(shù)碼照片能滿足歸檔的技術(shù)要求，有利于歸檔后的維護和高效利用。 （一）拍攝型數(shù)碼照片的超前控制。1.存儲格式的選擇。依據(jù)照片的用途和拍攝對象的特點，選擇恰當?shù)母袷?，如JPEG，TIFF等。2.分辨率控制。數(shù)碼照片最低采用1600*1200的分辨率，滿足沖印出常見的高品質(zhì)5寸照片的質(zhì)量要求。3.元數(shù)據(jù)控制。包括拍攝日期設(shè)定，拍攝者代碼，拍攝現(xiàn)場信息內(nèi)容的文本記錄。4.拍攝技術(shù)指標控制。相機上設(shè)置的光線、色彩、構(gòu)圖、測光、曝光指數(shù)、白平衡等指標的控制。這些指標考驗拍攝者的技術(shù)水平。5.硬件選擇。為了達到各項預(yù)設(shè)指標，需選擇合適的數(shù)碼相機及其附件。 （二）掃描型數(shù)碼照片的超前控制。1.原件的保護。對于要掃描的原件，事先要進行清潔、去污、修復(fù)等技術(shù)處理，從而保證掃描后的影像質(zhì)量。2.掃描模式選擇。確定恰當?shù)膾呙枘Ｊ健D像類型及色彩模式的選擇，確保掃描后圖像的質(zhì)量，又能節(jié)省存儲空間。3.輸出格式及分辨率控制。依據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-xx），確定TIFF和JPEG兩個格式為掃描儀存檔標準。4.圖像處理。糾正偏差，比如旋轉(zhuǎn)、拼接、去污、銳化、色彩等調(diào)整。不能破壞真實，只能再現(xiàn)真實。5.硬件的控制與選擇。依據(jù)掃描的類型、規(guī)格等指標，選擇合適的掃描儀。 三、數(shù)碼照片的收集工作 數(shù)碼照片收集工作的原則是要有利于檔案的完整成套，有利于安全管理，有利于利用。 （一）收集范圍。鑒于數(shù)碼照片的特殊性及歸檔后管理與利用的需要，其收集范圍要比傳統(tǒng)的底片照片的歸檔范圍寬。凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數(shù)碼照片均屬于收集范圍。包括重要會議、重大活動、重大事故、重點工程、儀器設(shè)備、實物檔案等照片。 （二）收集要求。首先，數(shù)碼照片需要專人收集。數(shù)碼照片復(fù)制方便，導(dǎo)入導(dǎo)出方便，不安排專人集中收集，很容易丟失。因此，各單位要指定專人負責本部門相關(guān)內(nèi)容的數(shù)碼照片的拍攝工作，并定期向檔案部門移交。其次，要做好照片模式及存檔格式質(zhì)量的控制。負責數(shù)碼照片收集和移交的工作人員必須嚴格依照數(shù)碼照片超前控制中的各項指標的要求來做好整個過程的管理。再次，數(shù)碼照片的審核和技術(shù)處理也不可缺少。數(shù)碼照片的審核主要指質(zhì)量鑒定、遴選、元數(shù)據(jù)檢查與補錄。其中，鑒定包括真實性鑒定，可讀性鑒定，病毒檢查和攝影質(zhì)量審查。而對于存在技術(shù)缺陷又無法重拍的數(shù)碼照片可以進行適度的技術(shù)處理。四、數(shù)碼照片的工作 數(shù)碼照片的工作要有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)。 （一）在過程中，要注意根據(jù)照片所反映的內(nèi)容。包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等，制作相應(yīng)的文字說明文件readme.doc，包括：1.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。2.時間：事件發(fā)生或事物產(chǎn)生的時間和拍攝時間。3.地點：被攝物所在的具體地點。4.人名（或物名）：照片影像上主要人物的姓名或?qū)嵨锏拿Q。5.背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景。6.攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。綜合運用好這6個要素，內(nèi)容力爭準確，文字務(wù)必簡潔，語言描述通暢，并注意用阿拉伯數(shù)字表示時間。 （二）按照項目及產(chǎn)生時間順序排列和組合，不同項目的照片不能混放。對照片進行排列組合時，要注意先排組再排張。有密切聯(lián)系的照片組合為一組照片，組與組的排列按形成時間的先后順序而定。 （三）排列好的數(shù)碼照片需按年度刻錄在光盤內(nèi)。1個年度1張光盤，如果空間不夠，可追加多張，逐一編號即可?？啼浐玫墓獗P最起碼應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套供借查閱使用。 五、數(shù)碼照片的歸檔工作 數(shù)碼照片的歸檔比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片復(fù)雜，檔案管理人員要督促承辦部門及時收集，并履行審核、驗收、歸檔手續(xù)。一是屬于收集與歸檔范圍的數(shù)碼照片應(yīng)定期向檔案管理部門歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為己有。二是歸檔的數(shù)碼照片要求達到各項超前控制指標的要求，畫面清晰完整，未加修飾剪裁。文字說明文件中應(yīng)包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素，缺一不可。三是歸檔的數(shù)碼照片檔案必須齊全完整，應(yīng)是原件、原版，并刻錄成光盤（DVD，VCD），盤片應(yīng)該為原盤，并具備保存和利用價值。四是在刻錄好的光盤盒上按照SJ/T11156-1998計算機輔助設(shè)計文件檔案管理制度的規(guī)定，貼上標準格式的光盤封面，其中包括檔號、標題名稱、保管期限、密級、硬件軟件環(huán)境等等說明內(nèi)容，最后編制光盤目錄，并分類入電子柜。五是如果有已經(jīng)洗出來的照片，則按照文書檔案和科技檔案兩大類分別編號登記。首先我們給照片編號，文書檔案中的檔號包括類別、照片標志符、照片順序號；科技檔案中檔號包括類別、項目代號、照片標志符、照片順序號。在反面左上角編號。隨后，我們再編制照片目錄：目錄包括檔號，拍攝時間、照片名稱、照片張數(shù)等內(nèi)容。最后，按檔號分別依此裝入照片冊，并標明每張照片的拍攝時間及內(nèi)容。要注意的是，根據(jù)照片所反映的內(nèi)容，按項目及產(chǎn)生的時間順序排列和組合，不同項目的照片不能混放。 六、數(shù)碼照片檔案的保管工作 數(shù)碼影像數(shù)據(jù)來得快去得也快，由于病毒的侵入，計算機硬件的損壞，誤操作，以及一些不可抗拒的外力因素等影響，使得數(shù)據(jù)丟失損壞并不罕見。但是刻錄成光盤后，也會有很多不安全因素，時間長久，天氣溫濕度，或多或少都會影響光盤的質(zhì)量。 如何解決這些問題呢，我們可以從下面幾點做起。一是要確保數(shù)碼照片檔案的信息不被修改、破壞，歸檔時必須刻錄到只讀光盤上進行脫機保存。禁止使用U盤、硬盤作為數(shù)碼照片的存儲介質(zhì)。二是保存數(shù)碼照片檔案的庫房必須具備“六防”條件（防火