行政主管崗位說明書

崗位說明書崗位名稱行政人事主管崗位編號(hào)所在部門管理部崗位定員1直接上級(jí)管理部部長(zhǎng)薪酬類型月薪直接下級(jí)工資等級(jí)C級(jí)可輪換崗位行政主管、人事主管崗位分析日期職責(zé)概要：在上級(jí)指導(dǎo)下負(fù)責(zé)公司日常行政及人事工作的開展，協(xié)助上級(jí)全面展開和維護(hù)公司正常管理秩序，并負(fù)責(zé)監(jiān)控公司各部門人員關(guān)于公司管理制度及措施的落實(shí)、執(zhí)行情況職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)協(xié)助總經(jīng)理制定主要目標(biāo)和計(jì)劃，參與或協(xié)助總經(jīng)理執(zhí)行公司相關(guān)行政或人事政策、制度并監(jiān)督、檢查、跟蹤執(zhí)行情況，并向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)、反饋情況工作任務(wù)有效協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開展公司的行政及人事管理工作，適時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供合理化建議；結(jié)合公司的發(fā)展目標(biāo)，合理制定公司行政和人事年度目標(biāo)計(jì)劃并進(jìn)行有效分解和落實(shí)；根據(jù)公司發(fā)展需要合理制定相關(guān)人事或行政管理政策、制度，報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、落實(shí)，必要時(shí)協(xié)助實(shí)施；對(duì)制度的執(zhí)行情況及時(shí)向上級(jí)主管匯報(bào)、反饋，對(duì)違反公司政策或制度的情況及時(shí)有效處理和引導(dǎo)。根據(jù)公司發(fā)展為化及時(shí)對(duì)政策或制度提出合理化完善意見;積極關(guān)注國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)法規(guī)與勞動(dòng)條款，并及時(shí)上報(bào)并提出相應(yīng)方案，使公司用工手續(xù)符合國(guó)家規(guī)定，合情、合理、合法的避免一切勞務(wù)糾紛。職責(zé)二職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司的各類文件、報(bào)告的制定、下發(fā)、推行，公司相關(guān)資料和信息收集、分類、建擋與管理工作任務(wù)根據(jù)公司或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的需要制定各類文件和報(bào)告，根據(jù)文件和報(bào)告內(nèi)容下發(fā)至相關(guān)部門和人員，并推行文件指示，跟蹤落實(shí)和推行情況，及時(shí)向上級(jí)反饋；負(fù)責(zé)收集、整理與公司相關(guān)的各類信息和數(shù)據(jù)，根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類、裝訂、編號(hào)，并對(duì)文件進(jìn)行分類建檔管理。職責(zé)三職責(zé)表述：制定公司各項(xiàng)管理制度,妥善保管公司印章,有關(guān)執(zhí)照,并按照規(guī)定程序使用，按時(shí)年檢工作任務(wù)結(jié)合公司實(shí)際發(fā)展情況制定和完善各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反公司制度管理的情況做好監(jiān)控和跟進(jìn)，必要時(shí)協(xié)助處理和引導(dǎo)；對(duì)所轄范圍內(nèi)的公司印章和證件的妥善管理和維護(hù)，根據(jù)公司發(fā)展情況的變化，做好印章或證件的更新或處理，并對(duì)印章和印件使用情況做好登記；公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照每年5月31日前到工商局年檢，組織機(jī)構(gòu)代碼證每年12月31日前到質(zhì)監(jiān)局年檢；其它相關(guān)證照均應(yīng)按證件所示要求期限完成相關(guān)手續(xù)的辦理和年審工作；督促和指導(dǎo)各專賣店人員進(jìn)行營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢，并及時(shí)跟進(jìn)年檢情況。職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)員工的招聘、組織安排培訓(xùn)、考核和調(diào)配，以及入職員工的績(jī)效考核、社保辦理等工作，保證公司人員的正常、穩(wěn)定工作任務(wù)根據(jù)公司發(fā)展需要，提前做好人員的招聘和儲(chǔ)備工作，及時(shí)組織、安排新進(jìn)員工進(jìn)行企業(yè)文化、崗位職責(zé)和專業(yè)技能的培訓(xùn)；對(duì)公司管理人員定期進(jìn)行企業(yè)文化和規(guī)章制度的培訓(xùn)，出現(xiàn)與公司文化及制度相違背的意向時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行正確引導(dǎo)；負(fù)責(zé)公司所有員工績(jī)效考核表的收集并提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格按照公司績(jī)效考核制度，對(duì)下屬進(jìn)行績(jī)效考核，每月根據(jù)員工績(jī)效情況進(jìn)行面談，共同制定改進(jìn)目標(biāo)，不斷提高員工工作效率和能力；負(fù)責(zé)對(duì)公司每周工作跟進(jìn)表進(jìn)行收集、初審并提出完善建議，協(xié)助各部門主管對(duì)其部門下屬的工作跟進(jìn)表的指導(dǎo)，及時(shí)將公司每周的工作跟進(jìn)表提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)審；負(fù)責(zé)公司所有員工的社會(huì)保險(xiǎn)辦理及相關(guān)事宜，每月20日前到社保處辦理公司員工異動(dòng)；經(jīng)常了解和關(guān)注員工心理狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)并幫助調(diào)整，重大問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)后征求處理意見，確保公司人員穩(wěn)定。職責(zé)五職責(zé)表述：負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)，維護(hù)公司各部門間的良好關(guān)系工作任務(wù)了解公司各部門的基本工作內(nèi)容和流程，維護(hù)、協(xié)調(diào)各部門之間的良好協(xié)作關(guān)系，按照各崗位的要求和標(biāo)準(zhǔn)配備適宜的人員，保證各部門工作秩序的正常進(jìn)行；結(jié)合公司發(fā)展，以及各部門的需求，對(duì)各部門人員及工作安排等問題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。職責(zé)六職責(zé)表述：在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)下，全面開展公司的日常行政管理工作，有效保障公司正常秩序的進(jìn)行；公司日常行政管理的運(yùn)作工作任務(wù)對(duì)員工的日?？记谇闆r進(jìn)行監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)查找原因，并指導(dǎo)糾正，確保行政管理秩序的規(guī)范性；監(jiān)督公司員工遵守公司勞動(dòng)紀(jì)律和各項(xiàng)規(guī)章制度，發(fā)現(xiàn)違反規(guī)章制度的行為及時(shí)制止并合理進(jìn)行引導(dǎo)；有效協(xié)助和監(jiān)督其它部門主管的行政管理工作，必要時(shí)協(xié)助落實(shí)，以加強(qiáng)公司團(tuán)隊(duì)管理建設(shè)；結(jié)合企業(yè)文化特點(diǎn)，運(yùn)用培訓(xùn)、活動(dòng)、學(xué)習(xí)、制度貫徹、物質(zhì)文化激勵(lì)等各種合理方式，加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)識(shí)和理解，提升企業(yè)員工核心凝聚力和社會(huì)美譽(yù)度。職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)組織公司每周例會(huì)等各項(xiàng)會(huì)議，保證會(huì)議質(zhì)量，對(duì)于會(huì)議決策和會(huì)議精神落實(shí)、貫徹和檢查工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司每周例會(huì)的組織與召開，對(duì)例會(huì)情況進(jìn)行記錄，會(huì)中對(duì)上周各部門工作進(jìn)行總結(jié)，本周工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)工作中各部門的困難和問題進(jìn)行協(xié)調(diào)或解決，使例會(huì)有效協(xié)助各部門提升工作效率；做好公司其它相關(guān)會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，會(huì)前確定會(huì)議主題并發(fā)布通知，聯(lián)系與會(huì)人員并準(zhǔn)備相關(guān)資料，會(huì)中內(nèi)容應(yīng)切合主題，控制會(huì)場(chǎng)紀(jì)律和會(huì)議時(shí)間，做好會(huì)議記錄，會(huì)后負(fù)責(zé)會(huì)中問題的改善或決策的落實(shí)情況，并將執(zhí)行情況及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。職責(zé)九職責(zé)表述：負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的設(shè)備、設(shè)施的采購(gòu)、維護(hù)、保養(yǎng)等管理工作，保障辦公環(huán)境清潔衛(wèi)生工作任務(wù)根據(jù)工作需要，合理控制公司辦公采購(gòu)成本，同時(shí)保障公司正常辦公所需；負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、分發(fā)、保管、領(lǐng)用、登記管理工作；定期進(jìn)行公司辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)工作，確保辦公設(shè)備的正常使用，發(fā)生故障時(shí)及時(shí)處理或聯(lián)系外修，不影響正常工作；負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督辦公室衛(wèi)生清潔實(shí)施工作，確保辦公環(huán)境清潔衛(wèi)生；對(duì)所有辦公區(qū)域進(jìn)行合理的衛(wèi)生保潔責(zé)任劃分，保持辦公環(huán)境的整潔。權(quán)力：1、對(duì)公司各種會(huì)議決策落實(shí)和工作指令完成的督辦權(quán)； 2、對(duì)公司行政文件、印章、證照的管理使用權(quán)；3、終端賣場(chǎng)費(fèi)用報(bào)銷的初審權(quán)；4、對(duì)公司各項(xiàng)制度的修改建議與監(jiān)督權(quán)；5、對(duì)公司員工日?？记诠芾砗捅O(jiān)督權(quán)；工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系1、所受監(jiān)督：受公司總經(jīng)理、管理部部長(zhǎng)的監(jiān)督；2、所施監(jiān)督：對(duì)公司員工日常行為及考勤的管理與監(jiān)督；對(duì)本部門人員日常工作的管理與監(jiān)督；3、合作關(guān)系：在日常工作期間與公司其它部門發(fā)生的工作聯(lián)系。外部協(xié)調(diào)關(guān)系因工作需要可能會(huì)與工商所、質(zhì)監(jiān)局、社保局、勞動(dòng)局、人才市場(chǎng)等部門進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系工作時(shí)間：一般按照作息時(shí)間上下班，有時(shí)在作息時(shí)間以外需自覺完成本職工作，遇突發(fā)狀況需第一時(shí)間到現(xiàn)場(chǎng)處理工作環(huán)境：主要在辦公室，有時(shí)因工作需要外出辦理工作事務(wù)或外出采購(gòu)參加會(huì)議：周例會(huì)、行政管理會(huì)議、公司年度總結(jié)管理會(huì)議、其它公司要求必須參加的會(huì)議任職資格：教育水平及專業(yè)本科及以上學(xué)歷，行政管理、工商管理、人力資源或相關(guān)專業(yè)技能、知識(shí)具有較好的行政管理能力，突發(fā)事件的處理能力和人際交往能力，溝通表達(dá)及協(xié)調(diào)組織能力，較強(qiáng)的公文寫作能力，且具備一定的團(tuán)隊(duì)管理經(jīng)驗(yàn)；能夠熟練使用網(wǎng)絡(luò)和辦公軟件。培訓(xùn)經(jīng)歷人力資源培訓(xùn)、行政管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)五年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，二年以上人事管理工作經(jīng)驗(yàn)個(gè)人素質(zhì)具有較強(qiáng)的執(zhí)行力、親和力和人際交往能力；具有較好的管理能力和創(chuàng)新能力、公文寫作能力；有強(qiáng)烈的責(zé)任心、能挑戰(zhàn)較困難或壓力較大的工作；績(jī)效考核指標(biāo)：序號(hào)量化項(xiàng)目考核指標(biāo)指標(biāo)說明權(quán)重1日常行政管理制度有效執(zhí)行率每月員工出現(xiàn)違反制度情況不得超過 次出現(xiàn)重大違規(guī)情況不得超過 次10%工作任務(wù)完成及時(shí)率個(gè)人每月工作任務(wù)未有效及時(shí)處理或完成不得超過 次出現(xiàn)不按時(shí)完成或處理致使公司出現(xiàn)重大損失不得超過 次每月員行政部下達(dá)工作任務(wù)員工未按時(shí)完成不得超過 次10%衛(wèi)生達(dá)標(biāo)率每月衛(wèi)生檢查達(dá)標(biāo)天數(shù)與每月衛(wèi)生檢查總天數(shù)的比率5%2資料完備率文檔資料完整率各類文檔資料及時(shí)錄入、保存、歸檔、完整性等失識(shí)每月不得超過 次出現(xiàn)重大失誤致使公司出現(xiàn)重大損失不得超過 次10%證照完整有效率證件、印章保管及使用不當(dāng)概率為0證照年檢及時(shí)率應(yīng)達(dá)100%10%3費(fèi)用控制費(fèi)用控制有效率月度費(fèi)用控制是否在既定的預(yù)算范圍內(nèi)10%4行政辦公設(shè)備管理設(shè)備完好率行政辦公設(shè)備完