現(xiàn)代職業(yè)秘書(shū)實(shí)務(wù)第2章.ppt

第二章秘書(shū)的基本條件 第一節(jié)從事秘書(shū)工作的前提條件 秘書(shū)是上司的助手 而上司一般都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人 只有具備了一定的條件 才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手 做好秘書(shū)工作 一 成熟的白領(lǐng)1 職業(yè)要求作為秘書(shū) 她 他 必須首先是一個(gè)成熟的白領(lǐng) 這一點(diǎn)是由秘書(shū)工作的性質(zhì)決定的 秘書(shū)在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖 秘書(shū)在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖 2 白領(lǐng)成熟的標(biāo)志 白領(lǐng)成熟的主要標(biāo)志是精神上的自立 所謂精神自立 就是當(dāng)他面對(duì)自己工作與生活中的問(wèn)題時(shí) 他會(huì)用自己的頭腦作出判斷 想出解決問(wèn)題的辦法 并且自己動(dòng)手去解決問(wèn)題 一個(gè)成熟的秘書(shū) 要具備相當(dāng)?shù)纳鐣?huì)常識(shí) 了解公司的規(guī)章制度 各種潛規(guī)則 其次她做事沉著而又靈活 工作踏實(shí) 具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任感強(qiáng) 富于團(tuán)隊(duì)精神 能自覺(jué)進(jìn)行自我管理 二 自我管理 由于秘書(shū)處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置 所以 秘書(shū)必須在工作中隨時(shí)約束自己的行為 自覺(jué)地進(jìn)行自我管理 1 學(xué)習(xí)管理 隨時(shí) 充電 2 時(shí)間管理 做好計(jì)劃3 健康管理 身心健康4 感情管理 不感情用事 避免辦公室戀情5 金錢管理 成本管理 個(gè)人 理財(cái)計(jì)劃 第二節(jié)從事秘書(shū)工作的思想準(zhǔn)備 秘書(shū)新人即剛剛進(jìn)入秘書(shū)工作崗位的秘書(shū)從來(lái)人員1 工作 簡(jiǎn)單 2 工作繁重3 待遇較 低 4 工作 清閑 一 適應(yīng)秘書(shū)新人工作的特點(diǎn) 二 注重自我提升 1 充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性實(shí)用案例 參見(jiàn)書(shū)本第8頁(yè)發(fā)揮主觀能動(dòng)性 秘書(shū)并不是算盤(pán)珠子 2 提高工作的含金量 實(shí)用案例 參見(jiàn)書(shū)本第9頁(yè)秘書(shū)并不只是一個(gè)簡(jiǎn)單的 傳聲筒 在傳遞信息的過(guò)程中 還盡可能地給它增加 附加值 3 充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢(shì) 實(shí)用案例 參見(jiàn)書(shū)本第10頁(yè)秘書(shū)只是秘書(shū) 要求秘書(shū)是個(gè) 百事通 并不現(xiàn)實(shí)在老板征詢自己的意見(jiàn)時(shí) 用 不知道 來(lái)應(yīng)付 而不是以積極采取措施的態(tài)度來(lái)回答 我去查一下 或 我去問(wèn)一下 則不可原諒 4 在 打雜 中創(chuàng)造機(jī)會(huì) 實(shí)用案例 參見(jiàn)書(shū)本第10 11頁(yè)不僅要有主動(dòng)積極的精神 還需要勇氣 案例分析 小萌是東北通用機(jī)械股份有限公司總裁辦的秘書(shū) 小萌是英語(yǔ)專業(yè)的碩士畢業(yè)生 半年前來(lái)到總裁辦 平時(shí)也只是打雜 如接電話 取文件 寫(xiě)通知等 但是 她并不覺(jué)得自己是大材小用從而感到委屈 她認(rèn)為如果自己連 雜 都打不好 領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)把更重要的工作交給自己 上個(gè)月的一天 總裁讓她到四樓的研發(fā)部取份材料 他說(shuō)自己剛給技術(shù)總監(jiān)打過(guò)電話 技術(shù)總監(jiān)給她的是一份公司開(kāi)發(fā)納米產(chǎn)品的可行性報(bào)告 由于機(jī)加工行業(yè)的利潤(rùn)率越來(lái)越低 所以 公司決定開(kāi)發(fā)系列納米產(chǎn)品 以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn) 她習(xí)慣性地仔細(xì)閱讀了自己經(jīng)手的材料 看完可行性報(bào)告之后 她預(yù)感到公司有可能要進(jìn)行這方面的投資 于是 她開(kāi)始注意收集有關(guān) 納米 的材料 過(guò)去她對(duì) 納米 也沒(méi)什么了解 現(xiàn)在她不僅注意收集信息 而且還充分利用自己工作上的便利條件 在與研發(fā)部打交道時(shí) 注意跟有關(guān)人員 套磁 如經(jīng)常開(kāi)開(kāi)玩笑說(shuō)說(shuō)笑話 向他們請(qǐng)教關(guān)納米方面的一些問(wèn)題 見(jiàn)總裁辦秘書(shū)向自己討教 工程師們自然誨人不倦 久而久之 小萌不僅積累了豐富的納米知識(shí) 而且還與從事納米產(chǎn)品前期研發(fā)的工程師們建立了良好的關(guān)系 由于大多數(shù)董事過(guò)去都是從事機(jī)械加工的 對(duì) 納米 沒(méi)什么了解 所以 盡技術(shù)總監(jiān)用原子 電子負(fù)荷等理論解釋了半天 大家仍然感到有些云里霧里 眼看會(huì)議陷入僵局 總裁有些坐不住了 這時(shí) 坐在他身后負(fù)責(zé)擔(dān)任會(huì)議記錄的小萌悄聲問(wèn)總裁是否可以讓自己解釋一下什么是納米 總裁馬上點(diǎn)頭 于是 小萌用非常通俗的語(yǔ)言解析了什么叫納米和納米產(chǎn)品的功效 會(huì)議達(dá)到了預(yù)期的目的 結(jié)束時(shí)總裁宣布讓小萌負(fù)責(zé)公司整個(gè)納米項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作 這樣 當(dāng)總裁讓她負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目時(shí) 她早己胸有成竹了 提問(wèn) 案例中 秘書(shū)小萌如何利用 打雜 的優(yōu)勢(shì) 不斷創(chuàng)造機(jī)會(huì) 追求發(fā)展 第三節(jié)秘書(shū)必備的品質(zhì) 一 認(rèn)真二 誠(chéng)實(shí)三 謙遜四 合群五 寬厚六 自信七 縝密 實(shí)用案例 八 有上進(jìn)心九 幽默風(fēng)趣 秘書(shū)必備的品質(zhì) 實(shí)用案例之 縝密 參見(jiàn)書(shū)本第18頁(yè)對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō) 那種認(rèn)為以前沒(méi)有發(fā)生過(guò) 以后也決不會(huì)發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的 秘書(shū)必須辦事縝密 留有余地 事事考慮在先 第四節(jié)秘書(shū)必備的能力 一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū) 要圓滿完成上司交代的工作 她還必須具備高度的理解能力 敏銳的洞察能力 廣泛的信息收集能力 優(yōu)秀的寫(xiě)作能力和出色的交流溝通能力 一 判斷能力與執(zhí)行能力 1 能分析問(wèn)題實(shí)用案例 參見(jiàn)書(shū)本第20頁(yè)冷靜分析 唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做 2 具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)3 能迅速采取行動(dòng) 二 理解能力與洞察能力 實(shí)用案例 參見(jiàn)書(shū)本第21頁(yè)作為秘書(shū)需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力 對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解 如果你能站在上司的角度看問(wèn)題 那么 你不僅能理解上司對(duì)你各項(xiàng)工作的要求 而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作 三 信息收集能力和寫(xiě)作能力 對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō) 你首先要知道 什么是信息 只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息 秘書(shū)收集到信息后要把它們寫(xiě)成專題報(bào)告 另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書(shū) 比要代替上司起草講話稿等 所以 寫(xiě)作能力對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是不可欠缺的 四 交流溝通能力 處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書(shū) 在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用非常重要 一般來(lái)說(shuō) 上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系 作為秘書(shū)必須了解上司的這些人脈關(guān)系 并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通 第五節(jié)秘書(shū)的儀表 一 打扮的基本原則 1 保持大眾化2 切忌標(biāo)新立異3 保持蓬勃朝氣 二 基本的儀表 1 發(fā)型 秘書(shū)最好留短發(fā) 短發(fā)長(zhǎng)度要在肩以上 如果留長(zhǎng)發(fā) 那在上班時(shí)應(yīng)將長(zhǎng)發(fā)盤(pán)起或扎起 2 化妝 秘書(shū)不能素面朝天去上班 但只能化淡妝 口紅和指甲油的顏色不能太深 3 飾品 秘書(shū)最好不要戴首飾 因?yàn)橄蠖h(huán) 戒指 手鐲這類東西如果太顯眼 在接待客人時(shí) 就容易分散客人的注意力 與會(huì)見(jiàn)客人所需的寧?kù)o氣氛不和諧 4 手表 因?yàn)槊貢?shū)工作的時(shí)間性很強(qiáng) 所以秘書(shū)手表對(duì)于秘書(shū)是必備的 5 鞋 上班時(shí)穿的鞋最好是中跟的 穿著舒適 行走輕便 而且顏色最好是黑色 茶色等穩(wěn)重的顏色 三 上班服裝 秘書(shū)穿什么樣的衣服上班 必須考慮以下4個(gè)因素 1 是否妨礙工作 如衣袖是否太長(zhǎng) 裙子是否太長(zhǎng) 用什么料子做的 2 是否舒適 3 是否有口袋 4 是否端莊 能夠接待客人 四 舉止優(yōu)雅 秘書(shū)在工作中絕對(duì)不能出現(xiàn)以下情況 1 坐著時(shí)蹺起二郎腿 2 說(shuō)話時(shí)盤(pán)著胳膊 3 說(shuō)話時(shí)做些摸頭發(fā)等讓對(duì)方覺(jué)得不專心的動(dòng)作 4 用一根手指或用下巴指示人或物 5 有意地不回答對(duì)方 無(wú)視對(duì)方的存在 五 健康的生活方式 1 保持有規(guī)律的生活節(jié)奏 做到睡眠充足 2 飲食均衡 3 堅(jiān)持適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng) 4 定期做健康體檢 5 保持良好的工作姿勢(shì) 6 保持清潔 7 精神愉快 8 勞逸結(jié)合 第六節(jié) 秘書(shū)的自我調(diào)節(jié) 1 心情舒暢2 釋放壓力3 情緒管理 第七節(jié)秘書(shū)的從業(yè)要求 保密 一 保密的重要性在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)社會(huì)里 一些企業(yè)和個(gè)人會(huì)不擇手段地從單位收集情報(bào) 秘書(shū)在日常工作中會(huì)經(jīng)?？吹?聽(tīng)到甚至直接參與處理這類機(jī)密 因此 他們往往是一些別有用心的人的重點(diǎn) 公關(guān) 對(duì)象 在另一方面 現(xiàn)在的秘書(shū)大多年輕 社會(huì)經(jīng)驗(yàn)不足 很容易被一些人利用 所以 秘書(shū)一定要有一種職業(yè)性的警惕性 在公司的所有機(jī)密里 人事問(wèn)題永遠(yuǎn)是秘中之秘 二 日常保密 秘書(shū)在日常工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn) 1 對(duì)于一些機(jī)密的事情 不管自己知道不知道 當(dāng)別人問(wèn)起你時(shí) 你都要回答 不知道 2 不管是在公共場(chǎng)合還是在家里 都不談?wù)摴ぷ魃系氖虑?3 在談?wù)撘恍C(jī)密事情時(shí) 要根據(jù)對(duì)方的具體情況來(lái)考慮談話內(nèi)容的深淺 4 對(duì)于那些特別重要的文件 不僅在保管時(shí)要注意 而且在銷毀時(shí)更要注意 三 電子信息保密 1 秘書(shū)的計(jì)算機(jī)應(yīng)該獨(dú)自使用 打印機(jī)密材料時(shí)要人不離機(jī) 不經(jīng)本人或上司批準(zhǔn) 別人不得使用 2 凡是涉及重要機(jī)密內(nèi)容的計(jì)算機(jī) 一律不得上網(wǎng) 3 郵箱密碼的設(shè)置要絕對(duì)保密 最好是設(shè)置不易被破譯的 數(shù)字 字母 的密碼 4 對(duì)輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的機(jī)密信息采取隱藏措施 不要安裝借來(lái)的程序 5 安裝防病毒反 黑客 的 防火墻 并注意升級(jí)換代 6 對(duì)裝有機(jī)密信息軟盤(pán)的盒子或箱子采取加鎖等安全措施 7 攜帶筆記本電腦外出時(shí) 務(wù)必做到包不離身 四 保密不是封閉 作為職業(yè)秘書(shū) 必須有一種職業(yè)警惕性 但也不能草木皆兵 比如 當(dāng)客人起身告辭時(shí) 隨便問(wèn)了一句 請(qǐng)問(wèn)你們老總住在什么地方 對(duì)于這個(gè)問(wèn)題 你該怎樣回答 對(duì)不起 事關(guān)機(jī)密 無(wú)可奉告 如果你這樣回答 從保密的角度來(lái)看 的確無(wú)可非議 但