高效會議技巧【強烈推薦，非常經(jīng)典】

10:07:29 1 高效會議技巧 Jeff ！ 2014/12/31 2 ！ 2014/12/31 3 學(xué)習(xí)目標 您是否因為效率低下而錯失良機？您是否每天應(yīng)酬于無數(shù)的會議之中，常常分身乏數(shù)？本課將使各級管理人員迅速提升會議效率，進而將高效會議轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供極大的幫助。 ！ 2014/12/31 4 主要內(nèi)容 會議的概述 高效會議成功法則 高效會議技巧 會議記錄與會后跟進 ！ 2014/12/31 5 會議的意義 關(guān)鍵詞： 我存在，故我開會 ！ 2014/12/31 6 會議的種類 按人數(shù)分類 按開會方式分類 按開會目的分類 團體會議 一對一會議 面對面會議 電話會議 視頻會議 宣布人事安排、講解政策的會議 當眾表揚和批評的會議 臨時處理突發(fā)事件的會議 固定的會議 集思廣益的會議 關(guān)鍵詞： 萬會朝宗 解決問題 ！ 2014/12/31 7 會議的成本計算 時間成本參加會議的人數(shù) （與會者的準備時間與會者的旅行時間會議秘書工作會議服務(wù)人員工作時間） 金錢成本開會的時間成本 與會人員平均每小時的工資 直接成本會議設(shè)施租用費會議場地費旅費、食宿費文件準備費 不定損失成本 會議必須成功以回收成本 ！ 2014/12/31 8 高效會議成功法則（ 1） 必要時才開會 ！ 2014/12/31 9 無需開會的五個如果 高效會議在開始之前就開始了 如果 已經(jīng)按慣例 每周聚會 會議成本太大 還有比開會 更好的辦法 沒什么特別的 事情要討論 你是唯一做決策并且 知道該怎么做的人 （開會讓他人參與只 能把問題弄亂） ！ 2014/12/31 10 必需開會的五個如果 高效會議在開始之前就開始了 如果 必須把信息同時 傳遞給很多人 要別人參與決策 以集思廣益 給小組委派 任務(wù) 聽取部門 匯報工作 有些事情需要當眾 表揚或批評 ！ 2014/12/31 11 高效會議成功法則（ 2） 會前做好準備，否則你將為 會議失敗 做準備 ！ 2014/12/31 12 會議準備工作核對清單 高效會議在開始之前就開始了 1.了解會議的目的 2.是否一定要開會 3.確定會議的形式 4.安排會議的議程 5.決定會議的時間 6.確定會議的主持人 7.決定會議的地點 8.研究會場如何布置 9.確定出席人數(shù) 10.安排出席者座位 11.是否準備會議名簽 12.是否安排交通工具 13.是否安排與會者住宿 14.是否發(fā)出了會議通知 15.確定視聽材料 16.確定輔助教材 17.準備會場周邊位置圖 18.是否要求與會者準備資料 19.確定相關(guān)資料 20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知 ！ 2014/12/31 13 高效會議成功法則（ 3） 選擇合適的時間、地點、人物 能夠保證會議高效率運轉(zhuǎn) ！ 2014/12/31 14 高效會議成功法則（ 4） 會后跟進，將使會議事半 功倍，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力 ！ 2014/12/31 15 高效會議技巧（一）主持會議技巧 如何做開場白 主持人守則 如何處理會議中的意外和沖突 ！ 2014/12/31 16 開場語練習(xí)： 原則： 明確會議議題 限定會議時間 會議內(nèi)容 會議方式 ！ 2014/12/31 17 主持人的守則與責(zé)任 營造和諧氣氛 按照議程進行 正確總結(jié)討論的內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會者理清不假思索的想法 尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 保持中立態(tài)度 ！ 2014/12/31 18 意外和沖突的處理 蟬的癥狀： 講與主題無關(guān)的故事 講得模糊而不具體明確 拒絕傾聽別人的主要觀點 主持人對策： 采用非語言性暗示 探詢、總結(jié)、測試其理解成度 善意提醒關(guān)于程序及時間限制 帶入別人發(fā)言 ！ 2014/12/31 19 意外和沖突的處理 鯊魚的癥狀： 有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見 主持人對策： 理解對方的想法或情緒 重申會議中無論什么意見都可以提 但正面的建議會更受歡迎 采用非語言性方式打斷 ！ 2014/12/31 20 意外和沖突的處理 驢的癥狀： 過于敏感 防衛(wèi)性很強，心中有面 “ 墻 ” 不能站在別人的立場看問題 主持人對策： 突出他的貢獻 重復(fù)問題 短暫沉默 ！ 2014/12/31 21 意外和沖突的處理 兔子的癥狀： 質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 主持人對策： 突出他的貢獻 重申可以先試用現(xiàn)在的程序， 如不奏效，則馬上按他的方 法實施 ！ 2014/12/31 22 意外和沖突的處理 螃蟹的癥狀： 開會時還在做別的工作 私自進入小團體討論 時常接電話 打瞌睡，走神 主持人對策： 對開小會者，主持人停止說話或者 示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默 問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論， 然后集中討論 對打瞌睡者，可中間休息 5分鐘， 并加快會議議程 ！ 2014/12/31 23 高效會議技巧（二）參與會議技巧 與會者守則 如何進行信息溝通與反饋 ！ 2014/12/31 24 與會者的守則與責(zé)任 會前充分準備 會中全情投入，貢獻自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 保持開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多地獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不進行人身攻擊 避免出現(xiàn)不當?shù)闹w語言 會后總結(jié) ！ 2014/12/31 25 會議中的信息溝通與反饋 溝通漏斗 溝通金三角 反饋時的漢堡原理 良好反饋的特征 ！ 2014/12/31 26 溝通漏斗 別人行動 20 別人聽懂 40 別人聽到 60 你嘴上說 80 你心里想 100 ！ 2014/12/31 27 溝通金三角 自己 對方 設(shè)身處地 ！ 2014/12/31 28 良好反饋特征 要描述行為，不要判斷 側(cè)重表現(xiàn)而非性格 要征求意見，著眼未來 不能傷害別人的自尊 實際可行 ！ 2014/12/31 29 高效會議技巧（三）如何達成決議 彼得 德魯克決議方法 決策類型及應(yīng)用 ！ 2014/12/31 30 達成決議彼得 德魯克決議法 用足夠多的時間檢視困難所在，并使與會者達成共識 列舉或圖示各提案并開始討論之 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭 估計各提案之獲益率 評估有無采集更多資料的需要 征求反對意見 以中立角度檢視正反意見 尋求與會者對各提案之認同 單位對提案做適當?shù)男拚c妥協(xié) 確認議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督 ！ 2014/12/31 31 決策類型及應(yīng)用 無異議決策 權(quán)威決策 少數(shù)服從多數(shù) 共識決策 確保團隊每個人都認為所達成的決議 是最佳的，并公開支持它；意見不和 及沖突的發(fā)生率最低 保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見；復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議 允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見；保證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡單唱票，相對迅速和高效地做出 決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效 ！ 2014/12/31 32 會議記錄與會后跟進技巧 會議記錄者應(yīng)具有的技能 與會者會后跟進 主持人的會后跟進 跟 跟 跟 ！ 2014/12/31 33 會議記錄的技巧 重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費時間 主持人，不要兼任會議記錄者工作。 會議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi) 會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標題、會議目標、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處；列出會議重點；工作分派情況及完成日期 盡量當天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者 ！ 2014/12/31 34 與會者會后跟進 拿到會議記錄后要細讀，尤其是對與自己工作相關(guān)的信息做標記 分析一下會議的過程，不同與會者對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn) 分析一下人際關(guān)系的狀態(tài) 考慮會議上所分派給自己的任務(wù)完成方案 將會議精神貫穿到下一步的工作中