ERP進企業(yè)管理出效益.doc

ERP進企業(yè)管理出效益記煙臺汽車制造廠ERP應用煙臺汽車制造廠夏麗君楊福金煙臺汽車制造廠在汽車市場競爭激烈，1997年、1998年兩年經(jīng)營極度困難的情況下，闖出了抓管理、增效益的新路子。1999年更是一舉扭虧為贏，銷售收入比上年同期增長 27，增加利潤729萬元，并順利通過了ISO 9001質(zhì)量認證和復審，企業(yè)的管理水平及整體經(jīng)濟實力有了顯著提高。煙臺汽車制造廠是國有大型企業(yè)，是中國汽車工業(yè)總公司首批頒發(fā)汽車生產(chǎn)許可證的廠家之一，擁有職工3000余人，基本生產(chǎn)車間6個，輔助生產(chǎn)車間5個，具有年生產(chǎn)汽車、拖拉機各兩萬輛的生產(chǎn)能力。 19921994年，煙臺汽車制造廠應用日本五十鈴技術(shù)，開發(fā)的YTQ1041輕型運輸汽車暢銷全國23個省市，產(chǎn)品出口十幾個國家，年實現(xiàn)利潤3000 多萬元。但企業(yè)輝煌了沒幾年，由于同類產(chǎn)品的市場競爭加劇，1995年企業(yè)產(chǎn)品銷售額開始下降，經(jīng)濟效益滑坡。為了扭轉(zhuǎn)經(jīng)營的困難局面，企業(yè)決定學習邯鋼，實行倒逼成本法進行成本控制，雖然投入了大量的人力、物力，但由于企業(yè)生產(chǎn)工藝復雜，產(chǎn)品品種繁多，成本控制收效甚微，尋其根本原因，就是管理方法和管理手段落后，難以實現(xiàn)成本控制的目標。為滿足企業(yè)管理的需要，煙臺汽車制造廠決定依托大型軟件公司，運用計算機強大的數(shù)字處理功能，聯(lián)合開發(fā)能夠滿足企業(yè)管理各方面需求的現(xiàn)代化管理信息系統(tǒng)。經(jīng)過反復論證，從1996年11月起，該廠投資近80萬元與浪潮集團山東通用軟件有限公司聯(lián)合開發(fā)了“現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)”,也可稱之為ERP系統(tǒng)，從而形成了一個由Windos NT和Sybase 1.0/1.1 數(shù)據(jù)庫為支撐，由一臺服務器、46個工作站組成的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，并在各個車間、倉庫、生產(chǎn)處、供應處、銷售處、財務處等各有關(guān)處室和部門設立了工作站。系統(tǒng)運行3年來,基本上實現(xiàn)了“信息集成、過程集成、功能集成” 的目標，實現(xiàn)了由成本核算向成本控制這一質(zhì)的飛躍；攻克了信息集成的關(guān)鍵技術(shù)原始憑證自動編制會計憑證。 讓財務管理更輕松由于各子系統(tǒng)都可以直接輸入原始單據(jù)（企業(yè)自制的原始憑證，如：銷貨發(fā)票，出、入庫單等，完全由計算機直接打印），并由微機根據(jù)原始單據(jù)的類型和經(jīng)濟業(yè)務事項自動編制會計憑證、自動登記各相關(guān)賬戶，從而實現(xiàn)了一張入庫單、一張發(fā)票一次錄入，車間、倉庫、全廠各業(yè)務部門會計、統(tǒng)計的總賬、明細賬、業(yè)務臺賬由計算機一次完成的工作流程。只要原始單據(jù)無誤，計算機所編制和登記的會計憑證、賬簿記錄就不會有錯，從根本上解決了長期以來一直困擾著我們的賬務串戶錯賬問題,使應收賬款、應付賬款準確率達到99以上，解決了部門與財務、倉庫與財務、倉庫與車間、車間與財務賬賬不符、賬證不符的問題，保證了會計數(shù)據(jù)的真實、完整，使會計基礎工作得到了很大的提高。 此外，系統(tǒng)靈活的查詢功能，可以根據(jù)會計人員的需要，任意排列組合，為預測和分析帶來了極大的方便，同時也為企業(yè)管理提供了有價值的第一手資料。 管理信息系統(tǒng)的應用由于煙臺汽車制造廠的產(chǎn)品比較復雜，在過去，要想了解一種產(chǎn)品的實際采購成本是多少，需要技術(shù)部門提供零件明細表，采購人員添列最新單價，會計人員計算匯總，沒有1個月20天的時間是解決不了問題的。現(xiàn)在，根據(jù)基礎數(shù)據(jù)子系統(tǒng)中的產(chǎn)品BOM，計算機自動讀取發(fā)票最新單價，瞬間就能計算出某車型的采購成本，為市場的銷售價格決策提供了依據(jù)。 在采購和庫存管理子系統(tǒng)中，材料一經(jīng)入庫即由倉庫微機操作人員將材料的編碼、型號、規(guī)格、名稱，從產(chǎn)品設計BOM中讀出,輸入實收數(shù)量,經(jīng)檢驗人員確認合格后，財務部門據(jù)以登記材料采購明細賬和原材料明細賬；倉庫據(jù)以登記材料明細賬； 供應商據(jù)以開具發(fā)票。 收到供應商附有入庫單的發(fā)票后,由材料會計將發(fā)票的日期、供應商信息、材料規(guī)格、數(shù)量、貨價、稅額價稅合計、運費等信息錄入微機,供應商的單位名稱、稅務號等信息與應付賬款客戶單相一致,對于沒有簽定供貨合同和進貨價格高于合同價格的發(fā)票，微機將自動提示：“該廠家無合同”或“該發(fā)票需要核價”，遇到這種情況，須辦理相關(guān)手續(xù)或經(jīng)分管領導簽字后方可處理。發(fā)票錄入后選出對應的入庫單,微機自動做上注銷標記并編制記賬憑證，登記材料采購、應付賬款、材料成本差異和應交稅金明細賬。 庫存材料的出庫，通過庫存管理系統(tǒng)進行處理，由領料部門錄入領料單，倉庫保管確認后，自動編制記賬憑證，據(jù)以登記倉庫材料明細賬和車間、部門費用賬。 系統(tǒng)可以自動將上年各種物料的采購單價取出，作為對比單價，統(tǒng)計計算期采購實際單價，分部門計算出采購成本降低額和降低率，并且可以層層展開：第一層為各部門采購成本降低應得的獎金或采購成本提高應扣的工資；第二層為每一種物料計算期的采購總量、對比單價及實際單價；第三層為計算期每一張采購發(fā)票的時間、編號及所附會計憑證編號。準確無誤的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，為落實采購成本降低責任制提供了令人折服的考核資料。我們將采購成本考核指標同工資掛鉤，極大地調(diào)動了采購人員降低采購成本的積極性，1998年采購成本降低400萬元，1999年采購成本降低了 900萬元以上。 系統(tǒng)可以根據(jù)材料的最長儲備期和最高儲備量以及實際入庫時間計算出每種物料的超儲備占用時間和超儲備占用量，為壓縮儲備資金占用提供了詳細資料。月底按供應商查詢發(fā)票未到的入庫單，催要發(fā)票以形成抵扣稅。 銷售子系統(tǒng)。銷售會計負責銷售發(fā)票的錄入和打印,發(fā)票中的客戶信息由往來戶編碼庫提供,與應收賬款的客戶單相一致,產(chǎn)品的型號、名稱、價格由產(chǎn)品編碼庫提供，與產(chǎn)成品、發(fā)出商品、銷售明細賬的產(chǎn)品編碼相一致。按照客戶的不同要求打印增值稅發(fā)票或普通發(fā)票、財務收款后的發(fā)票作為記賬的依據(jù),將發(fā)票按照規(guī)范化整理計入中心數(shù)據(jù)庫,自動登記財務的產(chǎn)品銷售賬、發(fā)出商品賬、應收賬款賬、應交稅金賬、實現(xiàn)銷售發(fā)票一次錄入,會計憑證的制作、打印、各明細賬、總賬的登記由計算機一次完成。 銷售子系統(tǒng)的運行使企業(yè)能夠準確掌握庫存產(chǎn)成品、市場發(fā)出商品的型號、數(shù)量、底盤號碼、發(fā)動機號碼和存放時間。長期以來，盡管企業(yè)標準規(guī)定，倉庫保管員必須執(zhí)行先進先出法，但是由于缺乏監(jiān)督手段很難控制，造成了產(chǎn)品的陳舊、銹蝕，不得不降價銷售。啟用銷售子系統(tǒng)后，我們能夠方便地檢查倉庫對先進先出法的執(zhí)行情況，對違反規(guī)定的責任者加大了懲罰力度，從而增強了保管員的責任心，減少了人為的新車變舊車帶來的經(jīng)濟損失。系統(tǒng)能夠分地區(qū)、分片準確地統(tǒng)計銷售部門、銷售人員的工作業(yè)績并根據(jù)銷售額和銷售量計算銷售人員的工資及獎金。 克服困難，百折不撓ERP是一個系統(tǒng)工程，它要求企業(yè)的方方面面嚴格按照統(tǒng)一的要求規(guī)范自己的行為。產(chǎn)品基礎數(shù)據(jù)子系統(tǒng)是運行各子系統(tǒng)的基礎，它包括產(chǎn)品設計BOM和工藝BOM。長期以來人們處理業(yè)務的隨意性和工作過程的無序性是運行ERP 系統(tǒng)的大敵。要使50多種產(chǎn)品的設計、裝配結(jié)構(gòu)與供應部門的實際采購結(jié)構(gòu)相一致;使設計工藝過程、工序及工時定額、材料消耗定額與各車間的實際工藝過程、工序及工時定額、材料消耗定額相一致，說來容易，做起來很難。為了達到一致，我們首先成立了以黨委書記為首的，由總工程師、總會計師參加的領導小組和由有關(guān)處室一把手以及業(yè)務骨干組成的工作小組。從培訓領導干部及業(yè)務人員入手，相繼出臺了一系列“實行微機管理的業(yè)務流程”、“生產(chǎn)用物資管理流程”，規(guī)范了各部門的行為，約束了工作中的隨意性和盲目性。為了弄清基礎數(shù)據(jù)存在的問題，我們一個節(jié)拍一個節(jié)拍地打印領料單，一個車型一個車型地核對，對暴露出來的問題，分清責任，加以整改。 實踐使我們體會到，運用先進的管理軟件來推動企業(yè)管理的改善是行之有效的，在推動的過程中打破與現(xiàn)代管理水平不相適宜的傳統(tǒng)習慣，建立新的、先進的、規(guī)范化的管理體系是可行的。 管理軟件不應缺少的內(nèi)容綜觀以海爾為代表的每一個成功企業(yè)，無不以其完善的售后服務在激烈的競爭中