2004年6月秘書技能題答案.doc

2004年6月秘書技能鑒定參考答案一、案例分析（一）1、 錯。沒有公司標志2、 對。辦公室放置綠色植物。3、 錯?？腿饲瞄T時未抬頭迎客4、 錯。未作自我介紹，并握手讓座。5、 對。倒茶，詢問來訪事項。6、 錯。對客人來訪問題未聽完便打斷別人的話，推卸公司責任。7、 錯。接電話時未向客人道歉。8、 對。接客人來電自報家門，符合禮儀規(guī)范。9、 對。接電話時做好來電記錄便于聯(lián)系。10、 對。未送客人到門口。11、 錯?？腿嗽賮頃r未招呼，倒茶。12、 對。對來電和來訪的客戶提出的問題能通知客戶服務(wù)部聯(lián)系。13、 錯。接待客人態(tài)度不好。14、 對。在總經(jīng)理的批評下，承認錯誤，向客人道歉。15、 對。給客人倒茶，符合接待規(guī)范。16、 對。積極幫助客人尋找解決問題（新產(chǎn)品替代、派技術(shù)員指導(dǎo)）17、 錯。在未向王總報告情況下，擅自答應(yīng)客人打折。18、 對。送客人到電梯門口。19、 對。幫客人提行李，并在左前方引路。20、 對。幫客人開電梯。21、 錯。未聯(lián)系客戶服務(wù)部反饋客戶提出的問題。22、 對。填寫來訪登記表。23、 錯。接王總電話時未報單位、姓名。24、 錯。未填寫值班日記。案例分析（二）1、 錯。進門先在敲門。2、 錯。沒有公司標識。3、 錯。沒有綠化辦公環(huán)境。4、 錯。經(jīng)理助理應(yīng)有相對獨立的辦公室。5、 錯。擅自省略值班記錄表。6、 錯。周六值班人員脫崗。7、 錯。頂替值班的人員與值班人員未能及時交接。8、 錯。對脫崗造成的損失未作自我批評。9、 錯。安排不熟悉業(yè)務(wù)人員值班。10、 錯。值班期間漏接電話。11、 錯。面對領(lǐng)導(dǎo)的批評不能妥善處理，引起同事矛盾。12、 對。對不符合報銷要求的單據(jù)不予報銷。13、 錯。沒能化解因報銷、值班而引起的矛盾。14、 對。及時接聽電話，并作記錄。15、 錯。沒能將客戶反映的情況向江總工程師反饋。16、 對。及時修訂值班工作制度。17、 對。按照領(lǐng)導(dǎo)要求寫情況匯報。18、 錯。未能及時將客戶反映情況向銷售部經(jīng)理匯報。二、簡答題：1、 意向書的結(jié)構(gòu)樣式及寫作方法的說明。2、 如何選擇會議地點、布局以及安排會議議程？3、 秘書應(yīng)從哪些渠道接收信息？信息收集是信息工作的基礎(chǔ)上初級階段，是秘書根據(jù)工作需要，通過不同的渠道和方式搜集和獲取信息的過程。一是大眾傳播媒介渠道，包括廣播、電視、報紙、期及其他文獻載體，是現(xiàn)代社會獲取信息的重要渠道；二是信息機構(gòu)渠道，委托信息機構(gòu)收集相關(guān)信息。三是關(guān)系渠道，要業(yè)務(wù)往來中取信息；四是調(diào)查渠道，到現(xiàn)場直接收集第一手資料。五是供應(yīng)商和客戶的信息；六貿(mào)易交流，利用展銷會、交易會、洽談會以及學術(shù)交流會收集相關(guān)信息。4、 怎樣才能全面收集信息？秘書要有較強的信息意識，有目的地捕捉各種有價值的信息。從信息傳遞的方式而言，既有內(nèi)向傳遞的信息、也有外向傳遞的信息。前者包括信件、備忘錄、企業(yè)內(nèi)刊物、通知或通告、傳閱單等。信息的外向傳遞一般通過信件、新聞稿、新聞發(fā)布會、報刊簡短聲明、直接郵件等。從信息的載體言，有紙質(zhì)載體，這是目前辦公室保存信息的主要手段，另外是磁性載體，包括軟盤、硬盤和磁盤。5、 信息的加工包括哪些環(huán)節(jié)？信息加工工作主要環(huán)節(jié)是：對原始信息進行分類、篩選、核實，使其成為有價值信息的過程。分類方法：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法、時間分類法。分類時首先要進行辯類，其次再進行歸類。信息篩選方法：看來源、看標題、看正文、決定取舍。信息校核方法：溯源法、比較法、校核法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法。6、 如何進行文件的立卷歸檔？將單份文件組合邁要卷的工作；各單位工工作活動中形成的具有保護價值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷定期移交給檔案室或負責管理檔案的人員集中保存，這項工作稱為歸檔。對處理