《壓力與時間管理》學(xué)員手冊.doc

壓力與時間管理學(xué)員手冊請不要把這次的學(xué)習(xí)看成是任務(wù)，而是一個令人羨慕的機會。為了自己的成就和今后工作的利益積極去學(xué)。 -愛因斯坦活動目標 培養(yǎng)創(chuàng)造性的思維，以開拓性的意識、理念面對競爭更激烈的市場。人無我有、人有我新！ 面對不斷變化的市場，面對同業(yè)及企業(yè)內(nèi)的殘酷競爭，怎樣自我激勵，更深的挖掘潛能使自己的業(yè)績更上一層樓！ 工作中的緊張壓力是不可避免的，究竟該如何應(yīng)對產(chǎn)生的焦慮？了解自己的身心狀況，平時多儲備生理能量。分析壓源、分類處理，將壓力轉(zhuǎn)化成正向的行為。學(xué)習(xí)自我減壓的妙方。心理公約 討論提綱(一) 您對本次培訓(xùn)活動，期待學(xué)習(xí)到何種技巧？(二) 您在“業(yè)務(wù)的角色扮演”上，遇到何種阻礙？(三) 您認為一位獨具魅力的人，應(yīng)具備哪些條件？ （每組至少舉出8項）展現(xiàn)共識(一) 選出組長(二) 選定組名(三) 擁有代表本組精神的隊呼小組討論10分鐘 每組分享以2分鐘為限 A B=CA: B: C: 行動決定結(jié)果 開啟成功之匙信念 態(tài)度【心得整理】l 請問您打算如何將AB=C，善用在業(yè)務(wù)工作中，開啟日后成功之門？培養(yǎng)創(chuàng)造性的思維 成功人士的思維那些杰出的企業(yè)家，他們之所以杰出，就是因為他們的思考不同于傳統(tǒng)線性的思維模式。以下四種思考方式, 您是否做到了？一 我常在腦海里想象成功的畫面，然后再思考達成這個畫面 的各種途徑，所以，當(dāng)各種問題接踵而至的時候，我已經(jīng)在腦海中模擬過千百次可能的狀況以及解決的方式了。二 我相信成功者的思維模式不只是逆向的，而且可能是多元 式、并列式、甚至是圖像式的。三 我常在讀書與做事的過程中自我反省，盡量減少犯這樣的 錯誤，或在感覺已稍有不對時立刻改正，回到當(dāng)行的正道上。四 現(xiàn)在大學(xué)教育的體制極容易是學(xué)生陷入僵固的思考模式。如何能讓學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中或上班族們在他們的日常工作中，養(yǎng)成獨立的思考、敏銳的觀察，以突破窠臼、創(chuàng)新行動，實為教育工作者首要的課題與使命。走出你的誤區(qū)主宰自己：選擇自己的情感、選擇健康。不加抱怨地接受自己你無須尋求別人的贊許擺脫舊我、消除標簽無益的情緒：悔恨與憂慮積極探索未知沖破必須、應(yīng)該的束縛不再強求公正不再拖延從依賴走向獨立告別憤怒自我減壓管理戰(zhàn)勝焦慮的良方l 澄清認識焦慮是生活不可缺少的一部分，每個人都不可避免。l 端正態(tài)度要戰(zhàn)勝焦慮， 樂觀的態(tài)度和對未來的信心是重要的武器。l 防微杜漸保持開放的思維，在焦慮大規(guī)模襲擊你之前，將其消滅在萌芽狀態(tài)。l 決不放棄當(dāng)焦慮襲來時，和它抗擊，決不輕言放棄。壓力來源現(xiàn)代醫(yī)學(xué)認為，一個身心健康的人，不僅體質(zhì)強壯，而且還應(yīng)能在順利的或不順利的環(huán)境中生活，在精神上是個健全的人。一個精神上不健全的人，一旦受到刺激，會引起受植物神經(jīng)系統(tǒng)支配的某一器官發(fā)生疾?。ㄈ缏晕秆住⑵^痛、哮喘、斑禿等），同時又會強烈地引起心理反應(yīng)，結(jié)果使原有癥狀加重和惡化，這種由精神因素和軀體疾病結(jié)合在一起的疾病，人們給他去了一個心身的病名。專門研究精神因素在軀體疾病發(fā)病中的作用的醫(yī)學(xué)分支叫心理生理醫(yī)學(xué)。由于心身癥患者經(jīng)常會出現(xiàn)愁訴癥狀，如心悸、頭痛、坐立不安、多思多慮等，容易受緊張、沮喪、恐懼等情緒的影響，往往在手足動作、語言、情感等行為和生活習(xí)慣上反映出來。壓力的合理性壓力是指一種生理或心理的狀況，迫使人易處于緊張的狀態(tài)之下。1. 當(dāng)現(xiàn)實情況與預(yù)期目標差距愈大時壓力愈大。2. 當(dāng)現(xiàn)實情況與預(yù)期目標沒有差距或差距很小時便不會產(chǎn)生壓力或緊張。 面對不同的現(xiàn)實情況，將產(chǎn)生不同的壓力反應(yīng)由于引起壓力的原因、情況不同，壓力所呈現(xiàn)的狀態(tài)也不同。 您的壓力在哪里？假設(shè)您都將面臨以下實際情況，請根據(jù)該情況所帶給您個人的壓力強弱度，依序填入113。（感到壓力最強請?zhí)钊?、次之請?zhí)钊?、最沒有壓力的則填入13）壓力的來源個人排序小組排序1：應(yīng)變能力不足2：負債100萬人民幣3：自己不夠吸引異性4：工作忙碌又無效5：上司的責(zé)罵6：跟不上時代的潮流7：同事間的惡意競爭8：辜負家人的期望9：身患重病10：失業(yè)11：喪偶12：性能力被質(zhì)疑13: 失去個人休閑時間請思考 您正面臨哪一個等級的壓力？ 轉(zhuǎn)換壓力刺激成長 現(xiàn)代人必須學(xué)習(xí)把負面刺激，轉(zhuǎn)變成生活中美好的一部份。刺激成長的潛能 其中一個關(guān)鍵而重要的因素，即是“自我強度”（Ego-strength）。請思考 你的EQ值,究竟有多少? 應(yīng)付壓力的能力 一、積極解決問題的能力這些能力包括：面對問題的勇氣、解決問題的決心、分析問題的能力、建立假設(shè)的能力、驗證假設(shè)的能力，耐心與毅力；藉著學(xué)習(xí)與體驗的過程，來減除問題所帶來的壓力。二、退怯合理化的調(diào)適是用否定的、被動的和抵觸的方法與態(tài)度去解決問題，預(yù)感目標不能達成或已經(jīng)達不到時，不得不降低期待，使之與現(xiàn)實的差距減少，還要找出證據(jù)證明這個退怯、降低是合理，或是必要的。一位成功的管理者，同時也應(yīng)該是一位成功的信息處理者，壓力是一種阻力，在處理上適合以“最小阻力原則”（The Least Resistance Principle）來處理它；也就是說，管理者在面對工作時，會選擇使壓力降到最少阻力的行動策略，以減少付出代價。同時，壓力也是一種助力，就某種程度上而言，它正是你的“EQ值”發(fā)揮效能的最佳時刻。傳統(tǒng)的沖突觀 現(xiàn)代的沖突觀 【 獨 孤 九 式】 高 中 低形式3: 鐵令如山運用威脅與權(quán)勢，互動的強度強迫別人聽從我們形式6: 討價還價以協(xié)商、交易的方式消弭現(xiàn)在的對抗形式9: 將大家意見整合后建立更高的共同目標形式2: 粉飾太平強調(diào)共通處，而故意忽略差異的部分形式5: 在彼此不相干擾下，維持各行其事狀態(tài)形式8: 全力支持在可容忍范圍內(nèi)，給對方最大的支持形式1: 回避不同的意見，以延后突顯問題的時間形式4: 制定規(guī)則以客觀的規(guī)則作為處理彼此歧見的基礎(chǔ)形式7: 棄子投降放棄自己的堅持，完全以對方提議為依歸論 點 的 彈 性 低 中 高 自我期許，迎向未來 記住你所向往的目標，憧憬，夢想-上天不負有心人，一定會如愿以償！ 1. 我們有無窮的潛力，開發(fā)自身蘊藏的巨大的潛力，足以造就一生的輝煌。2. 我們要打破傳統(tǒng)的思維方法，建立新的可能性思維3. 命運掌握在你自己的手中！4. 在挫折逆境中更能發(fā)揮你的潛力5. 我們有無窮的潛力，開發(fā)自身蘊藏的巨大的潛力，足以造就一生的輝煌。6. 我們要打破傳統(tǒng)的思維方法，建立新的可能性思維7. 命運掌握在你自己的手中！8. 在挫折逆境中更能發(fā)揮你的潛力總 結(jié)“光說不練”，這是讓他們無法改善自己的最大原因?！盁o法常用”，他們用的少，所以學(xué)后就容易忘記。“無法前進”，這是因為沒有在日常生活中養(yǎng)成習(xí)慣。 我們學(xué)習(xí)并不是只學(xué)習(xí)觀念而已，而是要懂得如何運用它。運用是一種行為模式，如果我們想將行為模式改變，不能只靠聽、講、做而已。 更重要的是如何將它變成一種生活上的習(xí)慣行為，只有如此才有可能隨心所欲的去善用。【沙 漠 求 生 記】 七月中旬的某一天，大約在上午10點左右，你所搭乘的雙引擎小型飛機在美國西南部的所那那沙漠上意外地墜毀墜機時，機體爆破且完全燒毀，機長與副機長都不幸罹難，幸好乘客都奇跡似的平安無事。墜機時，由于事出突然，來不及以無線電求助，而且也來不及通報出事地點。但在墜落之前，從四周的景色看來，得知你目前的位置，大約在此次飛行航線中100公里外的地點。而且機長在墜機前也告訴大家，在距此100公里左右的西南方有居民。出事地點附近是一片平坦的沙地，只長了些仙人掌。飛機墜落之前，天氣預(yù)報說氣溫大約是43。但在地面上的溫度則接近50。在飛機燒盡之前，你們可以勉強地從下列10項物品中一次拿走一項東西，直到飛機燒盡為止。而你們的問題是，為了生存，你認為這10項物品之中，哪一項比較重要，然后再依1-10的順序標示出來。在做最后的決定時，必須經(jīng)由生存者，也就是全體乘客的同意。 請在下列10項物品上標示順序羽絨外套（ ）威士忌 （ ）化妝鏡 （ ）水壺 （ ）滅火器 （ ）鹽 （ ）指南針 （ ）護照 （ ）雨衣 （ ）小刀 （ ）課程： 時間管理與工作安排 課程目標 了解優(yōu)先、高效管理時間應(yīng)具備的正向態(tài)度； 學(xué)習(xí)時間管理及其中常用的技巧與方法； 理解計劃性工作安排的正確觀念并掌握具體步驟； 有效學(xué)習(xí)PERT法則及優(yōu)先要徑分析的理論及原則； 彈性運用時間管理技巧，真正有效提升工作效率；真正成為時間的主人。心理公約 討論提綱一、 您曾遇到過具有高效時間管理能力的專業(yè)人士嗎？他們?yōu)槭裁次?？請列舉三項理由。您認為一位獨具魅力的管理者，應(yīng)具備哪些條件？（每 二、 組請以圖像表達，至少描述六項特質(zhì)）三、 您希望本次培訓(xùn)課程應(yīng)如何進行，能使學(xué)員們收獲最大？展現(xiàn)共識（1） 選出組長（2） 選定組名（3） 擁有代表本組精神的隊呼 工作效能 的 提 升 一天 X 小 時 ？X=速度質(zhì)量效益效率Efficiency = 效能Effectiveness 努力Effort80/20效率法則 80%的成就是在20%的時間內(nèi)達成的，反過來說剩余的80%時間，只有20%的效益。時間殺手 何謂時間殺手？ TIME KILLER，是指對時間資源的一種浪費，(kill time)細小時間的浪費，積小成多造成很多工作不能如期完成。時間殺手存在的原因與環(huán)境對時間的概念認識不清沒有好的時間管理方法 試 算： 您的一分鐘究竟值 RMB！試 想： 在您的工作、生活中究竟有多少時間殺手？讓時間超值 十大 無效 的時間運用法1、 別人希望你做的事情2、 老是以同樣方式完成的事3、 你不擅長的事4、 做時無樂趣可言的事5、 總是被打斷的事6、 別人不感興趣的事7、 如你所料已經(jīng)花了兩倍以上的事8、 合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保障的事9、 不可預(yù)期進行的事10、 接無效的電話小 結(jié)： 進行有效時間管理，不僅幫助我們分析工作中的問題，更重要的是帶領(lǐng)我們?nèi)ふ疑械摹皟r值真諦”做時間的主人吧！ 確認工作的必要性 每天的工作，我是否感到方向明確呢？ 每天的忙碌，我是否感到收獲不多呢？ 一天又一天，我是否在做自己不愿意做的工作呢？工作贏得成 就 感 確認工作對我的必要性，剖析工作對我的重要性 我現(xiàn)在處在工作生涯的何處？ 我工作生涯的最終目標是什么？ （15題問卷） 我是否計劃如何達成上述目標？ 現(xiàn)在工作中我喜歡的部份如何？不喜歡的部分 又是什么？ 哪些想改變？ 在我現(xiàn)階段人生中，我有什么需要下決心執(zhí)行的事？ 我現(xiàn)在最可能成就的事，是什么？ 直屬主管最期待我近期能完成的任務(wù)是什么？Job description職位說明書建立個人KPI系統(tǒng)KFIkPIEvaluation將工作有效分類時間管理工作分類比例分配工作項目例行工作發(fā)展工作培育部屬自我成長工作分派步驟： 匯整 分類 要徑分析 工作分派優(yōu)先要徑分 析 優(yōu)先要徑分析原則： 是一種有效管理時間的方法，就是把工作分為緊急重要、兩個象限，從中判斷什么是重要指標。（緊急） 2 1 （重要） 4 3 學(xué)習(xí)優(yōu)先要徑分析，掌握關(guān)鍵性工作！平行操作的PERT法則實務(wù)運用PERT法 則P E and R T 北京早餐工程已啟動，今天我們希望能在家吃早飯 本組成員 分鐘能出門上班！案例習(xí)作設(shè)定目標SMART法則ARTMSSSS 2.1 如何處理順道走訪/不速的訪客？現(xiàn)在有空嗎？是我們常常在辦公室、走廊、茶水間聽到的問題。大部份的情況它們是其中一方一時興起，當(dāng)然也有的時候是因為對方早有需要，只是苦無機會逮到您罷了。人類本來就是群體的動物，有與他人聯(lián)系，交朋友，說話和社交的需要，所以辦公室內(nèi)的交誼活動也是人之常情。在工作中如果您有12個朋友，每天對每一位用上十分鐘，一天就用掉了二小時，也就是用四分之一的工作時間去滿足您自己或其它人的社交需求。n 時間管理的工作守則第一條，就是決定談話的內(nèi)容是否真有其必要。要做到這一點，最好的方法便是回答對方：現(xiàn)在時間真不巧，我正好要去做（還記得嗎，永遠有更重要的事待辦?。┠椅矣惺裁词履兀吭趯Ψ交卮鸷?，您便可以決定到底要處理這件臨時狀況，或是另訂時間再談。在大多數(shù)情況下，對方都會自動放棄，或改長話為短說。而如果事情真的急迫，您們之間的對話也會立刻進入正題。n 當(dāng)他人走進您的辦公室談話，卻又不知如何打住時，您必須負責(zé)處理狀況。通常最佳的方法便是做個結(jié)語：好的，我們是不是已經(jīng)同意由您負責(zé)，我負責(zé)，還有其它要注意的事情嗎？。如果這樣的結(jié)論做完仍然不行，只好接著說真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做（不管它是什么）當(dāng)然，如果訪客不是公司的人，若您從椅子上站起來向門口走去，會是結(jié)束談話的明顯暗示。2.2 如何處理工作拖延？自問為何工作會耽擱或延宕？是對工作不清楚嗎？工作似乎都到把您壓倒了？這是個討厭而無趣的工作嗎？您害怕您可能會失?。咳羰悄R工作的理由是上述之一，考慮以下的策略：n 設(shè)定完成工作的最后期限。讓別人知道您何時要完成它。如果是一個長期的工作，也要設(shè)定定期檢查點。n 把工作劃分成較小且易于管理的段落或步驟。確認那個段落或步驟的執(zhí)行順序，以及哪些步驟可同時來做。n 設(shè)定一個開始工作的日期和時間，每天花一定的時間在這份工作上面直到完成。n 確認您所需要的信息、資源及支持，并確實取得。n 每天以該項工作開始，或在您精神最好時做該項工作。n 正面思考工作的成果，想想當(dāng)工作完成時您會感到多么美好。n 試著去尋找有關(guān)這項工作的一些有趣或值得學(xué)習(xí)的事情；或者用一個更有趣或更有挑戰(zhàn)性的方式去完成它。n 如果害怕失敗，先自問為什么。如果有合理的理由：缺乏技巧、經(jīng)驗、信息、資源、支持，把這些顧慮提出。n 完成工作時，犒賞自己。2.3 如何讓個人工作更有組織性n 使用個人的組織化工具（電子式或文書式）n 利用電腦outlook的規(guī)劃工具，將行事歷、約會記錄、待辦事項和通訊簿全部整合在一起。n 特別安排時間來整理您的工作空間n 整理您所有的工作區(qū)域：書桌、檔案柜、書架、告示板、您的計算機，甚至地板和墻壁（partition）。n 建立檔案系統(tǒng)。保持簡單（如：以顏色來區(qū)分類別），以簡短、合邏輯的名稱來清楚標示您的檔案，將類似的事物歸檔在一起，如項目資料、訓(xùn)練資料、參考資料、政策和步驟、個人信息、行政記錄。將檔案夾以筆畫數(shù)或英文字母等方式排序。n 克制想保留每一張文件的沖動。如果該文件不再有意義，不是一個法律文件，或?qū)δ谧龅墓ぷ饕巡皇潜匾模敲茨蟾挪粫枰?。n 確定您有足夠的存盤空間和書架。如果您需要更多，就想辦法找到更多。n 整理您的書桌。只留下正在執(zhí)行的計劃和工作，把已完成的拿走。讓書本和大型文件遠離您的書桌。如果可能的話，把私人相片掛在墻上；考慮安置一個小型架子來放相片和紀念品。此外，每天定時清理桌子和環(huán)境。n 避免文件堆積。讀完資料、歸檔、分發(fā)給別人或扔掉它。2.4 如何處理電子郵件？n 每天安排固定的時間來檢查您的郵件。把您的郵件分類為需要后續(xù)行動及僅供參考。n 當(dāng)您預(yù)期會有空檔時間時，隨身攜帶您的郵件，例如等待會面或旅行時。n 每天安排特定時間來閱讀您電子郵件中的訊息并回復(fù)。每封郵件只看一次并完成下列之一：1. 完成所需的后續(xù)行動2. 回復(fù)該信息3. 將后續(xù)需要做的列入代辦事項4. 將給予的信息建文件5. 在完成上述的一項后，刪除該信息2.5 如何使會議有成效？想一想您