企業(yè)信息化的風險及其防范措施分析.doc

企業(yè)信息化的風險及其防范措施分析摘要：本文主要針對企業(yè)集團在進行企業(yè)信息化特別是在運用ERP軟件過程中面臨的許多風險，提出應采取規(guī)避風險的措施，從而保證企業(yè)會計數(shù)據(jù)的真實正確性。目前，許多企業(yè)都在運用不同的ERP軟件實現(xiàn)企業(yè)信息化，從而使企業(yè)在管理方法、管理模式和管理手段等方面進入到一個新階段。但隨著企業(yè)信息化過程中ERP軟件的實施，ERP實施企業(yè)越來越關心系統(tǒng)運行集成化、業(yè)務流程合理化、績效監(jiān)控動態(tài)化和管理改善持續(xù)化等方面的問題，特別是關心企業(yè)數(shù)據(jù)安全體系、信息共享機制和ERP在改善管理、效率方面的表現(xiàn)。但由于多種原因，基于ERP環(huán)境下的安全性問題越來越突出。筆者依據(jù)多年為企業(yè)集團進行信息化咨詢和軟件實施的經(jīng)驗，認為有必要針對其可能面臨的風險，提出相應的防范措施，從而保證信息化數(shù)據(jù)的真實性與可靠性。一、企業(yè)信息化的風險1.企業(yè)信息化過程中授權方式的改變引發(fā)的風險在手工會計方式下，主要是人與人之間相互牽制進行授權，而在電算化會計信息系統(tǒng)中，授權方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄嘞薹止す芾?。權限分工主要是口令授權，口令存放于計算機系統(tǒng)而不像印章那樣由專人保管，一旦口令被人竊取，會帶來巨大隱患。2.原始憑證數(shù)字化趨勢引發(fā)的風險隨著電子商務的發(fā)展，企業(yè)信息化中的一些原始憑證也同記賬憑證、會計賬薄、會計報表一樣，有數(shù)字化、電子化的趨勢。這種無紙化憑證極易不留痕跡被篡改或偽造，弱化了紙質(zhì)原始憑證所具有的較強的控制功能，給內(nèi)部會計控制帶來了新難題。3.ERP軟件本身的原因引起的風險在企業(yè)信息化過程中，我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)運用的ERP軟件存在一些瑕疵容易帶來風險。主要表現(xiàn)為：(1)ERP軟件模塊間集成度不高導致模塊間數(shù)據(jù)不一致。有的ERP軟件業(yè)務模塊與財務模塊之間沒有真正無縫聯(lián)接，模塊間數(shù)據(jù)無法建立真正共享機制。從而引發(fā)不必要的模塊間數(shù)據(jù)差錯。(2)ERP軟件的一些逆向功能引發(fā)不必要的風險。在企業(yè)的電算化會計信息系統(tǒng)中，正確的數(shù)據(jù)處理流程應該是制單審核記賬結(jié)賬。但為了方便用戶的會計業(yè)務處理，一些ERP軟件提供了反結(jié)賬、反記賬等逆向功能，這些功能從根本上講對財政稅務及企業(yè)獲取真實數(shù)據(jù)信息無益，只能為極個別企業(yè)做假賬大開方便之門，從而引發(fā)不必要的風險。4.網(wǎng)絡環(huán)境的開放性加劇了會計信息失真的風險由于網(wǎng)絡系統(tǒng)采用的是開放式TCP/IP協(xié)議，企業(yè)集團大都使用網(wǎng)絡版ERP軟件，企業(yè)所有數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫服務器內(nèi)，網(wǎng)絡開放性和數(shù)據(jù)共享性必將引發(fā)信息系統(tǒng)風險,并可能導致審計線索紊亂。二、防范企業(yè)信息化的風險措施面對企業(yè)信息化過程中面臨的風險，我們只有采取切實可行的措施，才能保證企業(yè)信息化數(shù)據(jù)的正確性和安全性。1.建立健全并認真執(zhí)行企業(yè)信息化軟件管理制度建立健全企業(yè)信息化軟件管理制度，是任何一個企業(yè)集團確定實施ERP軟件時必須做的一項首要工作，也是企業(yè)集團實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)安全準確的根本保證。它主要包括崗位責任管理制度、日常操作管理制度、軟硬件維護制度、機房管理制度和會計檔案管理制度等。它一方面可以約束ERP操作人員的行為，另一方面又可以彌補和完善軟件控制功能中的一些不足。但是，制定的企業(yè)信息化軟件管理制度只是重要的第一步，更關鍵的是要使制定的企業(yè)信息化管理制度得到全面貫徹執(zhí)行，并定期或不定期檢查管理制度的執(zhí)行情況，從而防止非法刪除、修改企業(yè)數(shù)據(jù)信息。2.正確選擇ERP軟件，并盡量限制使用可引起風險的功能(1)凡是要上ERP軟件的企業(yè)必須認真分析目前ERP軟件狀況，選出幾種企業(yè)集團重點考察的候選ERP軟件，再聘請當?shù)卮髮W或咨詢公司專門研究ERP軟件的人士做參謀，對ERP軟件的集成性、數(shù)據(jù)安全性、跨平臺應用能力以及軟件售后服務能力等方面加以考察，綜合考慮選用安全系數(shù)相對較高又易于應用的ERP軟件。(2)限制使用可引起風險的一些功能。對于有的ERP軟件中存在易引起安全風險的功能，比如憑證的復制、修改、作廢、刪除等，可以通過企業(yè)信息化軟件管理制度的約束作用預防風險，比如制度中可以規(guī)定，凡是已經(jīng)記賬的有誤憑證必須做紅字沖銷憑證，而不能進行作廢和刪除，以便留下審計線索。對于軟件中包含的反結(jié)賬、反記賬等逆向功能，目前國內(nèi)ERP軟件基本上都是由具有會計主管權限的人員來實施，所以，對于逆向功能應該強調(diào)限制使用或盡量不使用。3.強化操作權限管理意識，進一步明細崗位分工操作權限是指確定ERP軟件操作人員的功能菜單權、打印權、查詢權等，操作權限管理則是從ERP軟件的工作流程和當前企業(yè)集團的會計工作特點出發(fā)，在遵循恰當?shù)穆氊煼蛛x原則下，充分運用ERP軟件自身的程序控制功能，進一步明細崗位分工和崗位職責，建立起科學合理、高效規(guī)范的工作流程，以便最大限度防范和化解風險。4.建立預防病毒的安全保障措施為了防止非法用戶和黑客侵入，可以通過安裝正版防病毒軟件，設置防火墻等防護措施，保證會計數(shù)據(jù)不被非法修改和刪除。5.加強計算機應用能力培訓，提高操作人員業(yè)務技能企業(yè)集團應加強對軟件操作人員的計算機網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫知識的培訓工作，提高操作人員業(yè)務技能，從而盡量減少各種不必要的