現(xiàn)代企業(yè)公文寫作提綱.ppt

現(xiàn)代企業(yè)公文寫作 20100730 重慶工商大學(xué)米密 前言 公文是一個組織 企業(yè) 的臉面 在公務(wù)活動中具有代表公司書面溝通交流的作用 可以說是公司整體形象的書面代表 公文處理的正確與規(guī)范代表企業(yè)的管理水平和管理質(zhì)量 同時 也可為企業(yè)創(chuàng)造效益并減少不必要的損失 主要內(nèi)容 一 公文基本知識二 公文格式規(guī)范三 公文語言規(guī)范四 公文結(jié)構(gòu)規(guī)范五 常用公文寫作六 提高寫作能力 一 公文基本知識 一 什么是公文 公文 是指黨政機關(guān) 社會團體 企事業(yè)單位等社會合法組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和特定體式的應(yīng)公文 是傳達貫徹黨和國家的路線 方針 政策 發(fā)布法規(guī)和規(guī)章 實施領(lǐng)導(dǎo)和管理 辦理公務(wù) 規(guī)范行為 記載和傳遞公務(wù)信息的重要工具 廣義公文 狹義公文 企業(yè)公文 是指企業(yè)在實施管理 處理公共事務(wù)和對外進行公務(wù)活動的過程中 所形成的具有法定效力和特定體式的文書 是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策 貫徹企業(yè)發(fā)展目標 開展經(jīng)營業(yè)務(wù) 頒布規(guī)章制度 請示和答復(fù)問題 指導(dǎo)和商洽工作 匯報情況 交流經(jīng)驗的重要工具 二 公文的特點 三 公文的作用 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用聯(lián)系公務(wù)作用宣傳教育作用依據(jù)憑證作用規(guī)范言行作用 四 公文的種類 黨的公文 決議 公報 指示 條例 規(guī)定 決定 意見 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 函 會議紀要 行政公文 命令 令 議案 公告 通告 決定 意見 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 函 會議紀要 企業(yè)公文 決議 指示 條例 規(guī)定 公告 通告 決定 意見 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 函 會議紀要 二 公文格式規(guī)范 公文格式的具體項目眉首 印制份數(shù)順序號 密級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機關(guān)標識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 主體 標題 主送機關(guān) 正文 附件說明 附件 發(fā)文機關(guān) 成文時間 印章 附注 版記 主題詞 抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 三 公文語言規(guī)范 一 語言的表達方式 二 公文語言的特點 表達方式 又叫表達方法 表現(xiàn)方法 它是運用語言形式來介紹情況 陳述事實 總結(jié)規(guī)律 闡明觀點 抒發(fā)感情的具體方法與手段 敘述 描寫 抒情 說明 議論 一 語言的表達方式 公文語言的特點和要求 準確 簡明 樸實 莊重 二 公文語言的特點 準確 一字入公文 九牛拔不出簡明 句中無余字 篇內(nèi)無贅語樸實 不拐彎抹角 不可以藻飾莊重 用詞嚴肅端莊 不帶感情色彩 四 公文結(jié)構(gòu)規(guī)范 一 公文的開頭 二 公文的主體 三 公文的結(jié)尾 1 常規(guī)式開頭 發(fā)文原因 發(fā)文根據(jù) 發(fā)文目的 文件形成過程2 引據(jù)式開頭3 情況式開頭 一 公文的開頭 1 分條列項式2 文章式3 篇段合一式4 領(lǐng)起用語式5 小標題式6 章斷條連式 二 公文的主體 1 使用公文結(jié)尾專用語 表強調(diào) 表指示 提出要求 發(fā)出號召等 表祈請2 交代有關(guān)未盡事宜3 無專門的結(jié)尾 正文寫完自然結(jié)束 三 公文的結(jié)尾 五 常用公文寫作 一 通知 二 報告 三 請示 四 批復(fù) 五 會議紀要 六 函 辦法 規(guī)定 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文 傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項 任免人員 條例 規(guī)定 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī) 任免干部 傳達上級機關(guān)的指示 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文 批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文 發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項 一 通知 1 通知的特點 運用的廣泛性使用頻率高種類多時效性強 2 通知的種類 規(guī)定性通知布置性通知告知性通知經(jīng)轉(zhuǎn)性通知 印發(fā) 發(fā)布 轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)等 任免通知會議通知 3 通知的寫法 標題主送機關(guān)正文通知緣由 背景 根據(jù) 目的 意義通知事項 因通知的類別不同而寫法各異執(zhí)行要求 也可不提要求 4 通知例文 中國煙草總公司職工技術(shù)培訓(xùn)中心關(guān)于舉辦高級物流師國家職業(yè)資格培訓(xùn)班的通知行業(yè)各直屬單位 中國煙草機械集團有限責(zé)任公司 中國煙草國際有限公司 中國煙草實業(yè)發(fā)展中心 為推行國家職業(yè)資格證書制度 提高煙草行業(yè)物流管理人員的專業(yè)技能水平 根據(jù)國家局 總公司2008年度國內(nèi)培訓(xùn)計劃的安排 定于2008年11月在鄭州舉辦高級物流師國家職業(yè)資格試點培訓(xùn)班 現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下 一 培訓(xùn)對象二 培訓(xùn)內(nèi)容與形式三 培訓(xùn)時間與地點四 培訓(xùn)費用五 其他事項二 八年九月九日 二 報告 辦法 規(guī)定 適用于向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 答復(fù)上級機關(guān)的詢問 條例 規(guī)定 用于向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 提出建議 答復(fù)上級機關(guān)的詢問 1 報告的特點 單向性陳述性事后性綜合性 2 報告的分類 按性質(zhì)分 專題性報告綜合性報告按內(nèi)容分 匯報性報告情況性報告答復(fù)性報告建議性報告呈轉(zhuǎn)性報告 3 報告的寫法 標題主送機關(guān)正文報告導(dǎo)語 背景 情況 目的 依據(jù)報告主體 成績 做法 經(jīng)驗 體會 打算 安排 情況 原因 教訓(xùn) 措施報告結(jié)語 重申意義 展望未來 模式化的套語 4 報告寫作中的注意事項 嚴格使用文種 不要與請示混用 報告中不得夾帶請示事項 材料要客觀真實 實事求是 5 報告的例文 山東中正熱力集團公司關(guān)于2009年度工作情況的報告集團公司各部門 各控股公司 受董事會委托 做工作報告 請予審議 一年來 集團公司以年初制定的八個綱領(lǐng)性文件為總抓手 在管理 主業(yè)拓展 現(xiàn)有供熱系統(tǒng)技術(shù)改造 新的經(jīng)濟增長點培育等方面取得了顯著成績 是濃墨重彩 可圈可點的一年 第一部分值得肯定的成績第二部分主要存在的不足第三部分來年的主要工作二 九年十二月二十九日 三 請示 辦法 規(guī)定 請示適用于向上級機關(guān)請求指示 批準 條例 規(guī)定 請示用于向上級機關(guān)請求指示 批準 1 請示的使用范圍 第一 下級機關(guān)遇到新情況 新問題 因無章可循而沒有對策或沒有把握 需要上級機關(guān)給以指示的時候 要用請示 第二 下級機關(guān)在處理較為重要的事件和問題時 因涉及有關(guān)方針政策必須慎重對待 需要報請上級機關(guān)批準時 要用請示 第三 下級機關(guān)在工作中遇到問題 雖然有解決的辦法 但由于職權(quán) 條件的限制 沒有權(quán)力或沒有能力實施這些辦法 需要上級幫助解決的時候 要用請示 第四 下級機關(guān)對有關(guān)方針 政策和上級機關(guān)發(fā)布的規(guī)定 指示有疑問 需要上級機關(guān)給予解答時 要用請示 第五 下級機關(guān)之間在較重要的問題上出現(xiàn)意見分歧 需要上級機關(guān)裁決時 需要請示 2 請示的特點 期復(fù)性單一性 一文一事 一個主送機關(guān) 針對性時效性 3 請示的種類 請求指示的請示 要政策 要辦法請求批準的請示 方案 規(guī)劃 措施請求幫助的請示 人 財 物 4 請示的寫法 標題主送機關(guān) 只有一個 不送領(lǐng)導(dǎo)個人 不越級正文請示緣由 充分 恰當(dāng) 具體請示事項 指示 批準 幫助 明確 具體請示結(jié)語 當(dāng)否 請批復(fù) 5 請示的例文 公司第三分公司關(guān)于招聘新員工的請示 公司 由于本分公司業(yè)務(wù)的發(fā)展 急需增聘副經(jīng)理1名 具有?？埔陨蠈W(xué)歷的業(yè)務(wù)員3名 其中女性2名 副經(jīng)理擬刊登廣告向社會公開招聘 業(yè)務(wù)員從今年畢業(yè)生中招聘 可否 請批復(fù) 公司第三分公司 年 月 日 6 報告和請示的區(qū)別 行文目的不同行文內(nèi)容不同行文時間不同主送機關(guān)不同 四 批復(fù) 辦法 規(guī)定 適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項 條例 規(guī)定 用于答復(fù)下級機關(guān)的請示 1 批復(fù)的特點 被動性針對性指示性時限性 2 批復(fù)的寫法 標題主送機關(guān)正文批復(fù)引據(jù)批復(fù)事項執(zhí)行要求批復(fù)結(jié)語 3 批復(fù)的例文 中國保險監(jiān)督管理委員會關(guān)于設(shè)立廣州國匯保險經(jīng)紀有限公司的批復(fù) 你們提交的廣州國匯保險經(jīng)紀有限公司設(shè)立申請材料收悉 經(jīng)審核 批復(fù)如下 一 批準設(shè)立廣州國匯保險經(jīng)紀有限公司 二 公司注冊資本 人民幣500萬元 其中 陳戎出資200萬元 出資比例為40 何偉生 阮廣杰各出資150萬元 出資比例各為30 三 公司業(yè)務(wù)經(jīng)營區(qū)域 中華人民共和國行政轄區(qū) 不含港 澳 臺 四 公司住所 廣州市越秀區(qū)農(nóng)林下路5號億達大廈701室 五 公司可經(jīng)營下列業(yè)務(wù) 六 核準陳戎的董事長任職資格 核準何偉生的總經(jīng)理任職資格 七 公司須持本批復(fù)及中國保監(jiān)會頒發(fā)的 保險經(jīng)紀機構(gòu)法人許可證 到工商行政管理部門辦理有關(guān)工商登記手續(xù) 方可開業(yè) 八 公司應(yīng)依法經(jīng)營 并執(zhí)行中國保監(jiān)會的有關(guān)政策 相關(guān)內(nèi)容可登錄中國保監(jiān)會網(wǎng)站查詢 二 七年十月三十一日 五 會議紀要 辦法 規(guī)定 適用于記載 傳達會議情況和議定事項 條例 規(guī)定 用于記載會議主要精神和議定事項 1 會議紀要的特點 紀實性概括性指導(dǎo)性 2 會議紀要的格式 3 會議紀要的發(fā)布 會議紀要一般不向其他機關(guān) 單位發(fā)送 只發(fā)向本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人 直屬部門和下級機關(guān) 單位 發(fā)文范圍在抄送欄內(nèi)以 發(fā) 送 等字樣后面加冒號標明 會議紀要向上級機關(guān)呈報 應(yīng)以報告的形式向上報送 4 會議紀要的寫法 標題會議名稱 文種 物理學(xué)會X射線專業(yè)委員會第三屆學(xué)術(shù)交流會會議紀要事由 文種 關(guān)于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀要成文日期 一般加括號標寫于標題之下正中位置 以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準 也有出現(xiàn)在正文之后的 正文前言 會議的基本情況主體 會議的主要精神 會議議定的事項 會議上達成的共識 會議對與會單位布置的工作和提出的要求 會議上各種主要觀點及爭鳴情況等 結(jié)尾 簡短 強調(diào)意義 提出希望和號召等 有的將參會人員放在結(jié)尾 5 會議紀要的例文 浙江欣捷建設(shè)有限公司2009年第一次管理座談會會議紀要時間 2009年2月22日地點 主持人 出席 本次會議討論了總公司對口部門與各分公司工作銜接 工作流程 公司內(nèi)部管理等事宜 總結(jié)了企業(yè)內(nèi)部管理存在的不足 確定了財務(wù)報表統(tǒng)一 相關(guān)證書借用 貫標小組組建 檔案管理 分公司專業(yè)人才招聘等事宜 現(xiàn)將會議議定事項紀要如下 一 會議聽取了 二 會議指出 三 會議對解決現(xiàn)階段的問題作了明確 1 2 浙江欣捷建設(shè)有限公司2008年2月22日 六 函 辦法 規(guī)定 函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作 詢問和答復(fù)問題 請求批準和答復(fù)審批事項 條例 規(guī)定 函用于機關(guān)之間商洽工作 詢問和答復(fù)問題 向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準 1 函的特點 平等性和溝通性靈活性和廣泛性單一性和實用性 2 函的種類 按性質(zhì)分 公函 便函按方向分 發(fā)函 復(fù)函按內(nèi)容分 商洽函 詢問函 請批函 答復(fù)函 3 函的寫法 標題發(fā)文字號主送機關(guān)正文發(fā)函緣由事項希望要求 4 函的例文 關(guān)于商談 品牌電腦價格