現(xiàn)代企業(yè)公文寫作提綱.ppt

現(xiàn)代企業(yè)公文寫作 20100730 重慶工商大學(xué)米密 前言 公文是一個(gè)組織 企業(yè) 的臉面 在公務(wù)活動(dòng)中具有代表公司書面溝通交流的作用 可以說(shuō)是公司整體形象的書面代表 公文處理的正確與規(guī)范代表企業(yè)的管理水平和管理質(zhì)量 同時(shí) 也可為企業(yè)創(chuàng)造效益并減少不必要的損失 主要內(nèi)容 一 公文基本知識(shí)二 公文格式規(guī)范三 公文語(yǔ)言規(guī)范四 公文結(jié)構(gòu)規(guī)范五 常用公文寫作六 提高寫作能力 一 公文基本知識(shí) 一 什么是公文 公文 是指黨政機(jī)關(guān) 社會(huì)團(tuán)體 企事業(yè)單位等社會(huì)合法組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和特定體式的應(yīng)公文 是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的路線 方針 政策 發(fā)布法規(guī)和規(guī)章 實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理 辦理公務(wù) 規(guī)范行為 記載和傳遞公務(wù)信息的重要工具 廣義公文 狹義公文 企業(yè)公文 是指企業(yè)在實(shí)施管理 處理公共事務(wù)和對(duì)外進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中 所形成的具有法定效力和特定體式的文書 是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的路線方針政策 貫徹企業(yè)發(fā)展目標(biāo) 開(kāi)展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù) 頒布規(guī)章制度 請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題 指導(dǎo)和商洽工作 匯報(bào)情況 交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具 二 公文的特點(diǎn) 三 公文的作用 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用聯(lián)系公務(wù)作用宣傳教育作用依據(jù)憑證作用規(guī)范言行作用 四 公文的種類 黨的公文 決議 公報(bào) 指示 條例 規(guī)定 決定 意見(jiàn) 通知 通報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)要 行政公文 命令 令 議案 公告 通告 決定 意見(jiàn) 通知 通報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)要 企業(yè)公文 決議 指示 條例 規(guī)定 公告 通告 決定 意見(jiàn) 通知 通報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)要 二 公文格式規(guī)范 公文格式的具體項(xiàng)目眉首 印制份數(shù)順序號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 發(fā)文字號(hào) 簽發(fā)人 主體 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 附件說(shuō)明 附件 發(fā)文機(jī)關(guān) 成文時(shí)間 印章 附注 版記 主題詞 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 三 公文語(yǔ)言規(guī)范 一 語(yǔ)言的表達(dá)方式 二 公文語(yǔ)言的特點(diǎn) 表達(dá)方式 又叫表達(dá)方法 表現(xiàn)方法 它是運(yùn)用語(yǔ)言形式來(lái)介紹情況 陳述事實(shí) 總結(jié)規(guī)律 闡明觀點(diǎn) 抒發(fā)感情的具體方法與手段 敘述 描寫 抒情 說(shuō)明 議論 一 語(yǔ)言的表達(dá)方式 公文語(yǔ)言的特點(diǎn)和要求 準(zhǔn)確 簡(jiǎn)明 樸實(shí) 莊重 二 公文語(yǔ)言的特點(diǎn) 準(zhǔn)確 一字入公文 九牛拔不出簡(jiǎn)明 句中無(wú)余字 篇內(nèi)無(wú)贅語(yǔ)樸實(shí) 不拐彎抹角 不可以藻飾莊重 用詞嚴(yán)肅端莊 不帶感情色彩 四 公文結(jié)構(gòu)規(guī)范 一 公文的開(kāi)頭 二 公文的主體 三 公文的結(jié)尾 1 常規(guī)式開(kāi)頭 發(fā)文原因 發(fā)文根據(jù) 發(fā)文目的 文件形成過(guò)程2 引據(jù)式開(kāi)頭3 情況式開(kāi)頭 一 公文的開(kāi)頭 1 分條列項(xiàng)式2 文章式3 篇段合一式4 領(lǐng)起用語(yǔ)式5 小標(biāo)題式6 章斷條連式 二 公文的主體 1 使用公文結(jié)尾專用語(yǔ) 表強(qiáng)調(diào) 表指示 提出要求 發(fā)出號(hào)召等 表祈請(qǐng)2 交代有關(guān)未盡事宜3 無(wú)專門的結(jié)尾 正文寫完自然結(jié)束 三 公文的結(jié)尾 五 常用公文寫作 一 通知 二 報(bào)告 三 請(qǐng)示 四 批復(fù) 五 會(huì)議紀(jì)要 六 函 辦法 規(guī)定 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng) 任免人員 條例 規(guī)定 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī) 任免干部 傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文 發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng) 一 通知 1 通知的特點(diǎn) 運(yùn)用的廣泛性使用頻率高種類多時(shí)效性強(qiáng) 2 通知的種類 規(guī)定性通知布置性通知告知性通知經(jīng)轉(zhuǎn)性通知 印發(fā) 發(fā)布 轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)等 任免通知會(huì)議通知 3 通知的寫法 標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文通知緣由 背景 根據(jù) 目的 意義通知事項(xiàng) 因通知的類別不同而寫法各異執(zhí)行要求 也可不提要求 4 通知例文 中國(guó)煙草總公司職工技術(shù)培訓(xùn)中心關(guān)于舉辦高級(jí)物流師國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)班的通知行業(yè)各直屬單位 中國(guó)煙草機(jī)械集團(tuán)有限責(zé)任公司 中國(guó)煙草國(guó)際有限公司 中國(guó)煙草實(shí)業(yè)發(fā)展中心 為推行國(guó)家職業(yè)資格證書制度 提高煙草行業(yè)物流管理人員的專業(yè)技能水平 根據(jù)國(guó)家局 總公司2008年度國(guó)內(nèi)培訓(xùn)計(jì)劃的安排 定于2008年11月在鄭州舉辦高級(jí)物流師國(guó)家職業(yè)資格試點(diǎn)培訓(xùn)班 現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下 一 培訓(xùn)對(duì)象二 培訓(xùn)內(nèi)容與形式三 培訓(xùn)時(shí)間與地點(diǎn)四 培訓(xùn)費(fèi)用五 其他事項(xiàng)二 八年九月九日 二 報(bào)告 辦法 規(guī)定 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn) 條例 規(guī)定 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 提出建議 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn) 1 報(bào)告的特點(diǎn) 單向性陳述性事后性綜合性 2 報(bào)告的分類 按性質(zhì)分 專題性報(bào)告綜合性報(bào)告按內(nèi)容分 匯報(bào)性報(bào)告情況性報(bào)告答復(fù)性報(bào)告建議性報(bào)告呈轉(zhuǎn)性報(bào)告 3 報(bào)告的寫法 標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文報(bào)告導(dǎo)語(yǔ) 背景 情況 目的 依據(jù)報(bào)告主體 成績(jī) 做法 經(jīng)驗(yàn) 體會(huì) 打算 安排 情況 原因 教訓(xùn) 措施報(bào)告結(jié)語(yǔ) 重申意義 展望未來(lái) 模式化的套語(yǔ) 4 報(bào)告寫作中的注意事項(xiàng) 嚴(yán)格使用文種 不要與請(qǐng)示混用 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 材料要客觀真實(shí) 實(shí)事求是 5 報(bào)告的例文 山東中正熱力集團(tuán)公司關(guān)于2009年度工作情況的報(bào)告集團(tuán)公司各部門 各控股公司 受董事會(huì)委托 做工作報(bào)告 請(qǐng)予審議 一年來(lái) 集團(tuán)公司以年初制定的八個(gè)綱領(lǐng)性文件為總抓手 在管理 主業(yè)拓展 現(xiàn)有供熱系統(tǒng)技術(shù)改造 新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)培育等方面取得了顯著成績(jī) 是濃墨重彩 可圈可點(diǎn)的一年 第一部分值得肯定的成績(jī)第二部分主要存在的不足第三部分來(lái)年的主要工作二 九年十二月二十九日 三 請(qǐng)示 辦法 規(guī)定 請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示 批準(zhǔn) 條例 規(guī)定 請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示 批準(zhǔn) 1 請(qǐng)示的使用范圍 第一 下級(jí)機(jī)關(guān)遇到新情況 新問(wèn)題 因無(wú)章可循而沒(méi)有對(duì)策或沒(méi)有把握 需要上級(jí)機(jī)關(guān)給以指示的時(shí)候 要用請(qǐng)示 第二 下級(jí)機(jī)關(guān)在處理較為重要的事件和問(wèn)題時(shí) 因涉及有關(guān)方針政策必須慎重對(duì)待 需要報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)時(shí) 要用請(qǐng)示 第三 下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到問(wèn)題 雖然有解決的辦法 但由于職權(quán) 條件的限制 沒(méi)有權(quán)力或沒(méi)有能力實(shí)施這些辦法 需要上級(jí)幫助解決的時(shí)候 要用請(qǐng)示 第四 下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)方針 政策和上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的規(guī)定 指示有疑問(wèn) 需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予解答時(shí) 要用請(qǐng)示 第五 下級(jí)機(jī)關(guān)之間在較重要的問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分歧 需要上級(jí)機(jī)關(guān)裁決時(shí) 需要請(qǐng)示 2 請(qǐng)示的特點(diǎn) 期復(fù)性單一性 一文一事 一個(gè)主送機(jī)關(guān) 針對(duì)性時(shí)效性 3 請(qǐng)示的種類 請(qǐng)求指示的請(qǐng)示 要政策 要辦法請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示 方案 規(guī)劃 措施請(qǐng)求幫助的請(qǐng)示 人 財(cái) 物 4 請(qǐng)示的寫法 標(biāo)題主送機(jī)關(guān) 只有一個(gè) 不送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人 不越級(jí)正文請(qǐng)示緣由 充分 恰當(dāng) 具體請(qǐng)示事項(xiàng) 指示 批準(zhǔn) 幫助 明確 具體請(qǐng)示結(jié)語(yǔ) 當(dāng)否 請(qǐng)批復(fù) 5 請(qǐng)示的例文 公司第三分公司關(guān)于招聘新員工的請(qǐng)示 公司 由于本分公司業(yè)務(wù)的發(fā)展 急需增聘副經(jīng)理1名 具有專科以上學(xué)歷的業(yè)務(wù)員3名 其中女性2名 副經(jīng)理擬刊登廣告向社會(huì)公開(kāi)招聘 業(yè)務(wù)員從今年畢業(yè)生中招聘 可否 請(qǐng)批復(fù) 公司第三分公司 年 月 日 6 報(bào)告和請(qǐng)示的區(qū)別 行文目的不同行文內(nèi)容不同行文時(shí)間不同主送機(jī)關(guān)不同 四 批復(fù) 辦法 規(guī)定 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 條例 規(guī)定 用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示 1 批復(fù)的特點(diǎn) 被動(dòng)性針對(duì)性指示性時(shí)限性 2 批復(fù)的寫法 標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文批復(fù)引據(jù)批復(fù)事項(xiàng)執(zhí)行要求批復(fù)結(jié)語(yǔ) 3 批復(fù)的例文 中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于設(shè)立廣州國(guó)匯保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司的批復(fù) 你們提交的廣州國(guó)匯保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司設(shè)立申請(qǐng)材料收悉 經(jīng)審核 批復(fù)如下 一 批準(zhǔn)設(shè)立廣州國(guó)匯保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司 二 公司注冊(cè)資本 人民幣500萬(wàn)元 其中 陳戎出資200萬(wàn)元 出資比例為40 何偉生 阮廣杰各出資150萬(wàn)元 出資比例各為30 三 公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)區(qū)域 中華人民共和國(guó)行政轄區(qū) 不含港 澳 臺(tái) 四 公司住所 廣州市越秀區(qū)農(nóng)林下路5號(hào)億達(dá)大廈701室 五 公司可經(jīng)營(yíng)下列業(yè)務(wù) 六 核準(zhǔn)陳戎的董事長(zhǎng)任職資格 核準(zhǔn)何偉生的總經(jīng)理任職資格 七 公司須持本批復(fù)及中國(guó)保監(jiān)會(huì)頒發(fā)的 保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)法人許可證 到工商行政管理部門辦理有關(guān)工商登記手續(xù) 方可開(kāi)業(yè) 八 公司應(yīng)依法經(jīng)營(yíng) 并執(zhí)行中國(guó)保監(jiān)會(huì)的有關(guān)政策 相關(guān)內(nèi)容可登錄中國(guó)保監(jiān)會(huì)網(wǎng)站查詢 二 七年十月三十一日 五 會(huì)議紀(jì)要 辦法 規(guī)定 適用于記載 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 條例 規(guī)定 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng) 1 會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn) 紀(jì)實(shí)性概括性指導(dǎo)性 2 會(huì)議紀(jì)要的格式 3 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布 會(huì)議紀(jì)要一般不向其他機(jī)關(guān) 單位發(fā)送 只發(fā)向本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人 直屬部門和下級(jí)機(jī)關(guān) 單位 發(fā)文范圍在抄送欄內(nèi)以 發(fā) 送 等字樣后面加冒號(hào)標(biāo)明 會(huì)議紀(jì)要向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào) 應(yīng)以報(bào)告的形式向上報(bào)送 4 會(huì)議紀(jì)要的寫法 標(biāo)題會(huì)議名稱 文種 物理學(xué)會(huì)X射線專業(yè)委員會(huì)第三屆學(xué)術(shù)交流會(huì)會(huì)議紀(jì)要事由 文種 關(guān)于解決糧食購(gòu)銷體制改革后遺留問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要成文日期 一般加括號(hào)標(biāo)寫于標(biāo)題之下正中位置 以會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn) 也有出現(xiàn)在正文之后的 正文前言 會(huì)議的基本情況主體 會(huì)議的主要精神 會(huì)議議定的事項(xiàng) 會(huì)議上達(dá)成的共識(shí) 會(huì)議對(duì)與會(huì)單位布置的工作和提出的要求 會(huì)議上各種主要觀點(diǎn)及爭(zhēng)鳴情況等 結(jié)尾 簡(jiǎn)短 強(qiáng)調(diào)意義 提出希望和號(hào)召等 有的將參會(huì)人員放在結(jié)尾 5 會(huì)議紀(jì)要的例文 浙江欣捷建設(shè)有限公司2009年第一次管理座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要時(shí)間 2009年2月22日地點(diǎn) 主持人 出席 本次會(huì)議討論了總公司對(duì)口部門與各分公司工作銜接 工作流程 公司內(nèi)部管理等事宜 總結(jié)了企業(yè)內(nèi)部管理存在的不足 確定了財(cái)務(wù)報(bào)表統(tǒng)一 相關(guān)證書借用 貫標(biāo)小組組建 檔案管理 分公司專業(yè)人才招聘等事宜 現(xiàn)將會(huì)議議定事項(xiàng)紀(jì)要如下 一 會(huì)議聽(tīng)取了 二 會(huì)議指出 三 會(huì)議對(duì)解決現(xiàn)階段的問(wèn)題作了明確 1 2 浙江欣捷建設(shè)有限公司2008年2月22日 六 函 辦法 規(guī)定 函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 條例 規(guī)定 函用于機(jī)關(guān)之間商洽工作 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題 向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn) 1 函的特點(diǎn) 平等性和溝通性靈活性和廣泛性單一性和實(shí)用性 2 函的種類 按性質(zhì)分 公函 便函按方向分 發(fā)函 復(fù)函按內(nèi)容分 商洽函 詢問(wèn)函 請(qǐng)批函 答復(fù)函 3 函的寫法 標(biāo)題發(fā)文字號(hào)主送機(jī)關(guān)正文發(fā)函緣由事項(xiàng)希望要求 4 函的例文 關(guān)于商談 品牌電腦價(jià)格