會議管理制度.ppt

上海智富企業(yè)發(fā)展 集團(tuán) 有限公司 會議管理制度培訓(xùn)課程 目錄 第一章總則 目的為提高上海智富企業(yè)發(fā)展 集團(tuán) 有限公司 以下簡稱 集團(tuán) 各類會議的效率 規(guī)范會議的組織工作和議事程序 特制定本制度 第一章總則 適用范圍本制度適用于集團(tuán)各中心 區(qū)域公司 事業(yè)部 經(jīng)理部 項(xiàng)目公司 項(xiàng)目部 以下簡稱 成員單位 各成員單位可根據(jù)本制度 結(jié)合自身實(shí)際情況編制本單位會議管理實(shí)施細(xì)則 報(bào)集團(tuán)行政人事中心審批后組織實(shí)施 集團(tuán)行政人事中心為集團(tuán)層面會議的歸口管理部門 負(fù)責(zé)會議的組織和管理 其他單位行政人事部門為本單位會議的歸口管理部門 本制度中的會議主要是指工作例會 員工大會 工作總結(jié)會 年會 論壇 及其他由集團(tuán)組織或各中心 事業(yè)部組織的重大事項(xiàng)的專題 專項(xiàng)會議 召開頻率詳見表一 會議類型一覽表 第二章管理內(nèi)容 會議類型 會議類型一覽表 會議類型 工作例會 員工大會 專題會議 指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議 主要包括總裁辦公會 集團(tuán)管控高階例會 集團(tuán)生產(chǎn)工作例會 集團(tuán)各中心工作例會 集團(tuán)業(yè)務(wù)及職能條線工作例會 成員單位總裁 總經(jīng)理辦公會等 指集團(tuán)及其各成員單位在生產(chǎn) 經(jīng)營 管理活動中 對重要的計(jì)劃 規(guī)劃 方案 合同 制度流程建設(shè)等專題材料 組織有關(guān)人員 專家進(jìn)行評估 論證或?qū)彾ǖ臅h 專題會議為不定期會議 通常以一案一會為原則 指集團(tuán)成員單位全體管理人員參加的各類會議 主要包括智富論壇 年會 半年度工作會議 新春茶話會 重要報(bào)告及培訓(xùn)等 以及其他重要會議 工作例會按照具體相關(guān)通知要求上報(bào)工作總結(jié)及計(jì)劃 行政人事部門根據(jù)會議發(fā)起單位要求 發(fā)布會議通知 如會議需要使用電腦 投影儀 錄音筆等設(shè)備 由會議組織單位向行政人事或后勤管理部門提出申請 行政人事部門負(fù)責(zé)落實(shí) 會議過程中的茶水供應(yīng)等服務(wù)工作 由行政人事部門安排專人負(fù)責(zé) 會議組織單位須做好與會人員的落實(shí) 會議簽到表 會議書面材料 會議紀(jì)要等相關(guān)工作 01 02 專題會議由會議組織單位至少提前1個(gè)工作日擬定會議內(nèi)容 將會議內(nèi)容上傳至本單位行政人事部門 會議內(nèi)容要明確會議基本信息 如 時(shí)間 地點(diǎn) 主持人 參加人員 議程 會議要求等 如有內(nèi)容需在會議中討論決定的 要在內(nèi)容中予以注明 行政人事部門負(fù)責(zé)擬定會議通知并發(fā)布 03 會議規(guī)范 會前準(zhǔn)備 會議規(guī)范 會議紀(jì)律 會議規(guī)范 會議紀(jì)律 會務(wù)管理 一 各成員單位每周五須將本單位下一周會議計(jì)劃匯總后 報(bào)至集團(tuán)行政人事中心 提交時(shí)間為周五下午14時(shí)前 集團(tuán)行政人事中心將各成員單位會議計(jì)劃匯總后 報(bào)集團(tuán)總裁審閱 如總裁需要參加某個(gè)會議 由集團(tuán)行政人事中心負(fù)責(zé)通知相應(yīng)的成員單位 并做好協(xié)調(diào)工作 會務(wù)管理 會議紀(jì)要 1 紀(jì)要整理 會議組織單位在會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi) 應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理會議紀(jì)要 并按照會議紀(jì)要查閱權(quán)限 做好紀(jì)要的傳閱和報(bào)備工作 2 紀(jì)要分類 分為A B C D四個(gè)等級 該等級由會議主持或與會最高領(lǐng)導(dǎo)確定 紀(jì)要查閱權(quán)限分類 會務(wù)管理 會場整理 由會議主辦部門負(fù)責(zé)通知行政人事或后勤管理部門及時(shí)清理會議現(xiàn)場 集團(tuán)總部會議管理 集團(tuán)總部會議管理 第三章處理及申訴 無故缺席會議且未辦理請假手續(xù)者 副經(jīng)理及以上人員扣除1000元 副經(jīng)理以下人員扣除500元 副經(jīng)理及以上人員未能參加會議又不指定人員代為參加會議的 扣除300元 一 二 三 四 會議期間在會場內(nèi)吸煙者且不聽勸阻的 視具體情況 扣除200 300元 參加會議無故遲到者 副經(jīng)理以上人員扣除200元 副經(jīng)理以下人員扣除100元 會議期間在會場內(nèi)接打電話者且不聽勸阻的 視具體情況 扣除200 300元 會議中隨意喧嘩 打斷他人發(fā)言者 影響會議進(jìn)行的 視情節(jié)輕重情況 扣除300 500元 會議期間發(fā)生口角或出言不遜帶有人身攻擊 惡劣語言者 造成惡劣影響的 扣除2000元 參會人員違反公司保密制度 將會議保密事項(xiàng)外傳 情節(jié)較輕的 扣除2000 5000元 因其泄密行為給集團(tuán)造成惡劣影響或經(jīng)濟(jì)損失的 終止勞動關(guān)系 并視具體情況必要時(shí)追究其經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任 會議組織單位未按要求及時(shí)上報(bào)會議紀(jì)要的 對相關(guān)責(zé)任人扣除1000元 成員單位未按時(shí)間節(jié)點(diǎn)上報(bào)下一周會議安排匯總表的 對相關(guān)責(zé)任人扣除500元 第三章處理及申訴 第三章處理及申訴 上述 一 至 七 條違反會議規(guī)定的行為 由會議組織單位做好記錄 并由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn) 形成書面處罰意見 報(bào)行政人事部門處理 第 八 九 條由行政人事部門考核 以上所有扣款由行政人事部門將書面明細(xì)報(bào)至本單位財(cái)務(wù) 從責(zé)任人績效工資或獎金中直接扣除 所扣除的款項(xiàng)均作為集團(tuán)公益活動經(jīng)費(fèi) 申訴 因違反本制度被處罰的 如當(dāng)事人不服處罰 可在3個(gè)工作日內(nèi)向集團(tuán)內(nèi)控審計(jì)中心提出申訴 集團(tuán)內(nèi)控審計(jì)中心 在接到申訴后15個(gè)工作日內(nèi) 對事實(shí)情況進(jìn)行調(diào)查了解 根據(jù)事實(shí) 結(jié)合本制度規(guī)定 作出維持或撤消處罰決定 第四章附則 本制度自發(fā)布之日起施行