QP420100文件記錄控制程.doc

編寫: 審核: 批準: 日期: 日期: 日期: 1.目的建立規(guī)定公司內(nèi)部文件及外來文件的編寫、審核、批準、標識、發(fā)放、回收作廢及更新和資料審核、分發(fā)及更新程序，使公司文件均能得到有效所需的控制，以及質(zhì)量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。2.范圍適用于涉及文件(含資料)編寫、審核、批準、發(fā)放、回收及更新的所有部門主管及個人。3.定義3.1 質(zhì)量體系所產(chǎn)生的受控文件共3類：3.1.1 質(zhì)量手冊；3.1.2 程序文件；3.1.3 工作文件，包括如下：A.崗位職責；B.相關部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標準、操作規(guī)程和管理規(guī)定等。3.2 外來文件：非本公司制訂的但用于本公司質(zhì)量體系的文件，如法律、法規(guī)、標準、國際公約、慣例和顧客提供的文件等。4.職責4.1 質(zhì)量手冊：4.1.1 ISO推行小組負責編寫質(zhì)量手冊及其更新版本； 4.1.2 管理者代表負責審核質(zhì)量手冊的內(nèi)容。4.1.3 董事長總經(jīng)理批準質(zhì)量手冊。 4.1.4 辦公室管理部負責：質(zhì)量手冊的分發(fā)、原稿的存檔及作廢版本處理。注：質(zhì)量手冊的分發(fā)參照質(zhì)量手冊控制分發(fā)名單。4.2 程序文件： 4.2.1 各部門主管負責編寫與本部門相關的程序文件及其更新版本；4.2.3 管理者代表負責審核程序文件。4.2.4 董事長總經(jīng)理負責批準程序文件。4.2.5 辦公室管理部負責：分發(fā)程序文件；原稿的存檔及處理作廢版本。注：程序文件的分發(fā)參照附錄“文件分發(fā)名單控制表”，程序文件涉及的班組依實際情況進行頒發(fā)控制。4.3 工作文件：4.3.1 相關部門主管負責組織編寫本部門的“工作文件”及更新版本；4.3.2 公司管理者代表負責審核“的工作文件”內(nèi)容。4.3.3 董事長總經(jīng)理負責批準工作文件；4.3.4 辦公室管理部負責工作文件及更新版本的分發(fā)和原稿的存檔及處理作廢版本。注：工作文件的分發(fā)參照附錄“文件分發(fā)名單控制表”，工作文件涉及的班組依實際情況進行頒發(fā)控制。4.4 外來文件： 4.4.1 辦公室管理部負責：控制、分發(fā)外來文件及更新版本和處理作廢版本；存檔外來文件。4.4.2 各部門主管負責存檔本部門使用的外來文件。4.5 品管部在各部門協(xié)助下負責質(zhì)量記錄的歸檔控制工作,使質(zhì)量記錄得以切實提供追溯、檢查、分析與改善之用。4.6 各部門負責相關的質(zhì)量記錄的填寫工作。4.7 各部門負責將本程序讓其下屬人員了解并執(zhí)行。5.文件控制要求5.1 總則受控文件的編寫、審核、批準、更改、發(fā)行、存檔、作廢等，按本程序職責說明執(zhí)行。5.2 受控文件分發(fā)前準備：5.2.1 文件的編號和批準：文件在經(jīng)相關部門或個人在編寫完成后進行如下處理： A.編號：按照“ 5.12” 的要求進行編號。 B.批準：按照本程序“4.職責”的要求由相應的批準人在文件上簽章使文件生效；5.2.2 受控文件的登記和標識： A.文件批準后并登錄于“文件目錄”中； B.交分發(fā)者的文件可以是原稿、復印件或傳真方式。 C.若以原稿或復印件交分發(fā)者，則在作為原稿/復印件的文件首頁背面蓋“受控”章以便識別。 D.若以傳真方式送分發(fā)者，分發(fā)者收到傳真后在首頁背面蓋“受控”章以便識別。 E.對于分發(fā)給使用部門的原稿或復印件，應由文件的分發(fā)部門在相應的文件的首頁正面加蓋紅色的“受控”章，以表明文件處于“受控”狀態(tài)。 F.對于非受控文件，如：用于教育培訓的文件等，應于首頁加蓋“非受控參考文件”章，以便識別。5.3 受控文件分發(fā)：5.3.1 分發(fā)前，文件的批準人確定文件分發(fā)范圍，填寫“文件分發(fā)名單”，文件分發(fā)名單確定的原則是：凡是與文件執(zhí)行內(nèi)容有關的部門均應得到相應文件的有效版本。5.3.2 文件分發(fā)者按批準人確定的“文件分發(fā)名單”復印文件，并將文件分發(fā)給相應的部門或個人。5.3.3 接受文件人在“文件分發(fā)記錄表”上簽章，作為文件接收的證據(jù)。5.3.4 如果分發(fā)的文件是更新版本，分發(fā)者應按照原分發(fā)范圍（即原有的“文件分發(fā)名單”）要求文件的接收人出示失效文件，并蓋作廢章做作廢處理或當場銷毀，分發(fā)者在“文件分發(fā)記錄表”上簽章作已處理失效文件記錄，作廢文件的原稿需保留。5.4 受控文件的更改：5.4.1 質(zhì)量手冊、程序文件及工作文件需更改時，如涉及文件內(nèi)容的更改，由申請者填寫“文件更改申請”表，經(jīng)管理者代表審核后經(jīng)董事長總經(jīng)理批準，由辦公室管理部按照5.3節(jié)的規(guī)定分發(fā)至相關單位部門和個人。如果只是錯字或字數(shù)的刪減等的更改，則可由管理者代表認可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改處簽章。5.4.2 除非有特別指定，受控文件的更改應由管理者代表審核后經(jīng)董事長總經(jīng)理批準。5.4.3 文件內(nèi)容做小的改動時，須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁)，其余頁次內(nèi)容不作變更。5.4.4 更改版本號整數(shù)位或更改頁碼時，整份文件換為新版。5.4.5 文件版本更改準則A.文件的首版，其起始版本號應為1.0。B.凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改，每更改一次應順次提升版本號小數(shù)點后面的一位數(shù)，如由1.0改為1.1由1.2改為1.3等。C.凡是文件更改中涉及系統(tǒng)的主要內(nèi)容或需要增、減頁次等，應更改版本號整數(shù)位，每更改一次順次提升整數(shù)位1.2改為2.0；2.4改為3.0等，每次更改后的新版本號的小數(shù)位應從X.0開始。D.表格的版本、版次的更改與文件相同。 5.5 受控文件存檔參照質(zhì)量記錄控制程序（JS-QP420200）依執(zhí)行。5.6 受控文件控制：5.6.1 受控文件統(tǒng)一由辦公室管理部分發(fā)，其他部門未經(jīng)授權不得分發(fā)。5.6.2 如確因?qū)嶋H需要增發(fā)文件，可以向文件批準者申請：A.由批準人直接填寫在“文件分發(fā)名單”中，正式擁有受控文件。B.要求一份復制版本，復制版本蓋非受控參考文件章，以不列入更新控制范圍。 5.7 質(zhì)量手冊和程序文件的制作內(nèi)容應包含如下幾個方面，工作文件可根據(jù)實際需要對以下內(nèi)容做適當?shù)倪x擇：5.7.1 目的:為了順利執(zhí)行程序，先必須清晰地闡述編寫文件的出發(fā)點。5.7.2 范圍:對文件有影響的組織、功能、條款、范圍進行描述。5.7.3 定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號。5.7.4 職責:控制、權力和確保任務執(zhí)行的責任。5.7.5 工作程序:通過特定的工作順序來完成特定的工作內(nèi)容。5.7.6 參考資料:確定與程序有聯(lián)系的特定的文件、資料。5.7.7 報告和記錄:列出與程序有關的所有表單或報告。5.8 文件制作章節(jié)編號及規(guī)定:5.8.1 章節(jié)編號規(guī)定如下:1.目的2.范圍3.定義4.職責4.1 4.2 5.工作程序5.1 5.2 5.2.2 A.B.Ca.b.5.2.3 A5.3 6.參考資料7.報告和記錄5.8.2.章節(jié)編號以不超過四位數(shù)為原則，超過時以A,B,C.表示，再次以a,b,c,.表示。5.8.3.程序文件參考依“5.8.1.”節(jié)的項目及順序編寫，若沒有參考資料或流程圖時， 則在該項目填入“略”即可。5.9.要求:以本規(guī)范字體(宋體標小四號字)為標準參考字體。5.10 文件編寫準則5.10.1 質(zhì)量手冊 采用68位編碼，其規(guī)定如下： - - A. 為質(zhì)量手冊的別碼泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼； 為質(zhì)量手冊的別碼； 為質(zhì)量手冊的流水號代碼。 如： JS QM - QM 01- 010000 質(zhì)量手冊此四碼為0000流水號 流水號質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊泉州市堅實水泥制品有限公司5.10.2 程序文件 采用88位編碼,其規(guī)定如下： - - - - A. 為文件別代號，QP表示程序文件為泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼“JS”；B. 為文件別代號，QP表示程序文件；對應ISO 9001：2000項目(48)以48表示。a.4 質(zhì)量管理體系 b.5 管理職責 c.6 資源管理 d.7 產(chǎn)品和/或服務實現(xiàn)的過程e.8 測量、分析與改進 C.為每大項的分項代號，以19表示，如：對應ISO 9001：2000項目(48)以48表示。a.4 質(zhì)量管理體系 b.5 管理職責 c.6 資源管理 d.7 產(chǎn)品和/或服務實現(xiàn)的過程 e.8 測量、分析與改進 a.4 質(zhì)量管理體系 41 總要求 D. 為每大項的分項代號，以19表示，如： 42 文件要求 a.4 質(zhì)量管理體系 41 總要求42 文件要求 b.5 管理職責 51 管理層承諾52 以顧客為中心53 質(zhì)量方針 54 策劃 55 職責、權限和溝通 56 管理評審 c.6 資源管理 61 資源準備 62 人力資源 63 設施 64 工作環(huán)境 d.7 產(chǎn)品實現(xiàn) 71 產(chǎn)品實現(xiàn)策劃 72 與客戶相關的過程 73 設計和開發(fā) 74 采購 75 生產(chǎn)和服務的運作 76 測量和監(jiān)控設備的控制 e.8 測量、分析與改進 81 策劃 82 測量和監(jiān)控 83 不合格的控制 84 資料分析 85 改進 E. 兩位為流水號，自0199號由各部門依據(jù)需要以流水號方式編號，如： JS - QP - 42 - 01 00 QP文件此二碼為00流水號 流水號程序文件分項代號 程序文件分項代號程序文件 程序文件泉州市堅實水泥制品有限公司 5.11 表格編號準則采用108位編號方法，其規(guī)定如下： - - - - 5.11.1 、為文件表單代號，F(xiàn)M表示表格/表單泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼“JS”；5.11.2 、為對應程序文件的編號（詳見 5.10.2.D 和 5.10.2.E 的規(guī)定）文件表單代號，QR表示表格/表單；5.11.3 為為表格的流水號,自0199號由各部門依據(jù)需要以流水號方式編號，如：廈門華南龍水泥制品有限公司文件目錄表( FM420101)FM 4201 0 1 文件目錄表（流水號） 對應程序文件編號 對應程序文件編號 代表表格對應程序文件的編號（詳見 5.10.2.D 和 5.10.2.E 的規(guī)定）5.11.4 “為表格的流水號,自0199號由各部門依據(jù)需要以流水號方式編號，如： JS - QR 4201 - 01 文件目錄表（流水號） 對應程序文件編號 代表表格 泉州市堅實水泥制品有限公司 泉州市堅實水泥制品有限公司文件目錄表( JS-QR4201-01)5.11.6、外來表單（如國家、行業(yè)、質(zhì)檢站等統(tǒng)一制訂的表單）采用原編號。5.12 工作文件的編號準則,同程序文件編號準則,只是”QP”改為”WI”,其他不變.5.12.1 采用7位編號，其規(guī)定如下： - - 5.12.2 為泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼“JS”。5.12.3 為文件代號，以WI表示工作文件； 5.12.4 對應工作文件的流水號；自001999號由各部門依據(jù)需要以流水號方式編號，如： JS WI- WI 63 01 - 0010 工作文件流水號 工作文件代號對應程序文件編號 工作文件代號泉州市堅實水泥制品有限公司 泉州市堅實水泥制品有限公司工作文件(JS-WI-001)5.12.7 外來文件延用原編號（如國家標準GB、行業(yè)標準JC等）；若需要，可用本公司文件編號準則進行。6. 質(zhì)量記錄控制要求6.1 收集6.1.1 各作業(yè)活動人員,依據(jù)程序和工作規(guī)范所敘述的方法，收集、書寫質(zhì)量記錄。6.1.2 各作業(yè)活動的主管人員,應審核質(zhì)量記錄的正確性與完整性；6.1.3 質(zhì)量記錄應分類收集并存放于責任部門。6.2 標識 6.2.1 質(zhì)量記錄的標識：一般質(zhì)量記錄的標識為：(a)記錄名稱；(b)記錄編號。6.2.2 質(zhì)量記錄應能體現(xiàn)工作內(nèi)容, 并能體現(xiàn)發(fā)生的時間、填寫者、核準者等。6.2.3 所有質(zhì)量記錄應字跡清晰、易于閱讀、不易擦拭。不能使用鉛筆書寫。如須修改時,應在修改處簽章。6.3 編制索引6.3.1 為便于產(chǎn)品質(zhì)量的追溯,應將質(zhì)量記錄分類建檔,并予以編制索引。6.3.2 相關部門應編制“檔案索引”,以便登錄新增、作廢的質(zhì)量記錄檔案。6.3.3 每一檔案應有目錄頁,列有內(nèi)容記錄索引,以便迅速找出資料文件。6.3.4 每一檔案夾應標明項目標題。6.4 調(diào)檔6.4.1 調(diào)用存檔的質(zhì)量記錄,依下述規(guī)定實施:A.應向檔案管理人員預先提出申請。B. 調(diào)用的文件應保持其整潔和完整性,不得在其內(nèi)劃記。未經(jīng)允許，不得拆卸、復印。使用后應盡速歸檔。C.檔案管理人員應仔細檢查歸還文件的完整性后入檔。6.5 保管與處理6.5.1 質(zhì)量記錄檔案的存放應置于適當場所,以避免損壞。6.5.2 質(zhì)量記錄的保管分為兩大類: 第一類為現(xiàn)用檔,系指質(zhì)量記錄仍在使用狀態(tài),大部份以活動案卷的方式留置于使用或搜集者工作場所。第二類為備用檔,系指記錄已過現(xiàn)用期或產(chǎn)品/ 合同的生產(chǎn)已告結束,為將來可能使用而保存,一般經(jīng)匯整后以固定案卷的方式, 置放于櫥柜或庫房內(nèi)，且注明保留年限。6.5.3 質(zhì)量記錄或檔案在備用期限終了后,可以銷毀或繼續(xù)保存。如有處理規(guī)定時,應依規(guī)定辦理并作成記錄。6.6 供應商質(zhì)量記錄供應商的質(zhì)量記錄,如評審報告等應由相關部門建檔保管。6.7 質(zhì)量保證 各部門主管應不定期抽查檔案以查核其符合本程序作業(yè)要求的程度。7參考資料6.1 質(zhì)量記錄控制程序(JS-QP-42-0200)7.