綜合辦公技術(shù)解決方.doc

企業(yè)移動(dòng)信息化技術(shù)解決方案綜合辦公技術(shù)解決方案中國(guó)電信股份有限公司喀什分公司2012年2月目錄1 引言32 需求分析32.1 需求背景32.2 XX企業(yè)現(xiàn)狀及需求分析32.2.1 企業(yè)現(xiàn)狀33 系統(tǒng)規(guī)劃43.1 總體目標(biāo)43.2 設(shè)計(jì)思路43.3 部署結(jié)構(gòu)54 技術(shù)方案54.1 工作流程-復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化、可視化，輔助企業(yè)管理制度落地54.2 知識(shí)管理-凝聚集體智慧，建造學(xué)習(xí)機(jī)制，員工與組織共同成長(zhǎng)64.3 協(xié)作溝通-跨越空間障礙，創(chuàng)建多維平臺(tái)，有效支撐跨部門動(dòng)態(tài)協(xié)作與溝通74.4 工作計(jì)劃-合理安排工作時(shí)間，保證工作進(jìn)度74.5 移動(dòng)辦公-擺脫辦公環(huán)境束縛，隨時(shí)隨心處理辦公事務(wù)74.6 功能擴(kuò)展85 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境85.1 硬件環(huán)境85.2 增強(qiáng)OA型軟件85.3 服務(wù)端軟件運(yùn)行環(huán)境85.4 客戶端運(yùn)行環(huán)境86 實(shí)施方案（僅供參考，具體按照實(shí)際項(xiàng)目提供）97 售后服務(wù)97.1 實(shí)施與培訓(xùn)97.2 售后服務(wù)方式91 引言本文是針對(duì)部分企事業(yè)單位目前的辦公現(xiàn)狀及需求給出的一整套解決方案，其中闡述了如何幫助政企客戶實(shí)現(xiàn)日常辦公流程的的電子化管理，以及在工作過程中實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化應(yīng)用的方法。2 需求分析2.1 需求背景隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展格局日趨一體化，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越加激烈，企業(yè)無時(shí)無刻不面對(duì)國(guó)內(nèi)外同行業(yè)的直接競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)。企業(yè)亟待以業(yè)務(wù)為支撐點(diǎn)，以信息化為突破口，通過建設(shè)企業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)打造快速溝通平臺(tái)，建立企業(yè)可視化管控以提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。一個(gè)企業(yè)想要從創(chuàng)業(yè)階段轉(zhuǎn)向規(guī)范化，也必須要加大對(duì)內(nèi)部管理建設(shè)的力度，提倡“想管理要效益”，這個(gè)時(shí)候信息化是企業(yè)快速發(fā)展的必由之路，即“在信息的空間重建企業(yè)的運(yùn)作”將管理、發(fā)展規(guī)劃與信息化建設(shè)充分結(jié)合起來，利用信息化手段建立整個(gè)企業(yè)的管理、運(yùn)營(yíng)支撐體系，輔助推進(jìn)落實(shí)各項(xiàng)管理政策。與此同時(shí)，伴隨著企業(yè)辦公活動(dòng)范圍的擴(kuò)展和市場(chǎng)化帶來對(duì)響應(yīng)速度的更高要求，單純的基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化應(yīng)用已無法滿足用戶的移動(dòng)化需求。因此建設(shè)一套貼合企業(yè)實(shí)際管理需求且可以隨身隨心使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的必備工具。2.2 岳普湖縣組織部現(xiàn)狀及需求分析2.2.1 單位現(xiàn)狀給單位下屬XXX個(gè)部門，形成多點(diǎn)生產(chǎn)、運(yùn)作格局；每年人員流失20%左右，管理費(fèi)，培訓(xùn)費(fèi)居高不下；依賴電話、郵件、傳真解決異地辦公問題，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公模式，通訊費(fèi)用，紙張費(fèi)用開支巨大管理層：1. 希望及時(shí)了解公司內(nèi)部或外部市場(chǎng)的一切工作情況；2. 希望不被積壓的工作文件或流程審批工作所困擾；3. 希望不會(huì)因?yàn)閱T工離職導(dǎo)致公司資料的丟失；4. 希望提高內(nèi)部日常事務(wù)處理效率。員工：1. 能隨時(shí)了解提交的申請(qǐng)?zhí)幚磉M(jìn)展情況；2. 能夠快速搜索到與本人工作相關(guān)的工作知識(shí)文檔；3. 不在公司也能及時(shí)獲取公司的資訊及通知公告4. 工作中有一個(gè)溝通協(xié)作的平臺(tái)。3 系統(tǒng)規(guī)劃3.1 總體目標(biāo)為用戶打造一個(gè)集辦公自動(dòng)化、手機(jī)辦公、短信等應(yīng)用于一體的多功能信息化應(yīng)用平臺(tái)，幫助用戶實(shí)現(xiàn)如下的企業(yè)管理應(yīng)用：n 跨地區(qū)人員協(xié)同工作，建立虛擬工作平臺(tái)，解決多元文化，建立企業(yè)統(tǒng)一文化；n 企事業(yè)單位分散的信息資源的整合；n 企業(yè)快速發(fā)展過程中分散的組織結(jié)構(gòu)導(dǎo)致的管理溝通障礙；n 可理順各部門、各分公司之間的定位以及權(quán)責(zé)關(guān)系，并被清晰執(zhí)行；n 可讓企業(yè)發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)，過程知識(shí)得到再次利用，降低人員流失帶來的負(fù)面效應(yīng)；n 避免人員流動(dòng)造成的工作積壓或流程停滯3.2 設(shè)計(jì)思路針對(duì)企業(yè)在實(shí)際運(yùn)作中遇到的問題與困難，定制滿足用戶需求的協(xié)同辦公管理系統(tǒng)。基于烽火EMA平臺(tái)加載烽火協(xié)同辦公管理軟件，并通過烽火xMAP移動(dòng)中間件，以手機(jī)為移動(dòng)化應(yīng)用載體，構(gòu)筑靈活便捷的移動(dòng)化信息系統(tǒng)。3.3 部署結(jié)構(gòu)烽火移動(dòng)信息化系統(tǒng)以烽火EMA服務(wù)器為應(yīng)用載體，其部署在企業(yè)網(wǎng)內(nèi)。對(duì)外，EMA服務(wù)器通過專線或VPN方式連接至運(yùn)營(yíng)商業(yè)務(wù)引擎獲取通信或移動(dòng)能力；對(duì)內(nèi)，EMA提供了標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)接口可供企業(yè)其他信息系統(tǒng)調(diào)用，為其提供短信能力或?qū)崿F(xiàn)企業(yè)其他應(yīng)用的移動(dòng)化延伸。4 技術(shù)方案4.1 信息應(yīng)用-信息傳遞實(shí)時(shí)化，加快工作流轉(zhuǎn)速率l 短信應(yīng)用：簡(jiǎn)便的短信應(yīng)用可幫助員工在工作過程中及時(shí)的傳遞工作信息、流程處理通知、日程提醒等信息，促進(jìn)工作的順利發(fā)展。l 彩信應(yīng)用：形象生動(dòng)的信息應(yīng)用，可調(diào)節(jié)用戶在日常工作中的枯燥乏味的情緒，并能攜帶大量的信息量，讓信息應(yīng)用事半功倍l 生日祝福：可設(shè)定員工/客戶生日短信祝福定期發(fā)送，讓員工在緊張的工作之余能夠感受到企業(yè)對(duì)員工的關(guān)懷，讓客戶感覺到企業(yè)誠(chéng)意。l 投票調(diào)查：簡(jiǎn)單實(shí)惠的短信方式投票調(diào)查，在不用花費(fèi)大量人力做調(diào)查的情況下輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生活、企業(yè)產(chǎn)品等等的調(diào)查匯總及分析，節(jié)約了企業(yè)運(yùn)作成本，提高了用戶調(diào)查效率。4.2 工作流程-復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化、可視化，輔助企業(yè)管理制度落地結(jié)合規(guī)范流程的執(zhí)行和自由流程，讓繁瑣的過程管控標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、可追蹤。l 管理制度落地：清晰的流程分類，簡(jiǎn)化內(nèi)部行政事務(wù)，方便快速處理繁瑣問題，輔助公司內(nèi)人事管理、行政管理、日常工作辦公、費(fèi)用處理、相關(guān)服務(wù)支持、考勤管理、收發(fā)文管理等等各種各樣的管理制度，全面的通過清晰的工作流程落地和執(zhí)行l(wèi) 流程圖：幫助清晰了解每個(gè)申請(qǐng)的流轉(zhuǎn)方向，減少因制度過多而遺忘混淆造成的執(zhí)行不暢l 表單定制：完全雷同企業(yè)現(xiàn)有紙質(zhì)表單，高仿真?zhèn)鹘y(tǒng)審批模式，有益于系統(tǒng)推廣應(yīng)用l 流程報(bào)表：將統(tǒng)計(jì)出來的流程表單數(shù)據(jù)形成圖形化分析，更方便管理者一目了然的分析流程數(shù)據(jù)l 自由流程：落實(shí)已有內(nèi)控流程和提高工作效率的同時(shí),幫助逐漸沉淀新的規(guī)章制度流程4.3 知識(shí)管理-凝聚集體智慧，建造學(xué)習(xí)機(jī)制，員工與組織共同成長(zhǎng)建立統(tǒng)一的、可共享的企業(yè)級(jí)別知識(shí)庫(kù)，打破員工之間，部門之間持續(xù)的知識(shí)獨(dú)立企業(yè)知識(shí)體系：知識(shí)從積累、共享、利用到創(chuàng)新整個(gè)過程的全面管理；提供了全面的企業(yè)知識(shí)文檔管理有組織性的框架，對(duì)知識(shí)進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲(chǔ)和創(chuàng)建任何類型的文檔：l 統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，方便進(jìn)行管理；l 根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的知識(shí)文檔目錄結(jié)構(gòu)；l 為目錄設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，具有權(quán)限的人可以對(duì)目錄進(jìn)行編輯等操作；l 定義各種模板，包括文檔編輯調(diào)用模板、顯示模板等；l 各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的文檔的管理，例如公文、表單、網(wǎng)頁、掃描文件等都可以得到有序的管理；l 可設(shè)定文檔的查看、編輯、共享、回復(fù)、管理等操作權(quán)限；l 對(duì)文檔進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制、批量共享等操作，使得文檔的排布更為合理；l 統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控等功能對(duì)文檔發(fā)布、閱讀等情況作出分析；l 可通過公共文檔、信息門戶查看文檔；個(gè)人知識(shí)管理：結(jié)合企業(yè)知識(shí)管理，充分把個(gè)人知識(shí)管理與企業(yè)知識(shí)管理融為一體，全力為企業(yè)目標(biāo)共同發(fā)展在企業(yè)統(tǒng)一管理的同時(shí)，員工個(gè)人可根據(jù)自身工作和發(fā)展的需求，自行建立歸屬個(gè)人的知識(shí)目錄結(jié)構(gòu)，并根據(jù)適當(dāng)?shù)那樾喂蚕斫o相關(guān)同事。l 可自行定義個(gè)人知識(shí)文檔目錄架構(gòu)；l 可實(shí)時(shí)隨時(shí)隨地添加個(gè)人知識(shí)文檔；l 可設(shè)定文檔的查看權(quán)限；l 可批量共享個(gè)人文檔給到其他同事；l 對(duì)個(gè)人文檔進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制等操作，使得文檔的排布更為合理；l 可通過個(gè)人文檔、信息門戶查看文檔；4.4 協(xié)作溝通-跨越空間障礙，創(chuàng)建多維平臺(tái)，有效支撐跨部門動(dòng)態(tài)協(xié)作與溝通全新打造特色協(xié)作平臺(tái)，多種信息溝通機(jī)制，沉淀溝通過程的知識(shí)成果新聞公告：企業(yè)正式的信息發(fā)布，及時(shí)把企業(yè)或行業(yè)相關(guān)動(dòng)向信息發(fā)布給員工l 可新建、修改、刪除新聞?lì)悇e；l 可對(duì)新聞?lì)悇e分別排序；l 可設(shè)定對(duì)新聞的審核權(quán)限；l 可快速發(fā)布、修改新聞內(nèi)容并提交審核；l 可快速發(fā)布、修改公告內(nèi)容并提交審核；l 可設(shè)定對(duì)公告發(fā)布的審核權(quán)限；l 可直接終止公告的發(fā)布；l 可直接了解到查閱公告情況；內(nèi)外部通訊工具：為員工之間的溝通提供快捷方便的公用平臺(tái)l 可自由發(fā)送給內(nèi)部員工的郵件、短信；l 手機(jī)短信群發(fā)l 流程，日程，郵件，通知公告等自動(dòng)觸發(fā)內(nèi)部短信4.5 工作計(jì)劃-合理安排工作時(shí)間，保證工作進(jìn)度l 可管理個(gè)人工作計(jì)劃安排，也可共享給相關(guān)人員l 日/月/年不同維護(hù)查詢工作計(jì)劃安排l 計(jì)劃時(shí)間設(shè)定，逾時(shí)提醒4.6 移動(dòng)辦公-擺脫辦公環(huán)境束縛，隨時(shí)隨心處理辦公事務(wù)在無辦公環(huán)境、無網(wǎng)絡(luò)條件的情況下通過手機(jī)終端處理辦公流程、查看文檔資料、企業(yè)資訊4.7 功能擴(kuò)展烽火移動(dòng)辦公系統(tǒng)可提供標(biāo)準(zhǔn)的WebService接口、DB接口供第三方應(yīng)用系統(tǒng)調(diào)用，為其提供短信、彩信等通信能力及移動(dòng)化能力，幫助用戶實(shí)現(xiàn)其原有系統(tǒng)移動(dòng)信息化應(yīng)用，如系統(tǒng)業(yè)務(wù)的短信提醒，將原有系統(tǒng)移植到手機(jī)端應(yīng)用等5 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境5.1 硬件環(huán)境根據(jù)系統(tǒng)支持的注冊(cè)用戶不同，可將系統(tǒng)硬件分為以下五個(gè)級(jí)別：檔次建議配置價(jià)格備注綜合辦公I(xiàn)II檔服務(wù)器Intel 2.6GHz雙核/2G內(nèi)存*2/300G硬盤(SATA)*2/1000M網(wǎng)卡*220000定制服務(wù)器注：以上服務(wù)器配置僅供參考，用戶可自行選擇硬件服務(wù)器，但是最終的服務(wù)器配置不能明顯低于以上配置要求。5.2 增強(qiáng)OA型軟件增強(qiáng)OA型軟件：8000元/套實(shí)施集成費(fèi)：1000元培訓(xùn)費(fèi)：4500元/人天（3天）手機(jī)客戶端：100元/個(gè)（根據(jù)客戶需求確定，客戶可選）總費(fèi)用：硬件+軟件+實(shí)施費(fèi)用+培訓(xùn)=20000+8000+1000+4500=33500元。5.3 服務(wù)端軟件運(yùn)行環(huán)境n 操作系統(tǒng)：Linux（CentOS 4.6）n WEB服務(wù)器：Apache-tomcat-6.0.16以上n 數(shù)據(jù)庫(kù)：MySQL 5.0.37n 瀏覽器：Internet Explorer，F(xiàn)ireFox5.4 客戶端運(yùn)行環(huán)境系統(tǒng)客戶端分為兩部分，PC客戶端和手機(jī)客戶端。系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，對(duì)PC客戶端無特殊要求，普通PC機(jī)，能夠運(yùn)行Windows 98以上系統(tǒng)，使用Internet Explorer 6.0以上瀏覽器即可正常使用，無需在客戶端上安裝任何軟件。手機(jī)客戶端應(yīng)用是對(duì)PC應(yīng)用的移動(dòng)化延伸。烽火可根據(jù)用戶選擇的手機(jī)終端類型提供統(tǒng)一的xMAP手機(jī)客戶端，用戶只需按安裝即可使用。詳細(xì)終端支持列表請(qǐng)參照附錄6 實(shí)施方案（僅供參考，具體按照實(shí)際項(xiàng)目提供）在七周（35個(gè)工作日）的時(shí)間內(nèi)，通過實(shí)施項(xiàng)目的需求調(diào)研、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)編碼、測(cè)試改進(jìn)、優(yōu)化調(diào)整、部署培訓(xùn)等工作，具體時(shí)間安排請(qǐng)見下表實(shí)施階段第1周第2周第3周第4周第5周第6周第7周需求分析系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)研發(fā)測(cè)試改進(jìn)部署培訓(xùn)圖 61進(jìn)度安排表7 售后服務(wù)烽火所致力的客戶服務(wù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期堅(jiān)持的重要工作，公司服務(wù)的核心是讓客戶滿意，通過發(fā)掘并滿足客戶的需求不斷提升自己的企業(yè)價(jià)值。公司遵循ISO9001 質(zhì)量體系所倡導(dǎo)的技術(shù)服務(wù)規(guī)范，為向客戶提供滿意的售前售后服務(wù)提供了制度和管理上的保障。7.1 實(shí)施與培訓(xùn)烽火具有多年的金融、政企系統(tǒng)的專業(yè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。提供系統(tǒng)實(shí)施后的應(yīng)用培訓(xùn)工作。7.2 售后服務(wù)方式1. 電話和電子郵件支持服務(wù)電話和電子郵件支持服務(wù)沒有次數(shù)限制，只要某客戶使用烽火的軟件系統(tǒng)存在問題，可隨時(shí)撥打烽火的技術(shù)服務(wù)熱線電話400-110-1111，由烽火公司技術(shù)支持工程師遠(yuǎn)程指導(dǎo)用戶解決問題，并通過客服郵箱報(bào)告系統(tǒng)故障說明，直至將