填制憑證.doc

填制憑證 記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始。 【操作步驟】 單擊【憑證】-【填制憑證】，顯示單張憑證。 單擊增加按鈕或按F5鍵，增加一張新憑證，光標(biāo)定位在憑證類別上，輸入或參照選擇一個憑證類別字。 憑證編號：如果在【選項(xiàng)】中選擇系統(tǒng)編號則由系統(tǒng)按時間順序自動編號。否則，請手工編號，允許最大憑證號為32767。系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證可以有五筆分錄，當(dāng)某號憑證不只一頁，系統(tǒng)自動將在憑證號后標(biāo)上幾分之一，如：收-0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號憑證共有三張分單，當(dāng)前光標(biāo)所在分錄在第二張分單上。 系統(tǒng)自動取當(dāng)前業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，可修改。 在附單據(jù)數(shù)處輸入原始單據(jù)張數(shù)。當(dāng)您需要將某些圖片、文件作為附件鏈接憑證時，可單擊附單據(jù)數(shù)錄入框右側(cè)的圖標(biāo)，選擇文件的鏈接地址即可。 用戶根據(jù)需要輸入憑證自定義項(xiàng)，單擊憑證右上角的輸入框輸入，如下圖： 輸入憑證分錄的摘要，按F2或參照按鈕輸入常用摘要，但常用摘要的選入不會清除原來輸入的內(nèi)容。 輸入末級科目或按F2鍵參照錄入。 若科目為銀行科目，且在結(jié)算方式設(shè)置中確定要進(jìn)行票據(jù)管理，在【選項(xiàng)】中設(shè)置支票控制，那么這里會要求要輸入結(jié)算方式、票號及發(fā)生日期。 如果科目設(shè)置了輔助核算屬性，則在這里還要輸入輔助信息，如部門、個人、項(xiàng)目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量等。錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。如下圖： 如果科目設(shè)置了自定義項(xiàng)核算，則點(diǎn)擊憑證右下角的擴(kuò)展界面圖標(biāo)，系統(tǒng)將自定義項(xiàng)信息與錄入的現(xiàn)金流量信息顯示。系統(tǒng)可跟蹤您最后一次退出時擴(kuò)展界面的狀態(tài)，下次進(jìn)入時按上次退出時的狀態(tài)顯示或隱藏擴(kuò)展界面。 錄入該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字， 紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。 若想放棄當(dāng)前未完成的分錄的輸入，可按刪行按鈕或Ctrl+D鍵刪除當(dāng)前分錄即可 如果填制憑證使用的科目為現(xiàn)金流量科目，那么在憑證保存之前要求指定憑證分錄的現(xiàn)金流量項(xiàng)目。當(dāng)您已經(jīng)定義了現(xiàn)金流量取數(shù)關(guān)系時，點(diǎn)擊流量按鈕，在彈出現(xiàn)金流量項(xiàng)目指定的窗口中自動顯示憑證發(fā)生的科目、方向、金額及對應(yīng)的現(xiàn)金流量項(xiàng)目，可以修改。 當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按保存按鈕或F6鍵保存這張憑證。 提示 請您注意在會計(jì)科目設(shè)置中指定現(xiàn)金流量科目，具體操作參見會計(jì)科目。 另存取數(shù)關(guān)系：當(dāng)您需要將現(xiàn)金流量項(xiàng)目指定窗口中顯示的憑證科目、方向與現(xiàn)金流量項(xiàng)目的對應(yīng)關(guān)系存入到現(xiàn)金流量取數(shù)關(guān)系中時，可以點(diǎn)擊另存取數(shù)關(guān)系按鈕，下次再有該科目、方向的憑證分錄需要指定現(xiàn)金流量時，系統(tǒng)可以自動取入。 重新取數(shù)：修改現(xiàn)金流量指定內(nèi)容，點(diǎn)擊流量時，系統(tǒng)不自動獲取現(xiàn)金流量項(xiàng)目，如需要重新獲取現(xiàn)金流量項(xiàng)目，可點(diǎn)擊重新取數(shù)按鈕即可。 【應(yīng)用技巧】 使用快捷鍵提高錄入速度，主要快捷鍵功能操作如下： 快捷鍵名稱 功能 CTRL+L 顯示/隱藏數(shù)據(jù)位線（除千分線外） CTRL+I 插入一條分錄 CTRL+D 刪除光標(biāo)當(dāng)前行分錄 CTRL+N 查詢當(dāng)前憑證類型的空號 CTRL+F 自動復(fù)制憑證 CTRL+X 輸入現(xiàn)金流量 CTRL+M 查詢輔助明細(xì) CTRL+W 查詢、錄入備查資料內(nèi)容 CTRL+S 錄入、查詢輔助核算（只對總賬憑證有效） F4 調(diào)用常用憑證 空格鍵 自動轉(zhuǎn)換借貸方向 F11 自動反算匯率 F5 新增憑證 F8 科目轉(zhuǎn)換 F6 保存當(dāng)前內(nèi)容 在金額處按=，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動計(jì)算此筆分錄的金額。例如：填制某張憑證時，前兩筆分為借100，借200，在錄入第三筆分錄的金額時，將光標(biāo)移到貸方，按下=鍵，系統(tǒng)自動填寫300。 在錄入憑證時，若不錄入外幣，只錄入?yún)R率和金額，系統(tǒng)可反算出外幣數(shù)；若不錄入?yún)R率，只錄入外幣和金額，系統(tǒng)可反算出匯率，提高錄入效率和準(zhǔn)確度。 如果您的修改影響了原來外幣、匯率、金額三方的平衡關(guān)系，也就是說，外幣折算誤差（即外幣、匯率按折算公式計(jì)算出的本幣金額與實(shí)際上輸入的本幣金額之間的誤差）超過您在外幣及匯率中定義的折算誤差，系統(tǒng)將會提示您，如果您希望重新計(jì)算，那么您在要重算的地方按F11鍵，系統(tǒng)將按折算公式重新計(jì)算。 【功能按鈕說明】 余額：可查詢當(dāng)前科目的最新余額一覽表。 插分：插入一條分錄?？旖萱ICTRL+I。 刪分：刪除光標(biāo)當(dāng)前行分錄。快捷鍵CTRL+D。 流量：查詢當(dāng)前科目的現(xiàn)金流量明細(xì)。 備查：查詢當(dāng)前科目的備查資料。 【操作說明】 如何修改輔助信息 當(dāng)您需要對所錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時，可雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。 如果會計(jì)科目設(shè)置了科目屬性或定義了自定義項(xiàng)， 則根據(jù)屏幕提示或通過參照功能輸入。 如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入數(shù)量、單價。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單價自動計(jì)算出金額。 如果該科目要進(jìn)行外幣核算，系統(tǒng)自動將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。 金額系統(tǒng)根據(jù)折算公式自動計(jì)算，如果在賬套選項(xiàng)中沒有設(shè)置數(shù)據(jù)的小數(shù)位，系統(tǒng)自動四舍五入取整。 折算公式在基礎(chǔ)信息的外幣設(shè)置中定義。一般企業(yè)使用外幣匯率=本幣的公式折算本幣金額，也有些企業(yè)采用外幣匯率=本幣的公式折算本幣金額。 若科目在會計(jì)科目中被指定為銀行科目或設(shè)置了銀行賬的屬性，那么，屏幕提示用戶輸入結(jié)算方式、票號及發(fā)生日期。 對于要使用支票登記簿功能的用戶，若希望在制單時也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在選項(xiàng)中設(shè)置支票控制選項(xiàng)。那么在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿， 在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時， 最好在支票登記簿中予以登記， 以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。有關(guān)支票登記簿的使用方法請見出納中的支票登記簿。 如何錄入科目輔助明細(xì) 此功能只有在憑證第一次錄入時有效。 已在選項(xiàng)中定義為輔助核算的自定義項(xiàng)控制必錄，否則可有選擇的錄入。 如果組成分錄的科目有輔助核算屬性，則系統(tǒng)提示要輸入輔助明細(xì)內(nèi)容。 點(diǎn)擊輔助明細(xì)按鈕，錄入輔助明細(xì)。 例如設(shè)置應(yīng)收賬款科目有客戶核算屬性，那么在錄入分錄時，要求輸入客戶輔助項(xiàng)：客戶名稱、業(yè)務(wù)員、票號和業(yè)務(wù)發(fā)生日期，這里的業(yè)務(wù)發(fā)生日期將為以后的客戶賬齡分析提供分析依據(jù)。 使用支票登記簿的操作方法 如果用戶希望對于在制單時也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在選項(xiàng)中設(shè)置支票控制選項(xiàng)，那么在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿， 在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供您將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。 查詢本期未使用的空憑證號 在手工編號時，選擇【查看】菜單中的【顯示空憑證號】或使用快捷鍵Ctrl+N，系統(tǒng)自動搜索出當(dāng)前會計(jì)月、當(dāng)前憑證類別未使用的空號。憑證空號僅提供所選憑證類別前10個斷號及最大的未使用的空號。如斷號超過10個，則以省略號表示。 如何實(shí)時核銷 【菜單說明】 整理憑證 常用憑證 憑證草稿保存 設(shè)置憑證選項(xiàng) 打印當(dāng)前憑證 打印轉(zhuǎn)賬通知書 制作紅字沖銷憑證 修改已填制的憑證 查看其他憑證信息 作廢/恢復(fù)作廢憑證 查詢科目預(yù)算：可以查詢光標(biāo)所在分錄的預(yù)算控制內(nèi)容，包括預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算控制口徑、可用預(yù)算金額等。 提示 在合并狀態(tài)下不能錄入、修改憑證，必須先切換到展開狀態(tài)再操作。CTRL+A可以切換合并、展開狀態(tài)。 如果您在【選項(xiàng)】中，設(shè)置了制單權(quán)限控制到科目選項(xiàng)，那么您在制單時不能使用無權(quán)限的科目進(jìn)行制單。 在錄入輔助明細(xì)時，對于同一個往來單位來說，名稱要前后一致，比如不能有時用用友公司，有時又用 用友集團(tuán)公司 ，象這樣名稱前后不一致，系統(tǒng)則將其當(dāng)成兩個單位。 項(xiàng)目核算的科目必須先在項(xiàng)目定義中設(shè)置相應(yīng)的項(xiàng)目大類，