辦公室機構(gòu)設(shè)置方案及工作職責.doc

辦公室機構(gòu)設(shè)置方案及工作職責一、辦公室主任、副主任（3人：主任1名，副主任2名）（一）主任崗位職責：1.按照辦公室工作職責范圍主持學院辦公室全面工作。2.根據(jù)黨委和行政領(lǐng)導的要求，研究制定本部門工作計劃，統(tǒng)籌安排各項工作。3.搞好辦公室的思想建設(shè)、作風建設(shè)、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和環(huán)境建設(shè)，考核、督促工作人員落實崗位職責。4.按照院領(lǐng)導指示及會議決定，審定辦公室發(fā)布通告、通知及其他文件。5.負責安全穩(wěn)定工作、保密工作和信訪工作。6.及時簽批上級領(lǐng)導機關(guān)的來文，督辦和檢查領(lǐng)導批示文件的貫徹執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)有關(guān)部門落實領(lǐng)導的批辦事項。7.根據(jù)黨、政領(lǐng)導指示負責組織、協(xié)調(diào)各部門綜合性工作。8.組織安排黨委會、院長辦公會議日程及黨政工作的重要會議，審定會議紀要并督辦會議決定。9.調(diào)查研究，主動了解與全局有關(guān)的情況和問題，提出解決辦法，供領(lǐng)導決策參考。10.負責組織接待上級機關(guān)或兄弟單位領(lǐng)導來校視察、參觀、訪問等工作。11.指導外事辦工作。12.負責院領(lǐng)導通訊的管理，審批辦公室經(jīng)費預算，經(jīng)費支出，經(jīng)費報銷。13.完成學院黨、政領(lǐng)導交辦的其他工作。（二）辦公室副主任崗位職責:1.分管秘書科和信息檔案科工作。2.協(xié)助主任做好辦公室人員思想政治工作，負責辦公室人員考勤工作。3.協(xié)助主任做好督辦檢查工作，貫徹和落實學院的各項決議和決定，做好信息反饋工作，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。4.協(xié)助主任做好綜合協(xié)調(diào)工作及黨政重要會議、全校性大會、大型活動組織安排工作。5.協(xié)助主任做好安全穩(wěn)定工作和信訪工作。6.負責重要材料的起草和日常公文的審核工作。7.負責機要保密工作和公章、介紹信的把關(guān)、使用。8.負責辦公室周工作、全院3周工作及領(lǐng)導接待日安排。9.負責辦公室網(wǎng)頁管理及信息采集、調(diào)研工作。10.負責學院大事記、年鑒及校史的編印工作。11.負責學院檔案工作，指導全院的檔案業(yè)務(wù)。12.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。（三）辦公室副主任（兼外事辦主任）崗位職責: 1.分管綜合科和外事辦工作。2.協(xié)助主任做好辦公室人員思想政治工作和日常管理工作。3.協(xié)助主任做好督辦檢查工作，貫徹和落實學院的各項決議和決定，做好信息反饋工作，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。4.協(xié)助主任做好綜合協(xié)調(diào)工作及重要活動的組織工作。5.負責學院節(jié)假日、重大活動時的值班安排和總值班工作。6.負責車輛的管理，保證學院領(lǐng)導及各部門的公務(wù)用車任務(wù)。7.負責公務(wù)接待的組織協(xié)調(diào)和具體事務(wù)的安排。8.負責學院對外聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)工作。9.負責辦公室辦公用品、固定資產(chǎn)和院領(lǐng)導辦公用品的管理工作。10.負責公用通訊管理，協(xié)助有關(guān)部門做好全院全院辦公設(shè)備的配置工作。11.負責辦公樓值班室、收發(fā)室的管理工作。12.負責外事辦工作。13.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。二、秘書科（3人：科長1名，文字秘書1名，內(nèi)勤秘書1名）（一）工作職責:1.負責學院黨委和行政發(fā)文以及院外來文、院內(nèi)呈文等各類公文的規(guī)范化管理工作。2.參與學院發(fā)展規(guī)劃、工作要點、工作總結(jié)、領(lǐng)導講話等重要文稿以及其它各類文字材料的起草工作。3.負責協(xié)助辦公室主任，分管副主任組織黨委全委會、常委會、院務(wù)會、書記辦公會、中心組學習等重要會議，安排會議議題，作好會議通知和記錄，起草印發(fā)會議紀要，檢查落實會議決議的執(zhí)行情況。4.參與全校性重要會議和重要活動的會務(wù)工作。5.負責上級重要文件和學院重大決議執(zhí)行情況的檢查與督辦工作。6.負責日常黨務(wù)、安全穩(wěn)定與保密工作。7.負責學院領(lǐng)導接待日、辦公室周工作安排和全院階段性工作安排。8.負責學院及職能部門發(fā)文的初審工作。9.負責學院辦公室主頁有關(guān)欄目的管理工作。10.負責機要室和文印室管理工作。（二）秘書科科長崗位職責：1.負責制訂秘書科的工作制度和管理辦法，統(tǒng)籌安排秘書科的各項工作。2.負責黨委全委會、院長辦公會會議通知工作，負責會議記錄，起草會議紀要，檢查落實會議決議的執(zhí)行情況。3.參與學院規(guī)劃、工作要點、工作總結(jié)、領(lǐng)導講話等各類文字材料的起草工作。 4.負責以學院黨委、行政和辦公室名義發(fā)文的初審工作。5.協(xié)助分管領(lǐng)導做好安全穩(wěn)定工作。6.具體負責院領(lǐng)導接待日、辦公室周工作和學院各部門三周工作安排。7.負責對外辦公自動化管理工作。8.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（三）文字秘書職責：1.負責院外各級黨政系統(tǒng)來文和院內(nèi)黨政部門呈文的辦理工作。2.負責學院黨政發(fā)文和辦公室發(fā)文的登記、編號、分流、分發(fā)、打印、歸檔等工作。3.負責黨政收文和發(fā)文執(zhí)行情況的檢查、督辦工作。4.負責機要文件、資料的管理和保密宣傳教育工作。5.負責黨政文件、材料的歸檔工作。6.參與黨政會議的通知、組織等會務(wù)工作。7.參與黨政公文、材料的起草工作。8.負責書記、院長信件、資料的收取及發(fā)放工作。 9.負責機要室日常管理工作。10.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（四）內(nèi)勤秘書崗位職責：1.負責學院印章、院領(lǐng)導名章及學院辦公室印章的保管和使用，負責全院各處級單位印章的刻制工作。 2.負責學院事業(yè)法人證書、組織機構(gòu)代碼證、法人委托書、介紹信及便函的管理和使用。 3.負責院領(lǐng)導和辦公室人員辦公用品的管理和發(fā)放。 4.負責辦公室?guī)旆康墓芾怼?.負責辦公室工作人員的考勤。6.負責黨委會、院長辦公會等重要會議會務(wù)工作。7.負責接聽辦公室對外電話。8.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。三、信息檔案科（3人：科長1名，信息檔案秘書1名，檔案員1名）（一）工作職責：1.負責圍繞學院的中心工作，開展調(diào)查研究，為學院黨委、行政決策提供依據(jù)。2.負責學院信息報送和學院領(lǐng)導參閱等信息刊物的編輯工作。3.負責學院高等教育基層統(tǒng)計報表相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、發(fā)布及上報工作，做好數(shù)據(jù)分析工作。4.負責學院辦公室主頁的建設(shè)、更新和維護。5.負責學院教育行政辦公系統(tǒng)的實施與管理。6.負責學院辦公室信訪工作。7.負責政務(wù)信息反饋平臺的日常管理和督辦落實工作。8.負責學院年鑒及校史的編印工作。9.負責學院檔案室的規(guī)劃、建設(shè)、管理及對全院檔案相關(guān)人員的業(yè)務(wù)指導和培訓工作。（二）信息檔案科科長崗位職責:1.負責制訂信息檔案科的工作制度和管理辦法，統(tǒng)籌安排信息檔案科的各項工作。2.負責信息調(diào)研及學院領(lǐng)導參閱等信息刊物的編審工作。3.負責高等教育基層統(tǒng)計報表相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析工作。4.負責學院辦公室的信訪工作。5.負責辦公室網(wǎng)頁的日常管理維護工作。6.負責學院教育行政辦公系統(tǒng)自動化的實施與管理工作。7負責學院年鑒編纂工作。8.負責學院檔案室的規(guī)劃、建設(shè)、管理工作。9.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（三）信息檔案秘書崗位職責:1.負責信息報送及學院領(lǐng)導參閱等信息刊物的編輯工作。2.圍繞學院中心工作開展信息調(diào)研工作，并定期編輯出版信息調(diào)研報告。3.做好上級部門和兄弟院校有關(guān)信息及網(wǎng)上信息的搜集和整理。4.做好高等教育基層統(tǒng)計報表相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析工作。5.做好對全院檔案相關(guān)人員的業(yè)務(wù)指導和培訓工作。6.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（四）檔案員崗位職責：1.負責全院檔案的收集、歸檔、查閱工作。2.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。四、綜合科（2人：科長1名，政務(wù)秘書1名）（一）工作職責1.負責學院的公務(wù)接待工作。 2.參與全校性重要會議、重大活動的會務(wù)和服務(wù)工作。3.負責學院領(lǐng)導及部門公務(wù)用車的安排。4.負責學院公務(wù)車輛的管理、維修、使用。5.負責公用通訊管理，協(xié)助有關(guān)部門做好全院全院辦公設(shè)備的配置工作。6.負責學院行政辦公樓值班室及院領(lǐng)導辦公室、會議室、接待室的管理。7.負責學院收發(fā)室的管理和全院報刊征訂工作。8.負責院領(lǐng)導出差的請款、購票和報銷工作。9.負責學院對外聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)工作。10.負責節(jié)假日放假及值班工作的安排。11.負責辦公用品、紀念品的購置與管理。12.負責學院辦公室固定資產(chǎn)的登記、管理和財務(wù)報銷工作。13.協(xié)調(diào)機關(guān)行政各部門的有關(guān)工作。（二）綜合科科長崗位職責：1.負責制訂綜合科的工作制度和管理辦法，統(tǒng)籌安排綜合科的各項工作。2.協(xié)助做好學院公務(wù)接待。3.負責學院領(lǐng)導及部門公務(wù)用車的安排，具體負責車輛管理。4.參與全校性重要會議和重大活動的協(xié)調(diào)與服務(wù)工作。5.負責學院對外聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)工作。6.負責辦公室各類賬務(wù)報銷的初審及報賬工作。7.負責院領(lǐng)導出差的請款、購票和報銷工作。8.負責辦公樓值班室及值班電話的管理工作。9.負責全校節(jié)假日值班及作息時間安排。10.負責全院報刊的征訂和東西校區(qū)收發(fā)室管理工作。11.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（三）秘書崗位職責:1.負責書記、院長辦公電話的轉(zhuǎn)接及記錄工作。2.負責記錄書記、院長日常工作的安排情況，并做好重大事件的提醒工作。3.負責書記、院長信件、資料的收取及呈送工作。 4.完成書記、院長及主任交辦的其他工作。5.負責學院領(lǐng)導辦公室、會議室、接待室的管理。 6.具體負責院領(lǐng)導通訊設(shè)備的管理。7.負責上級機關(guān)和兄弟院院領(lǐng)導的接待、票務(wù)和食宿安排。8.負責學院紀念品、辦公用品的購置工作。9.負責辦公室固定資產(chǎn)的登記和管理工作。10.參與全校性重要會議、重大活動的會務(wù)和服務(wù)工作。11.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（四）收發(fā)室工作職責：（3人：正式工1人，臨時用工2人）1.東校區(qū)收發(fā)員：負責東校區(qū)各系各部門及師生的報刊、信件分送工作。2.西校區(qū)收發(fā)員：負責西校區(qū)各系各部門及師生的報刊、信件分送工作。（五）司機班工作職責：（7人：正式工5人，臨時用工2人）1.負責車輛的保養(yǎng)、管理工作。2.負責學院領(lǐng)導有關(guān)服務(wù)工作和其它公務(wù)用車。3.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。（六）辦公樓值班室工作職責（臨時用工1人）1.負責辦公樓公共衛(wèi)生。2.負責院領(lǐng)導辦公室、會議室、接待室衛(wèi)生及開水供應(yīng)。3.負責辦公樓夜間值班。五、外事辦（2人：主任1名，專干1名，均為兼職）（一）工作職責：1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項對外方針、政策和外事法規(guī)，根據(jù)學院發(fā)展需要，制定國際合作工作發(fā)展規(guī)劃，為學院領(lǐng)導提供外事咨詢，協(xié)調(diào)全校外事活動。2.負責辦理上級主管部門下達、學院組團及其他各類出國人員的派出工作。3.負責外教人員資格審查、聘請、報批等手續(xù)，外教人員的管理等工作。4.負責學院與國外院校交流與合作事宜，建立和保持與國外大學和機構(gòu)的聯(lián)系與合作。5.負責接待來訪外賓的邀請、接待及對外聯(lián)絡(luò)工作。6.積極主動開展對外交流，促進學院對外開放。7.招收和管理外國留學生。8.辦理相關(guān)人員出國手續(xù)。（二）外事辦主任工作職責：1.認真貫徹落實國家外事工作有關(guān)法規(guī)條令，保守國家機密，維護國家利益；組織制訂學院外事管理、國際交流有關(guān)規(guī)章制度，具體負責外事辦公室的工作。2.制訂工作計劃，保證各項計劃的貫徹落實。3.認真貫徹落實上級部門的指示精神，完成上級外事部門下達的工作任務(wù)。4.指導外事專干開展各項業(yè)務(wù)工作。5.負責相關(guān)人員出國手續(xù)辦理過程中的審核、把關(guān)。6.積極拓展對外交流平臺，促進學院對外開放。7.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（三）外事專干工作職責：1.認真貫徹落實國家外事工作有關(guān)法規(guī)條令，保守國家機密，維護國家利益；負責外事辦公室的日常工作。2.協(xié)助主任制訂工作計劃，保證各項計劃的貫徹落實。3.負責學院外事管理工作日常事務(wù)。4.負責外國專家聘請、服務(wù)等工作。5.負責外國留學生的招