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Execl使用技巧（三）如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)透視表，可以使用“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А眮?lái)查找和指定要進(jìn)行分析的源數(shù)據(jù)并創(chuàng)建透視報(bào)表框架。然后就可以通過(guò)“數(shù)據(jù)透視表”工具欄在該報(bào)表框架中任意排列數(shù)據(jù)?！皵?shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А笔沟脭?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建既簡(jiǎn)單又快捷。 下面我們以一個(gè)實(shí)例來(lái)說(shuō)明創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟。假設(shè)我們已經(jīng)做好了一個(gè)有關(guān)銷售業(yè)績(jī)的數(shù)據(jù)清單，如圖3-5-1所示。現(xiàn)在就可以按照下面的操作步驟一步步進(jìn)行：1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單選項(xiàng)中的“數(shù)據(jù)透視和圖表報(bào)告”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之1”對(duì)話框中，選擇“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)”及“數(shù)據(jù)透視表”這兩個(gè)單選項(xiàng)，見(jiàn)圖3-5-2所示。上述兩個(gè)選項(xiàng)表明，我們創(chuàng)建的將是基于Excel數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)透視表。當(dāng)然，也可以進(jìn)行其他項(xiàng)的選擇，圖3-5-2中各選項(xiàng)按鈕的說(shuō)明如下：“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)”：以工作表中按列組織的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。此選項(xiàng)按鈕為缺省設(shè)定?！巴獠繑?shù)據(jù)源”：以存儲(chǔ)在外部數(shù)據(jù)庫(kù)中或文件中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。“多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域”：以Excel工作表的多個(gè)區(qū)域中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表?！傲硪粩?shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖”：在相同工作簿中，以另一個(gè)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。3）單擊“下一步”按鈕，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之2”對(duì)話框中，選中數(shù)據(jù)清單區(qū)域（一般情況下是自動(dòng)選中，也可以在對(duì)話框中單擊“瀏覽”按鈕，從其他Excel工作簿中選擇數(shù)據(jù)清單區(qū)域）。該數(shù)據(jù)清單區(qū)域就作為所要?jiǎng)?chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源。4）單擊“下一步”按鈕，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對(duì)話框。完成上述步驟后，Excel在源數(shù)據(jù)工作表的前面添加了一個(gè)新工作表“Sheet5”，并在此工作表中按照我們的選擇放置數(shù)據(jù)透視表，新工作表的屏幕顯示。同時(shí)屏幕上還顯示出“數(shù)據(jù)透視表”工具欄，在工具欄中列出了選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的所有字段。此時(shí)用戶可以按照屏幕上的提示將工具欄上的各字段拖到數(shù)據(jù)透視表上相應(yīng)的分頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)的位置上，操作完成后便創(chuàng)建成功了一個(gè)數(shù)據(jù)透視表。例如，我們可以創(chuàng)建這樣一個(gè)數(shù)據(jù)透視表：1）在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中，點(diǎn)擊“時(shí)間”按鈕，并將其拖至工作表最上方的“頁(yè)字段”處；2）在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中，點(diǎn)擊“產(chǎn)品名稱”按鈕，并將其拖至工作表的“列字段”處；3）用同樣的方法，將“分支機(jī)構(gòu)”、“銷售人員”按鈕依次拖至工作表左側(cè)的“行字段”處；將“銷售額”拖至中央的“數(shù)據(jù)項(xiàng)”處。得到的結(jié)果如圖3-5-6所示?，F(xiàn)在我們已經(jīng)創(chuàng)建完成了一個(gè)數(shù)據(jù)透視表。在這個(gè)數(shù)據(jù)透視表中，可以看到各種匯總結(jié)果。例如，北京分公司銷售人員劉東銷售組合沙發(fā)的總銷售額為132350元；深圳分公司銷售所有產(chǎn)品的總金額為464750元，等等。我們仔細(xì)觀察一下這個(gè)數(shù)據(jù)透視表，還可以發(fā)現(xiàn)，在頁(yè)字段“時(shí)間”的右面單元格（B1）的右側(cè)有一個(gè)下拉箭頭按鈕，點(diǎn)擊這個(gè)按鈕，可以查看不同時(shí)間段中的各種匯總數(shù)據(jù)。例如，單擊“二季度”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，數(shù)據(jù)透視表中顯示的是二季度的匯總數(shù)據(jù)。用同樣的方法可以查看各個(gè)季度的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。當(dāng)然，要想查看全部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，選擇下拉列表中的“（全部）”選項(xiàng)即可。 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對(duì)話框中有一個(gè)“版式”按鈕，單擊這個(gè)銨鈕，屏幕上顯示出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)О媸健钡膶?duì)話框。在這個(gè)對(duì)話框中，各個(gè)字段名均排列在右邊，我們可以直接用鼠標(biāo)將各字段名分別拖至頁(yè)字段區(qū)、行字段區(qū)、列字段區(qū)和數(shù)據(jù)字段區(qū)，從而完成數(shù)據(jù)透視表的版式設(shè)置。這種操作方法與Excel 97版本的操作非常類似。3.5.2 編輯數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建完成數(shù)據(jù)透視表后，我們還可以調(diào)整它的版式，可以根據(jù)需要重新選擇各行字段和各列字段，也可以像在普通數(shù)據(jù)表中那樣進(jìn)行格式排版、增加或者刪除記錄等各項(xiàng)操作。1修改數(shù)據(jù)透視表版式修改數(shù)據(jù)透視表版式的操作非常簡(jiǎn)單，只需用鼠標(biāo)拖動(dòng)數(shù)據(jù)透視表或“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的字段按鈕和字段標(biāo)題即可。也可以在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中單擊“數(shù)據(jù)透視表向?qū)А钡陌粹o，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對(duì)話框中單擊“版式”按鈕，然后在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)О媸健睂?duì)話框中進(jìn)行調(diào)整。如果數(shù)據(jù)透視表包括源數(shù)據(jù)中的不同字段，就可以添加或刪除字段。如果數(shù)據(jù)透視表有大的頁(yè)字段分組，可以按照行或列排列它們。無(wú)論怎樣更改數(shù)據(jù)透視表版式，都不會(huì)影響到源數(shù)據(jù)。（1）拖動(dòng)字段或數(shù)據(jù)單元格更改版式在進(jìn)行更改前，先單擊數(shù)據(jù)透視表報(bào)表以顯示出每種字段類型區(qū)域的藍(lán)色邊框。如果在屏幕上看不見(jiàn)藍(lán)色邊框，可以在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中單擊靠右邊的“顯示字段”按鈕，以確認(rèn)該按鈕處于按下的狀態(tài)。當(dāng)我們想要顯示或隱藏“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的字段按鈕時(shí)，也可以點(diǎn)擊這個(gè)按鈕。1 ）作移動(dòng)字段的更改如果要移動(dòng)某字段及其相關(guān)的所有數(shù)據(jù)項(xiàng)時(shí)，可以將該字段按鈕拖動(dòng)到新的位置。例如，在銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，要將“分支機(jī)構(gòu)”字段作為行字段，可以將原來(lái)在數(shù)據(jù)透視表中處于列字段位置的“分支機(jī)構(gòu)”按鈕，或“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的“分支機(jī)構(gòu)”按鈕拖曳到行字段區(qū)域中去，見(jiàn)圖3-5-10所示。將“分支機(jī)構(gòu)”字段從行字段的位置移到列字段的位置后的數(shù)據(jù)透視表，如圖3-5-11所示。2）作刪除頁(yè)、行或列字段的更改如果要?jiǎng)h除頁(yè)字段、行字段或列字段，只需將該字段按鈕拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表報(bào)表區(qū)域之外，當(dāng)鼠標(biāo)箭頭旁出現(xiàn)一個(gè)紅叉圖案時(shí)，松開(kāi)鼠標(biāo)按鍵就可以了。除此之外，也可以在要?jiǎng)h除的字段上單擊右鍵，然后在彈出的快捷菜單中單擊“隱藏”命令。一旦刪除了某個(gè)字段，與之相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)也就隨之從數(shù)據(jù)透視表中被刪除了，不過(guò)源數(shù)據(jù)工作表并不會(huì)發(fā)生變化。另外，盡管該字段被刪除了，但該字段按鈕仍然會(huì)顯示在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中，因此還可以繼續(xù)使用這個(gè)按鈕。例如，在銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，如果想要?jiǎng)h除行字段“分支機(jī)構(gòu)”，只需將數(shù)據(jù)透視表中的“分支機(jī)構(gòu)”按鈕拖到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域之外的任何地方就可以了。刪除“分支機(jī)構(gòu)”字段之后的數(shù)據(jù)透視表。3）創(chuàng)建新的頁(yè)字段如果想要?jiǎng)?chuàng)建頁(yè)字段，可以將字段按鈕拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表報(bào)表左上角單元格之上的頁(yè)字段區(qū)域中去。如果由于報(bào)表中的行字段或列字段從第1行/列開(kāi)始因而沒(méi)有頁(yè)字段區(qū)域，則可以在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中單擊“數(shù)據(jù)透視表向?qū)А卑粹o，然后在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對(duì)話框中單擊“版式”按鈕，再在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)О媸健睂?duì)話框中創(chuàng)建頁(yè)字段。4）改變字段項(xiàng)的排列次序如果要移動(dòng)某字段項(xiàng)以使字段項(xiàng)的排列次序發(fā)生變化，可以單擊該項(xiàng)的標(biāo)志，然后將鼠標(biāo)指向該單元格底部的邊框，當(dāng)指針的形狀變成箭頭時(shí)，就可以拖動(dòng)該單元格了。此時(shí)可將單元格拖到想要放置的新的位置處，從而改變各字段項(xiàng)的排列次序。例如，要將銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中有關(guān)“組合沙發(fā)”的銷售數(shù)據(jù)移動(dòng)到“真皮靠背椅”之前，首先單擊“組合沙發(fā)”標(biāo)題，然后用鼠標(biāo)拖動(dòng)該單元格底部的邊框。隨著鼠標(biāo)的拖動(dòng)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)灰色的“I”字形粗線，用以表明該字段要移動(dòng)到的位置。當(dāng)“I”字形粗線出現(xiàn)在“真皮靠背椅”之前時(shí)，松開(kāi)鼠標(biāo)即可，如圖3-5-13所示。 5）更改數(shù)據(jù)字段的顯示順序如果在數(shù)據(jù)透視表中有多個(gè)數(shù)據(jù)字段（如本例中的“銷售額”字段），那么數(shù)據(jù)字段的顯示順序也是可以更改的，這時(shí)只需用鼠標(biāo)右鍵單擊數(shù)據(jù)字段，并指向快捷菜單上的“順序”子菜單，然后使用“順序”子菜單上的命令將字段移到所需的位置上去。需要注意一點(diǎn)的是：如果用戶更改了與某個(gè)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的布局，這將會(huì)影響到數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的布局。例如，如果將數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中的行字段和列字段進(jìn)行了交換，那么數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中的分類和系列也將隨之進(jìn)行交換。另外，如果更改了數(shù)據(jù)透視表報(bào)表，則某些數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的格式有可能會(huì)丟失。 （2）在行或列中安置數(shù)據(jù)透視表頁(yè)字段如果在數(shù)據(jù)透視表中設(shè)有多個(gè)頁(yè)字段，則可以通過(guò)拖動(dòng)頁(yè)字段按鈕的方式來(lái)改變其排列順序。如果要設(shè)置將頁(yè)字段依次放在一行或一列中，可以按以下的操作步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中任選一單元格。2）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”命令。3）在“頁(yè)面布局”下拉框中，選擇頁(yè)字段排列的順序，如圖3.5.14所示。4）在開(kāi)始另一行或另一列之前，在“每行字段數(shù)”或“每列字段數(shù)”輸入框中，輸入當(dāng)前行或當(dāng)前列所要包含的頁(yè)字段數(shù)目。2添加和刪除記錄在數(shù)據(jù)透視表中，用戶也可以只查看數(shù)據(jù)清單中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的匯總結(jié)果。例如在數(shù)據(jù)透視表中刪除“會(huì)議桌”的有關(guān)數(shù)據(jù)，或者只在數(shù)據(jù)透視表中查看“三季度”的數(shù)據(jù)。然而，無(wú)論是在數(shù)據(jù)透視表中添加記錄還是刪除記錄，都不會(huì)影響到源數(shù)據(jù)。（1）顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表報(bào)表中行和列字段中的項(xiàng)我們用一個(gè)實(shí)際的例子來(lái)說(shuō)明操作過(guò)程。假如要?jiǎng)h除“產(chǎn)品名稱”字段中的“會(huì)議桌”項(xiàng)，具體的操作步驟如下：1）在數(shù)據(jù)透視表中，單擊要隱藏或顯示其中某項(xiàng)的字段右側(cè)的下拉箭頭（本例中，單擊“產(chǎn)品名稱”字段右側(cè)的下拉箭頭），如圖3-5-15所示。2）凡是要顯示的項(xiàng)，則選中該項(xiàng)所對(duì)應(yīng)的復(fù)選框；凡是要隱藏的項(xiàng)，則清除該項(xiàng)所對(duì)應(yīng)的復(fù)選框（本例中，需清除“會(huì)議桌”項(xiàng)對(duì)應(yīng)的復(fù)選框）。如果要顯示或隱藏沒(méi)有任何數(shù)據(jù)的項(xiàng)，可以雙擊該字段按鈕，然后在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，選中或清除“顯示空數(shù)據(jù)項(xiàng)”復(fù)選框。例如，如果一季度沒(méi)有銷售量，則只有當(dāng)選中了“顯示空數(shù)據(jù)項(xiàng)”復(fù)選框時(shí)，才能顯示一季度的項(xiàng)，否則就不顯示。注意：如果顯示或隱藏了與某個(gè)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中的項(xiàng)，則某些數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的格式有可能會(huì)丟失。（2）顯示數(shù)據(jù)透視表字段的前幾項(xiàng)或后幾項(xiàng)在應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表時(shí)，不一定非要顯示字段中的全部項(xiàng)。用戶可以根據(jù)具體的需要，選擇顯示字段按某種指標(biāo)排列的前幾項(xiàng)或后幾項(xiàng)，如顯示銷售量最大的前10項(xiàng)產(chǎn)品或費(fèi)用支出最低的3個(gè)分公司等。例如，在銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，可以利用這種方法找到季度銷售額最高的產(chǎn)品是哪一種產(chǎn)品，并且在數(shù)據(jù)透視表中僅顯示與該產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)。具體操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中，雙擊“產(chǎn)品名稱”字段。2）在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中， 單擊“高級(jí)”按鈕。3）在“數(shù)據(jù)透視表字段高級(jí)選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“自動(dòng)顯示選項(xiàng)”下的“自動(dòng)”選項(xiàng)按鈕。4）單擊“顯示”下拉框中的“最大”選項(xiàng)，并在其右側(cè)框內(nèi)，輸入數(shù)字“1”，如圖3-5-16所示。5）單擊“使用字段”框中的某一字段（該字段包含用來(lái)決定前幾項(xiàng)或后幾項(xiàng)的數(shù)據(jù)）。本例中，接受默認(rèn)的字段“銷售額”，然后單擊“確定”按鈕。完成上述步驟后，得到如圖3-5-17所示的數(shù)據(jù)透視表。從透視表中可以看到，銷售統(tǒng)計(jì)表中，季度銷售額最高的產(chǎn)品是“會(huì)議桌”。在數(shù)據(jù)透視表中顯示的是有關(guān)“會(huì)議桌”的所有數(shù)據(jù)，而其他的數(shù)據(jù)項(xiàng)則被隱藏起來(lái)了。如果要取消對(duì)數(shù)據(jù)項(xiàng)的隱藏，在“數(shù)據(jù)透視表字段高級(jí)選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自動(dòng)顯示選項(xiàng)”標(biāo)題下單擊“人工”選項(xiàng)按鈕，然后單擊“確定”按鈕就可以了。注意：如果在與某個(gè)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中顯示前幾項(xiàng)或后幾項(xiàng)，則某些數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的格式有可能會(huì)丟失。（3）顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表頁(yè)字段中的項(xiàng)如果在銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，想要隱藏頁(yè)字段“時(shí)間”中的一項(xiàng)“二季度”，具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中，單擊頁(yè)字段“時(shí)間”按鈕，然后單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“字段設(shè)置”按鈕；或者直接雙擊“時(shí)間”字段按鈕。屏幕上將彈出“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框，如圖3-5-18所示。2）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，在“隱藏?cái)?shù)據(jù)項(xiàng)”下，單擊選擇要隱藏的每一項(xiàng)（再次單擊可以取消對(duì)該項(xiàng)的隱藏）。一次可以選擇對(duì)多個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的隱藏，但至少應(yīng)有一項(xiàng)是在顯示狀態(tài)下。本例中，單擊選擇“二季度”選項(xiàng)，使其成為被隱藏的數(shù)據(jù)項(xiàng)。3）如果要顯示或隱藏沒(méi)有數(shù)據(jù)的項(xiàng)，可以選中或清除“顯示空數(shù)據(jù)項(xiàng)”復(fù)選框的復(fù)選標(biāo)記，最后單擊“確定”按鈕。隱藏了“二季度”數(shù)據(jù)項(xiàng)后，在數(shù)據(jù)透視表中單擊“時(shí)間”字段按鈕右側(cè)的下拉箭頭，在下拉列表中將不再有“二季度”選項(xiàng)出現(xiàn)，如圖3-5-19所示?，F(xiàn)在已不能在數(shù)據(jù)透視表中顯示二季度的數(shù)據(jù)了。3設(shè)置數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕可以對(duì)數(shù)據(jù)透視表的一些選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，比如設(shè)置透視表的名稱等。數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)也可以在完成數(shù)據(jù)表創(chuàng)建后進(jìn)行設(shè)置。對(duì)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的選項(xiàng)設(shè)置與對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的選項(xiàng)設(shè)置相類似。對(duì)已經(jīng)建立好的數(shù)據(jù)透視表設(shè)置選項(xiàng)的方法是：在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中單擊“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”命令，彈出“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖3-5-20所示?！皵?shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對(duì)話框中各選項(xiàng)的意義如下：“名稱”：鍵入一個(gè)新名稱可以更改報(bào)表的名稱。在數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中，此框中包含的是相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的名稱，更改名稱時(shí)會(huì)重命名數(shù)據(jù)透視表報(bào)表，而不是數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表。“列總計(jì)”：顯示數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的列合計(jì)。在數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中，合計(jì)顯示在相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表內(nèi)。“行總計(jì)”：顯示數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的行合計(jì)。在數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中，合計(jì)顯示在相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表內(nèi)。“自動(dòng)套用格式”：一般情況下，對(duì)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表應(yīng)用默認(rèn)的Excel自動(dòng)套用格式。使用“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，可以對(duì)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表應(yīng)用其他自動(dòng)套用格式。但此項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效?！半[藏的子匯總項(xiàng)”：在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表分類匯總中包含隱藏的頁(yè)字段項(xiàng)。在數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中，分類匯總受相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表影響。 “合并標(biāo)志”：默認(rèn)情況下，外部行字段和列字段中的項(xiàng)標(biāo)志會(huì)出現(xiàn)在項(xiàng)組頂部的左邊。若選中此對(duì)話框，項(xiàng)標(biāo)志在合并單元格中就可以水平居中和垂直居中。此選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效?！氨Ａ舾袷健保簾o(wú)論任何時(shí)候刷新報(bào)表或更改其布局，都保留應(yīng)用于數(shù)據(jù)透視表報(bào)表數(shù)據(jù)的格式設(shè)置。但此項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效?！懊恳淮蛴№?yè)上重復(fù)項(xiàng)目”：選擇在每個(gè)打印頁(yè)的頂端打印外部行字段的各項(xiàng)標(biāo)志。對(duì)于有分頁(yè)符分隔其項(xiàng)組的字段，項(xiàng)標(biāo)志會(huì)為該字段左邊的所有行字段進(jìn)行重復(fù)打印。清除此復(fù)選框則只會(huì)在出現(xiàn)項(xiàng)標(biāo)志的第一個(gè)打印頁(yè)上打印項(xiàng)標(biāo)志?！坝眯翘?hào)（*）標(biāo)注匯總”：選中此復(fù)選框，將在基于OLAP源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中的每個(gè)分類匯總和總計(jì)之后顯示星號(hào)（*），用以表明這些值中既包括顯示的項(xiàng)也包括任何隱藏的項(xiàng)。如果不希望看到星號(hào)（*），則應(yīng)清除此復(fù)選框?！绊?yè)面布局”：選擇數(shù)據(jù)透視表頁(yè)字段的顯示順序。默認(rèn)的頁(yè)字段布局是“垂直并排”選項(xiàng)。此選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效。“每列字段數(shù)”：在數(shù)據(jù)透視表中，開(kāi)始另一行或另一列的頁(yè)字段之前，選擇每行或每列中所包含的頁(yè)字段數(shù)。此選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效。“顯示出錯(cuò)值”：在數(shù)據(jù)透視表中，如果要顯示特定值以代表單元格錯(cuò)誤，可以選中此復(fù)選項(xiàng)，然后在其右側(cè)鍵入要顯示的數(shù)值。此選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效。“顯示空白單元格”：在數(shù)據(jù)透視表中，如果要顯示特定值以代表空單元格，可以選中此復(fù)選項(xiàng)，然后在其右側(cè)鍵入要顯示的數(shù)值。此選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表無(wú)效。“設(shè)置打印標(biāo)題”：選擇將數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中字段和項(xiàng)的標(biāo)志用作行和列的打印標(biāo)題。如果更改了報(bào)表布局從而使得字段和項(xiàng)的標(biāo)志位于不同的行和列中，則新的標(biāo)志行和列將自動(dòng)用作打印標(biāo)題。在選中此復(fù)選框之前，單擊“文件”菜單上的“頁(yè)面設(shè)置”，再單擊“工作表”選項(xiàng)卡，然后清除“頂端標(biāo)題行”和“左端標(biāo)題列”復(fù)選框，并確保當(dāng)前報(bào)表是打印區(qū)域中的唯一報(bào)表。 “用表形式保存數(shù)據(jù)”：保存工作簿文件中報(bào)表的內(nèi)部數(shù)據(jù)副本，從而使得用戶在打開(kāi)工作簿文件來(lái)使用報(bào)表之前不必刷新報(bào)表。如果沒(méi)有選定此選項(xiàng)，則工作簿文件將較小。但是需要選中“打開(kāi)時(shí)刷新”復(fù)選框或在打開(kāi)工作簿來(lái)使用報(bào)表之前，單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“更新數(shù)據(jù)”。如果沒(méi)有保存此數(shù)據(jù)，則工作簿中基于此數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或基于與當(dāng)前數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的其他報(bào)表也將丟棄此數(shù)據(jù)。報(bào)表模板文件中會(huì)忽略此選項(xiàng)?！按蜷_(kāi)時(shí)刷新”：無(wú)論何時(shí)打開(kāi)工作簿，都會(huì)根據(jù)源數(shù)據(jù)更新數(shù)據(jù)透視表報(bào)表和數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中的數(shù)據(jù)?！八⑿骂l率”：選擇自動(dòng)刷新來(lái)自外部源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表，然后在“分鐘”框內(nèi)輸入刷新之間的等待時(shí)間（單位：分鐘）?！氨４婷艽a”：如果使用需要密碼的外部數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的數(shù)據(jù)源，則選中“保存密碼”復(fù)選框可以將密碼保存為報(bào)表的一部分。此后更新報(bào)表時(shí)，就不需要重新輸入密碼了?！帮@示明細(xì)數(shù)據(jù)”：如果清除此復(fù)選框，則在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)中雙擊某單元格時(shí)，可避免顯示明細(xì)數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中，此選項(xiàng)只會(huì)影響相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表?！昂笈_(tái)查詢”：在運(yùn)行查詢以檢索報(bào)表的外部數(shù)據(jù)時(shí)，清除此復(fù)選框會(huì)等待檢索數(shù)據(jù)。若選中此復(fù)選框，Excel將在后臺(tái)運(yùn)行查詢?！皟?yōu)化內(nèi)存”：選中“優(yōu)化內(nèi)存”復(fù)選框，可以在通過(guò)外部數(shù)據(jù)源刷新報(bào)表時(shí)節(jié)省內(nèi)存。4格式化數(shù)據(jù)透視表為了達(dá)到美觀的效果，對(duì)數(shù)據(jù)透視表與對(duì)一般的工作表一樣可以進(jìn)行各種形式的格式設(shè)置，當(dāng)然，也可以應(yīng)用自動(dòng)套用格式。（1）保留格式在默認(rèn)情況下，如果更改了數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的格式，則當(dāng)刷新報(bào)表或更改其版式時(shí)，將保留大部分格式設(shè)置。如果要保留格式，則必須選中“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對(duì)話框中的“保留格式”復(fù)選框（在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上，單擊“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”命令，屏幕上就會(huì)彈出“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對(duì)話框）。無(wú)論是使用數(shù)據(jù)透視表中的選定區(qū)域或是使用常規(guī)的選定區(qū)域，所設(shè)置的格式都將保留。（2）更改字符和單元格格式用戶可以根據(jù)自己的喜好或要達(dá)到的美觀效果來(lái)更改數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中單元格的格式，例如重新設(shè)置字體字形、背景色、邊框線、圖案和對(duì)齊方式等。其操作方法與在普通工作表中設(shè)置格式時(shí)完全相同。數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域中的數(shù)值格式有時(shí)會(huì)與其源數(shù)據(jù)中的數(shù)值格式并不一致。用戶可以根據(jù)實(shí)際需要更改數(shù)字格式，更改后的格式可以是任意的Excel格式。如果要更改數(shù)值格式，除了常用的方法以外，還可以在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中進(jìn)行。例如，在銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，要將所有的“銷售額”的數(shù)值改為保留兩位小數(shù)、使用千位分隔符的格式，具體操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中雙擊“求和項(xiàng)：銷售額”按鈕，在屏幕上彈出“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框。2）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，單擊“數(shù)字”按鈕，彈出“單元格格式”對(duì)話框，如圖3-5-21所示。3）在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中的“分類”列表框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)，然后在“小數(shù)位數(shù)”輸入框中輸入數(shù)字“2”，選中“使用千位分隔符”復(fù)選項(xiàng)；最后單擊“確定”按鈕。4）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中單擊“確定”按鈕。經(jīng)過(guò)以上格式設(shè)置后的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-22所示。 （3）對(duì)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表應(yīng)用自動(dòng)套用格式在對(duì)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表應(yīng)用自動(dòng)套用格式時(shí)，既可以選擇以縮進(jìn)方式也可以選擇以非縮進(jìn)方式來(lái)顯示數(shù)據(jù)透視表報(bào)表。在默認(rèn)情況下，新建的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表將按非縮進(jìn)格式顯示。如果要用與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表相似的格式顯示數(shù)據(jù)透視表報(bào)表，則可以將非縮進(jìn)格式改為縮進(jìn)格式。當(dāng)其改為縮進(jìn)格式后，可能還會(huì)影響到數(shù)據(jù)透視表的版式，這樣字段就可由列的方向移動(dòng)到行的方向上。對(duì)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表應(yīng)用自動(dòng)套用格式，具體操作可按如下步驟進(jìn)行：1）單擊數(shù)據(jù)透視表報(bào)表。2）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“設(shè)置報(bào)表格式”按鈕，或者單擊“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，屏幕上彈出“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框。在“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中，從“報(bào)表1”到“報(bào)表10”為縮進(jìn)格式，如圖3-5-23所示。從“表1”到“表10”為非縮進(jìn)格式，如圖3-5-24所示。另外，還可以選擇“傳統(tǒng)數(shù)據(jù)透視表”格式作為數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用格式，選擇“無(wú)”只以非縮進(jìn)布局來(lái)顯示數(shù)據(jù)透視表而不使用其他格式設(shè)置。3）單擊選擇其中一種格式（在本例中單擊選擇“報(bào)表1”的格式），然后，單擊“確定”按鈕。以報(bào)表1格式提供的縮進(jìn)方式顯示的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-25所示。5數(shù)據(jù)透視表的刪除如果將數(shù)據(jù)透視表報(bào)表刪除，并不會(huì)對(duì)源數(shù)據(jù)有任何影響。刪除數(shù)據(jù)透視表的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）單擊數(shù)據(jù)透視表報(bào)表。2）將鼠標(biāo)指向“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“選定”子菜單，然后單擊“整張表格”命令。3）將鼠標(biāo)指向“編輯”菜單中的“清除”子菜單，然后單擊“全部”命令。注意：如果刪除了與某個(gè)數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表，將不能再更改數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表所顯示的數(shù)據(jù)或使用其中的任何數(shù)據(jù)透視圖功能。3.5.3 數(shù)據(jù)透視表的操作 1刷新數(shù)據(jù)透視表 在源數(shù)據(jù)發(fā)生任何變化后，可以利用刷新數(shù)據(jù)透視表功能，從而看到源數(shù)據(jù)都有了哪些變動(dòng)。當(dāng)刷新基于Excel源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表時(shí)，Excel將檢索源數(shù)據(jù)區(qū)域或命名數(shù)據(jù)區(qū)域（該命名數(shù)據(jù)區(qū)域是用戶在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表時(shí)命名的）中的任意新字段。當(dāng)刷新基于外部源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表時(shí)，Excel將檢索外部文件或數(shù)據(jù)庫(kù)中滿足指定查詢條件的新數(shù)據(jù)行或記錄。注意：當(dāng)刷新與某個(gè)數(shù)據(jù)透視圖相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表或數(shù)據(jù)透視表報(bào)表時(shí)，某些數(shù)據(jù)透視圖的格式有可能會(huì)丟失。刷新數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中的數(shù)據(jù)的操作步驟如下：1）單擊數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表。2）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的“更新數(shù)據(jù)”按鈕。除了使用“更新數(shù)據(jù)”按鈕外，也可以讓Excel在每次打開(kāi)工作簿時(shí)，或在一定的時(shí)間間隔內(nèi)定時(shí)刷新數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表。如果想要在每次打開(kāi)工作簿時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)刷新，可以單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”按鈕，然后選中“數(shù)據(jù)選項(xiàng)”區(qū)域中的“打開(kāi)時(shí)更新”復(fù)選框按鈕，這樣工作簿就會(huì)在每次打開(kāi)時(shí)先進(jìn)行數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的刷新操作了。如果想要在一定的時(shí)間間隔內(nèi)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)刷新，可以單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”按鈕，然后選中“數(shù)據(jù)選項(xiàng)”區(qū)域中的“刷新頻率”復(fù)選框按鈕，再在“分鐘”輸入框內(nèi)鍵入想要進(jìn)行刷新的時(shí)間周期。需要注意一點(diǎn)的是：定時(shí)刷新功能只適用于來(lái)自外部源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表，對(duì)基于Excel源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表則不能使用定時(shí)刷新功能。如果數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表是基于Excel源數(shù)據(jù)，當(dāng)往源數(shù)據(jù)區(qū)域中添加了新字段后，這些新添加的字段會(huì)在刷新數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表后出現(xiàn)在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄的字段列表中。這時(shí)，就可以向數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中添加新的字段了。 2對(duì)數(shù)據(jù)透視表排序通常情況下，在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表或數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表中，Excel會(huì)自動(dòng)根據(jù)字段項(xiàng)標(biāo)志按升序次序排列字段項(xiàng)。但是，如果在刷新報(bào)表時(shí)又檢索到了新添加的項(xiàng)，則這些新添加的項(xiàng)將放到字段的行末或列尾。（1）按標(biāo)志對(duì)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行排序例如，在銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，要對(duì)“產(chǎn)品名稱”字段按照筆畫(huà)順序進(jìn)行排序，那么具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中單擊“產(chǎn)品名稱”字段按鈕。在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中，如果選中了列字段，則將對(duì)該數(shù)據(jù)項(xiàng)從左至右進(jìn)行排序；如果選中了行字段，則將對(duì)該數(shù)據(jù)項(xiàng)從上至下進(jìn)行排序。 2）在“數(shù)據(jù)”菜單中單擊“排序”命令，這時(shí)屏幕上彈出“排序”對(duì)話框，如圖3-5-26所示。在“排序”對(duì)話框中，使用“排序依據(jù)”框可以重新選擇要排序的字段。使用“遞增” 選項(xiàng)按鈕可以選擇進(jìn)行升序排序；反之，使用“遞減”選項(xiàng)按鈕可以選擇進(jìn)行降序排序。另外，在對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕可以進(jìn)行自定義排序，而不必使用Excel 默認(rèn)的排序規(guī)則（數(shù)據(jù)透視表中的排序規(guī)則及自定義排序的操作方法與在Excel工作表中的規(guī)則及方法是完全一致的，這里不再贅述）。3）在“排序”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕，這時(shí)屏幕上彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖3-5-27所示。在對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表框中，可以選擇使用Excel內(nèi)置的自定義排序次序（如第一季、第二季、第三季）或用戶自己創(chuàng)建的自定義排序次序。 4）在對(duì)話框中的“方法”選項(xiàng)區(qū)內(nèi)單擊選中“筆畫(huà)排序”選項(xiàng)按鈕，然后單擊“確定”按鈕。5）在“排序”對(duì)話框中單擊“確定”按鈕。經(jīng)過(guò)上述排序操作后的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-28所示。如果希望在每次刷新或更改數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的布局后能自動(dòng)按標(biāo)志排序，可以先雙擊要排序的字段，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中單擊“高級(jí)”按鈕，然后在“自動(dòng)排序選項(xiàng)”標(biāo)題下單擊“遞增”按鈕或“遞減”按鈕，在“使用字段”下拉框中，單擊要排序的相同字段，最后再單擊“確定”按鈕。在刷新數(shù)據(jù)透視表后，自定義排序次序并不保留。要想恢復(fù)自定義排序次序，可以再次對(duì)字段進(jìn)行排序。（2）按數(shù)據(jù)區(qū)中的數(shù)值對(duì)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行排序仍然以銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表為例，如果要按照“銷售額”的大小來(lái)對(duì)“產(chǎn)品名稱”字段進(jìn)行排序，具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中，雙擊“產(chǎn)品名稱”字段按鈕。與前述相同，在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中，如果選中了列字段，則將對(duì)該數(shù)據(jù)項(xiàng)從左至右進(jìn)行排序；如果選中了行字段，則將對(duì)該數(shù)據(jù)項(xiàng)從上至下進(jìn)行排序。2）在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中單擊“高級(jí)”按鈕，這時(shí)屏幕上又彈出“數(shù)據(jù)透視表字段高級(jí)選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖3-5-29所示。3）在“自動(dòng)排序選項(xiàng)”標(biāo)題下，單擊“遞增”選項(xiàng)按鈕。4）在“使用字段”下拉框中，單擊含有用于排序數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)值的數(shù)據(jù)字段。本例中，選擇“求和項(xiàng)：銷售額”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。5）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中單擊“確定”按鈕。經(jīng)過(guò)上述排序操作后的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-30所示。由圖中可見(jiàn)，各項(xiàng)產(chǎn)品按總銷售額由低到高的排列依次為：真皮靠背椅、組合沙發(fā)、會(huì)議桌。注意：如果在刷新或更改數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的版式時(shí)，并不想保留新的排序次序，則可以選擇人工排序數(shù)據(jù)項(xiàng)來(lái)將排序次序恢復(fù)為默認(rèn)排序次序。在“數(shù)據(jù)透視表字段高級(jí)選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“自動(dòng)排序選項(xiàng)”標(biāo)題下的“人工”按鈕，然后兩次單擊“確定”按鈕。單擊選擇要排序的字段后，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令。在“排序依據(jù)”框中，輸入用于排序依據(jù)的數(shù)值所在單元格的引用，最后單擊“確定”按鈕。3改變數(shù)據(jù)透視表的匯總方式在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)，默認(rèn)的匯總方式是對(duì)數(shù)據(jù)字段進(jìn)行求和。實(shí)際上，用戶也可以根據(jù)不同的需要，很方便地改變數(shù)據(jù)的匯總方式。也就是說(shuō)，并不一定所有用戶都是用求和來(lái)作為數(shù)據(jù)的匯總方式。比如，用戶還可以通過(guò)求數(shù)據(jù)的平均值、最大值、最小值、乘積值等，對(duì)數(shù)據(jù)透視表的匯總方式進(jìn)行重新設(shè)置。例如，在前面的銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，需要顯示各銷售人員3個(gè)季度來(lái)的季度平均銷售額，則具體操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域單擊任意單元格。2）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，然后在下拉菜單中單擊“字段設(shè)置”命令；或單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“字段設(shè)置”按鈕，屏幕上彈出“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框，如圖3-5-31所示。3）在“匯總方式”標(biāo)題下的列表框中，單擊“平均值”選項(xiàng)。4）單擊“確定”按鈕。更改匯總方式后的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-32所示。 如果想要同時(shí)查看數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中數(shù)據(jù)字段的不同匯總方式的結(jié)果，可以按以下步驟進(jìn)行：1）在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄的字段列表中，單擊數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域中已匯總的字段，然后再次將該字段拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表中。2）在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)，單擊與新字段相對(duì)應(yīng)的任意數(shù)據(jù)單元格。3）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，然后在下拉菜單中單擊“字段設(shè)置”命令；或單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“字段設(shè)置”按鈕。4）在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框的“匯總方式”列表框中，為該字段選擇另一個(gè)匯總函數(shù)。4顯示/隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)透視表中，如果要顯示比較詳細(xì)的數(shù)據(jù)構(gòu)成，可以設(shè)置多個(gè)行字段或列字段。如果只是對(duì)其中的某個(gè)或某幾個(gè)字段顯示其詳細(xì)的數(shù)據(jù)來(lái)源，則可以使用在數(shù)據(jù)透視表顯示或隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)的方法。例如，在前面的銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，如果想要了解銷售人員張青的銷售情況的詳細(xì)數(shù)據(jù)，則具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）在數(shù)據(jù)透視表中，單擊選擇“張青”字段項(xiàng)標(biāo)題。2）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕，屏幕上彈出“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”對(duì)話框，如圖3-5-33所示。該對(duì)話框用于選擇要顯示其明細(xì)數(shù)據(jù)的字段。實(shí)質(zhì)上就是在數(shù)據(jù)透視表中，對(duì)選定字段項(xiàng)的數(shù)據(jù)，按選定的字段進(jìn)行分類。 3）單擊選擇“產(chǎn)品名稱”字段，然后單擊“確定”按鈕。經(jīng)過(guò)上述操作后的數(shù)據(jù)透視表。由此可見(jiàn)，在數(shù)據(jù)透視表中，對(duì)銷售人員“張青”的銷售數(shù)據(jù)，按照不同類別的產(chǎn)品進(jìn)行了分類。顯示在數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)仍然是匯總后的數(shù)據(jù)，只是在原有的基礎(chǔ)上對(duì)選定字段進(jìn)行了細(xì)分。在上面顯示了明細(xì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，還可以進(jìn)一步顯示更明細(xì)的數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)透視表中雙擊“產(chǎn)品名稱”字段中的“會(huì)議桌”項(xiàng)，屏幕上彈出“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”對(duì)話框，在對(duì)話框中單擊“時(shí)間”選項(xiàng)，然后再單擊“確定”按鈕。得到的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-35所示。如果想要隱藏“會(huì)議桌”字段項(xiàng)的明細(xì)數(shù)據(jù)，只需單擊選中“會(huì)議桌”，然后單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕，或者直接雙擊“會(huì)議桌”字段標(biāo)題即可。隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)后，由于顯示明細(xì)數(shù)據(jù)而在數(shù)據(jù)透視表中造成的版式更改并不會(huì)恢復(fù)回來(lái)，所以如果再次雙擊“會(huì)議桌”項(xiàng)以顯示明細(xì)數(shù)據(jù)時(shí)，屏幕上將直接顯示“時(shí)間”的明細(xì)數(shù)據(jù)，而并不出現(xiàn)“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”對(duì)話框。如果要恢復(fù)原先的版式設(shè)置，可在數(shù)據(jù)透視表中用鼠標(biāo)拖曳字段按鈕。除了顯示明細(xì)的匯總數(shù)據(jù)外，在數(shù)據(jù)透視表中還可以顯示數(shù)據(jù)單元格的基本源數(shù)據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)。雙擊要顯示明細(xì)數(shù)據(jù)的單元格，Excel會(huì)將匯總的明細(xì)數(shù)據(jù)放到工作簿中新工作表上的單元格中。 例如，在圖3-5-32中，雙擊行“總計(jì)”和列“總計(jì)”的交叉單元格F11，則Excel將添加一個(gè)新工作表“Sheet6”,這是一個(gè)顯示源數(shù)據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)的工作表，如圖3-5-36所示。如果要避免通過(guò)雙擊數(shù)據(jù)透視表報(bào)表數(shù)據(jù)區(qū)中的某一單元格，顯示該單元格所匯總的源數(shù)據(jù)列表，可以單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”命令，然后在“數(shù)據(jù)選項(xiàng)”標(biāo)題下，清除“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)框”復(fù)選框。3.5.4 用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行匯總計(jì)算在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)在數(shù)據(jù)透視表中顯示行總計(jì)和列總計(jì)，這已經(jīng)是我們很熟悉的事情了。除此之外，用戶還可以通過(guò)相應(yīng)的設(shè)置來(lái)顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表中的各項(xiàng)總計(jì)，也可以通過(guò)在數(shù)據(jù)透視表中添加分類匯總來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行合并計(jì)算。1顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表中的各項(xiàng)總計(jì)顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表中的各項(xiàng)總計(jì)，其具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）單擊數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格。2）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“表選項(xiàng)”按鈕。3）如果要顯示總計(jì)，在“格式選項(xiàng)”下選中“行總計(jì)”復(fù)選框和“列總計(jì)”復(fù)選框；如果要隱藏總計(jì)，在“格式選項(xiàng)”下清除“行總計(jì)”復(fù)選框或“列總計(jì)”復(fù)選框。2在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中添加或刪除分類匯總在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表中添加或刪除分類匯總，其具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）雙擊要添加或刪除分類匯總的字段按鈕。2）如果要顯示外部行字段或列字段的分類匯總，單擊“分類匯總”下的“自動(dòng)”選項(xiàng)；如果要顯示內(nèi)部行字段或列字段的分類匯總，單擊“分類匯總”下的“自定義”選項(xiàng)，然后單擊右面框中的某個(gè)匯總函數(shù)。如果要?jiǎng)h除分類匯總，可以單擊“分類匯總”下的“無(wú)”選項(xiàng)。如果要使用其他匯總函數(shù)，或是要顯示多種類型的分類匯總，可以單擊“自定義”右面框中的一個(gè)或多個(gè)匯總函數(shù)。例如，在前面的銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表中，對(duì)字段“銷售人員”進(jìn)行“求和”和“計(jì)數(shù)”分類匯總后的數(shù)據(jù)透視表如圖3-5-37所示。3在分類匯總數(shù)據(jù)組的頂部或底部顯示數(shù)據(jù)透視表分類匯總 如果要更改分類匯總的顯示位置，則字段或數(shù)據(jù)透視表必須以縮進(jìn)格式顯示，而且必須顯示字段的分類匯總。具體的操作步驟如下：1）雙擊要更改其分類匯總顯示方式的字段。注意：只能更改外部行字段的分類匯總顯示方式，而不能更改其最內(nèi)部（最右邊）的行字段。2）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，單擊“版式”按鈕，屏幕上彈出“數(shù)據(jù)透視表字段版式”對(duì)話框，如圖3-5-38所示。3）在“數(shù)據(jù)透視表字段版式”對(duì)話框中，單擊選中“顯示選項(xiàng)”標(biāo)題下的“以大綱形式顯示項(xiàng)目”選項(xiàng)框，然后選擇或清除“在組的頂部顯示分類匯總”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕。4）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，單擊“確定”按鈕。3.5.5 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖如果需要快速更改圖表的視圖以便按不同的方式查看比較結(jié)果和預(yù)測(cè)趨勢(shì)，則可以使用數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表。數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表既具有數(shù)據(jù)透視表報(bào)表數(shù)據(jù)的交互式匯總特點(diǎn)，又具有圖表的可視優(yōu)越性。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表。如果要基于外部源數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表，那么在創(chuàng)建報(bào)表前可能需要檢索外部數(shù)據(jù)。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖的具體操作步驟如下：1）打開(kāi)要在其上創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的工作簿。2）如果要基于Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建報(bào)表，單擊數(shù)據(jù)清單中的單元格或數(shù)據(jù)庫(kù)。3）單擊“數(shù)據(jù)”菜單上的“數(shù)據(jù)透視表和圖表報(bào)告”命令。4）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之1”的對(duì)話框中，指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型，并單擊“所需創(chuàng)建的報(bào)表類型”標(biāo)題下的“數(shù)據(jù)透視圖（及數(shù)據(jù)透視表）”選項(xiàng)框，然后單擊“下一步”按鈕。5）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之2”的對(duì)話框中，選定要建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，然后單擊“下一步”按鈕。6）如果以前曾經(jīng)建立過(guò)具有相同數(shù)據(jù)源區(qū)域的數(shù)據(jù)透視表，Excel會(huì)提示“是否讓新報(bào)表建立在已現(xiàn)有報(bào)表相同數(shù)據(jù)上”？單擊“是”按鈕，可以節(jié)省內(nèi)存空間并使工作表較小；單擊“否”按鈕，則新建報(bào)表與原有報(bào)表相互獨(dú)立。7）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”的對(duì)話框中，指定要放置相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的位置（新建一個(gè)工作表或嵌在現(xiàn)有工作表中）。而數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表會(huì)自動(dòng)在新的圖表工作表上創(chuàng)建生成，然后確定是否需要單擊“版式”按鈕。如果在向?qū)У牟襟E3中單擊了“版式”按鈕，那么在向?qū)е性O(shè)置數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的布局之后，單擊“版式”對(duì)話框中的“確定”按鈕，然后單擊“完成”以創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表。如果沒(méi)有在向?qū)У牟襟E3中單擊“版式”按鈕，那么可直接單擊“完成”按鈕，然后在圖表工作表上設(shè)置數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表的布局。注意：如果希望相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表報(bào)表是不可見(jiàn)的，則可以在數(shù)據(jù)透視表報(bào)表所在位置上隱藏該工作表。如果已有了數(shù)據(jù)透視表報(bào)表，則可以使用該數(shù)據(jù)透視表報(bào)表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表，它將反映出數(shù)據(jù)透視表報(bào)表的視圖。下面使用銷售統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表，操作步驟如下：1）將鼠標(biāo)指向“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“選定”命令，然后在彈出的子菜單上單擊“啟用選定內(nèi)容”，以確保該按鈕處于非按下?tīng)顟B(tài)。2）從數(shù)據(jù)透視表中刪除所有的分類匯總。3）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，或者單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o經(jīng)過(guò)上述步驟后，Excel自動(dòng)生成數(shù)據(jù)透視圖，如圖3-5-39所示。對(duì)數(shù)據(jù)透視表的許多操作也同樣適用于數(shù)據(jù)透視圖。例如，要隱藏分支機(jī)構(gòu)“北京分公司”的數(shù)據(jù)，則單擊“分支機(jī)構(gòu)”右側(cè)的下拉箭頭，在顯現(xiàn)的列表框中清除“北京分公司”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。這時(shí)，數(shù)據(jù)透視表圖表將自動(dòng)更新，與“北京分公司”相關(guān)的數(shù)據(jù)不再出現(xiàn)在數(shù)據(jù)透視圖中，如圖3-5-40所示。 同樣，當(dāng)隱藏?cái)?shù)據(jù)項(xiàng)、顯示明細(xì)數(shù)據(jù)或在源數(shù)據(jù)透視表中重排其他字段時(shí)，從數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建的圖表會(huì)隨之發(fā)生變化。如果數(shù)據(jù)透視表有頁(yè)字段，那么當(dāng)顯示不同頁(yè)時(shí)，圖表也會(huì)發(fā)生變化。當(dāng)在頁(yè)字段的數(shù)據(jù)列表中顯示每一項(xiàng)時(shí)，Excel要更新圖表以顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)。與數(shù)據(jù)透視表一樣，即使刪除了數(shù)據(jù)透視圖，源數(shù)據(jù)也并不受影響。3.6 使用模擬運(yùn)算表分析數(shù)據(jù)模擬運(yùn)算表是工作表中的一個(gè)單元格區(qū)域，利用它可以顯示公式中某些值的變化對(duì)計(jì)算結(jié)果的影響。模擬運(yùn)算表通過(guò)一步操作可以求出多種情況下的計(jì)算結(jié)果，因此它為同時(shí)求解某一運(yùn)算中所有可能的變化值組合提供了方便。而且，它還可以將所有不同的計(jì)算結(jié)果同時(shí)顯示在工作表中，以便用戶進(jìn)行查看和比較。模擬運(yùn)算表分為單變量模擬運(yùn)算表和雙變量模擬運(yùn)算表兩種，下面分別給予介紹。知識(shí)點(diǎn)：3.6.1 單變量模擬運(yùn)算表3.6.2 雙變量模擬運(yùn)算表3.6.3 修改模擬運(yùn)算表3.6.1 單變量模擬運(yùn)算表單變量模擬運(yùn)算表的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)是，所有的輸入數(shù)值被排列在一列中（稱為“列引用”）或一行中（稱為“行引用”）。雖然輸入單元格不必是模擬運(yùn)算表的一部分，但模擬運(yùn)算表中用到的公式必須引用輸入單元格。工作表中的任何單元格都可以用作輸入單元格，存放在輸入單元格中的輸入數(shù)據(jù)清單將會(huì)被替換。創(chuàng)建模擬運(yùn)算表的操作步驟如下：1）在某一列或某一行中。鍵入將要替換工作表上的輸入單元格的數(shù)值序列。2）如果輸入數(shù)值被排成一列，則需在第一個(gè)數(shù)值的上邊一行且處于該數(shù)值列右側(cè)的單元格中，鍵入所需的公式。然后在同一行中，第一個(gè)公式的右邊，依次鍵入其它公式。3）如果輸入數(shù)值被排成一行，則需在第一個(gè)數(shù)值的左邊一列且處于該數(shù)值行下方的單元格內(nèi)，鍵入所需的公式。然后在同一列中，第一個(gè)公式的下方，依次鍵入其它公式。4）選定包含所有公式及需要被替換的數(shù)值的單元格區(qū)域。5）在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“模擬運(yùn)算表”命令，屏幕上彈出“模擬運(yùn)算表”對(duì)話框。 6）如果模擬運(yùn)算表是按列排列的，則在“輸入引用列的單元格”編輯框中，為輸入單元格鍵入列引用。如果模擬運(yùn)算表是按行排列的，則在“輸入引用行的單元格”編輯框中，為輸入單元格鍵入行引用。然后單擊“確定”按鈕。 下面舉一個(gè)簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)方面的例子。利用模擬運(yùn)算表及PMT財(cái)務(wù)函數(shù)計(jì)算年利率在7.0%12.0%之間變化時(shí)，各種年利率下，5年期（60個(gè)月）貨款500000元，每月等額的還款金額。我們先舉另一例回顧一下PMT函數(shù)的用法：PMT函數(shù)可以根據(jù)固定利率及等額分期付款方式，計(jì)算出貸款的每期付款額。例如：假設(shè)貸款的年利率為8%，貸款金額（本金）為10000元，如果需要10個(gè)月付清全部貸款，則每個(gè)月需支付的金額（包括本金和利息）根據(jù)PMT函數(shù)可以求出：PMT(8%/12,10,10000) = -1037.03即每個(gè)月連本帶利需支付1037.03元，才能付清全部貸款。 以下是本例的具體操作步驟：1）按照模擬運(yùn)算表的輸入要求，在工作表中輸入以下內(nèi)容：貸款總額（500000）、固定年利率（7%）、貸款期限（60）、每月還貸款金額公式、年利率變化序列（7.5%-12.0%），輸入單元格式排列如圖3-6-1所示（注意：期限以月為單位計(jì)算）。2）在圖3.6.1中，單元格B4中的公式為“= PMT(B2/12,B3,B1)”；單元格E2中的公式為“= PMT(B2/12,B3,B1)”。3）選定單元格區(qū)域D2：E12，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“模擬運(yùn)算表”命令，彈出“模擬運(yùn)算表”對(duì)話框，在“輸入引用列的單元格”中選擇或輸入“$B$2”。最后單擊“確定”按鈕。3.6.2 雙變量模擬運(yùn)算表雙變量模擬運(yùn)算表比單變量模擬運(yùn)算表要略復(fù)雜一些，它與單變量模擬運(yùn)算表的主要區(qū)別在于雙變量模擬運(yùn)算表使用兩個(gè)可變單元格（即輸入單元格）。雙變量模擬運(yùn)算表中的兩組輸入數(shù)值使用的是同一個(gè)公式，這個(gè)公式必須引用兩個(gè)不同的輸入單元格。創(chuàng)建雙變量模擬運(yùn)算表后，兩組輸入數(shù)值分別代替兩個(gè)輸入單元格。創(chuàng)建雙變量模擬運(yùn)算表的一般過(guò)程如下：1）在工作表的某個(gè)單元格內(nèi)，輸入所需引用的兩個(gè)輸入單元格的公式。2）在公式下面同一列中鍵入一組輸入數(shù)值，在公式右邊同一行中鍵入第二組輸入數(shù)值。3）選定包含公式以及數(shù)值行和列的單元格區(qū)域。4）單擊“數(shù)據(jù)” 菜單中的“模擬運(yùn)算表”命令，彈出“模擬運(yùn)算表”對(duì)話框。5）在“輸入引用行的單元格”編輯框中，輸入要由行數(shù)值替換的輸入單元格的引用。6）在“輸入引用列的單元格”編輯框中，輸入要由列數(shù)值替換的輸入單元格的引用。我們把在前面的例子中規(guī)定的還款期限由固定的5年期改變?yōu)樵?-5年之間變化，即現(xiàn)在對(duì)計(jì)算的要求變成為：利用雙變量模擬運(yùn)算表及PMT財(cái)務(wù)函數(shù)計(jì)算貨款500000元，年利率在7.0%12.0%之間變化時(shí)，各種年利率下，當(dāng)還款期限在2-5年之間變化時(shí)，每月等額的還款金額。根據(jù)題目的要求，具體的操作可按如下步驟進(jìn)行：1）按照雙變量模擬運(yùn)算表的輸入要求，在工作表中輸入以下內(nèi)容：貸款總額（500000）、固定年利率（7%）、固定還貸期限（60）、每月還貸款金額公式、年利率變化序列（7.5%-12.0%），還貸期限變化序列（24，36，48，60），輸入單元格式排列如圖3-6-3所示（注意：期限以月為單位計(jì)算）。單元格B4中的公式仍然為“= PMT(B2/12,B3,B1)”；單元格區(qū)域B7：B17為要作為替代輸入單元格的“年利率”序列；單元格區(qū)域C6：F6為要作為替代另一個(gè)輸入單元格的“還貸期限”序列。2）在單元格B6內(nèi)輸入公式為“= PMT(B2/12,B3,B1)”，公式中的單元格B2（代表年利率）、B3（代表期限）將作為輸入單元格。3）選定單元格區(qū)域B6：F17。4）單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“模擬運(yùn)算表”命令，彈出“模擬運(yùn)算表”對(duì)話框。5）在“輸入引用行的單元格”框中，選擇或輸入要用行數(shù)值序列（即“還貸期限”序列C6：F6）替換的輸入單元格“$B$3”。6）在“輸入引用列的單元格”框中，選擇或輸入要用列數(shù)值序列（即“年利率”序列B7：B17）替換的輸入單元格“$B$2”。7）單擊“確定”按鈕。經(jīng)過(guò)上述操作過(guò)程后，得到雙變量模擬運(yùn)算表的計(jì)算結(jié)果如圖3-6-4所示。3.6.3 修改模擬運(yùn)算表當(dāng)創(chuàng)建了單變量或雙變量模擬運(yùn)算表后，可以根據(jù)需要作各種修改。1）修改模擬運(yùn)算表的計(jì)算公式。當(dāng)計(jì)算公式發(fā)生變化時(shí)，模擬運(yùn)算表將重新計(jì)算，并在相應(yīng)單元格中顯示出新的計(jì)算結(jié)果。2）修改用于替換輸入單元格的數(shù)值序列。當(dāng)這些數(shù)值序列的內(nèi)容被修改后，模擬運(yùn)算表將重新計(jì)算，并在相應(yīng)單元格中顯示出新的計(jì)算結(jié)果。3）修改輸入單元格。選定整個(gè)模擬運(yùn)算表（其中包括計(jì)算公式、數(shù)值序列及運(yùn)算結(jié)果區(qū)域），然