如何使文章生動(dòng)有效.doc

如何使文章生動(dòng)有效學(xué)習(xí)導(dǎo)航通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠： 增加商務(wù)文書的情感指數(shù)； 在行文中做到“讀者為尊”； 掌握使商務(wù)文書盡快達(dá)到溝通目的方法； 學(xué)會(huì)如何使商務(wù)文書更加簡潔。除了嚴(yán)格遵循寫作步驟之外，寫好商務(wù)文書還需要掌握一些技巧，合理運(yùn)用這些技巧可以使商務(wù)文書更加生動(dòng)有效。具體來說，商務(wù)文書的寫作技巧有六個(gè)方面：增加親和力、“讀者為尊”、進(jìn)行有效反饋、增加時(shí)間緊迫性、增加可信度和行文簡潔。一、增加親和力寫作商務(wù)文書時(shí)，工作人員可以使用情感指數(shù)增加文書的親和力。1.情感指數(shù)的內(nèi)涵情感指數(shù)指的是對(duì)讀者的關(guān)注程度?！皽贤ㄊ潜蛔x者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實(shí)地反映商務(wù)文書撰寫者是否站在目標(biāo)讀者的立場(chǎng)上，在很大程度上衡量商務(wù)文書的親和力。西方心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)人類有13個(gè)共同特性，其中包括受到尊重和理解需求，然而大多數(shù)人通常更加關(guān)注自身利益和情感，容易忽視他人的利益和情感。因此，如果能在行文中體現(xiàn)對(duì)目標(biāo)讀者的關(guān)注，商務(wù)文書的親和力自然就會(huì)大大提高。2.情感指數(shù)的計(jì)算計(jì)算情感指數(shù)有一個(gè)公式：情感指數(shù)=提到目標(biāo)讀者的次數(shù)-提到撰寫者的次數(shù)也就是說，情感指數(shù)為商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)與提到撰寫者自己或公司的次數(shù)的差。如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負(fù)值（即情感指數(shù)為負(fù)），說明文書不是以讀者為中心的，顯然難以給目標(biāo)讀者帶來良好感受。因此，撰寫商務(wù)文書時(shí)應(yīng)當(dāng)盡少提及撰寫者自身，盡量圍繞目標(biāo)讀者展開?！景咐壳楦兄笖?shù)的計(jì)算與調(diào)整“我們很高興地宣布，我們的新圖書館會(huì)在6月份對(duì)外開放，歡迎光臨！”在這句話中，提到目標(biāo)讀者的地方只有1處，即“歡迎光臨”中暗指歡迎目標(biāo)讀者，而提到撰寫者自身的地方有2處，即兩個(gè)“我們”，所以，這句話的情感指數(shù)為“1”。由于情感指數(shù)為負(fù)值，所以這句話讓目標(biāo)讀者聽起來就不是很舒服了。為了提高親和力，可以將這句話改為：“從6月開始，您可以用新圖書館完善您的研究，我們圖書館歡迎您的光臨！”做了如此修改之后，提到目標(biāo)讀者的地方為3，提到撰寫者的地方為1，情感指數(shù)變?yōu)椤?”，親和力也得到了很大提升。3.增加情感指數(shù)的方法具體而言，增加情感指數(shù)的方法有如下四種：增加第二人稱代詞在商務(wù)文書中增加第二人稱代詞，是增加情感指數(shù)最直接的方法。所謂的“第二人稱代詞”包括“你”、“您”、“你們”等，單數(shù)和復(fù)數(shù)都可以。增加第三人稱的專有名詞在商務(wù)文書中出現(xiàn)第三人稱專有名詞是對(duì)目標(biāo)讀者的尊重。所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費(fèi)者”、“納稅人”、“員工”等。增加讀者的姓名由于人對(duì)自己姓名敏感的天性，閱讀文件時(shí)如果發(fā)現(xiàn)自己的姓名，目標(biāo)讀者就會(huì)倍感親切，因此撰寫商務(wù)文書時(shí)就可以在適當(dāng)時(shí)機(jī)加入讀者的姓名，增加商務(wù)文書的情感指數(shù)。增加對(duì)讀者的暗指祈使句中可以省略指代目標(biāo)，可以將情感表達(dá)得比較委婉。增加對(duì)讀者的暗指就是指在商務(wù)文書中使用祈使句，省略目標(biāo)讀者代詞。二、“讀者為尊”1.“讀者為尊”的內(nèi)涵“讀者為尊”是對(duì)運(yùn)用情感指數(shù)、提升關(guān)注讀者程度的延伸，核心思想是站在對(duì)方的角度表述問題。情感指數(shù)是倡導(dǎo)在表達(dá)方式上多提及目標(biāo)讀者，“讀者為尊”就是強(qiáng)調(diào)撰寫者要站在目標(biāo)讀者的角度和立場(chǎng)分析問題。同樣的內(nèi)容，是否運(yùn)用“讀者為尊”帶給對(duì)方的感受就會(huì)大大不同，例如：不用“讀者為尊”：“我很高興地宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期目標(biāo)，完成任務(wù)了。”運(yùn)用“讀者為尊”：“非常感謝在座各位的努力，正是由于你們各位，我們公司在2005年超過了預(yù)期的目標(biāo)?！憋@而易見，運(yùn)用“讀者為尊”的表達(dá)方式更加人性化，商務(wù)文書看起來更加生動(dòng)。2.“讀者為尊”的原則運(yùn)用“讀者為尊”理念時(shí)，要求撰寫者遵循“最先提及讀者而非自己”的原則。也就是在表述的時(shí)候，首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)講述其它內(nèi)容?！景咐繌埩嫉耐扑]信某領(lǐng)導(dǎo)為張良寫推薦信時(shí)，寫到：“我非常高興推薦張良加入您的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，他的財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同時(shí)他樂觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都笑口常開?！比绻麑⑦@部分內(nèi)容按照“最先提及讀者而非自己”的原則修改，最終結(jié)果就是：“貴方將從張良的加入中獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來無形的好處。”三、進(jìn)行有效反饋在商務(wù)文書中，不同的反饋會(huì)收到不同的效果。反饋可以分為以下幾種具體類型：1.正面反饋所謂“正面反饋”，就是指對(duì)別人的認(rèn)可。美國心理學(xué)家威廉詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動(dòng)力就是希望具有重要性。換言之，人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。例如，教育孩子時(shí)應(yīng)該經(jīng)常給予鼓勵(lì)和引導(dǎo)，不能一味地批評(píng)。商務(wù)文書寫作也是一樣的道理，撰寫者應(yīng)該有意識(shí)地多用正面的反饋，即稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給予對(duì)方關(guān)懷，滿足他們的深層次需求。要點(diǎn)提示商務(wù)文書的反饋類型包括：正面反饋；修正性反饋；負(fù)面反饋；沒有反饋。2.修正性反饋所謂“修正性反饋”，就是指撰寫者應(yīng)該在目標(biāo)讀者出現(xiàn)問題的時(shí)候給予的反饋，當(dāng)然，這種反饋是以稱贊為前提的。修正性反饋可以在向目標(biāo)讀者提出問題和建議的同時(shí)，最大限度地給予目標(biāo)讀者體貼和溫暖的感覺。盡管在日常工作中，意見分歧導(dǎo)致的指責(zé)不可避免，如果能有效運(yùn)用修正性反饋，就可以快速改善人際關(guān)系。3.負(fù)面反饋和沒有反饋負(fù)面反饋是與正面反饋相對(duì)的反饋形式，沒有反饋則是不理會(huì)讀者的想法和行為。負(fù)面反饋容易導(dǎo)致工作矛盾升級(jí)，沒有反饋則更加不利于工作順利展開，也不利于人際關(guān)系改善與鞏固。這是因?yàn)椋阂环矫?，沒有反饋會(huì)造成實(shí)際問題得不到解決；另一方面，會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)向心力減弱。因此，在寫作商務(wù)文書時(shí)，就要就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或負(fù)面反饋，千萬不能聽之任之沒有反饋。四、增加時(shí)間緊迫性1.增加緊迫性的作用日常工作中，每個(gè)人都希望發(fā)出的商務(wù)文書能夠被目標(biāo)讀者盡早閱讀，使溝通目的盡快達(dá)成，這就需要增加商務(wù)文書的時(shí)間緊迫性，在撰寫內(nèi)容上激發(fā)目標(biāo)讀者的行為，即在最短時(shí)間內(nèi)采取撰寫者希望的行動(dòng)。2.增加緊迫性的注意要點(diǎn)增加商務(wù)文書中緊迫性的方法很簡單，就是在文書中加入體現(xiàn)時(shí)間敏感性的句子，限定事情的最后期限。在增加時(shí)間敏感性的過程中，需要注意以下三方面問題：時(shí)間的規(guī)范性注意時(shí)間的規(guī)范性是指避免使用“昨天”、“今天”、“明天”、“今年”等約束不明確的時(shí)間代詞，這樣的表述沒有實(shí)際意義。時(shí)間的精確性在會(huì)議記錄或電報(bào)等商務(wù)文書中，要更加注意把握時(shí)間的精確性，時(shí)間限定得越精確越好。例如，在文書中將事件發(fā)生的時(shí)間注明為幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至幾秒。時(shí)間的通用性撰寫商務(wù)文書時(shí)還要注意時(shí)間通用性，具體的要求范例包括：使用公元的全稱，例如，2003年不能縮寫為“03年”，也不能稱之為“民國92年”；落款成文日期部分采用中文形式，例如“二六年”；盡量不要用農(nóng)歷，例如，避免出現(xiàn)“臘月初六”這樣的表述；注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字的搭配規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤搭配。五、增加可信度所謂“可信度”，就是商務(wù)文書值得目標(biāo)讀者相信。要想增加商務(wù)文書的可信度，就必須在撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來。我們?cè)谂圩o(hù)環(huán)境。我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力愛護(hù)環(huán)境。同樣是想表達(dá)愛護(hù)環(huán)境，前一句話就比較空洞，不會(huì)讓讀者產(chǎn)生信任感，而后一句增加了愛護(hù)環(huán)境的具體行動(dòng)，就大大增加了可信度。六、行文簡潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者不一定有很多時(shí)間分析商務(wù)文書，因此撰寫商務(wù)文書時(shí)要在意思鮮明的基礎(chǔ)上，做到盡量簡單，不羅嗦冗長。做到行文簡潔可以采用以下幾種方式：1.采用電報(bào)文體要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報(bào)文體。在電報(bào)文體中，一個(gè)字可以代表很多意義，這就需要撰寫者斟酌文章中的每一個(gè)字，做到惜字如金。2.另加附件有時(shí)在商務(wù)文書中實(shí)在有太多需要表達(dá)的內(nèi)容，為了達(dá)到行文簡潔的目的，就可以將冗長的內(nèi)容部分轉(zhuǎn)化為附件形式，與正文分開撰寫。3.詞句精煉寫作商務(wù)文書的目的不是為了進(jìn)行語言功底考試，因此應(yīng)該盡量選用簡單的詞，避免采用晦澀難懂的詞。與此同時(shí)，還應(yīng)該做到“一式一文，主旨明確”，避免出現(xiàn)復(fù)合句，即用一句話表達(dá)一個(gè)意思，不能用一句話表達(dá)多個(gè)意思，以免造成信息不完全傳達(dá)?！景咐俊翱紤]了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離河最遠(yuǎn)的地方，或者如果這個(gè)位置不能為大家所接受，那么我們將會(huì)聘請(qǐng)調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點(diǎn)?！笨梢悦黠@地看到，這句話從“或者如果”開始形成意思轉(zhuǎn)折，因此是一個(gè)復(fù)合句，這種復(fù)合句是不應(yīng)該出現(xiàn)在商務(wù)文書中的。這時(shí)可以將其轉(zhuǎn)化為以下兩個(gè)獨(dú)立句：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離河最遠(yuǎn)的地方。如果這個(gè)位置不能夠?yàn)榇蠹宜邮?，我們將?huì)聘請(qǐng)調(diào)查員考察其他可選的建筑地點(diǎn)?！绷硗猓珜懮虅?wù)文書是為了說明情況，而不是發(fā)表感慨，因此在商務(wù)文書中應(yīng)該盡少使用描寫性的詞匯，盡量使用陳述性的詞匯。4.多用主動(dòng)語式英文文章中被動(dòng)語式很多，但是在中文的語言環(huán)境中，主動(dòng)語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動(dòng)語式。5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語在日常工作和生活中，有很多縮略語，例如“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等，在商務(wù)文書中適當(dāng)運(yùn)用縮略語可以使文章顯得簡潔流暢。但是值得注意的是，使用縮略語應(yīng)該把握適當(dāng)原則，不能將不具