人力資源管理-職位分析.ppt

1、人力資源管理：職位分析,中山大學(xué)南方學(xué)院 張瑩瑩,案例引入,一個(gè)機(jī)修工把大量的機(jī)油灑在他修理的機(jī)車周圍的地面上。車間主任叫機(jī)修工把灑掉的機(jī)油清掃干凈 , 機(jī)修工拒絕執(zhí)行 , 理由是工作說明書里并沒有包括清掃的條文。車間主任顧不上去查工作說明書上的原文 , 就找來一名后勤服務(wù)工來做清掃。但后勤服務(wù)工同樣拒絕 , 他的理由是工作說明書里也沒有包括這一類工作。車間主任威脅說要把他解雇 , 因?yàn)檫@種后勤服務(wù)工是分配到車間來做雜務(wù)的臨時(shí)工。后勤服務(wù)工勉強(qiáng)同意 , 但是干完之后立即向公司投訴。 有關(guān)人員看了投訴后 , 審閱了三類人員的工作說明書 : 機(jī)修工、后勤服務(wù)工和清潔工。機(jī)修工的工作說明書規(guī)定 :

2、機(jī)修工有責(zé)任保持機(jī)車的清潔 , 使之處于可操作狀態(tài) , 但并未提及清掃地面。后勤服務(wù)工的工作說明書規(guī)定 : 后勤服務(wù)工有責(zé)任以各種方式協(xié)助操作工 , 如領(lǐng)取 原材料和工具 , 隨叫隨到 , 即時(shí)服務(wù) , 但也沒有明確寫明包括清掃工作。清潔工的工作說明書中確實(shí)包含了各種形式的清掃 , 但是他的工作時(shí)間是從正常工人上班前和下班后開始。,案例引入,這是一個(gè)典型的因工作職責(zé)不清引發(fā)的分歧，而工作職責(zé)的確定不是好說話的多干活，不好說話的少干活，或者是看到哪位就叫哪位干活。而是采取一系列科學(xué)的工作分析的手段和方法，并結(jié)合本單位的實(shí)際，進(jìn)行分析研究得出的。 本章將對工作分析、職位管理進(jìn)行比較系統(tǒng)的闡述，對工

3、作分析的基本過程、手段、方法以及工作設(shè)計(jì)和崗位說明書的寫法，工作評價(jià)的技術(shù)和方法等做一個(gè)全面的介紹。,目錄,什么是職位分析 職位分析的方法 職位說明書的編寫 職位評價(jià),為什么要做工作分析 ？,管理者經(jīng)常遇到的困惑,為什么有人工作量很大，做也做不完？ 為什么有人沒活干，整天喝茶看報(bào)紙？ 為什么會有人工作相互重疊，有功勞大家爭，有責(zé)任沒人擔(dān)？為什么會有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機(jī)？,管理者經(jīng)常遇到的困惑,為什么招聘的員工，會常常不符合要求？ 為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎(jiǎng)懶無罰？ 為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？,管理者經(jīng)常遇到的困惑,為什么員工抱怨公司沒有提供足

4、夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會？ 為什么公司投入了培訓(xùn)卻沒有達(dá)到期望的效果？ 為什么有的員工不知道自己該做些什么？ 為什么主管難以確切地評價(jià)下屬員工的工作成績是好是壞？,為什么會產(chǎn)生這些問題呢?,為什么會產(chǎn)生這些問題呢？,我們并不了解每個(gè)人的工作量是多少？ 我們并不了解到底需要多少工作人員？ 我們并不了解如何有效地考核員工的工作？ 我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個(gè)人的作用？ 我們并不了解員工的職業(yè)生涯？ 我們并不了解員工到底需要什么？ 我們需要發(fā)展！我們需要改變！,因?yàn)椋?我們應(yīng)該做,職位分析Job Analysis,職位分析的概念,職位/崗位分析是通過對職位的研究，確定該職位的任務(wù)、職責(zé)、與其它職位的關(guān)系以

5、及該種職位的工作環(huán)境和任職要求，即制定職位說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程。,職位分析的概念,職位分析就是全面收集某一職位的有關(guān)信息，對該職位的工作從六個(gè)方面開展調(diào)查研究： 工作內(nèi)容（What） 責(zé)任者（Who） 工作崗位（Where） 工作時(shí)間（When） 為什么要這樣做，目的（Why） 怎樣操作（How）,職位分析的概念,工作分析的直接結(jié)果是職位說明書。,與職位分析相關(guān)的概念,工作要素(Job Elements)：工作中不能再繼續(xù)分解的最小活動(dòng)單位 任務(wù)(Task)：為了達(dá)成某種目的而進(jìn)行的一系列工作要素 職責(zé)(Responsibility)：為了在某個(gè)關(guān)鍵成果領(lǐng)域取得成果而完成的一系列任務(wù)的集合

6、 權(quán)限(Authority)：為了保證職責(zé)的有效履行，任職者必須具備的，對某事項(xiàng)進(jìn)行決策的范圍和程度。,與職位分析相關(guān)的概念,任職資格(Qualification)：是指為了保證工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，任職者必須具備的知識、技能與能力要求。（專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能、能力/素質(zhì)） 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)(Performance Standard)：是指與職位的工作職責(zé)相對應(yīng)的對職責(zé)完成的質(zhì)量與效果進(jìn)行評價(jià)的客觀標(biāo)準(zhǔn)。,與職位分析相關(guān)的概念,職位(Position)： 是指承擔(dān)一系列工作職責(zé)的某一任職者所對應(yīng)的組織位置，它是組織的基本構(gòu)成單位，職位與任職者是一一對應(yīng)的。 職務(wù)(Job)：是指組織中承擔(dān)相同或相似職責(zé)或

7、工作內(nèi)容的若干職位的總和。 職級（Class)：是指工作責(zé)任大小，工作復(fù)雜性與難度，以及對任職者的能力水平要求近似的一組職位的總和，它常常與管理層級相聯(lián)系。 職位簇(Family)：根據(jù)工作內(nèi)容、任職資格或者對組織的貢獻(xiàn)的相似性而劃分為同一組的職位。職位簇的劃分常常建立在職位分類的基礎(chǔ)上。,職位分析的目的,職位分析的系統(tǒng)模型,外 部 專 家 員 工 員工上級,訪談法 觀察法 問卷調(diào)查法 工作日志法 職位名稱詞典法,職位目的 職 責(zé) 任 務(wù) 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn) 必要知識 所需技術(shù) 必要經(jīng)驗(yàn) 職位背景 使用設(shè)備,職 責(zé) 任 務(wù) 績效要點(diǎn),知識經(jīng)驗(yàn) 技能技術(shù) 身體條件,招募甄選 培訓(xùn)開發(fā) 績效管理 薪酬管理

8、員工關(guān)系,收集資料的方法,資料的來源,職位資料,職位描述 （J.D）,職位規(guī)范 （J.S）,人力資源管理職能,搜集,制作,影響,應(yīng)當(dāng)在何時(shí)進(jìn)行職位分析？,過去未進(jìn)行過系統(tǒng)的職位分析工作，管理基礎(chǔ)薄弱 戰(zhàn)略和組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，工作重新分配 新的組織或部門成立 組織發(fā)展變化產(chǎn)生新的工作內(nèi)容 制度發(fā)生重要變革，比如績效管理和薪酬制度 由于新技術(shù)、新方法、新工藝的出現(xiàn)使工作性質(zhì)發(fā)生了重大變化,職位分析的參與者及其角色,企業(yè)高層管理者確定職位分析的目的，確保結(jié)構(gòu)和職位設(shè)計(jì)與戰(zhàn)略保持一致性 非人力資源部門負(fù)責(zé)人編寫本部門職責(zé)描述，協(xié)助確定本部門職位設(shè)計(jì)及其各職位之間關(guān)系的確認(rèn) 被分析職位的任職者提供職位分析信

9、息，對未來的職位設(shè)計(jì)和職責(zé)調(diào)整提供建議 被分析職位的直接上級確認(rèn)任職者所提供信息的準(zhǔn)確性，協(xié)助確認(rèn)最終的職位說明書 人力資源專業(yè)人員職位分析工作的組織、培訓(xùn)以及技術(shù)指導(dǎo),分析而不是羅列 將職位分解為幾個(gè)重要的組成部分，對其進(jìn)行審查，有以一種有助于了解的方式將其重新進(jìn)行組合。如果沒有分析，職位說明就會成為枯燥無聊的關(guān)于各種毫無關(guān)系的任務(wù)列舉。 針對的是工作而不是人 職位分析并不關(guān)心任職者的績效、風(fēng)格以及個(gè)性、職業(yè)經(jīng)驗(yàn)或其他任何的事情。它只關(guān)心職位，目前的任職者僅僅是因?yàn)橥ǔＷ盍私馇闆r，所以才會被涉及到。,職位分析的原則,以當(dāng)前工作為依據(jù) 職位分析的任務(wù)是為了獲取某一特定時(shí)間內(nèi)的職位的情況。職位說

10、明不能因?yàn)樘峒皻v史作用或未來期望而使其本身含糊不清，盡管在有關(guān)該職位的討論過程中也能很好地搜集這方面的信息。 事實(shí)而不是判斷 職位分析人員的任務(wù)是盡可能地傳遞事實(shí)資料。判斷的工作留給職位說明書的最終用戶去做。他們會以職位說明書所提供的事實(shí)為依據(jù)來根據(jù)自己的目的去作出必要的判斷。,職位分析的原則,目錄,什么是職位分析 職位分析的方法 職位說明書的編寫 職位評價(jià),職位分析的步驟,職位分析常用方法,SMEs會議法,專業(yè)人員集思廣益的過程,適用于腦里工作者、 管理工作者崗位等,缺乏客觀性，資料零散,問卷法,擬訂一套切實(shí)可行、 內(nèi)容豐富的問卷,對崗位分析問卷的設(shè)計(jì) 要求較高,適用于腦里工作者、 管理工作

11、者崗位等,職位分析的常用方法（1/5）面談法,面談法是通過職位分析人員與員工面對面的談話來收集職位信息資料的方法。 面談法適合于腦力崗位者，如開發(fā)人員、設(shè)計(jì)人員、高層管理人員等。 面談法對職位分析人員的語言表達(dá)能力和邏輯思維能力有較高的要求。職位分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。職位分析人員要及時(shí)準(zhǔn)確的做好談話記錄，并且避免使談話對象對記錄產(chǎn)生顧忌。,面談法的典型問題,你的主要工作職責(zé)有哪些？ 在每一項(xiàng)職責(zé)中需要從事哪些具體工作？ 每一項(xiàng)工作任務(wù)是怎樣做的？工作的對象和流程是怎樣的？ 完成每一項(xiàng)主要工作任務(wù)大約需要多少時(shí)間？ 完成每一項(xiàng)工作

12、的主要難點(diǎn)或障礙是什么？ 在工作中是否需要遵循某些組織規(guī)章、政策或操作規(guī)程等等？ 履行每一項(xiàng)職責(zé)或工作任務(wù)應(yīng)該達(dá)到的基本績效標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 你個(gè)人認(rèn)為目前的工作量是否適中？過大？還是過??？ 完成這些工作需要怎樣的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、技能等？ 完成工作時(shí)的環(huán)境和條件如何？ 完成這些工作有哪些生理以及精神上的要求？ 你認(rèn)為你們部門內(nèi)部的職位設(shè)置和分工情況是否合理？ ,訪談法優(yōu)缺點(diǎn),優(yōu)點(diǎn)： 能夠簡單而迅速地收集職位分析資料，適用面廣。 由任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準(zhǔn)確。 能夠發(fā)現(xiàn)特殊問題； 便于解釋職位分析的必要性與功能； 提供員工發(fā)泄不滿的機(jī)會。 缺點(diǎn)： 職位分析經(jīng)常是調(diào)整薪酬的序幕，因此員工容易把職位

13、分析看作是變相的績效考核而夸大其承擔(dān)的責(zé)任和工作的難度，這就容易引起職位分析資料的失真和扭曲。,訪談過程中應(yīng)該注意的若干細(xì)節(jié)問題,要找到最了解工作內(nèi)容、最能客觀描述職責(zé)的員工。 事先準(zhǔn)備一份完整的訪談問題表，重要的問題先問，次要的問題后問。讓對方有充足的時(shí)間從容地回答。 盡快與訪談對象建立融洽的感情，說明訪談的目的以及選擇對方進(jìn)行面談的原因，目的是不要讓對方有正在進(jìn)行業(yè)績考核的感覺。 如果對方的工作不是每天都相同，就請對方將各種工作責(zé)任一一列出，然后根據(jù)重要性排出次序，這樣就可以避免忽略那些雖不常見但卻是很重要的問題。 在面談過程中，職位分析人員應(yīng)該只是被動(dòng)地接受信息。如果在工作內(nèi)容的難度和任

14、職資格方面與員工有不同的看法，不要與員工爭論，以防止破壞雙方合作的氣氛。,訪談過程中應(yīng)注意的若干細(xì)節(jié)問題,如果員工對主管人員進(jìn)行抱怨，職位分析人員也不要介入，不要流露出對工資待遇方面有任何興趣，否則會使員工夸大自己的職責(zé)，對收集信息工作產(chǎn)生誤導(dǎo)。 職位分析人員也不要對工作方法的改進(jìn)提出任何的批評和建議，批評現(xiàn)行的工作方法會招致員工對組織產(chǎn)生反感情緒。 克服員工對工作難度的夸大可以使用群體訪談或者分別與幾個(gè)員工面談的方法來解決。 訪談結(jié)束后，將收集到的材料請任職者和他的直屬上司仔細(xì)閱讀一遍，以便做修改和補(bǔ)充。,職位分析的常用方法（2/5）問卷法,問卷法是指崗位分析人員擬訂一套切實(shí)可行、內(nèi)容豐富的

15、問卷，并由員工進(jìn)行填寫反饋有關(guān)崗位信息的方法。問卷法便于統(tǒng)計(jì)和分析。 問卷法適用于腦力工作者、管理工作者崗位等。 問卷的設(shè)計(jì)非常重要，需要全面設(shè)計(jì)，以確保獲得充足的信息。,職位分析的常用方法（2/5）問卷法,職位分析的常用方法（2/5）問卷法,優(yōu)點(diǎn) 能夠從許多員工那里迅速得到進(jìn)行職位分析所需的資料， 節(jié)省時(shí)間和人力，實(shí)施費(fèi)用一般比其他方法低、速度快。 調(diào)查表可以在工作之余填寫，不會影響工作時(shí)間。 可以使調(diào)查的樣本量很大，適用于需對很多任職者進(jìn)行調(diào)查的情況。 調(diào)查的資料可以數(shù)量化，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。,缺點(diǎn)： 設(shè)計(jì)理想的調(diào)查表要花費(fèi)很多時(shí)間、人力和物力，設(shè)計(jì)費(fèi)用比較高。 填寫調(diào)查表是由工作者單

16、獨(dú)進(jìn)行，缺少交流， 被調(diào)查者可能不積極配合與認(rèn)真填寫，從而影響調(diào)查的質(zhì)量。,職位分析的常用方法（2/5）問卷法,職位分析的常用方法（3/5） SMEs會議法,主題專家會議法(Subject Matter Experts):與熟悉目標(biāo)職位的組織內(nèi)部人和外部人,包括任職者、直接上司、曾經(jīng)任職者、內(nèi)部客戶、其他熟悉目標(biāo)職位的人以及咨詢專家、外部客戶、其他組織標(biāo)桿職位任職者的集思廣益的過程。（核心小組討論法）,四個(gè)步驟,協(xié)助其準(zhǔn)備好會議所需相關(guān)文件,初稿、問卷、訪談提綱等,5-8人，上級、專家、客戶,相關(guān)中層管理者,職位分析的常用方法（3/5） SMEs會議法,優(yōu)缺點(diǎn)分析,優(yōu)點(diǎn) 操作簡單、成本低，適合

17、各位企業(yè)開展，具備多方溝通協(xié)調(diào)功能，有利于得到企業(yè)的認(rèn)同以及后期的推廣。,SMEs法,缺點(diǎn) 結(jié)構(gòu)化程度低，缺乏客觀性，要受到與會專家的知識水平及其相關(guān)工作背景的制約。,職位分析的常用方法（3/5） SMEs會議法,職位分析的常用方法（4/5）工作日志法,工作日志法是由員工本人自行進(jìn)行的一種職位分析方法。事先應(yīng)該由職位分析人員設(shè)計(jì)好詳細(xì)的工作日志單，讓員工按照要求及時(shí)地填寫職位內(nèi)容，從而收集工作信息。 需注意的是，工作日志應(yīng)該隨時(shí)填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個(gè)周期，而不應(yīng)該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。 工作日志法最大的問題可能是工作日志內(nèi)容的真實(shí)性問題。同時(shí)

18、，由于該方法非常耗時(shí)費(fèi)力，因此通常只適用于企業(yè)建立初期、內(nèi)部缺乏完善的崗位工作流程時(shí)使用。,優(yōu)缺點(diǎn)分析,優(yōu)點(diǎn) 所獲得的信息的可靠性很高，適用與獲取有關(guān)工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作關(guān)系、勞動(dòng)強(qiáng)度等方面的信息，所需費(fèi)用也較低。,工作日志法,缺點(diǎn) 使用范圍較小，不適用于工作循環(huán)周期較長、工作狀態(tài)不穩(wěn)定的職位，且信息整理量大，歸納工作繁瑣。,職位分析的常用方法（4/5）工作日志法,職位分析的常用方法（5/5）觀察法,觀察法是指崗位分析人員通過對員工正常工作的狀態(tài)進(jìn)行觀察，獲取工作信息，并通過對信息進(jìn)行比較、分析、匯總等方式，得出崗位分析成果的方法。 觀察法適用于對體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運(yùn)員、操作員

19、、文秘等崗位。 觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。 直接觀察法：崗位分析人員直接對員工工作的全過程進(jìn)行觀察。直接觀察適用于工作周期很短的崗位，該崗位的工作基本上是以一天為一個(gè)周期，崗位分析人員可以一整天跟隨進(jìn)行直接工作觀察。 階段觀察法：有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進(jìn)行觀察。 工作表演法：對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。讓該崗位人員表演突發(fā)性事件的處理過程，進(jìn)行觀察和記錄。,目錄,什么是職位分析 職位分析的方法 職位說明書的編寫 職位評價(jià),職位說明書的總體目的,職位說明書,統(tǒng)一規(guī)范的書面職位介紹 描述的是職位本身

20、的功能，作用及履行的職責(zé) 全面而簡潔，關(guān)注關(guān)鍵職責(zé),關(guān)注現(xiàn)在任職者的工作內(nèi)容和狀態(tài) 詳細(xì)的任務(wù)、程序或活動(dòng)的清單 填寫個(gè)人的業(yè)績和能力,是什么,不是什么,職位職責(zé)撰寫原則,職位說明書內(nèi)容構(gòu)成,職位描述需包括的要素,明確職位基本情況：包括可明確該職位的總體信息,明確職位設(shè)置目的：全面總結(jié)該職位存在的意義及達(dá)到的目標(biāo),明確職位產(chǎn)生的影響：包括定量及定性兩方面,明確職位財(cái)務(wù)上的使用權(quán)限包括預(yù)算制定、使用、審批等,確定對內(nèi)、對外聯(lián)系，及部門內(nèi)部的匯報(bào)關(guān)系：列舉聯(lián)系各方,說明勝任該職位的資格要求：闡明教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)等硬性能力,說明勝任該職位的能力要求：闡明各項(xiàng)所需能力素質(zhì)要求,描述職責(zé)性質(zhì)及權(quán)限范圍

21、：列舉該崗位的關(guān)鍵工作職責(zé)及期望成果等,第一步：填寫基本信息,基本信息：記錄可辨明該崗位的總體情況 所屬部門名稱 管理號碼 崗位名稱 職能：填寫該崗位所處的崗位序列名稱 上司職位：直屬上級崗位名稱 職員分類：,第二步：說明職位的設(shè)置目的,職責(zé)概述: 說明設(shè)立該崗位的總體目標(biāo) 用二至三句話說明該崗位設(shè)置的意義或簡述該崗位的核心職責(zé) 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 “根據(jù)(限制條件)，做，以達(dá)到目的?！?要領(lǐng): 完成崗位職責(zé)描述后再填寫崗位設(shè)置目的更容易些 限制條件：法律法規(guī)、政策、戰(zhàn)略、指示、技術(shù)、體系、程序、標(biāo)準(zhǔn) 工作成果：市場、盈利、有效性、質(zhì)量、產(chǎn)量、服務(wù)、期限、安全,職位設(shè)置目的與職

22、位職責(zé)描述詞典,根據(jù),以實(shí)現(xiàn)目的,做（角色）,市場份額 業(yè)績 利潤 效率 生產(chǎn)率 質(zhì)量 服務(wù)支持 期限 安全 持續(xù)性,戰(zhàn)略 法律 原則 政策 策略 方針 價(jià)值觀 方法 技術(shù) 體系 作法 習(xí)慣 程序 條件 模式 規(guī)定 常規(guī) 指示 規(guī)則 準(zhǔn)則,思考者,決策者,執(zhí)行者,了解/知曉 協(xié)助/協(xié)辦 參與 協(xié)調(diào) 推動(dòng)/促進(jìn) 改善,提供/提交 修改/維護(hù) 操作 執(zhí)行/履行/處理 分配 控制/監(jiān)督/檢查 主要負(fù)責(zé)/主辦 主導(dǎo)/主持 組織,授權(quán) 審批 審核/審查 指導(dǎo)/管理 建立/制訂 發(fā)展/規(guī)劃 決策/審批 評定,推動(dòng)者,收集-界定-研究-評估-起草-建議-咨詢 匯集-整理-分析-預(yù)測-撰寫-提議-解釋,第三步

23、：明確職位的影響范圍,影響范圍包括：定量及定性兩部分 數(shù)字面包括： 明晰該職位負(fù)責(zé)的銷售目標(biāo)、所需維護(hù)的客戶數(shù)量及管理的人 員數(shù)量等信息。 數(shù)字面以外包括： 明確該職位在制度制定、流程完善、工作方式管理、組織結(jié)構(gòu) 優(yōu)化等方面的影響力度。,第四步：明確財(cái)務(wù)權(quán)限,財(cái)務(wù)權(quán)限包括： 該職位負(fù)責(zé)制定的預(yù)算額度 該職位負(fù)責(zé)審批的財(cái)務(wù)額度 該職位負(fù)責(zé)支配的資產(chǎn)額度,第五步：理順工作關(guān)系,工作關(guān)系：指出該職位工作中與研究所內(nèi)部、外部的聯(lián)系對象 內(nèi)部關(guān)系包括： 與其他部門、職位的關(guān)系 外部關(guān)系包括： 外部政府部門、商業(yè)組織、社會團(tuán)體等方面的聯(lián)系,現(xiàn)有職位說明,第六步：描述職位的任職資格,任職資格: 具體闡明勝任該崗位所必備的資格要求，包括： 教育程度/專業(yè) 相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)與年限 專業(yè)知識 業(yè)務(wù)理解 外語水平 要領(lǐng): 工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷及知識的最低要