單證管理流程

1、單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作流程單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作主要為三大塊，架構(gòu)如下:、訂貨單處理:1、接單（即接受各客戶傳真回廠的訂貨單）：由于單證工作室成員分微波爐 /空調(diào)/小家電三個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤，在訂單的接受上需分清楚產(chǎn)品線。2、訂單處理:訂單收悉后處理圖表分析:做訂單，及代理商確認(rèn)蓋章訂單初審NO則重做訂單YES，走下一步我司業(yè)務(wù)人員簽名及購(gòu)貨單位公章NO通知業(yè)務(wù)員調(diào)整業(yè)務(wù)員超常規(guī)，沒報(bào)告YES，走下一步訂單價(jià)格是否超常規(guī)通知業(yè)務(wù)員是否要何種型號(hào)分配貨源策 但 有一報(bào)一告 申一請(qǐng) 則走下改單，改財(cái)務(wù)帳面是否欠款超政同時(shí)欠款則告知業(yè)務(wù)員補(bǔ)齊手到起初的計(jì)算車位，叫車，送財(cái)務(wù)打單車隊(duì)貨源無問題開始計(jì)算車位運(yùn)輸

2、調(diào)度員安排車隊(duì)實(shí)際發(fā)貨業(yè)務(wù)員填寫訂貨單注意事項(xiàng) 業(yè)務(wù)員需在客戶回傳公司的訂貨單上留下自己的姓名及聯(lián)系方式。 根據(jù)當(dāng)天公司發(fā)給各營(yíng)銷中心的庫(kù)存表協(xié)助客戶做次日的訂貨單。 核實(shí)價(jià)格是否超常規(guī)，如有特殊價(jià)格一定要事前報(bào)告申請(qǐng)，并在回傳公司的定單上 注明清楚報(bào)告內(nèi)容及日期。 如代理商帳面余額不足，出具了銀行承兌匯票、支票、或匯票，則業(yè)務(wù)人員應(yīng)將原 件仔細(xì)核對(duì)確認(rèn)無誤后第一時(shí)間 EMS 回公司，并在復(fù)印件上簽名后傳真回公司以便 第一時(shí)間能發(fā)貨，如果該票是背書的銀行承兌，則連同票據(jù)的背面都要傳真過來； (業(yè)務(wù)員是首先收到票據(jù)的人，所以一定要注意看這張票據(jù)的蓋章是否清晰，收款 人的帳號(hào)和名稱有沒有寫錯(cuò)；還要

3、注意看這張票據(jù)的客戶所屬的銀行是否屬于保兌 倉(cāng)的銀行承兌和是否屬于商業(yè)銀行承兌，如果此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌，那就必須 要先請(qǐng)示集團(tuán)公司副總裁同意才能收下) 。如帳面余額不足，短時(shí)間內(nèi)又無法辦款， 則要求訂貨客戶出具欠款委托書，說明欠款時(shí)間，發(fā)貨金額，報(bào)公司批示后方可發(fā) 貨。 如有需要安排隨貨走的臨時(shí)贈(zèng)品、宣傳資料請(qǐng)?jiān)谟唵紊项~外注明。在做宣傳資料申 請(qǐng)數(shù)量時(shí)要求與終端科協(xié)商好具體出庫(kù)數(shù)量。 如代理商發(fā)貨至異地倉(cāng)，業(yè)務(wù)人員需要求訂貨單位開具委托書注明收貨地址、聯(lián)系 人及聯(lián)系電話， 與訂單一同回傳公司， 并在訂單的右上角處明確注明發(fā)至異地 (？)。 單證計(jì)劃科處理訂貨單注意事項(xiàng)：1) 單證計(jì)劃組接受

4、到定單后，首先檢查訂單上是否有我司業(yè)務(wù)人員的簽名，以及購(gòu)貨單位的公章。無公章，通知業(yè)務(wù)人員要求訂貨單位蓋章確認(rèn)后再重傳公司。2) 初步查看所訂型號(hào)是否有斷貨，如某型號(hào)斷貨則聯(lián)系業(yè)務(wù)人員是否調(diào)整，如有調(diào)整則將 此份訂單作廢， 避免重復(fù)做單 。 如業(yè)務(wù)告知無須調(diào)整則待貨源齊全后再補(bǔ)單。3) 核對(duì)產(chǎn)品價(jià)格是否正常，有沒有特殊性， 如價(jià)格特殊，則在各地區(qū)報(bào)告文件夾中查找是 否有特殊報(bào)告申請(qǐng) ，并將此報(bào)告與訂單附在一塊作為審核的依據(jù)。如沒有特殊申請(qǐng)而價(jià) 格又特殊則與業(yè)務(wù)員電話溝通，詢問清楚情況，要求打報(bào)告申請(qǐng)。4) 通過內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)查詢客戶帳面是否有余款，核實(shí)余款是否足夠發(fā)貨。 如余額不夠，查看業(yè)務(wù)人員

5、在訂單回傳公司的同時(shí)是否有相關(guān)銀行票據(jù)一起回傳。 如有票據(jù)，則打開 內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng) 將新回傳的票據(jù)輸入系統(tǒng)內(nèi)，在輸入票據(jù)的過程中要EMS 回總部。核實(shí)是否重復(fù)輸入。要求業(yè)務(wù)人員將原件必須以最快時(shí)間 票據(jù)原件回廠后首先入內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，注意是否有重復(fù)登記，并在筆記本上登記后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門。 如余額不足，又無任何票據(jù)則查看是否有超過公司給與各客戶的信用額度，如超過信用額度則查看是否有公司總部批示過的由營(yíng)銷中心打的申請(qǐng)報(bào)告以及客戶出具“到期付款保證書” ， 保證書欠款額度 100 以下俞堯昌副總裁批示即可，欠款額度 100萬(wàn)以 上要求執(zhí)行總裁批示。 這一方面也是為了保障公司的利益，規(guī)范工作制度。另外要求些

6、都是很重要的。 貨款問題注意細(xì)節(jié)：a、原則上：發(fā)貨采用現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則、超市或?qū)I(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期或信用額度。b、票據(jù)類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必須按“銀行提貨單”金額提 貨）、電匯（新單位必須貨款到我司帳戶中方可發(fā)貨） 、支票（只限廣東部 分區(qū)域廣州、東莞、江門、佛山） 。c、當(dāng)收到票據(jù)后，先檢查票據(jù)是否有問題，如蓋章模糊、字體不規(guī)范。d、復(fù)印一式四份，留檔、給財(cái)務(wù)（ 2 份）、出納；e、原件登記在本子上并給出納簽收；f、若遇到退票的，如蓋章不清，超過三次背書的，馬上退回辦事處重辦，并 定期跟蹤情況，直到寄回公司。g、做好全國(guó)三方客戶 （保兌倉(cāng)） 的余額明細(xì)表，要是有票據(jù)快要期的客戶時(shí)，

7、 要馬上提醒業(yè)務(wù)員去跟進(jìn)，讓客戶盡快到三方銀行存錢辦提貨通知書。h、抓緊資金回籠，公司總部對(duì)業(yè)務(wù)員前期已傳真過來的匯票、銀承或電匯底單， 超過 10天還未寄回公司財(cái)務(wù)的，除電話通知他們立即寄回外，還要將 客戶名稱、票號(hào)、金額、負(fù)責(zé)收款的業(yè)務(wù)名單登記清楚，如果超過20 天還未寄回或者換了票不通知公司的，除要業(yè)務(wù)員說明清楚原因外，給予一定 的扣罰。i 、 返利手續(xù)未辦完如何發(fā)貨？客戶必確認(rèn)我司財(cái)務(wù)的“財(cái)務(wù)對(duì)帳單” ，再由客戶出保證書，方可發(fā)貨。5）分配貨源 將目前庫(kù)存型號(hào)結(jié)合各地區(qū)訂單情況進(jìn)行分配，根據(jù)各業(yè)務(wù)主管的要求安排貨源6）計(jì)算車位，安排贈(zèng)品根據(jù)分配好貨源的訂單開始計(jì)算車位， 超過整車車位或

8、略少與整車的訂單與業(yè)務(wù)人員聯(lián) 系略做調(diào)整，保證整車出貨，盡量避免走臨擔(dān)，因?yàn)槟壳斑\(yùn)費(fèi)空漲，公司承擔(dān)了很大 運(yùn)輸壓力。每做一份訂貨單的同時(shí)，要優(yōu)先考慮售后部是否有配件、辦事處是否贈(zèng)品、 樣機(jī)和資料隨貨走，還要注意這個(gè)要發(fā)貨的單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求在發(fā)貨單價(jià)中下浮 返利差價(jià)；注意準(zhǔn)確計(jì)算產(chǎn)品裝車貨運(yùn)量，如果該客戶走的是零擔(dān)，就必須要在訂單上 注明清楚；如果遇到是第一次發(fā)貨的客戶，就要讓業(yè)務(wù)員提前提供資料一一單位全稱、 收貨詳細(xì)地址、聯(lián)系人電話、收貨時(shí)間、貨倉(cāng)在市區(qū)還是在郊區(qū)、白天貨車通行有無限 制、有無裝卸工人，要提醒業(yè)務(wù)員該客戶由于是首次發(fā)貨，因此該客戶的票據(jù)要收到正 本、電匯要到公司帳戶上才能

9、安排發(fā)貨，等等。具體明細(xì)見附表一：3、安排出貨：1）做好計(jì)劃單后，根據(jù)計(jì)劃單叫車，即安排運(yùn)輸車隊(duì)次日來廠裝貨。2）將做好的計(jì)劃單送財(cái)務(wù)單證組打單。財(cái)務(wù)打單人員按“產(chǎn)品訂貨單”打印成“產(chǎn)品提貨通知單”?！爱a(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用： 第一聯(lián)業(yè)務(wù)科存查一一財(cái)務(wù)打單人員存檔 第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)存一一倉(cāng)庫(kù)計(jì)帳員計(jì)帳 第三聯(lián)財(cái)會(huì)部門結(jié)算一一財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳 第四聯(lián)銷售計(jì)提及財(cái)務(wù)結(jié)算一一財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳 第五聯(lián)送貨回單一一運(yùn)輸公司運(yùn)費(fèi)結(jié)算 第六聯(lián)業(yè)務(wù)員存一一相關(guān)業(yè)務(wù)員記帳存檔 第七聯(lián)隨貨同行一一運(yùn)輸司機(jī)存檔 第八聯(lián)門衛(wèi)放行一一保衛(wèi)科存檔3）將打好的產(chǎn)品提貨通知單交財(cái)務(wù)科審核，蓋“發(fā)出商品專用章”確認(rèn)。4）將蓋好章的計(jì)劃

10、單轉(zhuǎn)交運(yùn)輸調(diào)度員，運(yùn)輸調(diào)度員按運(yùn)輸公司的車輛情況具體安排發(fā)運(yùn)。 并在“產(chǎn)品提貨通知單”右上角標(biāo)注具體車號(hào)。安排車隊(duì)司機(jī)去倉(cāng)庫(kù)提貨。5）財(cái)務(wù)打單員與次日上午根據(jù)前一天發(fā)運(yùn)的具體情況（發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車號(hào)、備 注等），匯總數(shù)據(jù)發(fā)電子郵件至各地辦事處。6）如果運(yùn)輸車隊(duì)出現(xiàn)任何問題：各運(yùn)輸公司的路線由計(jì)劃調(diào)度員提供聯(lián)系方式；在途車輛 直按向運(yùn)輸公司有關(guān)人員查詢，7）當(dāng)天所有訂單處理完畢后，根據(jù)倉(cāng)庫(kù)條碼系統(tǒng)查詢當(dāng)日庫(kù)存情況，并發(fā)全國(guó)營(yíng)銷中心， 方便各各客戶、業(yè)務(wù)員清晰知道公司里到底哪些型號(hào)有貨、哪些型號(hào)無貨，無貨的型號(hào) 預(yù)計(jì)在哪天生產(chǎn)，確保他們能準(zhǔn)確掌握公司最新的產(chǎn)品庫(kù)存信息。同時(shí)，我們還要注意

11、產(chǎn)品庫(kù)存的準(zhǔn)確性，要是成品倉(cāng)里存在質(zhì)量問題而不能正常出貨的產(chǎn)品，請(qǐng)技術(shù)部和倉(cāng) 庫(kù)人員第一時(shí)間電話通知，避免由于倉(cāng)庫(kù)沒貨裝而導(dǎo)致整天改單據(jù)，浪費(fèi)公司資源，重 復(fù)工作。二、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)度與安排1）每月20日做下月的常規(guī)生產(chǎn)計(jì)劃： 各營(yíng)銷中心必須按產(chǎn)品訂貨單填寫下月各地區(qū)所需要型號(hào)數(shù)量、贈(zèng)品數(shù)量。 與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn) 根據(jù)生產(chǎn)部門的建議做出適當(dāng)調(diào)整注意：由于生產(chǎn)計(jì)劃的落實(shí)必須以下月的銷售目標(biāo)的指定為前提，因此需要各業(yè)務(wù)部門的大力配合，每月20日前將下月的要貨計(jì)劃回傳公司，且務(wù)必確保計(jì)劃的準(zhǔn)確性，可靠性。2）據(jù)實(shí)際提貨及時(shí)跟進(jìn)生產(chǎn)，安排計(jì)劃：與公司計(jì)劃調(diào)度中心的人員溝通好，當(dāng)遇到有部分貨源在有計(jì)劃生

12、產(chǎn)的前提下，而公司庫(kù)存數(shù)量不多，但比較暢銷的型號(hào)斷貨時(shí)，要主動(dòng)向計(jì)劃員反映，請(qǐng)他們立刻協(xié)調(diào)車間安排 生產(chǎn)，爭(zhēng)取不讓暢銷型號(hào)斷貨太久，喪失市場(chǎng)份額。三、代理商庫(kù)存盤點(diǎn)1）每月30 31號(hào)收集各營(yíng)銷中心代理商庫(kù)存盤點(diǎn)表2）根據(jù)收集齊全的盤點(diǎn)表進(jìn)行匯總分析，并報(bào)集團(tuán)公司副總裁閱。3）盤點(diǎn)表的格式由計(jì)劃單證科不斷更新。即盤庫(kù)表格里的產(chǎn)品型號(hào)要隨著有新型號(hào)的增加而不斷地更新，然后發(fā)E-mail給全國(guó)辦事處。4）代理商庫(kù)存盤點(diǎn)要求一定要準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)人員要結(jié)合當(dāng)月客戶的進(jìn)銷存情況進(jìn)行實(shí)地盤庫(kù)，不能僅僅憑借代理商提供的數(shù)據(jù)就回傳公司，一定要確保客戶盤庫(kù)的準(zhǔn)確性。流程分析：以上是單證計(jì)劃科的大致工作流程，通過具體

13、工作時(shí)的流程跟蹤我們發(fā)現(xiàn)，每個(gè)環(huán)節(jié)一旦出了問題，單證計(jì)劃工作室的科員就需要電話聯(lián)系業(yè)務(wù)人員，告訴相關(guān)變動(dòng)信息， 如此大量的重復(fù)的工作耗費(fèi)了我們80%的精力，也就是說做單前的準(zhǔn)備工作（也就是價(jià)格的核實(shí)，帳務(wù)問題的處理以及貨源的安排）耗用了我們超過一半的時(shí)間，真正安排做單計(jì)算車位發(fā)貨的時(shí)間三分之一都不到，因此在流程的處理上很容易出現(xiàn)斷檔。簡(jiǎn)單來說：財(cái)務(wù)單證是需要計(jì)劃單才可打單，而由于我們一小時(shí)中前 48分鐘是用來準(zhǔn)備資料， 要在后12分鐘才能將做 好的計(jì)劃單出來送交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)單證組才能進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，而如果我們準(zhǔn)備資料的時(shí)間只需要花25 30分鐘那么我們就可以將打單時(shí)間提前，那么也就可以更快

14、進(jìn)入下一個(gè) 環(huán)節(jié)，大大提高我們的工作效率。通過以上分析我們不難發(fā)現(xiàn)，大量的重復(fù)性的勞動(dòng)是制約我們工作效率的主要就矛盾。 在訂單數(shù)量較小，貨源得以保障的時(shí)候，此種流程的建立還是可行的，主要矛盾突顯不出來，只要工作人員對(duì)工作流程熟悉，工作強(qiáng)度不大也還算流暢?？梢坏唵螖?shù)量急劇增加，方案變換頻繁，大量的重復(fù)性工作的矛盾就益發(fā)明顯了。針對(duì)這一現(xiàn)象建議如下：1、生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大化要求我們批量生產(chǎn)我們所需要的產(chǎn)品，不但可以提高勞動(dòng)生產(chǎn)率也可以節(jié)省人力。同樣在管理中我們也需要有這樣的思維理念。我們需要 要求我們的工作人員在遇到問題的時(shí)候批量處理，由于問題同質(zhì)化頻率很高， 那么在處理的時(shí)候需要集中處理，各個(gè)擊破

15、。不能分別攻占，強(qiáng)行突破。也就 是說工作人員在處理訂單的過程中需要按照一個(gè)流程走完后再去走另一個(gè)流 程，不能流程沒有走完就因?yàn)槟承┨厥庠蛑萍s了流程的進(jìn)一步發(fā)展，造成對(duì) 后期工作的延誤。通俗點(diǎn)說就是當(dāng)個(gè)人在處理訂單的時(shí)候我們要求她第一步先 核實(shí)簽名情況，蓋章情況，將有問題的先挑出來放一邊，沒問題開始做下一步,直到所有的問題都被找出來后，先將問題告知業(yè)務(wù)員，通知完后則做無問題的 計(jì)劃單，避免同一份訂單因?yàn)楦黜?xiàng)原因多次通知。2、一個(gè)人處理流程起來可能會(huì)比較耗時(shí)耗力，這時(shí)候我們也可以協(xié)調(diào)各組成成員配合與合作，將問題找出來后，則一個(gè)人負(fù)責(zé)通知對(duì)口業(yè)務(wù)人員，而另一個(gè)人 則負(fù)責(zé)開始做計(jì)劃單安排車位。3、在計(jì)算車位的時(shí)候我們又發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)人員由于不清楚具體車位的配置情況 以及贈(zèng)品的車位測(cè)算情況，使得做回來的計(jì)劃單不是略超過整車車位數(shù)就是少 于車位數(shù)，而這時(shí)候單證計(jì)劃科科員又需要通知業(yè)務(wù)人員加單或減單，又需要 提供前面我們所提到的相關(guān)手續(xù)，又是一個(gè)周期的循環(huán)，使得原本可以發(fā)運(yùn)的 訂單又得延誤。針對(duì)這一現(xiàn)象建議對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行車位的換算的方式的培訓(xùn)， 并提供各地區(qū)運(yùn)輸車隊(duì)整車裝運(yùn)數(shù)據(jù)給各營(yíng)銷中心。4、最后由于所