職業(yè)教育中檔案管理實踐性研究

1、職業(yè)教育中檔案管理實踐性研究 摘要：職業(yè)教育中的檔案管理是一項復(fù)雜而又細致的工作，檔案管理工作是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)致，是學(xué)校各種評估工作的重點。在目前的職業(yè)教育中，檔案管理的內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)教學(xué)資料及目錄、與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄，以及教師和學(xué)生的基礎(chǔ)檔案、獲獎榮譽實物類以及黨政管理類、財會類、基建工作類、聲像類、儀器設(shè)備類等資料，在實際工作中，扎扎實實做好職業(yè)教育檔案管理工作，對促進學(xué)校健康發(fā)展起著重要的推動作用。本文結(jié)合職業(yè)教育工作中的實際情況，對職業(yè)教育中檔案管理的實踐性進行分析。 關(guān)鍵詞：職業(yè)教育； 檔案管理； 實踐 一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義 濟南三職專

2、是高中和職專一體化的學(xué)校，該學(xué)校的會計是我們的特色專業(yè)，而烹飪專業(yè)、旅游、導(dǎo)游專業(yè)也是我校的重點專業(yè)，是山東省重點職業(yè)學(xué)校。 檔案管理作為職業(yè)學(xué)校的一項重要職能工作，在學(xué)校中有著特殊的地位，這主要是因為，檔案管理工作對整個學(xué)校的促進作用明顯，搞好了檔案管理工作，可以實現(xiàn)信息的分類查找，對提高管理效率大有幫助。作為學(xué)校，有大量的檔案資料需要歸檔、分類和保管，具體可以分為四大類：第一大類、基礎(chǔ)教學(xué)資料及目錄，第二大類、與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄，第三大類，教師和學(xué)生的基礎(chǔ)檔案、獲獎榮譽，第四大類黨政類、教學(xué)教學(xué)類、會計類、固定資產(chǎn)類、照片錄像類、榮譽類、教學(xué)儀器類、組織人事類等資料。從類別上我

3、們就可以看出，職業(yè)教育中需要管理的檔案非常多，如果不建立系統(tǒng)的檔案管理體系，將無法實現(xiàn)對檔案的高效管理，也就無法實現(xiàn)提高管理效率的目標(biāo)。在濟南三職專中，檔案管理作為一項基礎(chǔ)職能工作，被賦予了促進發(fā)展，提高管理效率的重任。對于檔案資料的管理，濟南三職專也總結(jié)出了行之有效的辦法，使檔案管理更加適合學(xué)校的發(fā)展。 從整體管理效果來看，職業(yè)教育中的檔案管理體系都是與實踐緊密結(jié)合而建立起來的，具有較強的實用性。要想實現(xiàn)更好的發(fā)展，要想提高整體管理效率，就要做好檔案管理工作，使檔案管理工作起到促進整體管理水平的效果。由此可見，職業(yè)教育檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。 二、提高職業(yè)教育檔案管理質(zhì)量的具體措施 針對

4、職業(yè)教育檔案管理的資料四大類，要想搞好職業(yè)教育檔案管理工作，就要提高對這四大類檔案資料的管理質(zhì)量，使職業(yè)教育檔案管理質(zhì)量得到全面的提升。具體可以采取以下措施： 1、明確職業(yè)教育檔案管理的服務(wù)屬性，改變傳統(tǒng)檔案管理觀念 檔案管理能夠?qū)β殬I(yè)教育中涉及的所有資料進行統(tǒng)一化管理，提高資料的使用率，使更多的檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進學(xué)校發(fā)展。職業(yè)教育的檔案管理工作對于學(xué)校來說非常重要， （1）發(fā)揮職業(yè)教育檔案管理的服務(wù)屬性，為學(xué)校建設(shè)服務(wù) 職業(yè)教育檔案中所包含的資料主要為四大類，這四大類材料屬于職業(yè)學(xué)校的精華，對職業(yè)教育發(fā)展起著重要的推動作用，因此，在職業(yè)教育檔案管理中，要發(fā)揮職業(yè)教育檔案的服務(wù)屬性，

5、提高職業(yè)教育檔案的使用率，改變過去單純的只對檔案存儲而不利用的觀念，使職業(yè)教育檔案管理既要實現(xiàn)存儲功能也要實現(xiàn)高效利用?，F(xiàn)濟南三職專組織了各專業(yè)優(yōu)秀畢業(yè)生現(xiàn)許多成為行業(yè)專家回校作報告活動，一方面促進在校生更加努力學(xué)習(xí)，為在校生學(xué)習(xí)樹立了學(xué)習(xí)的榜樣，建立了人生努力的目標(biāo)和方向。另一方面促進了招生宣傳工作和畢業(yè)生的就業(yè)起了作用。由此可見，學(xué)校的檔案管理工作非常重要。 （2）發(fā)揮好職業(yè)教育檔案管理中與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄的管理工作，為學(xué)校的科研教育服務(wù) 大力發(fā)展職業(yè)教育，提高職業(yè)教育質(zhì)量，就要加強對與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄的管理，使職業(yè)教育的科研成果材料能夠隨時為教育科研人員服務(wù)，能夠

6、為教育科研人員提供方便的資料查找服務(wù)，從資料方面給教育科研人員的教學(xué)創(chuàng)新提供資料保證。所以，要加強對與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄的管理工作，為學(xué)校的科研教育服務(wù)。在濟南三職專，就是通過加強檔案管理的方式，促進了學(xué)校教育科研的創(chuàng)新。 （3）發(fā)揮好職業(yè)教育檔案管理的基礎(chǔ)管理服務(wù)，方便師生對檔案進行利用 職業(yè)教育中的檔案管理，其中的一大類是教師和學(xué)生的基礎(chǔ)檔案資料，這些檔案資料是教師和學(xué)生的一些基礎(chǔ)信息、個人信息和教育教學(xué)信息。對于這些信息，教師和學(xué)生在某些時候需要進行查詢和調(diào)閱，因此學(xué)校的檔案管理要發(fā)揮基礎(chǔ)管理服務(wù)作用，方便師生隨時對檔案進行利用，提高這一類檔案資料的利用率，使檔案管理的服務(wù)屬性

7、更好的發(fā)揮。 以上分析我們可以看出，目前職業(yè)教育檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的只重視管理向管理和服務(wù)并存的方向發(fā)展，并逐漸增加了檔案的服務(wù)屬性，變單純的檔案管理為檔案服務(wù)，使職業(yè)教育檔案管理的內(nèi)涵得到了豐富。在濟南三職專的檔案管理中，也是強調(diào)了其服務(wù)屬性，盡可能的發(fā)揮其服務(wù)功能，為廣大師生服務(wù)。 2、拓寬檔案管理渠道，多角度創(chuàng)新檔案管理模式 （1）對職業(yè)教育檔案管理思路進行創(chuàng)新 職業(yè)教育檔案管理是學(xué)校的一項基礎(chǔ)性工作，也是一項專業(yè)性比較強的工作，如果不是專業(yè)管理人員，很難實現(xiàn)對職業(yè)教育檔案的有效管理。此外，受到傳統(tǒng)思路的影響，許多人都覺得檔案管理的主要目的是保存檔案，而忽視了其使用屬性，導(dǎo)致了相當(dāng)長的一

8、段時間內(nèi)，許多人不會利用檔案，這對職業(yè)教育檔案來說不能不說是個損失。職業(yè)教育檔案中包含了四大類信息，是職業(yè)教育中比較全面的數(shù)據(jù)庫，只有學(xué)會對職業(yè)教育檔案的綜合利用，才能對職業(yè)教育檔案的服務(wù)屬性進行充分的挖掘，才能讓職業(yè)教育檔案更好的服務(wù)于教育。因此，對職業(yè)教育檔案管理思路要進行創(chuàng)新，要改變傳統(tǒng)的只重視保存而忽視利用的管理思路，真正的發(fā)揮檔案管理對職業(yè)教育的促進作用，讓更多的人學(xué)會利用職業(yè)教育檔案。 （2）創(chuàng)新職業(yè)教育檔案管理模式 從上面的分析我們可以知道，職業(yè)教育檔案具有服務(wù)屬性，在職業(yè)教育檔案的服務(wù)過程中，就需要創(chuàng)新職業(yè)教育檔案管理模式，簡化檔案管理流程，建立健全各項檔案使用和服務(wù)制度，引入

9、先進的管理手段，盡可能的發(fā)揮出職業(yè)教育檔案的服務(wù)作用。現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理中，對于檔案的服務(wù)屬性定位不準(zhǔn)確，導(dǎo)致在查詢和調(diào)閱檔案的時候，遇到許多人為因素和制度缺陷，使得職業(yè)教育檔案沒能發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)作用。從這一點上來說，必須要創(chuàng)新現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理模式，增加服務(wù)屬性。具體的創(chuàng)新可以從三方面來進行，首先，對現(xiàn)有的四大類檔案資料要進行系統(tǒng)的分類，按照其專業(yè)屬性進行編碼，方便查找，降低查找難度。其次，引入先進的信息管理手段，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對職業(yè)教育檔案實行電子化管理，提高查詢效率。再次，建立健全各項職業(yè)教育檔案管理制度，優(yōu)化原有管理制度。 （3）加大對職業(yè)教育檔案管理人員的

10、專業(yè)技能培訓(xùn) 職業(yè)教育檔案管理的制度再優(yōu)越，管理模式再新穎，最終都是依靠檔案管理人員來執(zhí)行的，因此，對于檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)必不可少。對于職業(yè)教育檔案管理來說，雖然都屬于檔案管理的范疇，但是與其他的普通檔案管理還是有所區(qū)別的，所以對于檔案管理人員的專業(yè)技能會有特殊要求。在職業(yè)教育檔案的管理中，不但需要管理人員有過硬的專業(yè)技能，還需要管理人員具有服務(wù)精神，能夠虛心耐心的為廣大師生提供服務(wù)。由此可見，必須加大對職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)技能和整體素質(zhì)得以全面提高。此外，由于職業(yè)教育檔案管理中引入了計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這也對檔案管理人員提出了新要求，職業(yè)教育檔

11、案管理人員必須適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，通過專業(yè)技能培訓(xùn)，提高自己掌握新技術(shù)的能力，使自己更加適合檔案管理的崗位。學(xué)校每年按要求參加市檔案局組織的檔案管理人員的技能培訓(xùn)班，使技能培訓(xùn)成為常態(tài)化的工作，不斷的提高檔案管理人員的素質(zhì)，使職業(yè)教育檔案管理水平不斷提高，促進職業(yè)教育檔案管理的整體發(fā)展。 （4）對現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理功能進行擴充 傳統(tǒng)的檔案管理功能僅僅是對已經(jīng)存檔的資料進行存儲管理，功能單一。經(jīng)過創(chuàng)新之后的職業(yè)教育檔案管理除了存儲管理功能之外，還新增了服務(wù)功能，但是要想實現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的目標(biāo)，還需要根據(jù)實際情況對現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理功能進行擴充，增加對學(xué)校各項的信息的掌握，豐富檔案管理的

12、資料覆蓋面，更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。 （5）使學(xué)校的檔案管理工作布局更加合理 職業(yè)學(xué)校的職業(yè)教育檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作，對學(xué)校的教學(xué)工作和整體建設(shè)都起著十分重要的作用，因此，要將職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作融入到職業(yè)學(xué)校的整體建設(shè)中來，使職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作布局更加合理。明確職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的意義，對檔案管理工作進行合理布局，從宏觀上保證職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作趨于合理。在濟南三職專的檔案管理中，該學(xué)校將檔案管理和學(xué)校的整體建設(shè)進行和全盤的考慮，設(shè)計了合理的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作真正為該學(xué)校的發(fā)展提供資料支持。 三、總結(jié) 從以上的分析我們可以知道，職業(yè)教育中檔案管理工作的重要性，以及對職業(yè)教育的促進作用?？傮w上來說，職業(yè)教育中檔案管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作，為學(xué)校發(fā)展提供智力支持和資料保障，為學(xué)校的教育科研提供資料支持，職業(yè)教育中檔案管理工作的重要性毋庸置疑。從管理學(xué)角度講，職業(yè)教育中的檔案管理水平的高低，直接反映出了職業(yè)學(xué)校的管理水平。所以，職業(yè)教育中的檔案管理已經(jīng)成為了判斷一個學(xué)校整體管理水平的風(fēng)向標(biāo)。職業(yè)教育中檔案管理工作的意義在于可以促進職業(yè)學(xué)校發(fā)展，可以實現(xiàn)對職業(yè)學(xué)校中四大類資料的管理，可以提高職業(yè)學(xué)校的管理效率。從實踐分析的角度講，本文討論了提高職