管理學(xué)第二章工作分析

1、第二章 工作分析,抽屜式管理,含義：抽屜式管理是世界上流行的一種新的管理方法。顧名思義，抽屜即辦公桌上的抽屜。抽屜式管理是一種通俗形象的管理術(shù)語，在現(xiàn)代化管理理論中，也叫做職務(wù)分析,抽屜式管理的步驟和方法： 第一步，由企業(yè)管理科牽頭，組織一個由各個部門組成的職務(wù)分析小組。 第二步，對職務(wù)分析小組進(jìn)行短期培訓(xùn)，以掌握抽屜式管理的概念和內(nèi)涵。 第三步，圍繞企業(yè)的總體目標(biāo)，生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)，根據(jù)業(yè)務(wù)對口，編制業(yè)務(wù)科室職責(zé)權(quán)限范圍。 第四步，分層次進(jìn)行管理人員。職務(wù)分析，按職、責(zé)、權(quán)、利四者的統(tǒng)一，制定管理人員職務(wù)說明或職務(wù)規(guī)范。 第五步，制定必要的考核獎懲制度，與職務(wù)分析”法配套執(zhí)行,導(dǎo)入案例,一名機(jī)床

2、操作工不小心將大量液體灑在了機(jī)床周圍的地板上。車間主任叫他將液體清掃干凈，操作工拒絕執(zhí)行，理由是崗位說明書中沒有清掃的條文。車間主任顧不上查看崗位說明書原文，便找來一名服務(wù)工清掃。但服務(wù)工同樣拒絕，理由也和操作工一樣。車間主任威脅要將其解雇，服務(wù)工勉強(qiáng)同意，但干完話之后卻向公司進(jìn)行了投訴。有關(guān)人員看了投訴之后，審閱了三類人員的崗位說明書：機(jī)床操作工、服務(wù)工、勤雜工。操作工的崗位說明書上明確規(guī)定：操作工有責(zé)任保持車床的清結(jié)，使之處于可操作狀態(tài)，但未提及清掃地板；服務(wù)工的崗位說明書規(guī)定：服務(wù)工有責(zé)任以各種方式協(xié)助操作工，如領(lǐng)取原料和工具，隨叫隨到，及時服務(wù) ，但沒有包括清掃工作；勤雜工的崗位說明書

3、中確實(shí)包含了各種清掃內(nèi)容，但他的工作時間是從正常的下班后開始的,工作分析是人力資源管理的基石,一、工作分析概念,二、工作分析的方法,三、工作說明書的編寫,一、工作分析概述,1、工作分析的含義 通過收集與分析多種相關(guān)信息，確定組織中各個工作職務(wù)的目的、任務(wù)、職責(zé)、權(quán)利、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格的過程。 其結(jié)果形成職務(wù)說明書： 工作描述（job description） 工作規(guī)范（job specification,2、工作分析的主要問題,第一個問題,3、工作分析中的術(shù)語,4、工作分析的程序,發(fā)展趨勢 反饋影響,1）、準(zhǔn)備階段 明確工作分析的意義、目的、方法、步驟； 向有關(guān)人員宣傳、解釋； 與

4、工作分析有關(guān)工作的員工建立良好的人際關(guān) 系，并使他們做好良好的心理準(zhǔn)備； 組成工作小組，以精簡、高效為原則； 確定調(diào)查和分析對象的樣本，同時考慮樣本的 代表性； 把各項(xiàng)工作分解成若干工作元素和環(huán)節(jié)，確定 工作的基本難度,2）、調(diào)查階段 編制各種調(diào)查問卷和提綱； 靈活運(yùn)用各種調(diào)查方法，如面談法、問卷法、 觀察法、參與法、實(shí)驗(yàn)法、關(guān)鍵事件法等等； 廣泛收集有關(guān)工作的特征以及需要的各種數(shù)據(jù)； 重點(diǎn)收集工作人員必需的特征信息； 要求被調(diào)查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定,3）、分析階段 仔細(xì)審核已收集到的各種信息； 創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分； 歸

5、納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素； 編制工作描述、工作規(guī)范,4）、完成階段 根據(jù)對資料的分析，編寫工作說明書。 對整個工作分析過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中成功的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，以利于以后更好地進(jìn)行工作分析。 將工作分析的結(jié)果運(yùn)用于人力資源管理以及企業(yè)管理的相關(guān)方面，真正發(fā)揮工作分析的作用,二、工作分析的方法,問卷法 觀察法 訪談法 工作實(shí)踐法(參與法) 關(guān)鍵事件法,1、問卷法 利用已編制的問卷，要求被試者填寫，來獲取有關(guān)工作的信息，是一種快速而有效的方法。 一般崗位分析問卷 1. 職務(wù)名稱 _。 2. 比較適合任此職的性別是 _（請選擇，下同）。 A. 男性 B. 女性 C . 男女均可。 3.

6、 最合適任此職的年齡是_。 20歲以下 B. 2130歲 C. 3140歲 D. 4150歲 E. 51歲以上 4. 能勝任此職的文化程度是_。 A.初中以下 B.高中、中專 C.大專 D.本科 E.研究生以上 5. 此職的工作地點(diǎn)在_。 A.本地市區(qū) B.本地郊區(qū) C.外地市區(qū) D.外地郊區(qū) E.其他,4. 能勝任此職的文化程度是_。 A.初中以下 B.高中、中專 C.大專 D.本科 E.研究生以上 5. 此職的工作地點(diǎn)在_。 A.本地市區(qū) B.本地郊區(qū) C.外地市區(qū) D.外地郊區(qū) E.其他 6. 此職的工作主要在_（指75以上的時間）。 A.在室內(nèi) B.在室外 C.室內(nèi)外各一半 7. 任此

7、職者的一般智力最好在_。 A.90分以上 B.7089分 C.3069分 D.1029分 E.9分以下 8. 此職工作信息來源主要是_。 A.書面材料（文件，報(bào)告，書刊雜志，各種材料等等） B.數(shù)字材料（包含各種數(shù)據(jù)，圖表，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的材料） C.圖片材料（設(shè)計(jì)草圖，照片，X照片，地圖等等） D.模型裝置（模型，模式，模板等等） E.視覺顯示（數(shù)學(xué)顯示，信號燈，儀器等等） F.測量裝置（氣壓表，氣溫表等各種表具） G.人員（消費(fèi)者，客戶，顧客等等,案例：推銷員崗位分析問卷 說明以下職責(zé)在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的 打0分，標(biāo)在右側(cè)的橫線上）。 1. 和客戶保持聯(lián)系_。 2.

8、接待好每一個客戶_。 3. 詳細(xì)介紹產(chǎn)品的性能_。 4. 正確記住各種產(chǎn)品的價格_。 5. 拒絕客戶不正當(dāng)?shù)乃投Y_。 6. 掌握必要的銷售知識_。 7. 善于微笑_。 8. 送產(chǎn)品上門_,9、參加在職培訓(xùn)_。 10.把客戶有關(guān)質(zhì)量問題反饋給有關(guān)部門_。 11.準(zhǔn)備好各種推銷工具_(dá)。 12.每天拜訪預(yù)定的客戶_。 13.在各種場合推銷本企業(yè)產(chǎn)品_。 14.講話口齒清楚_。 15.思路清晰_。 16.向經(jīng)理匯報(bào)工作_。 17.每天總結(jié)自己的工作_。 18.每天鍛煉身體_。 19.和同事保持良好關(guān)系_。 20.自己設(shè)計(jì)一些小型促銷活動_。 21.不怕吃苦_,2、關(guān)鍵事件法,關(guān)鍵事件是指對實(shí)際工作中特

9、別有效或無效的工作者行為的簡短描述。當(dāng)大量的這類小事例收集起來以后，按照他們所描述的工作領(lǐng)域進(jìn)行歸納分類，最后就會對實(shí)際工作的要求有一個非常清楚的了解。 關(guān)鍵事件法的優(yōu)點(diǎn)是，能直接描述人們在工作中的具體活動，因此，可以揭示工作的動態(tài)性。由于所研究的行為可以觀察和衡量，所以，這種方法獲得的資料適用于大多數(shù)工作分析,舉例：銷售工作的15種關(guān)鍵行為 善于把握客戶定貨信息和市場信息； 密切注意市場需求的瞬間變化； 善于與銷售部門的管理人員交流信息； 善于與生產(chǎn)部門的管理人員和執(zhí)行人員交流信息； 對上級和客戶忠誠，講信用； 能夠說到做到； 堅(jiān)持為客戶服務(wù)，了解和滿足客戶的要求； 積極收集產(chǎn)品的售后反饋信

10、息； 向客戶宣傳企業(yè)的其他產(chǎn)品； 積極擴(kuò)大企業(yè)的銷售額及市場占有率； 不斷掌握新的銷售技術(shù)和方法； 在新的銷售途徑方面有創(chuàng)新精神； 維護(hù)公司形象，樹立企業(yè)良好聲譽(yù)； 結(jié)清帳目； 工作態(tài)度積極主動,3、觀察法 在工作現(xiàn)場運(yùn)用感覺器官或其他工具、觀察員工的實(shí)際工作運(yùn)作，用文字或圖表形式記錄下來，來收集工作信息的一種方法。 操作原則 觀察的工作應(yīng)相對靜止 適用于大量標(biāo)準(zhǔn)化的、周期短的體力活動為主的工作 要注意工作行為樣本的代表性 觀察人員不應(yīng)干擾被觀察者的工作 不適用于以智力活動為主的工作 觀察前要有詳細(xì)的觀察提綱和行為標(biāo)準(zhǔn) 觀察法的觀察提綱,崗位分析觀察提綱 被觀察者姓名：_ 日期：_ 觀察者姓名

11、：_ 觀察時間：_ 工作類型：_ 工作部門：_ 觀察內(nèi)容： 1.什么時候開始正式工作？_。 2.上午工作多少小時？_。 3.上午休息幾次？_。 4.第一次休息時間從_到_。 5.第二次休息時間從_到_。 6.上午完成產(chǎn)品多少件_。 7.平均多少時間完成一件產(chǎn)品_。 8.與同事交談幾次_。 9.每次交談約_分鐘。 10.室內(nèi)溫度_度。 11.抽了幾支香煙？_。 12.喝了幾次水？_。 13.什么時候開始午休？_。 14.出了多少次品？_。 15.搬了多少原材料？_。 16.噪音分貝是多少？ _,4、訪談法通過與員工和管理者的訪談，可以獲取更多的細(xì)節(jié)和更準(zhǔn)確的信息。一般有三種訪談的方式 （1）與該

12、工作的主管人員進(jìn)行訪談 （2）與從事該工作的每個員工交談 （3）與從事相同工作的員工群體進(jìn)行交談,訪談法的評價,優(yōu)點(diǎn)： 一是既可以獲得標(biāo)準(zhǔn)化工作的信息，也可以獲得非標(biāo)準(zhǔn)化工作的信息； 二是既可以獲得體力工作的信息，也可以獲得腦力工作的信息； 三是由于工作者本身也是自己行為的觀察者，因此，他可以提供外人不易觀察到的情況。 缺陷： 一方面，工作分析者要接受專門的有關(guān)面談技巧方面的訓(xùn)練，這種方法耗時也很多，因此，成本較高； 另一方面，由于工作者的不肯合作和工作分析者問一些含糊不清的問題，往往導(dǎo)致收集到的信息失真,5、工作實(shí)踐法 工作實(shí)踐法也稱參與法，它是指工作分析人員通過直接參與某項(xiàng)工作，從而細(xì)致地

13、、深入地體驗(yàn)、了解、分析工作的特點(diǎn)和要求。 工作實(shí)踐法的優(yōu)點(diǎn)：當(dāng)一些有經(jīng)驗(yàn)的員工，由于不善于表達(dá)，或并不了解自己完成任務(wù)的方式等原因，無法提供有效的工作分析信息時，工作分析者的親自參與可以獲得第一手的工作分析信息。 工作實(shí)踐法的缺點(diǎn)：比如對于一些危險的工作，就不適合用這種方法來收集信息；另外，對于現(xiàn)代企業(yè)中許多高度專業(yè)化的工作，工作分析者往往由于不具備從事某項(xiàng)工作的知識和技巧，因此無法參與實(shí)踐,6、工作日志法（自我觀察,工作日志法（Participant Diary）：通過任職者在規(guī)定時限內(nèi)，按時間順序，實(shí)時、準(zhǔn)確記錄工作中的每一項(xiàng)活動與任務(wù)的工作信息收集方法。從而提供一幅非常完整的工作圖景.

14、 （1）優(yōu)點(diǎn)：若運(yùn)用得好，能獲得大量的、更為準(zhǔn)確的信息；前期直接成本小. （2）缺點(diǎn)：信息凌亂、難以準(zhǔn)確把握，整理工作復(fù)雜，容易影響工作的正常進(jìn)行，加大員工工作的負(fù)擔(dān)；也存在夸大自己工作重要性的傾向，不宜保證內(nèi)容的真實(shí)性。 適用范圍：在缺乏工作文獻(xiàn)和人手相對緊張時使用，能保留原是工作信息。對于核心關(guān)鍵崗位或穩(wěn)定性差的工作不宜使用,工作日志填寫實(shí)例5月29日 工作開始時間8：30 工作結(jié)束時間17：30,三、工作說明書的編寫,1、工作說明書的內(nèi)容,工作描述,一）、工作描述 工作描述也稱崗位說明或工作說明，是指用書面形式對組織中各類崗位的工作性質(zhì)、工作任務(wù)、工作職責(zé)與工作環(huán)境等所做的統(tǒng)一要求。其主

15、要功能： 1、讓員工了解工作概要； 2、建立工作程序與工作標(biāo)準(zhǔn) 3、闡明工作任務(wù)、責(zé)任與職權(quán)； 4、為員工聘用、考核、培訓(xùn)、薪酬等提供依據(jù),工廠設(shè)備科科長的工作描述 職位名稱：設(shè)備科科長 直接上級：分管生產(chǎn)的副廠長 崗位代碼：ME012 (1)主要工作內(nèi)容：與生產(chǎn)部門合作，負(fù)責(zé)全廠設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)；生產(chǎn)中出現(xiàn)各種事故或意外時，建議和批準(zhǔn)用于各種搶修項(xiàng)目的預(yù)算支出和撥款；與其他管理部門合作，確認(rèn)施工質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)檢修費(fèi)用；根據(jù)工廠的有關(guān)規(guī)定，對本部門員工實(shí)施獎懲；根據(jù)工作需要，可隨時調(diào)用3噸和1噸的鏟車各一輛。 (2)工作條件：50以上的時間在室外工作；經(jīng)常受氣候的影響，現(xiàn)場工作條件比較差，有毒、有

16、害氣體以及噪聲對身體健康有一定的影響。一年中有5的工作日出差在外。工作地點(diǎn)：本市。 (3)社會環(huán)境：設(shè)備科有副科長一名，科員三名。需要經(jīng)常交往的部門是生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部和工程部。 (4)聘用條件：每周工作40小時，國定假日放假；基本工資1 200元，職務(wù)津貼每月100元；本崗位為企業(yè)中的中層管理崗位，可晉升為副廠長或廠長,二）工作規(guī)范 工作規(guī)范也稱工作說明書，是指任職者要勝任該項(xiàng)工作必須具備的資格和條件，其主要內(nèi)容包括： 一般要求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn) 生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動的靈活性、感覺器官的靈敏度 心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、解決

17、問題能力、創(chuàng)造性、數(shù)學(xué)計(jì)算能力、語言表達(dá)能力、決策能力、交際能力、性格、氣質(zhì)、興趣、愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等等,案例 企業(yè)銷售部經(jīng)理工作說明書 職務(wù)名稱：銷售部經(jīng)理 年齡：2640歲 性別：男女不限 學(xué)歷：大學(xué)本科以上 工作經(jīng)驗(yàn)：從事銷售工作四年以上 生理要求： 無嚴(yán)重疾病；無傳染??；能勝任辦公室工作，舉重5公斤，有時需要走動和站立；平時以說、聽、看、寫為主。 心理要求標(biāo)準(zhǔn)： A全體員工中最優(yōu)秀的10%之內(nèi)。以總經(jīng)理為100分，即90分以上，下類同,B7080分； C3069分； D1029分； E9分以下。 心理要求： 一般智力： A 觀察能力： B 集中能力： B 記憶能力：

18、 A 理解能力： A 學(xué)習(xí)能力： A 解決問題能力： A 創(chuàng)造力： A 知識域： A,工作說明書范例,部門：辦公室 職等：7 職位：辦事員 職系：行政管理,8、文體活動與員工福利事項(xiàng)辦理 9、員工各種證明熟的核發(fā) 10、文具、設(shè)備、事物用品的預(yù)算、采購、修善、管理 11、辦公環(huán)境安全及衛(wèi)生管理工作 12、公司文書、信件等的收發(fā)事宜 13、書報(bào)雜志的訂購與管理 14、接待來訪人員,工作任務(wù)：負(fù)責(zé)公司人事及總務(wù)管理咨詢 1、人員招聘與訓(xùn)練 2、人事資料登記與整理 3、人事資料的統(tǒng)計(jì) 4、員工請假、考勤管理 5、人事管理規(guī)章草擬,6、人員任免、調(diào)動、獎懲、考勤、薪酬等事項(xiàng)辦理 7、勞工保險加退保與理

19、賠事宜,任職資格： 1、?？飘厴I(yè)，曾任人事及總務(wù)工作二年以上 2、高中畢業(yè)，曾任人事、總務(wù)工作六年以上 3、現(xiàn)任分類職務(wù)7職等以上 4、具有服務(wù)精神與善于處理人際關(guān)系者 5、男性為佳，女性亦可,工作說明書,工作說明書范例,工作說明書,案例引入 北京有一家外國跨國公司的辦事處，來往談業(yè)務(wù)、談生意的客人和該公司駐其他國家的經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員絡(luò)繹不絕。公司急需招聘一名接待員，其工作任務(wù)和職責(zé)是：負(fù)責(zé)公司來往客人的接待工作。為此，公司人事部門在一家報(bào)紙上刊登了招聘廣告：“經(jīng)市人才勞務(wù)管理部門批準(zhǔn)，本公司擬招聘一名接待員。要求：年齡28歲以下；女性；具有大學(xué)本科以上學(xué)歷，英語能力六級以上；身高165米以上；

20、有本市戶口。應(yīng)聘者請將個人簡歷、學(xué)歷、戶口等有關(guān)證件的復(fù)印件寄到公司人事部。具體面試時間另行通知。”從以上情況來看，該公司需要一名女接待員。職責(zé)、任務(wù)明確，對人選的要求明確。盡管在廣告中對相貌沒有明確的要求，但是估計(jì)在面試時肯定會有標(biāo)準(zhǔn)。 問題1：員工招聘的原則有哪些？你對該公司的招聘策劃有什么看法,公司人事部經(jīng)過篩選從最后三個人中選出了一人。劉XX，女，年齡26歲，身高166米，身材較好，相貌也不錯；畢業(yè)于北京某名牌大學(xué)，本科學(xué)歷，英語六級。經(jīng)過面試后開始上班。劉XX的接受能力較強(qiáng)，一學(xué)就會。幾個月后，人們發(fā)現(xiàn)她非常喜歡和公司的外方職員以及往來的外國客人用英語交談，工作踏實(shí)，平時愛看書，尤其

21、是英語書籍。公司人事部認(rèn)為，劉xx的公關(guān)能力較強(qiáng)，形象不錯，而且能力較強(qiáng)，于是準(zhǔn)備將她調(diào)到辦公室工作，工資由800元增至1000元。因此，特將原辦公室的職員調(diào)走。但是正當(dāng)人事部準(zhǔn)備找劉談話時，她突然提出要辭職。 問題2：你認(rèn)為劉辭職的原因是什么？ 往下讀，看看結(jié)果是否和你的想法一樣？ 因?yàn)閯厴I(yè)于北京名牌大學(xué)，她的同學(xué)大都是外企高級職員、國家公務(wù)員、出國留學(xué)生和外派出國工作。劉早已將自己的目標(biāo)定在出國留學(xué)上。第一次考托福時，口語沒有通過,她希望找一個能夠有機(jī)會練習(xí)口語的地方，最好能和老外一起練口語。因此當(dāng)她看到公司的招聘廣告時。認(rèn)為這是一個極好的機(jī)會，而根本沒有將接待員的工作當(dāng)做一回事。她充分

22、利用了這寶貴的幾個月時間，完成了自己設(shè)定的目標(biāo)，大幅度地提高了英語口語能力，并且順利通過了第二次托福考試。 問題3：如果你的該公司的人力資源部負(fù)責(zé)人，近期你需做什么？ 總結(jié)失誤原因：主要是因?yàn)槿耸虏块T對接待員這個崗位定的選人標(biāo)準(zhǔn)不太符合人力資源管理的原則。接待員的工作難度不大，關(guān)鍵是看誰可以做得更好，更長久。這項(xiàng)工作當(dāng)然要有語言和身材上的要求，但是在學(xué)歷、年齡等方面的要求卻有些高了。劉XX確實(shí)具備了招聘的條件，有些方面還高于條件。但沒有人考慮過她是否能將接待員的工作做得長久。所以在公司內(nèi)部人員安排方面操及過急。公司再招一名接待員和物色一個人去頂替辦公室的那個位置,由于招聘條件的變化，這一次的應(yīng)聘者相當(dāng)多。經(jīng)過認(rèn)真篩選后，選中了一名紡織廠下崗女工。此人年齡36歲，身高164米，相貌不錯。高中畢業(yè)，英語會話能力較強(qiáng)。由于原企業(yè)解散，已下崗4個多月。這位女工來到公司后，許多事情都要從頭學(xué)起，由于她學(xué)習(xí)非常努力，做得非常認(rèn)真，3個月后她幾乎能夠盡善盡美地完成自己的職責(zé)。她除了做好本職工作外，還主動給各個辦公室打開水。老板看她工作出色，決定給她加薪，工資由800元漲到900元。女工聽到消息后高興得哭了。她感到自己受到了重視，從此更加努力，更加勤奮地學(xué)習(xí)英語，幾乎也到了一有機(jī)會就和老外聊