教育裝備公司會(huì)議管理辦法

1、會(huì)議管理辦法（一）會(huì)議分類為了規(guī)范會(huì)議的組織工作，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，制定本辦法。本辦法所指會(huì)議，分公司級(jí)和部門級(jí)會(huì)議兩種，具體如下：1公司級(jí)會(huì)議包括公司例行的早會(huì)、月度例會(huì)或公司與外單位接洽的會(huì)議。2部門級(jí)會(huì)議包括部門例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)以及部門職責(zé)范圍內(nèi)的討論會(huì)等。（二）職責(zé)1綜合管理部職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司各級(jí)會(huì)議的管理及會(huì)議檔案（含音像資料等）的收集、歸檔等 工作；負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議的通知、安排、簽到、傳達(dá)工作。（2）負(fù)責(zé)對(duì)部門級(jí)會(huì)議的監(jiān)管，包括對(duì)會(huì)議檔案、記錄收集、歸檔情況的監(jiān) 管，以及部門對(duì)公司級(jí)會(huì)議精神傳達(dá)情況的監(jiān)管。（3）指定專人負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議的記錄，并在2個(gè)工作日內(nèi)形成書面會(huì)議紀(jì)要， 經(jīng)公司

2、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，發(fā)放給相關(guān)部門。（4）負(fù)責(zé)會(huì)議室、洽談室的監(jiān)管工作，負(fù)責(zé)重要會(huì)議的接待、服務(wù)工作。保證會(huì)議所需材料、設(shè)備、器材等及時(shí)安排到位。2各部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門會(huì)議管理，負(fù)責(zé)部門級(jí)會(huì)議的通知、安排、簽到、傳達(dá)工作；（2）指定專人負(fù)責(zé)部門級(jí)會(huì)議的記錄、檔案等資料的管理工作；負(fù)責(zé)公司級(jí) 會(huì)議精神的傳達(dá)工作。（3）負(fù)責(zé)部門級(jí)會(huì)議的記錄，并在2個(gè)工作日內(nèi)形成書面會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)分管 或部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，發(fā)放給相關(guān)部門，并報(bào)綜合管理部備案。（三）會(huì)議程序及安排1例行會(huì)議按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)組織召開。2. 會(huì)議前，由召集部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知，發(fā)放會(huì)議通知單。3. 各部門臨時(shí)組織的會(huì)議，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，自行

3、統(tǒng)籌安排。使用會(huì)議室前 需提前1個(gè)工作日向綜管部進(jìn)行登記預(yù)定，填寫會(huì)議預(yù)定單，經(jīng)綜管部統(tǒng)籌 安排后，方可使用。4. 會(huì)議室使用完畢后，會(huì)議召集部門需將參會(huì)的資料和物品整理完畢，經(jīng)綜管部 驗(yàn)收后再繼續(xù)投入使用。驗(yàn)收完畢后，綜管部負(fù)責(zé)會(huì)場的清理工作，凡因召集部 門未將資料和物品收拾完畢而造成的丟失現(xiàn)象，綜管部概不負(fù)責(zé)。(四) 管理辦法1. 管理規(guī)定(1) 會(huì)議嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)假制度，參會(huì)人員因特殊原因不能到會(huì)，經(jīng)會(huì)議主持人批 準(zhǔn)后，可由相關(guān)人員代為參加，嚴(yán)禁無故曠會(huì)、代會(huì)。(2) 會(huì)前10分鐘，會(huì)議召集部門嚴(yán)格履行會(huì)議簽到，填寫簽到簿；截止會(huì)議開始，簽到工作停止，召集部門向會(huì)議主持人匯報(bào)人員到會(huì)情況，征

4、得同意后開會(huì)；會(huì)后召集部門將會(huì)議出勤情況報(bào)綜管部，綜管部每月對(duì)各部門的會(huì)議出 勤情況進(jìn)行匯總、通報(bào)，并交人力資源部進(jìn)行兌現(xiàn)。(3) 與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場后，由前往后依次就座(指定座次除外)，遵守會(huì)場紀(jì) 律，不得喧嘩，不得交頭接耳。(4) 會(huì)議期間，需將手機(jī)調(diào)至靜音狀態(tài)，以免影響會(huì)議進(jìn)程。(5) 嚴(yán)禁無故早退，如有特殊情況需經(jīng)會(huì)議主持人或會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人同意 后方可離去。(6) 嚴(yán)格例會(huì)制度，各種例會(huì)開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員要相對(duì)固定，如遇節(jié) 假日，會(huì)議時(shí)間順延。因特殊原因開會(huì)時(shí)間需調(diào)整的，以臨時(shí)通知為準(zhǔn)。(7) 會(huì)議召集部門要對(duì)會(huì)議內(nèi)容、議題做好充分準(zhǔn)備，立足開短會(huì)、開實(shí)會(huì)，力避形式主義、走過場

5、、議而不決，嚴(yán)格控制會(huì)議成本（8）與會(huì)人員要統(tǒng)籌安排，做好會(huì)議及材料的準(zhǔn)備，簡明扼要、條理清楚地匯報(bào)工作進(jìn)展情況，反映工作中的問題，有針對(duì)性地提出工作意見和建議， 確保會(huì)議質(zhì)量和會(huì)議效率（9）與會(huì)人員要高度重視會(huì)議的記錄和傳達(dá)工作。參加會(huì)議必須攜帶記錄本， 對(duì)會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議精神和會(huì)議要求作好記錄，并在會(huì)后及時(shí)準(zhǔn)確地向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和 員工進(jìn)行傳達(dá)，有效地組織落實(shí)。2. 考核辦法序 號(hào)具體內(nèi)容考核辦法備注9級(jí)以下人員9級(jí)（含）以 上人員1因會(huì)議召集部門通知延誤、組織不當(dāng)或安排 失誤而影響會(huì)議質(zhì)量或效率。100元次（對(duì)召集部門）以上激 勵(lì)由綜管部 會(huì)后收取現(xiàn) 金?，F(xiàn)金由 財(cái)務(wù)金融部 指定專人管 理，主要

6、用 于公司各種 培訓(xùn)的餐點(diǎn) 所需和各類 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。2無故或未經(jīng)批準(zhǔn)遲到、早退的現(xiàn)象。30元/ 人次50元/人次3遲到時(shí)間超過30分鐘者，視為曠會(huì)。 （以會(huì)議簽到簿為依據(jù)）50元/ 人次100 元/ 人次4無故或未經(jīng)批準(zhǔn)代會(huì)，視同曠會(huì)。5與會(huì)人員交頭接耳，未將手機(jī)調(diào)至靜音等影 響會(huì)議秩序。30元/ 人次50元/人次6與會(huì)人員不帶會(huì)議記錄本，或不作會(huì)議記 錄，因此而造成會(huì)議內(nèi)容得不到落實(shí)的。50元/ 人次100 元/ 人次3本辦法從下發(fā)之日起執(zhí)行，由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，與之不符的制度及原制度 同時(shí)廢止。附件：1.會(huì)議室使用流程2. 會(huì)議簽到簿3. 會(huì)議紀(jì)要格式4. 會(huì)議室預(yù)訂單5. 會(huì)議通知單使用

7、流程填寫會(huì)議預(yù)訂單空 閑繁 忙更改會(huì)議召開時(shí)間1 f會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議室使用流程所屬部門/負(fù)責(zé)人使用部門綜管部綜管部綜管部綜管部工作時(shí)限提前1個(gè)工作 日及時(shí)根據(jù)會(huì)議室 預(yù)定單，提 前30分鐘調(diào)試 設(shè)備，布置會(huì) 場。及時(shí)注意事項(xiàng)如以上預(yù)訂內(nèi)容發(fā) 生變更，需提前1 小時(shí)告知綜管部， 否則所發(fā)生的一切 后果,綜管部概不 負(fù)責(zé)。會(huì)后，會(huì)議召集部 門需將參會(huì)資料和 物品整理完畢，經(jīng) 綜管部驗(yàn)收。凡 因召集部門未將資 料和物品收拾完畢 而造成的丟失現(xiàn) 象，綜管部概不負(fù) 責(zé)。溫馨提示：各部門如有疑 問，請(qǐng)您與綜管部 聯(lián)系。綜管部隨時(shí) 為您服務(wù)。會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn):主持人：出席人數(shù):序號(hào)姓名備注序號(hào)姓名備注1212

8、2232342452562672782892910301131123213331434153516361737183819392040內(nèi)蒙古恒泰教育裝備技術(shù)有限公司蒙恒泰X字2011 X號(hào)關(guān)于會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議時(shí)間：二、會(huì)議地點(diǎn)：三、主持人:四、出席人員：五、缺席人員：六、記錄員:六、會(huì)議內(nèi)容：附件：蓋章處年 月 日主題詞：抄送：年 月 日印發(fā)會(huì)議室預(yù)訂單申請(qǐng)部門：申請(qǐng)時(shí)間： 年 月 日申請(qǐng)人會(huì)議時(shí)間時(shí)至?xí)r會(huì)議議題地點(diǎn)參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備筆記本電腦投影儀/激光筆視頻會(huì)議設(shè)備/話筒白板/筆錄音筆其他會(huì)議服務(wù)茶水服務(wù) 水果工作餐 其他驗(yàn)收（會(huì)議室使用完畢 填寫）備注注：如以上預(yù)訂內(nèi)容發(fā)生變更，需提前1小