《文件和資料控制程序》Word版

1、傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！1.目的為了對公司各類文件和資料進行有效管制，統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件的制定、修改、發(fā)放、廢止等管理，確保文件正確、完整、有效，特制定本程序。2.適用范圍適用于公司行政發(fā)文、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各類規(guī)章制度、各類檢驗標準、工作指引、記錄表單及外來文件的管理等。3.定義3.1文件分類：3.1.1紅頭文件：包括公司組織機構(gòu)、人事任免、重大決策及重要管理事項等。3.1.2一級文件（A）：公司章程、體系手冊等公司綱領(lǐng)性文件。3.1.3二級文件（B）：管理控制程序、業(yè)務(wù)流程性文件。3.1.3三級文件（C）：管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書。 （D）

2、：檢驗標準、產(chǎn)品規(guī)范。3.1.4四級文件（管理表單）：用來記錄管理過程的表單，作為QEO管理的追蹤和檢索的工具。3.1.5臨時性文件（E）：包括通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡(luò)文件等。3.1.6外來文件（F）：包括地方政府、主管部門、行業(yè)管理相關(guān)文件，顧客或供應(yīng)商提供的資料、圖紙及有關(guān)的行業(yè)標準等。3.2 文件分為受控文件及非受控文件：3.2.1 受控文件:即要求文件的分發(fā)、修訂或更改均須按書面規(guī)定程序進行控制,保證文件始終反映現(xiàn)行要求,受控文件須加蓋“受控文件”印章，且經(jīng)相關(guān)人員會簽。包括:管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、MSDS文件、職務(wù)說明書、經(jīng)識別的外來文件、記錄表單類文件

3、等。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！3.2.2 非受控文件:若有新的版本發(fā)出，舊的版本文件無需更新，被列為非受控文件，且禁止作為產(chǎn)品生產(chǎn)、開發(fā)及經(jīng)營之用。4.工作職責4.1 文件的審查、批準權(quán)限為：文件類型編寫/識別審 核批 準A類：紅頭文件部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理A類：管理手冊行政部經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理B類：程序文件部門主管部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)C類：規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、 MSDS、崗位職責書技術(shù)人員主管/經(jīng)理部門經(jīng)理人力資源部經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)D類：各類檢驗標準、產(chǎn)品規(guī)范部門主管部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)E類：臨時性文件部門主管部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)F類：外來文件

4、文控中心對應(yīng)部門主管對應(yīng)部門經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)記錄表單部門主管部門經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)4.2文件的發(fā)布、回收、作廢、銷毀及控制,由文控中心負責。4.3文件使用管理：各部門主管負責管理本部門現(xiàn)場使用的文件和資料，確保文件及記錄的正確、完整及安全性。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！5.工作程序圖：6.程序說明體系文件的制定（編號、內(nèi)容框架、格式要求）、發(fā)布應(yīng)嚴格控制，禁止無編號、內(nèi)容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作現(xiàn)場使用。6.1 文件制定的要求：6.1.1 A類文件：公司章程按工商行政管理局的相關(guān)條文制定、體系手冊按最新的QEO體系標準要求制定。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望

5、對您有幫助，可雙擊去除！6.1.2 紅頭文件：文件編號說明：由公司名簡稱、年份、流水順序號組成；編號舉例：銀農(nóng)科技（2017）001號流水順序號年份格式要求：（樣式如附件1） 文件排頭：（公司標志）公司名稱，黑體，紅色、一號字體，居中； 文件名稱：宋體，黑色，小二號字體，居中； 文件正文：宋體，黑色，四號或五號字體（根據(jù)內(nèi)容選擇字號）； 文件落款/日期：字體與字號與正文一致，居右下方；6.1.3 B類程序文件：部門編號說明：序 號部 門編 號1董事會012總經(jīng)辦023人力資源部034財務(wù)部045生產(chǎn)供應(yīng)鏈部056行政部067研發(fā)部078商務(wù)運營部089作物與產(chǎn)品支持部0910信息管理部10傳播

6、優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！文件編號說明：由部門編號、文件類型、流水順序號組成編號舉例：06 B 001 流水順序號文件類別部門編號格式要求：（樣式參照本程序文件） 文件須含審批、會簽及修訂記錄； 正文標題格式為：宋體、四號、加粗字體，要求包含內(nèi)容有（1.目的、2.適用范圍、3.定義、4.工作職責、5.工作程序圖、6.程序說明、7.相關(guān)文件、8.記錄表單）；正文格式為：仿宋、四號字體； 序列號設(shè)置為：a一級：如1、2、3、；b二級：如1.1、1.2、2.1、2.2、；c三級：如1.1.1、1.1.2、2.1.1、2.1.2；d四級：如、；e五級：如、；f 六級：如a、b、

7、c、d；6.1.4 C、D類文件：文件排版及要求參照B類文件，文件結(jié)構(gòu)應(yīng)為：規(guī)章制度類：文件內(nèi)容應(yīng)包含1、目的，2、適用范圍，3、定義，4、工作職責，5、相關(guān)規(guī)定，6、記錄表單，7、附件（若有）；設(shè)備操作規(guī)程：文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、目的，2、適用范圍， 3、技術(shù)參數(shù)，4、操作步驟，5、注意事項，6、維護與保養(yǎng)）；作業(yè)指導(dǎo)書類：SOP類：文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、基本信息，2、使用物料，3、圖片說明， 4、傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！作業(yè)步驟，5、作業(yè)說明，6、安全技術(shù)要求）；規(guī)范類：文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、目的，2、適用范圍，3、工作職責，4、作業(yè)指導(dǎo)，5、注意事項，6、記錄表單

8、）；檢驗標準類：文件內(nèi)容應(yīng)包含1、目的，2、適用范圍， 3、檢驗工具/物料特性，4、檢驗標準/指標控制，5、檢驗方法/抽樣規(guī)則，6、其他（包裝、標志、運輸、貯存等），7、記錄表單（若有）；產(chǎn)品規(guī)范類：文件內(nèi)容應(yīng)包含1、目的，2、適用范圍，3、定義，4、規(guī)范要求，5、檢驗方法，6、判斷規(guī)則，7、其他（若有）。6.1.5 E類臨時性文件： 公司各類通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡(luò)文件采用06B001-1內(nèi)部業(yè)務(wù)信息聯(lián)絡(luò)單發(fā)出，如涉及內(nèi)容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；文件編號由文件類別、年份、部門編號、流水順序號組成編號舉例： E 2017（06）001流水順序號（以部

9、門為單位年度內(nèi)流水編號）部門編號年份文件類別6.1.6 F類外來文件：外來文件一律由文控專員收文，登記06B001-2 外來文件清單后報行政經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批處理；涉及機密的文件（如：產(chǎn)品研發(fā)、財務(wù)、董事會、股東會等機密文件）由相應(yīng)部門負責人收文并處理；傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！文件編號說明：由文件類別、年份、部門編號、流水順序號組成編號舉例： F 2017（06）001 流水順序號部門編號年份文件類別6.1.7管理表單：記錄的格式：記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外），各部門根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書編制所需要的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄表格,同類記錄表格的格式

10、應(yīng)統(tǒng)一。設(shè)計表單樣式時，由部門經(jīng)理審批后交文控中心檢查并登記06B001-3記錄一覽表中；記錄的填寫：按記錄項目逐項填寫，不得缺項；某些項目不需填寫時，用“/”明示；填寫記錄時，需使用簽字筆/圓珠筆，不可使用鉛筆；填寫字跡要清晰、整齊，能準確識別；記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準確，語言要簡練；填寫人員對記錄的真實性、完整性負責；各項管理記錄和各種報告要及時填寫，不得后補、偽造；記錄一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何人涂改，以保持其原始性。如是筆誤或經(jīng)證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識別性，同時修改人必須在修改處旁邊簽名，或經(jīng)原審批人在修

11、改處旁邊簽名后才能生效，凡私自涂、貼、刮等方式改動的記錄一律無效；記錄的修改：記錄表單在運行過程中，如需要更改表格結(jié)構(gòu)或內(nèi)容的，須重新提交給部門經(jīng)理審批傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！，并交文控中心辦理文件授控手續(xù)后方可使用；記錄編號說明：由標準文件編號、本文件內(nèi)的表格流水順序號組成（如有外部標準表格，則可采取外購形式，無需編號）；表格編號舉例：06B001-1記錄表單流水號標準文件編號記錄存檔：按規(guī)定期限保存記錄，記錄使用及管理按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。6.1.8 文件版本/版次規(guī)定：版本號：用一位英文大寫字母表示,初次發(fā)行為A.變更后依次為B、C、DZ；版次號(或修訂號):

12、用一位阿拉伯數(shù)字表示,初次發(fā)行為0，變更后依次為1、2、39；文件第一次制定時的原文為A/0，A為版本號，0為版次（修訂）號； 文件修訂時,當修訂內(nèi)容不超過原文件內(nèi)容的1/3時,變更版次(修訂)號,依次為1、2、39;當版次(修訂)號超過9、或文件修訂內(nèi)容超過原文件內(nèi)容的1/3時、或文件有重大或原則性修改時,變更版本號,依次為B、C、DZ,同時版次(修訂)號恢復(fù)為0；記錄表單的版本/版次修訂規(guī)定同上。6.1.9文件的制定及修訂：當文件新制定或修訂時，由文件歸屬部門按4.1的文件審批權(quán)限辦理簽批手續(xù)，如有需要其他部門會審的，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并授意郵件方式發(fā)給相關(guān)人員會審，會審無異議的，方可

13、交文控中心辦理文件發(fā)布手續(xù)。6.2文件的發(fā)布及發(fā)放：6.2.1所有文件的發(fā)布手續(xù)，由文控專員辦理（包含：檢查排版、手簽原稿掃描傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！上傳系統(tǒng)共享盤、發(fā)布通知、紙檔文件入檔保存，并登記06B001-4受控文件一覽表。）6.2.2文件發(fā)放的范圍：管理手冊：發(fā)放至董事會、總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理；程序文件：發(fā)放至總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理；三級文件：發(fā)放至文件使用部門經(jīng)理/主管；6.2.3文件發(fā)放手續(xù)：文件電子檔以只讀方式上傳管理系統(tǒng)共享盤中，開放全員查閱的權(quán)限。（索取發(fā)放范圍之外的文件，須經(jīng)文件制定部門經(jīng)理同意后由文控專員辦理手續(xù)）。發(fā)放紙質(zhì)版文件時，由文控專員打

14、印并加蓋“受控文件”印章后發(fā)放，同時登記06B001-5文件領(lǐng)用記錄表。6.3文件的定期評審：公司在每次內(nèi)審時,由各部門分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員對本部門現(xiàn)行文件進行全面評審,當發(fā)現(xiàn)文件有不適合時,應(yīng)予以修訂或作廢。6.4文件的作廢：文件評審確定為無效文件時，由部門經(jīng)理向文控中心索取原文件，部門分管領(lǐng)導(dǎo)在紙檔文件上手簽作廢說明后交回文控中心，由文控中心回收已發(fā)出去的所有受控文件及刪除共享盤中的電子檔。文件修改后，新版本文件發(fā)布之時，原版本文件同時廢止，廢止的舊版紙質(zhì)文件與電子版文件統(tǒng)一由文控專員回收。所有作廢的文件，原稿移轉(zhuǎn)至“廢止文件專用檔案夾”，并編制06B001-6文件廢止清單，廢止文件要求保

15、存1份原件并加蓋“作廢”印章，保存期不低于1年。7.相關(guān)文件7.1BG/T 19001-2008質(zhì)量管理體系要求。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！7.2GB/T 24001-2004環(huán)境管理體系要求及使用指南。7.3GB/T 28001-2011職業(yè)健康安全管理體系要求。8.記錄表單8.1 06B001-1內(nèi)部業(yè)務(wù)信息聯(lián)絡(luò)單。 8.2 06B001-2外來文件清單。8.3 06B001-3記錄一覽表。8.4 06B001-4受控文件一覽表。8.5 06B001-5文件領(lǐng)用記錄。8.6 06B001-6文件廢止清單。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！附件1：紅頭文件樣式傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！06B001-01/B1 內(nèi)部業(yè)務(wù)信息聯(lián)絡(luò)單文件編號主題：發(fā)布部門接收部門內(nèi)容：批準人發(fā)布日期擬制人06B001-2/B1 外來文件清單 序 號文件編號/名稱登記日期處理方式負責人簽字備 注06B001-3/B1 記錄一覽表 序 號記錄名稱編 號歸口部門保