《水利檔案工作規(guī)范化管理思考》.doc

1、精品文章水利檔案工作規(guī)范化管理思考一、綜合評估等級劃分按照水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估辦法（以下簡稱評估辦法），水利檔案工作規(guī)范化管理等級分為特級、一級、二級、三級，共4個等級。其中特級是水利檔案工作規(guī)范化管理的最高等級，申請二級及其以上等級的單位，其檔案數(shù)量應達到一定規(guī)模；三級是各單位依法開展檔案工作應達到的基本要求。水利部負責組織對部直屬單位及申報檔案工作規(guī)范化管理特級單位和一級單位的評估及審批。水利部直屬單位負責所屬單位申請檔案工作規(guī)范化管理二級單位、三級單位的評估及審批，并報水利部備案核準。凡通過評估及審批的，由水利部統(tǒng)一頒發(fā)水利檔案工作規(guī)范化管理等級單位標牌與證書。等級單位實行動態(tài)

2、管理，各等級單位的證書有效期為4年。有關(guān)單位可在取得相應等級證書2年后，申請上一級的評估；也可在證書失效前，向原組織評估單位提出復查申請，由原組織評估單位復查合格的，可延長原等級證書有效期2年。二、綜合評估標準指標體系根據(jù)水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估標準（以下簡稱評估標準），綜合評估項目涉及保障體系、業(yè)務工作、開發(fā)利用與信息化等三大部分13項內(nèi)容60個指標，其中“保障體系”分為管理體制、領(lǐng)導職責、人員保障、制度保障、經(jīng)費與設施設備保障等5項內(nèi)容21個指標，“業(yè)務工作”分為檔案收集、檔案整理、檔案保管保護、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案業(yè)務指導等6項內(nèi)容26個指標，“開發(fā)利用與信息化”分為檔案開發(fā)利

3、用、檔案信息化等2項內(nèi)容13個指標。評估標準滿分為100分，各等級通過分數(shù)均為85分，評估分數(shù)未達到85分的，不得批準通過申報等級的評估。三、綜合評估具體組織工作水利部直屬各單位根據(jù)評估辦法以及評估標準的要求，結(jié)合本單位檔案工作實際情況進行自檢后，申報水利檔案工作規(guī)范化管理相應等級的評估。評估組織單位收到被評估單位的申請后，對相關(guān)申報材料進行審查，對符合評估條件的，會同地方檔案行政管理部門、流域機構(gòu)檔案館等有關(guān)單位組成評估組進行現(xiàn)場評估，聽取被評估單位自查情況匯報，并實地重點檢查檔案的收集、整理、歸檔質(zhì)量和檔案信息化管理等情況，依據(jù)評估標準綜合評議，形成評估意見。截至xx年年底，水利部共批準（

4、核準）通過水利檔案工作規(guī)范化管理等級單位180個，其中特級單位7個、一級單位8個、二級單位76個、三級單位89個。通過水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估，以評估促環(huán)境建設、促問題整改、促規(guī)范管理、促檔案發(fā)展，進一步推動了水利部直屬系統(tǒng)各單位健全完善檔案管理制度，提高了水利檔案管理工作整體水平。四、評估工作中的常見問題和思考1.常見問題。（1）業(yè)務部門歸檔責任不明確部分單位檔案全部由檔案部門負責整理歸檔，沒有明確文書或業(yè)務部門整理歸檔責任，沒有建立自上而下、分級管理的檔案工作網(wǎng)絡體系。相對而言，文件材料的形成部門比檔案部門更容易掌握它的由來、流程和脈絡。只由檔案部門整理歸檔，缺乏對文件材料收集的前端

5、控制，無法準確鑒定文件材料的完整性、價值和劃分保管期限，會對日后檔案的利用帶來管理性缺失。（2）文件歸檔門類有所欠缺檔案不僅包括文書檔案，還包括科技檔案、會計檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等。其中文書檔案既有上級、下級和平行機關(guān)的往來文件，也有機關(guān)內(nèi)部工作形成的各類文件；既有紅頭的文件，也有白頭的報告；既有政務工作中形成的文件材料，也有黨務工作、群團工作中形成的文件材料；既有打印成稿的文件材料，也有手寫記錄的會議記錄本、介紹信存根等。部分工作人員將機關(guān)檔案等同于機關(guān)單位日常的收文和發(fā)文，導致應歸檔文件材料收集不齊全、不完整，給后續(xù)檔案整理、利用等工作帶來較大影響。（3）檔案查閱利

6、用理解存在偏差檔案的基本價值在于其憑證作用和參考作用。而檔案價值的發(fā)揮，一般具有一定的滯后性，隨著時間的推移，其憑證和參考作用價值越大。在日常工作中，部分工作人員為了方便查閱忽視了向歸檔人員移交文件材料并整理歸檔。由于個人職務調(diào)整變動等原因，其積攢的大量文件材料可能會被丟棄，導致應歸檔文件材料缺失，對查閱利用這些文件材料造成不可彌補的損失。（4）音像及實物資料歸檔偏弱部分單位對于音像、實物資料收集歸檔力度偏弱，“應收未收、應歸未歸”的現(xiàn)象比較嚴重。機關(guān)工作人員普遍缺乏對音像檔案和實物檔案的認識，大量應歸檔的音像和實物資料沒有及時歸檔保管，造成檔案丟失和損毀。（5）檔案信息化進程較慢部分單位的檔

7、案信息化水平不高，亟待以檔案信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。有些單位的檔案管理軟件陳舊、運轉(zhuǎn)緩慢，加之無法及時更新改造，在一定程度上造成了軟件功能與實際工作的脫節(jié)，無法適應實際工作。部分單位檔案數(shù)字化程度相對較低，無法提供便捷的在線利用，各門類檔案的數(shù)據(jù)庫建設也不完備，缺乏信息化手段的介入，與數(shù)字檔案室、檔案館建設要求存在一定差距。（6）基礎設施建設有待完善個別單位由于辦公條件限制，檔案庫房、辦公室、檔案整編、檔案借閱沒有做到“四分開”。有的檔案庫房缺少溫濕度測控設備，達不到恒溫恒濕標準要求；有的檔案柜架沒有放置防蟲藥和干燥劑；有的庫房安全保管情況定期巡查記錄不完善，針對庫房溫濕度、人員出入、庫存檔

8、案核查等沒有記錄；有的檔案保護修復、信息化采集、特殊載體檔案裝具等專業(yè)設施設備配備不足，滿足不了新時期檔案收集多元化、多載體的要求，仍需完善和加強。（7）專職檔案管理人員配備不足部分單位專職檔案管理人員配備不足，檔案專業(yè)人員缺乏，存在多項工作兼于一身的情況，且人員年齡普遍偏大，與管理檔案數(shù)量所要求的標準人員配備差距較大。2.工作思考。（1）擴充檔案收集范圍，確保檔案集中統(tǒng)一管理嚴格按照相關(guān)檔案管理規(guī)定要求，將各單位、部門履職過程中形成的各類型應歸檔材料按時向檔案部門歸檔并移交管理權(quán)責。進一步理順檔案管理網(wǎng)絡體系，形成自上而下的良好聯(lián)動機制，做到檔案形成部門前端把控收集、檔案部門后期審核歸檔的高

9、效流程，確保檔案收集完整。進一步增強對特殊載體檔案的收集意識，注重對紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案（錄音、錄像、照片、電子、實物等）實行同步收集，并定期檢查已歸檔電子、音像檔案的讀取、處理設備，系統(tǒng)更新等情況，確保其有效性。（2）推進檔案工作規(guī)范化管理進程嚴格按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，完善檔案工作管理體制，明確檔案人員崗位職責，強化責任落實，進一步提升檔案工作規(guī)范化管理水平。各單位檔案部門和檔案人員要做好收集、整理、歸檔、移交、保管、借閱、統(tǒng)計、宣傳等各項基礎業(yè)務工作，并結(jié)合實際完善規(guī)章制度體系，確保各重要業(yè)務環(huán)節(jié)有章可循，引導依法依規(guī)規(guī)范管檔用檔，努力提高檔案工作的整體管理水平。（3）筑牢安全防線

10、，強化檔案保管保護牢固樹立檔案安全觀，圍繞檔案工作“收、管、存、用”四個環(huán)節(jié)，持之以恒抓好檔案實體安全和信息安全。全面落實檔案安全責任制，完善檔案安全應急處置協(xié)調(diào)機制。定期檢查檔案保管環(huán)境及電器、消防、監(jiān)控設施設備，采取有效措施防控風險。抓好檔案保密工作，確保涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體的安全保密。嚴格執(zhí)行檔案外包加工相關(guān)規(guī)定，加強檔案數(shù)字化、檔案利用全過程監(jiān)控。（4）提高檔案信息化水平，深化檔案資源開發(fā)參照國家檔案局數(shù)字檔案室建設指南有關(guān)標準，以“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”為管理目標，努力以信息化推動檔案現(xiàn)代化，全方位提升服務水平。結(jié)合各單位實際，統(tǒng)籌推進檔案管理軟件部署、檔案數(shù)據(jù)庫建設、檔案數(shù)字化加工工作的開展，以便捷的檔案信息資源服務助推水利事業(yè)發(fā)展。（5）加大投