會議服務(wù)與管理

1、電子教案模版配色（1,通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠： 1.擬定會議方案 2. 撰寫會議通知 3.做好會議前的籌備工作 4.做好會議期間的組織服務(wù)工作 5. 做好會議結(jié)束的落實工作,學(xué)習(xí)目標(biāo),第四章 會議組織與服務(wù),第一節(jié)會議概述 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作 第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)操作 第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)操作,主要內(nèi)容,第四章 會議組織與服務(wù),第四章 會議組織與服務(wù),引入案例,在某企業(yè)召開的年度表彰大會上,頒獎儀式正在進(jìn)行.盛裝的禮儀小姐 在熱烈的樂曲聲中依次出場,手捧獎品交給在主席臺就座的領(lǐng)導(dǎo)同志 準(zhǔn)備頒獎.不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上， 把應(yīng)交給前面的一個領(lǐng)導(dǎo)的獎品，

2、卻遞給了下一個位置的領(lǐng)導(dǎo)而排 在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚惶失措，逃回后臺 手上沒有獎品的領(lǐng)導(dǎo)左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品， 此時上臺領(lǐng)獎的人又已登臺由于少了一位頒獎人，領(lǐng)獎 的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺 此時，主席臺上一片混亂,電子教案模版配色（1,第一節(jié)會議概述,會議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為 主要方式的、有組織有計劃的商議活動,第四章 會議組織與服務(wù),一、會議的涵義,有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標(biāo)、具體議題；有明確的時間、地點；有主持人和參加人員,主要條件,第四章 會議組織與服務(wù),第一節(jié)會議概述,二、會議的作用,積極作用,集思廣益，科學(xué)決

3、策,發(fā)揚民主，宣傳教育,傳達(dá)信息，開拓思路,協(xié)調(diào)矛盾，推動工作,第四章 會議組織與服務(wù),第一節(jié)會議概述,討論,你參加過什么樣的會議？你是否喜歡這樣的會議？ 為什么,第四章 會議組織與服務(wù),第一節(jié)會議概述,二、會議的作用,消極作用,時間、精力的浪費,經(jīng)濟(jì)方面的浪費,信息的重復(fù)、浪費,滋長不正之風(fēng),第四章 會議組織與服務(wù),第一節(jié)會議概述,三、會議活動的基本要素,電子教案模版配色（1,1）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。 （2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。 （3）其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、

4、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議活動的基本要素,會議人員,電子教案模版配色（1,第四章 會議組織與服務(wù),會議名稱,三、會議活動的基本要素,會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等,例：“深圳開發(fā)科技股份有限公司第九次（2000年度）股東大會”則顯示了單位、時間、屆次、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對象,會議的議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。 會議議題的主要作用是： 準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)會議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)。 引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言,第四章 會議組織與服務(wù),三、

5、會議活動的基本要素,會議議題,思考：1.會議主題與會議議題有什么區(qū)別？ 2.制定會議議題時要考慮哪些因素,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議活動的基本要素,會議議題,議題盡可能集中,不宜過多,把握好每個議題的時間,從實際出發(fā),電子教案模版配色（1,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議活動的基本要素,會議時間,會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面,會議地點,是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素,會議方式,實現(xiàn)會議目標(biāo)而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等,會議結(jié)果,電子教案模版配色（1,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議

6、的種類,按會議人數(shù)的多少分為,小型會議,中型會議,大型會議,特大型會議,電子教案模版配色（1,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議的種類,按參會人員的職級分為,股東大會,董事會,管理人員會議,職工大會,部門會議,電子教案模版配色（1,第四章 會議組織與服務(wù),股份有限公司,公司分為：有限責(zé)任公司和股份有限公司,股東大會,董事會,經(jīng)理,監(jiān) 事 會,執(zhí)行部門,股東大會由股東組成，是 公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)；董事會 是股東大會的執(zhí)行機(jī)構(gòu)， 成員為5-19人；經(jīng)理由董事 會聘任或解聘；監(jiān)事會由 股東代表和公司職工代表 組成，成員不得少于3人,會議籌備工作框架圖請見教材第65頁,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章

7、會議組織與服務(wù),小知識,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),一、擬定會議計劃,確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素,成立會務(wù)工作小組,一般可分為會務(wù)組、秘書組、接待組、宣傳組、 財務(wù)組、保衛(wèi)組,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),各會務(wù)工作組的分工 會務(wù)組：負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。 秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會議方案，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要、簡報等工作。 接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作,小知識,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),各會務(wù)工作組的分工 宣傳組：負(fù)責(zé)會議的

8、錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。 財務(wù)組：負(fù)責(zé)會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。 保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作,小知識,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),制定會議預(yù)算,會議經(jīng)費的構(gòu)成,1）交通費用（2）會議室費用（3）住宿費用（4）餐飲費用（5）旅游費用 （6）培訓(xùn)費、演講費）（7）其他,會議經(jīng)費的籌措,1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會者分擔(dān)個人費用 （4）社會贊助 （5）轉(zhuǎn)讓會徽等無形資產(chǎn)使用權(quán),第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),會議經(jīng)費預(yù)算的原則 （1）科學(xué)合理。要根據(jù)實際需要科學(xué)合理地分配各項預(yù)算

9、開支。 （2）總量控制。所有的支出都應(yīng)控制在總量范圍之內(nèi)。 （3）確保重點。在實行總量控制的前提下或當(dāng)經(jīng)費不足時，要確保重點，把有限的經(jīng)費確實用在刀口上。 （4）精打細(xì)算。對會議的每一項支出都要嚴(yán)格審核，在做到科學(xué)合理的同時，盡可能節(jié)省經(jīng)費。 （5）留有余地。由于會議活動的過程可能會產(chǎn)生一些事先無法預(yù)料的情況，需要臨時支出一些經(jīng)費，因此，在預(yù)算時要適當(dāng)留有余地,小提醒,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),二、擬定會議議程、日程、程序,會議議程,會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程 序化，即將會議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排,會議日程,會議日程是把一天

10、中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細(xì)化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),二、擬定會議議程、日程、程序,會議程序,會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細(xì)的 活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動， 一般只制定會議程序,思考：會議議程與會議日程有何不同？ 安排會議議程應(yīng)注意哪些問題,第四章 會議組織與服務(wù),英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊會議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、選拔等問題。秘書丁倩在編制議程表前，先請總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出議題

11、，再詢問各主管方面有無要拿到會上討論的事情，并提請主管上司定奪，然后將要討論的問題排出順序。在設(shè)計具體的議程表時，丁倩將需在會上討論的議題編排了一下，便打印交給了上司，上司認(rèn)為這份議程表有問題，需重新做,案例分析,第四章 會議組織與服務(wù),案例分析,英豪公司銷售團(tuán)隊會議議程表 公司銷售團(tuán)隊會議將在5月5日星期一上午10：00在公司總部的三號會議室舉行。 銷售二部經(jīng)理的人選。 東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。 上次會議記錄。 銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。 下季度銷售目標(biāo)。 公司銷售人員的招聘和重組,第四章 會議組織與服務(wù),案例分析,分組討論：1. 這份議程表有什么問題? 2. 請重新設(shè)計議程表，并以備

12、忘錄的形式發(fā)給上司。 3. 請總結(jié)出設(shè)計議程表時應(yīng)注意的事項,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),二、擬定會議議程、日程、程序,會議議程注意事項,按照議題的輕重緩急編排處理的先后次序,將每一個議題所需的大致時間列出來,將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起,保密性強(qiáng)或者只要部分人參加的議題放在最后,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),二、擬定會議議程、日程、程序,安排會議生活,主要包括預(yù)定交通工具，安排食宿，聯(lián)系與安排參觀、訪問活動，確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員。秘書必須提前預(yù)定，會前確認(rèn)，掌握各聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式，以便隨時聯(lián)系。如會議期間，日程臨時變動，秘書要及時作好會議生活

13、的協(xié)調(diào)工作,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),三、制發(fā)會議通知,會議通知的種類與方式,口頭通知和書面通知,預(yù)備性通知和正式通知,會議通知、邀請函、請柬、海報、公告,一次會議可用不同種類的通知,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),微型案例,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),三、制發(fā)會議通知,會議通知的內(nèi)容,標(biāo) 題,機(jī)關(guān)名稱+會議名稱+通知”（用于正式的，重要的） “會議通知”（用于事務(wù)性或例行性會議,通知對象,可特指、可泛指，也可寫個人姓名,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),三、制發(fā)會議通知,會議通知的內(nèi)容,正 文,會

14、議的目的、名稱、主題；會議的時間（包括開始時間、報 到時間、結(jié)束時間）、會議的地點、參加對象、其他事項,落款與日期,主辦單位的全稱，發(fā)出通知的日期,回執(zhí)單,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),常用回執(zhí)格式 1表格式回執(zhí),小知識,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),常用回執(zhí)格式 2簽收式回執(zhí),小知識,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),三、制發(fā)會議通知,會議通知的發(fā)出,在擬定完會議通知后，應(yīng)及時發(fā)出會議通知，讓與會者做好充分的準(zhǔn)備,第四章 會議組織與服務(wù),工作實訓(xùn),初萌： 我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會，請你列出發(fā)送會議通知應(yīng)注意的問題

15、，并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。 謝謝。 行政經(jīng)理蘇 明 年 月 日,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),四、準(zhǔn)備會議材料與物品的內(nèi)容,需準(zhǔn)備的會議材料,來賓資料,會議手冊、宣傳材料、會議須知、議程、會議通知等,會務(wù)資料,會議使用文件、會議程序文件、會議主題文件,溝通資料,來賓登記表、住宿登記表、會務(wù)組成員通訊錄,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),四、準(zhǔn)備會議材料與物品的內(nèi)容,需準(zhǔn)備的用品,必備用品和設(shè)備,設(shè)備包括：燈光、音響、空調(diào)、錄音、電腦、投影、攝像 用品包括：水杯、信封、簽字筆、回形針、筆記本等,特殊用品,如選舉箱、證書、旗幟、鮮花等,第二節(jié)會議籌備

16、階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),五、制發(fā)會議證件,會議證件的作用與種類,會議證件的作用,表明會議期間各種人員的身份，便于接待和管理；便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流；憑證出入會場，保證會議安全；便于統(tǒng)計出席人數(shù),會議證件的種類,根據(jù)會議規(guī)模、重要程度、保密程度而定,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),五、制發(fā)會議證件,會議證件的內(nèi)容,會議名稱（全稱）、 會徽、姓名、照片、 證件種類，即標(biāo)明“出席證”、“列席證” 、 證件編號、會議日期,樣式與制作,注意控制成本,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),五、制發(fā)會議證件,證件設(shè)計注意事項,注意控制成本,要

17、有會議名稱、與會者姓名、單位； 應(yīng)區(qū)分代表、列席旁聽、記者、工作人員的身份； 重要大型會議注意要有照片和鋼?。?證件設(shè)計格調(diào)要與會議氣氛相適應(yīng)； 涉外會議要用兩種文字，中文在上，外文在下,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),五、制發(fā)會議證件,桌簽及坐簽,桌簽標(biāo)明桌號和就座人身份；坐簽標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽,制作會場指示牌,會場路線指示牌,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置,相 對 式,主席臺與代表采取上下面對面的形式，從而突出主席臺的地位，但容易給發(fā)言人造成壓力。 適合大中型的報告會、總結(jié)表彰大會,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與

18、服務(wù),六、會場布置,全 圍 式,會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍在一起，體現(xiàn)平等和互相尊重的精神，會場氛圍好。 適合小型座談會或協(xié)商性的會議,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置,半 圍 式,介于相對式和全圍式之間，既突出了主席臺的地位，又增加融洽的氣氛。 適合于中小型工作會議,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置,分 散 式,將會場分成若干個中心，與會者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座，領(lǐng)導(dǎo)人就座的為主桌，適合召開聯(lián)歡會、茶話會等活動,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置座位安排,橫 排 法,把每個代表團(tuán)、小組、

19、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準(zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次,先排正式代表，后排列席代表,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置座位安排,豎 排 法,按照既定的次序把對參會的每個代表團(tuán)、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列,職務(wù)高者排在前，低者排在后,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置座位安排,左右排列法,把每個參會的代表團(tuán)、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴(kuò)展排列座次,先左后右,第二節(jié)會議籌備階段的

20、會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置座位安排,座次標(biāo)識方法,主席臺或會議桌上擺放名簽（注意順序,出席證上注明座次（某排某號,印制座次圖表,入場時，應(yīng)有工作人員做引導(dǎo),第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置環(huán)境布置,主席臺的裝飾,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置環(huán)境布置,有會標(biāo)、臺布、花卉； 有座位簽、話筒； 如若有講臺，注意講臺的布置（方向、高度）； 揭幕架放在主席臺的左側(cè)，先用絨布罩住,主席臺的裝飾,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置環(huán)境布置,依職務(wù)的高低安排，高者居中，先左后右 會議主持

21、人應(yīng)在前排的邊上就座 每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽,1,3,2,5,4,主 席 臺,代表席,主席臺的裝飾,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置環(huán)境布置,會場背景的裝飾,第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作,第四章 會議組織與服務(wù),六、會場布置環(huán)境布置,色調(diào)的選擇,色彩搭配要與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào),如表彰大會、慶典等可用紅色， 學(xué)術(shù)報告可用藍(lán)色背景,花卉的布置,花卉的布置會對人的情緒產(chǎn)生一定的影響，要懂花語,會場的氣味,微型案例,第二節(jié) 協(xié)調(diào)工作概述,第三章 秘書的溝通與協(xié)調(diào),俗氣”與“素雅” a公司與b公司在深圳香格里拉酒店舉行合作簽約儀式，酒店服務(wù)人員按酒店例行規(guī)定，在主席臺擺

22、放了以紅色為主的色彩絢麗的幾盆鮮花，a公司公關(guān)部秘書王小姐提前來檢查會場的布置，她覺得這幾盆顏色鮮艷的鮮花有些俗氣，就讓服務(wù)人員換了幾盆素雅的鮮花，擺上后，辦公室主任認(rèn)為此花與會場的氣氛不配，只好請服務(wù)員將原來的鮮花擺上,實踐訓(xùn)練,第三章 秘書的溝通與協(xié)調(diào),我院要在下周一召開科學(xué)實踐觀第一階段總結(jié)大會，要求全院教職工全部參加，屆時院領(lǐng)導(dǎo)也全部出席，要求分小組模擬會議的準(zhǔn)備情況。 具體要求：1.撰寫會議通知; 2.布置會場(用圖表示): 3.設(shè)計座位表(包括主席臺的座次); 4.介紹會場的布置及需準(zhǔn)備或檢查的事項,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作框架圖

23、,會議簽到與引導(dǎo),組織會議進(jìn)行,做好生活服務(wù),接站、報到、簽到、資料發(fā)放、情況咨詢,設(shè)備監(jiān)控、會議紀(jì)錄、新聞報道、會間服務(wù),訂購車票、餐飲服務(wù)、旅游項目,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),思考,如果某個大型會議要求你做好在機(jī)場的接站工作，你應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備？接站時應(yīng)注意什么,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),一、會議報到與引導(dǎo)工作,會議接站,確定迎接規(guī)格,做好接站準(zhǔn)備,豎立接待標(biāo)志,掌握抵達(dá)情況,介紹賓主雙方,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),一、會議報到與引導(dǎo)工作,會議報到,安排住宿,報到方式,分發(fā)材料（紀(jì)念品,確定報到者身份,報到是

24、掌握與會人員準(zhǔn)確到會情況的重要一環(huán),可以親自報到，也可由代表報到,開具收據(jù),第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),一、會議報到與引導(dǎo)工作,會議簽到,簽 到 本,簽到表的格式,準(zhǔn)確統(tǒng)計到會實際人數(shù)或簽名留做紀(jì)念,提前準(zhǔn)備好簽到本、簽字筆,信息詳細(xì)，包括姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、簽名等,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),一、會議報到與引導(dǎo)工作,簽到的要求,認(rèn)真準(zhǔn)備好必備的資料，有彈性。 做好人員分工，如簽到與發(fā)放資料由不同的人負(fù)責(zé)。 及時匯報與會人數(shù)，特別是超出預(yù)計人數(shù)時。 注意簽到時的禮儀,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),一、會議報到與

25、引導(dǎo)工作,會議引導(dǎo),統(tǒng)一著裝，提前熟悉會場及周邊生活情況； 有掌握多種語言的能力，善溝通； 配帶統(tǒng)一會務(wù)服務(wù)人員的標(biāo)志； 保持會場安靜，并在開會時做好會間服務(wù),第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,檢查會場準(zhǔn)備情況,會場桌椅是否充足、會標(biāo)、花卉是否到位； 主席臺座簽是否擺好，名字再次核對； 會場座位圖是否準(zhǔn)確； 茶、水杯是否到位,會場布置情況,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),不協(xié)調(diào)的煙灰缸 某日，一位深受愛戴的老領(lǐng)導(dǎo)不幸逝世，在治喪委員會的會議上，氣氛非常莊嚴(yán)肅穆。忽然間，一位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)覺會場中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會場氣氛一時間非

26、常尷尬。這位領(lǐng)導(dǎo)十分的不快，會后，批評了秘書辦事不利。秘書覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年慶功時新買的。為了一次會議就買一套新的，未免也太浪費了。于是，在下一次采購煙灰缸的時候，這位秘書選擇了無色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩,微型案例,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,檢查會場準(zhǔn)備情況,基本設(shè)備如：麥克風(fēng)、音箱、手提電腦、投影儀； 其他設(shè)備：攝像機(jī)、錄音筆、照像機(jī)等,會場設(shè)備情況,會場的安全保衛(wèi)與保密工作,保持會場秩序、關(guān)注場內(nèi)設(shè)備使用情況、注意保密工作,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組

27、織會議進(jìn)行的工作,會議交通服務(wù),籌齊會議用車,提前做好路線說明,對駕駛?cè)藛T管理,意外事故應(yīng)急處理,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,會議記錄,會議記錄的要求,記錄頭+記錄主體+審閱簽名 記錄頭：會議名稱、時間、地點、出席人、缺席人、主持人、記錄人； 記錄主體：出席人員的發(fā)言（要求：準(zhǔn)確、客觀、清楚、有條理） 會議的決議； 審閱簽名：通常是主持人和記錄人的手寫簽名，以備案,標(biāo)題：會議名稱+文種 或 文種,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,會議記錄,會議記錄的要求,速度快，速記法，速錄法； 真實性，必須是與會人

28、員的真實發(fā)言，不能附加任何個人感 情色彩； 可使用錄音、錄像等輔助手段； 會議記錄有重點,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,會議紀(jì)要,會議紀(jì)要的格式,是根據(jù)會議的主旨，用準(zhǔn)確而精煉的語言綜合記述其要點書面材料。 作用：對上可以匯報工作，對下可以指導(dǎo)工作，對平級可以互通信息,主要包括：標(biāo)題、正文、主送單位、抄送單位； 會議概況：會議時間、地點、主持人、與會人員、基本議程； 會議的精神和議定事項：主體部分，議定事項、措施等,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),會議記錄與會議紀(jì)要有什么區(qū)別呢,性質(zhì)不同，會議記錄是實錄，會議紀(jì)要只記要點；

29、功能不同：會議記錄一般不公開，只做資料保存，會議紀(jì)要要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行； 并不是所有的會議都會形成會議紀(jì)要,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,會議紀(jì)要的要求,內(nèi)容的紀(jì)實性：如實地反映會議內(nèi)容，不能脫離會議搞再創(chuàng)作； 表達(dá)的要點性：撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳； 稱謂的特殊性：會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),為期兩周的職工代表大會結(jié)束后，秘書鐘苗馬上著手進(jìn)行會議紀(jì)要的撰寫工作。第二天即下發(fā)到公司各

30、部門，并要求各部門將會議精神傳達(dá)到每一位員工。沒幾天，公司上下議論紛紛，對其中涉及自身利益的條文感到非常不滿意。意見很快反映到領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)把鐘苗叫去問情況，鐘秘書一臉無辜。 請問：鐘秘書的做法是否妥當(dāng)？發(fā)放會議紀(jì)要的正確的程序是什么,案例分析,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,會議紀(jì)要的工作程序,完善會議記錄,編寫會議紀(jì)要,確定印發(fā)范圍,接收者確認(rèn),領(lǐng)導(dǎo)簽字,打印成文,歸檔保存,印刷、分發(fā),第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,會議簡報,是會議的交流性和指導(dǎo)性文件，要求及時、準(zhǔn)確編寫。具備“快、新、 實、短”

31、的特點,新聞報道,根據(jù)會議的性質(zhì)與目的，如果需要將會議的內(nèi)容或精神宣傳出去，秘書 在會前就應(yīng)與新聞媒體記者聯(lián)系好，邀請他們到會報道，及時地將會議 的精神宣傳出去,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,接待新聞媒體原則,會議新聞要實事求是，達(dá)到宣傳會議精神的目的； 掌握會議住處的保密度，做到內(nèi)外有別； 報道中重要觀點要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核； 對待媒體要主動積極； 收集外界對會議報道的信息，為會議效果的評價提供參考,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),二、組織會議進(jìn)行的工作,接待新聞媒體工作內(nèi)容,由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后向媒體發(fā)送；

32、會議召開期間，邀請記者采訪，發(fā)布消息； 會議結(jié)束后，召開記者發(fā)布會，由會議領(lǐng)導(dǎo)直接介紹會議情 況，并親自回答記者提出的問題,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議期間的生活服務(wù)工作,制作通訊錄,會務(wù)人員根據(jù)會議簽到表制作通訊錄，向與會人員確認(rèn)后，復(fù)印發(fā)給與 會代表,拍攝集體照,注意：將會標(biāo)作為背景，拍照的人員排序，照片應(yīng)按時發(fā)給與會者留念,娛樂活動或旅游,注意：妥善組織,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議期間的生活服務(wù)工作,餐飲服務(wù),根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制訂預(yù)算； 搭配合理：早餐要營養(yǎng)，午餐要方便，晚餐要豐盛； 有宗教信仰的要特殊訂餐； 注意餐廳的選擇

33、、菜式的搭配,第三節(jié)會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作,第四章 會議組織與服務(wù),三、會議期間的生活服務(wù)工作,宴會的程序,迎 賓,入 場,宣布開始,介紹來賓,致 辭,祝 酒,送 別,散 宴,第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,會議進(jìn)行階段的會務(wù)工作框架圖,送別會議代表,會場的善后工作,整理會議文件,發(fā)放回程車票、結(jié)清會議費用、安排車輛送站,結(jié)算會議開支、歸還所借物品、清理會場,整理會議記錄、會議文件分類、立卷、歸檔,會務(wù)總結(jié)與反饋,社會反響、會議精神落實與反饋,第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,一、送別會議代表,結(jié)清會議費用,結(jié)算會務(wù)費，并提供相關(guān)發(fā)票，協(xié)助酒店辦好退房

34、手續(xù),安排人員送站,安排合適的車輛送行,二、會場的善后工作,內(nèi)部會議,外部會議,第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,二、會場的善后工作,內(nèi)部會議,整理好會議室，收齊相關(guān)的文件材料； 檢查關(guān)閉會議室的設(shè)備電源，清理會議室環(huán)境； 將需保密的文件做好回收工作； 整理好會議記錄； 做好會議的文件存檔工作,第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,二、會場的善后工作,外部會議,拿走通知牌和方向標(biāo)志，歸還租借的場地； 清理會場內(nèi)其他物品； 關(guān)閉會場所用設(shè)備； 檢查會場是否有遺漏的物品； 歸還所借物品； 結(jié)算會議開支費用,第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,三

35、、整理會議文件,清理文件（收、存、帶、銷）； 整理會議記錄（存檔）； 形成大會決議、簡報或紀(jì)要； 寫總結(jié)向上匯報會議情況； 收全會議材料，匯編會議文件，并分類、 立卷、歸檔,第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作,會議預(yù)案所制定的各項會務(wù)工作是否準(zhǔn)確到位； 會務(wù)工作機(jī)構(gòu)之間以及部門之間協(xié)調(diào)狀況； 每個會務(wù)工作人員工作完成質(zhì)量； 會后應(yīng)進(jìn)行書面總結(jié),會務(wù)工作總結(jié),第四章 會議組織與服務(wù),第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作,四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作,會議決定事項的傳達(dá)（準(zhǔn)確、及時、到位）； 會議決定事項的催辦與登記制度； 會議決定事項的反饋,會后的信息反饋

36、,本章小結(jié),第四章 會議組織與服務(wù),訓(xùn)練一： 1實訓(xùn)目標(biāo) 通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握會場布置。 2實訓(xùn)內(nèi)容 訓(xùn)練任務(wù)一：2006年1月17日，上海宏達(dá)有限公司在其公司的大禮堂，舉行2005年年度總結(jié)暨表彰大會，辦公室主任安排你布置會場。 訓(xùn)練任務(wù)二：xx電動自行車有限公司是一家全國知名的電動車專業(yè)生產(chǎn)單位，產(chǎn)品質(zhì)量深受行內(nèi)專家和消費者的好評。為爭當(dāng)行業(yè)內(nèi)的領(lǐng)頭羊，公司設(shè)計了一批符合市場需求和環(huán)保要求的電動車。為此，公司準(zhǔn)備召開全國客戶洽談會暨產(chǎn)品發(fā)布會。請問，你如何布置會場？ 3.實訓(xùn)要求 （1）以小組為單位，分別完成以上兩項任務(wù)； （2）操作中需要使用的物品，要求學(xué)生課前準(zhǔn)備或制作。如制作擺放在主席臺的名牌。有些物品比較難準(zhǔn)備：如麥克風(fēng)，可以用紙制作成道具而代替。 （3）完成后，由一名成員向全班同學(xué)，講解會場的布置及布置的原因,實踐訓(xùn)練,第四章 會議組織與服務(wù),訓(xùn)練二： 1實訓(xùn)目標(biāo) 通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的寫作。 2實訓(xùn)內(nèi)容 金秋十月，你校要舉行第六屆秋季運動會，請你為校長寫一份在運動會開幕式上的講話。 3實訓(xùn)要求