會(huì)議組織規(guī)程

1、會(huì)議組織規(guī)程第一條 會(huì)議進(jìn)行期間，為使工作人員認(rèn)真做好會(huì)議服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者掌握會(huì)議信息，對(duì)會(huì)議實(shí)施有效指揮和控制，特制定本規(guī)程。第二條簽到1、 為及時(shí)了解與會(huì)人員的出席情況，會(huì)議開始時(shí)要做好簽到工作。2、 根據(jù)會(huì)議規(guī)模與形式分別采用不同的簽到方法，一般有以下幾種方法：（ 1）簿式簽到一些小型會(huì)議可采用簿式簽到。與會(huì)人員在會(huì)議工作人員預(yù)先準(zhǔn)備好的簽到簿上按要求搸名、職務(wù)、所代表的單位等，與會(huì)人員逐項(xiàng)填寫，不得遺漏。（ 2）證卡簽到一些大中型會(huì)議可采用證卡簽到方法。 會(huì)議工作人員將印好的簽證卡事先發(fā)給每位與會(huì)人員，簽證卡上一般印有會(huì)議的名稱、日期、座次號(hào)、編號(hào)等，與會(huì)人員在簽證卡上寫好自己的姓

2、名，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，將簽證卡交給會(huì)議工作人員，表示到會(huì)。（ 3）會(huì)議工作人員代為簽到對(duì)于一些小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議可請(qǐng)會(huì)議工作人員代為簽到。定好參加本次會(huì)議的花名冊(cè)，開會(huì)時(shí)，來人就在該人名單后畫上記號(hào)，假人員也要用規(guī)定的記號(hào)表示。會(huì)議工作人員事先制表示到會(huì)。 缺席和請(qǐng)（ 4）座次表簽到方法會(huì)議工作人員按照會(huì)議模型， 事先制定好座次表， 座次表上每個(gè)座位按要求填上與會(huì)人員姓名和座位號(hào)碼。參加會(huì)議的人員到會(huì)時(shí)，就在座次表上消號(hào)，表示出席。（ 5）電腦簽到一些大型會(huì)議， 尤其是國(guó)際性會(huì)議， 可采用電腦簽到方法。 會(huì)議工作人員事先要通過電腦制作簽到卡， 然后發(fā)給每位與會(huì)者。 與會(huì)人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)， 只要

3、把特制的卡片放到簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就將與會(huì)人員的姓名、號(hào)碼傳到中心，與會(huì)者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘內(nèi)辦完，然后將簽到卡退還本人。第三條接待會(huì)議工作人員要彬彬有禮、熱情周到地進(jìn)行接待服務(wù)，讓與會(huì)者有一種賓至如歸的感覺。第四條會(huì)議記錄1、 工作人員要明確會(huì)議記錄的重要性， 了解會(huì)議記錄是會(huì)議情況最原始、 最全面、最真實(shí)的反映，是會(huì)議內(nèi)容和過程的重要憑證；2、 工作人員要認(rèn)真做好會(huì)議記錄工作， 對(duì)于重要會(huì)議的講話、發(fā)言， 有時(shí)還要進(jìn)行錄音、錄像，以便會(huì)后整理、印發(fā)與存檔；3、 詳細(xì)記錄要求有言必錄，不但要記錄要點(diǎn)，而且要按照原話的方式記錄下論述要點(diǎn)的材料和證據(jù)。做詳細(xì)記錄要求速度快，記錄者要精力集中，思想

4、不能分散，為了快速、準(zhǔn)確和全面、 詳細(xì)記錄，可采用速記符號(hào)或借助錄音機(jī)，會(huì)后再進(jìn)行整理，原始記錄和錄音磁帶做原始資料保存；4、 會(huì)議記錄人員不僅要有認(rèn)真、 負(fù)責(zé)的態(tài)度， 而且要有一定的秘書工作的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際訓(xùn)練。第五條編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是反映會(huì)議進(jìn)程、 動(dòng)態(tài)，向與會(huì)者通報(bào)會(huì)議情況的文字形式。 工作人員在會(huì)議進(jìn)行中編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)了解會(huì)議、會(huì)貌和進(jìn)程，便于與會(huì)者之間交流經(jīng)驗(yàn)、溝通信息。第六條會(huì)間調(diào)度工作人員要及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)行的情況和與會(huì)者的意見、建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者履行會(huì)議議程和任務(wù)。在特殊或意外情況下應(yīng)沉著冷靜、靈活應(yīng)變，做好臨時(shí)調(diào)度工作，以確保會(huì)議順利進(jìn)行。第七條組織選舉工作如果

5、會(huì)議中有選舉的議題，工作人員還要做好選舉的組織工作。第八條安排會(huì)間生活會(huì)間生活安排包括安排好住宿、 伙食、交通和業(yè)余文化生活、 參觀訪問等事宜，為與會(huì)者提供優(yōu)良的生活服務(wù)。第九條清理會(huì)議文件會(huì)議過程中形成的大量文件材料， 在會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)回收、 整理或立卷歸檔， 確保文件的安全和保密。第十條離會(huì)與送別根據(jù)預(yù)先登記的返程日期和交通工具，工作人員要做好購(gòu)、送車、踏上歸程等工作。對(duì)于個(gè)別需要暫留者則要做好安排食宿等事宜。船票， 送與會(huì)者及時(shí)第十一條撰寫會(huì)議紀(jì)要重要會(huì)議結(jié)束后， 工作人員要撰寫會(huì)議紀(jì)要。 即通過對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、 組合和概括，準(zhǔn)確反映會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，以便與會(huì)者共同遵守、執(zhí)行。第十二條會(huì)議總