會議組織規(guī)程

1、會議組織規(guī)程第一條 會議進行期間，為使工作人員認真做好會議服務工作，協(xié)助領導者掌握會議信息，對會議實施有效指揮和控制，特制定本規(guī)程。第二條簽到1、 為及時了解與會人員的出席情況，會議開始時要做好簽到工作。2、 根據(jù)會議規(guī)模與形式分別采用不同的簽到方法，一般有以下幾種方法：（ 1）簿式簽到一些小型會議可采用簿式簽到。與會人員在會議工作人員預先準備好的簽到簿上按要求搸名、職務、所代表的單位等，與會人員逐項填寫，不得遺漏。（ 2）證卡簽到一些大中型會議可采用證卡簽到方法。 會議工作人員將印好的簽證卡事先發(fā)給每位與會人員，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓

2、名，進入會場時，將簽證卡交給會議工作人員，表示到會。（ 3）會議工作人員代為簽到對于一些小型會議和一些常規(guī)性會議可請會議工作人員代為簽到。定好參加本次會議的花名冊，開會時，來人就在該人名單后畫上記號，假人員也要用規(guī)定的記號表示。會議工作人員事先制表示到會。 缺席和請（ 4）座次表簽到方法會議工作人員按照會議模型， 事先制定好座次表， 座次表上每個座位按要求填上與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。（ 5）電腦簽到一些大型會議， 尤其是國際性會議， 可采用電腦簽到方法。 會議工作人員事先要通過電腦制作簽到卡， 然后發(fā)給每位與會者。 與會人員在進入會場時， 只要

3、把特制的卡片放到簽到機內(nèi)，簽到機就將與會人員的姓名、號碼傳到中心，與會者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘內(nèi)辦完，然后將簽到卡退還本人。第三條接待會議工作人員要彬彬有禮、熱情周到地進行接待服務，讓與會者有一種賓至如歸的感覺。第四條會議記錄1、 工作人員要明確會議記錄的重要性， 了解會議記錄是會議情況最原始、 最全面、最真實的反映，是會議內(nèi)容和過程的重要憑證；2、 工作人員要認真做好會議記錄工作， 對于重要會議的講話、發(fā)言， 有時還要進行錄音、錄像，以便會后整理、印發(fā)與存檔；3、 詳細記錄要求有言必錄，不但要記錄要點，而且要按照原話的方式記錄下論述要點的材料和證據(jù)。做詳細記錄要求速度快，記錄者要精力集中，思想

4、不能分散，為了快速、準確和全面、 詳細記錄，可采用速記符號或借助錄音機，會后再進行整理，原始記錄和錄音磁帶做原始資料保存；4、 會議記錄人員不僅要有認真、 負責的態(tài)度， 而且要有一定的秘書工作的專業(yè)知識和實際訓練。第五條編寫會議簡報會議簡報是反映會議進程、 動態(tài)，向與會者通報會議情況的文字形式。 工作人員在會議進行中編寫會議簡報，便于領導者及時了解會議、會貌和進程，便于與會者之間交流經(jīng)驗、溝通信息。第六條會間調(diào)度工作人員要及時掌握會議進行的情況和與會者的意見、建議，協(xié)助領導者履行會議議程和任務。在特殊或意外情況下應沉著冷靜、靈活應變，做好臨時調(diào)度工作，以確保會議順利進行。第七條組織選舉工作如果

5、會議中有選舉的議題，工作人員還要做好選舉的組織工作。第八條安排會間生活會間生活安排包括安排好住宿、 伙食、交通和業(yè)余文化生活、 參觀訪問等事宜，為與會者提供優(yōu)良的生活服務。第九條清理會議文件會議過程中形成的大量文件材料， 在會議結束時要及時回收、 整理或立卷歸檔， 確保文件的安全和保密。第十條離會與送別根據(jù)預先登記的返程日期和交通工具，工作人員要做好購、送車、踏上歸程等工作。對于個別需要暫留者則要做好安排食宿等事宜。船票， 送與會者及時第十一條撰寫會議紀要重要會議結束后， 工作人員要撰寫會議紀要。 即通過對會議記錄進行整理、 組合和概括，準確反映會議精神和議定事項，以便與會者共同遵守、執(zhí)行。第十二條會議總