第五章機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)實例.ppt

1、第5章 機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)實例,5.1 辦公系統(tǒng)分析與設(shè)計 5.2 辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計 實踐題,5.1 辦公系統(tǒng)分析與設(shè)計,5.1.1 系統(tǒng)任務(wù) 本系統(tǒng)是根據(jù)北京聯(lián)合大學實際辦公情況，對校長辦公室各部門的工作需求進行分析而設(shè)立的。校長辦公室主要有五個部門，它們是主任辦公室、文秘辦公室、接待人員辦公室、檔案辦公室和收發(fā)文印人員辦公室?，F(xiàn)分別介紹這五個部門的職能。,主任辦公室：負責起草學校行政綜合性文件；協(xié)助校長組織安排校長辦公會議程；審定每周召開的各種行政會議；及時批閱、處理上級發(fā)給學校的各種行政文件；參與學校重要的討論、制定工作。,文秘辦公室：起草文件，審核公文；進行專題調(diào)查，撰寫調(diào)查報告

2、，撰寫校領(lǐng)導講話稿；負責學校年鑒大事記以及北京聯(lián)合大學簡報的編寫；負責學校每周活動日程的安排；為校領(lǐng)導安排用車；負責收文的拆封、登記、傳閱以及對文件的催、查辦工作；管理校長信箱工作，處理群眾來信來訪；負責學校行政發(fā)文的編號、登記、上報和發(fā)放工作；收集校辦各個環(huán)節(jié)形成的材料，并立卷、歸檔，定期移交檔案辦公室。,接待人員辦公室：負責組織安排接待上級領(lǐng)導機關(guān)、外單位來校檢查、參觀訪問的食、住、行等事宜；負責全校性大型會議的協(xié)調(diào)組織工作；負責接待室和會議室的使用、管理工作；負責學校工作餐的安排和管理；編印校友通訊錄；負責日常的校友接待工作，處理校友的來信來訪。,檔案辦公室：及時認真地做好各門類檔案文件

3、和材料的收集、整理、分類、編目、鑒定、統(tǒng)計和保管利用工作；把會議記錄按不同的會議類別歸檔，所有會議記錄應由專人負責立卷歸檔；行政文件的歸檔；有計劃地編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。,收發(fā)文印人員辦公室：負責報刊、信件、公函、電報、掛號信、匯款單等投送工作，急件要隨到隨發(fā)；打印學校行政紅頭文件；打印校辦交辦的有關(guān)材料。 根據(jù)上述部門的任務(wù)和職能，機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)具體分六個子系統(tǒng)，它們是：文件處理子系統(tǒng)、信息發(fā)布子系統(tǒng)、?？芾碜酉到y(tǒng)、會議管理子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)和電子郵件子系統(tǒng)，如圖5-1所示。本章主要對文件處理子系統(tǒng)做較詳細的講述。,圖5-1 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)模

4、塊圖,5.1.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖 1. 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng) 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖5-2所示。 2機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第一層 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第一層如圖5-3所示。,圖5-2 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖,圖5-3 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第一層,3. 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第二層(主任辦公室P1) 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第二層如圖5-4所示。 4機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第三層(P1.1文件審批) 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第三層如圖5-5所示。,圖5-4 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第二層,圖5-5 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第三層,5. 機關(guān)辦公管理信息系統(tǒng)第四層 1) 公文辦理子系統(tǒng)P1.1.1(主

5、任辦公室) 公文辦理子系統(tǒng)如圖5-6所示。 2) 內(nèi)部辦文子系統(tǒng)P1.1.2(主任辦公室) 內(nèi)部辦文子系統(tǒng)如圖5-7所示。 3) 檔案管理子系統(tǒng)P1.1.3(主任辦公室) 檔案管理子系統(tǒng)如圖5-8所示。,圖5-6 公文辦理子系統(tǒng),圖5-7 內(nèi)部辦文子系統(tǒng),圖5-8 檔案管理子系統(tǒng),5.1.3 數(shù)據(jù)字典 1. 數(shù)據(jù)流卡片 2. 數(shù)據(jù)存儲卡片 3. 數(shù)據(jù)處理功能卡片 4. 外部實體條目 5. 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)卡片 6. 數(shù)據(jù)元素卡片,5.1.4 標號說明 P1：主任辦公室； P1.1：文件審批； P1.2：日常工作處理； P1.1.1：公文辦理子系統(tǒng)(主任辦公室)； P1.1.2：內(nèi)部辦文字系統(tǒng)(主任辦公

6、室)； P1.1.3：檔案管理子系統(tǒng)(主任辦公室)； P1.1.1.1：草擬公文(主任辦公室)； P1.1.1.2：填寫意見(主任辦公室)； P1.1.1.3：填寫備注(主任辦公室)；,P1.1.1.4：完成公文(主任辦公室)； P1.1.1.5：填寫主題詞(主任辦公室)； P1.1.1.6：提交審批(主任辦公室)； P1.1.2.1：草擬文檔(主任辦公室)； P1.1.2.2：填寫意見(主任辦公室)； P1.1.2.3：填寫備注(主任辦公室)； P1.1.2.4：提交(主任辦公室)； P1.1.2.5：完成文檔(主任辦公室)； P1.1.3.1：文件標題(主任辦公室)； P1.1.3.2：辦

7、理人(主任辦公室)； P1.1.3.3：辦理時間(主任辦公室)；,P1.1.3.4：備注(主任辦公室)； P1.1.3.5：領(lǐng)導審批意見(主任辦公室)； P1.1.3.6：主題詞(主任辦公室)； P1.1.3.7：領(lǐng)導人簽字(主任辦公室)； P1.1.3.8：形成檔案文件(主任辦公室)； P2：文秘辦公室； P3：接待辦公室； P4：收發(fā)文印室； P5：檔案辦公室。,5.2 辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計,5.2.1 頁面數(shù)據(jù)庫設(shè)計 頁面數(shù)據(jù)庫的作用是連接功能模塊數(shù)據(jù)庫，此數(shù)據(jù)庫共包括7個頁面：主頁面、文件處理頁面、校刊管理頁面、信息發(fā)布頁面、會議管理頁面、檔案管理頁面和電子郵件頁面。,1. 主頁面設(shè)計

8、主頁面如圖5-9所示。 主頁面的作用：點擊相應的圖標就會進入到下一個頁面。 主頁面的設(shè)計：在頁面中插圖的圖標都是缺省圖標，每個圖標使用公式語言和下一個頁面相連。公式語言如下：,圖5- 9 主頁面,文件處理圖標Command(OpenPage;gongwen) 信息發(fā)布圖標Command(OpenPage;信息服務(wù)) ?？芾韴D標server:=Subset(DbName;1); dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1);); dbname:=dbpath+?？芾?nsf; Command(FileOpenDatabase;server:dbname) 會議管理圖標

9、server:=Subset(DbName;1); dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1);); dbname:=dbpath+管理會議.nsf; Command(FileOpenDatabase;server:dbname),2. 文件處理頁面設(shè)計 文件處理頁面如圖5-10所示。 文件處理頁面的作用：點擊“公文處理”圖標進入公文處理子系統(tǒng)；點擊“內(nèi)部辦文”圖標進入內(nèi)部辦文子系統(tǒng)；點擊“退出系統(tǒng)”圖標就會退出這個頁面，并返回到主頁面。 文件處理頁面的設(shè)計：頁面中相應的圖標也采用的是缺省圖標，相應的公式如下：,圖5-10 文件處理頁面,公文處理圖標server:=S

10、ubset(DbName;1); dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1);); dbname:=dbpath+公文.nsf; Command(FileOpenDatabase;server:dbname) 內(nèi)部辦文圖標server:=Subset(DbName;1); dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1);); dbname:=dbpath+辦文.nsf; Command(FileOpenDatabase;server:dbname) 退出系統(tǒng)圖標Command(FileCloseWindow),3. 信息發(fā)布頁面設(shè)計 信息發(fā)布頁面

11、如圖5-11所示。 信息發(fā)布頁面的作用：這個頁面和兩個數(shù)據(jù)庫相連，一個是BBS討論區(qū)數(shù)據(jù)庫，一個是發(fā)布通知數(shù)據(jù)庫。點擊相應的按鈕可以進入到相應的數(shù)據(jù)庫中。 信息發(fā)布頁面的設(shè)計：頁面中的圖標同樣是采用缺省的方式，相應的公式語言如下：,頁面數(shù)據(jù)庫內(nèi)包含一個幀結(jié)構(gòu)集，在相應幀結(jié)構(gòu)集的設(shè)計屬性中設(shè)計數(shù)據(jù)庫的啟動屬性。其主要目的是：打開頁面數(shù)據(jù)庫的同時，打開該幀結(jié)構(gòu)集。幀結(jié)構(gòu)集和主頁面相連。主頁面的幀結(jié)構(gòu)集如圖5-12所示。,5.2.2 公文處理數(shù)據(jù)庫設(shè)計 1公文處理數(shù)據(jù)庫中表單的設(shè)計 公文處理數(shù)據(jù)庫中的主要表單有：辦理單、回復起草人表單、選擇閱辦人表單、催辦單、發(fā)送表單、流傳記錄表單、備注表單、刪除表

12、單和意見表單。其具體設(shè)計過程如下： 1) 辦理單設(shè)計 辦理單主要是針對北京聯(lián)合大學閱辦文件批示單制作的。在這個表單中，插入了一個子表單“批示單”。辦理單如圖5-13所示。,在“批示單”子表單中有一些輔助域，它們是為文件傳送服務(wù)的。子表單中的域值如圖5-14所示。,“批示單”子表單中大多數(shù)域的屬性為文本可編輯域，也有一些是作者域和讀者域。例如： “設(shè)置作者”域中使用了公式語言Name(CN;UserName)，使系統(tǒng)自動查找用戶名為文檔作者?！霸O(shè)置讀者”域的域?qū)傩詾樽x者可計算域。其公式語言為 If(ifsent=0;Name(CN;UserName);assistant)；,在子表單里還包含一個

13、計算型的文本，它主要顯示文件起草者的名稱和公文在傳遞過程中所處的狀態(tài)。其公式語言為 If(bg_state=批閱完畢; bg_state;Name(CN;writer)+bg_state+If(type=pad;+topic+) 辦理單中還包括一些指定域，如圖5-15所示。下面將對這些指定域作具體介紹。,主題詞域：可編輯的文本域，用戶可以在域里填寫相應的文字。 備注域：可編輯的文本域，用戶可以在域里填寫關(guān)于辦文的備注。 部門域：組和框可編輯域，顯示值為“校長辦公室”和“教導處”。 起草人域：姓名可編輯域，使用公式語言為Name(CN;UserName)，其顯示當前用戶名稱。,日期域：時期/日期

14、可編輯域，顯示當天的日期，也可編輯日期。 事由域：可編輯的文本域，用戶可以在域里填寫相應的文字。 擬辦意見域：可編輯的文本域，用戶可以在域里填寫相應的文字。 領(lǐng)導批示域：可編輯的文本域，編輯者以上權(quán)限的人可以在域里填寫相應的文字。,2) 回復起草人表單 這個表單主要顯示回復起草人的對話框，里面插入了布局，并在布局區(qū)域中創(chuàng)建了文本、域和一個計算型的文本，如圖5-16所示。,文本是“回復意見”；域是advice1，是一個文本型的可編輯域。 計算型的文本顯示在表框的最上面，它主要顯示文件起草者的名稱和公文在傳遞過程中所處的狀態(tài)。用公式語言描述為 If(bg_state=批閱完畢; bg_state;

15、Name(CN;writer)+bg_state+If(type=pad;+topic+),3) 選擇閱辦人表單 通過用戶指定批閱人所在的部門和批閱人的職務(wù)，可以選擇出批閱人。這個表單也是通過創(chuàng)建一個布局做的，布局里包含了靜態(tài)的文本、圖片、按鈕和域，如圖5-17所示。,靜態(tài)文本：就是在布局中顯示的文字。 圖片：“1、2、3”是3個添加進來的圖片。 全選按鈕：可以選中所有部門和所有職務(wù)。當用戶不知道所要發(fā)送人的部門和職務(wù)時，可以選擇該按鈕。公式語言為 servername:=Subset(DbName;1);,dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1);); dbnam

16、e:=dbpath+xtsz.nsf; SetField(depart;all); SetField(department;DbColumn( : ; servername:dbname;unit; ); Command( RefreshHideFormulas ) 查詢按鈕：當用戶選擇發(fā)送人所在的部門和職務(wù)后，點擊“查詢”按鈕就可以查找到相應的人的名字。這里用的是LotusScript語言編寫的程序，如圖5-18所示。,重置按鈕：允許用戶重新選擇發(fā)送人所在的部門和職務(wù)，重新進行查詢，如圖5-19所示。,4) 催辦單 催辦單中插入了一個子表單，里面包含了靜態(tài)文本、表格和域，如圖5-20所示。,

17、靜態(tài)文本：圖5-20顯示的文字就是靜態(tài)文本。 表格：在子表單中創(chuàng)建了一個4行2列的表格。左列主要顯示靜態(tài)文本，右列顯示相應的域。 域：cuibantiaoti 文本型的可編輯域。顯示的是催辦單的標題內(nèi)容。 Doclinkparent 文本型的顯示的計算域。 Ndays 文本型的可編輯域，域的初始值是3天。 Replymessage 文本型的可編輯域，顯示答復信息。,5) 發(fā)送表單 發(fā)送表單是一個確定是否發(fā)送的對話框，里面包含布局。在布局中有嵌入文本，如圖5-21所示。 “發(fā)送請按確定”和“不發(fā)送請取消”都是在布局中插入的文本。“取消”和“確定”按鈕是在編程中顯示出來的。,6) 流傳記錄表單 流

18、傳記錄表單是一個輔助表單，它顯示文件在傳送過程中一些信息，有當前狀態(tài)、當前人員、傳送的人員和傳送文檔的id號。表單里包含表格、文本和域。表格的左側(cè)顯示的都是文本，右邊對應了4個文本型可編輯的域，如圖5-22所示。,7) 備注表單 備注表單顯示的是輸入備注的對話框，用戶可以在對話框中填入文字。備注表單同樣是由布局構(gòu)成的，包括文本和域。“請輸入備注”是文本，域是文本型的可編輯域，如圖5-23所示。 8) 刪除表單 刪除表單與發(fā)送表單的性質(zhì)相同，是當用戶選擇相應操作時彈出的對話框，如圖5-24所示。 9) 意見表單 意見表單和備注表單相似，如圖5-25所示。,2公文處理數(shù)據(jù)庫中視圖的設(shè)計 1) 公文

19、處理視圖設(shè)計 公文處理視圖設(shè)計如圖5-26所示，其各項設(shè)置描述如下。 視圖選擇公式：SELECT(Form = 辦理單) | (Form = banli) Drafter)； 起草時間：選擇簡單操作“創(chuàng)建時間”； 圖標：選擇公式語言為If(bg_state=草擬;115;bg_state=批閱;116;117)； 當前狀態(tài)：定義“批閱完畢”； 圖標：顯示值為1的圖標； 主題詞：選擇“zhutici”域。,4) 流轉(zhuǎn)視圖設(shè)計 流轉(zhuǎn)視圖設(shè)計如圖5-29所示，其各項設(shè)置描述如下。 視圖選擇：選擇簡易式“選擇流程記錄的表單”。 視圖中“列”的設(shè)計包含5列：id、時間、姓名、文檔、傳遞給。 id：選擇“

20、id”域； 時間：選擇簡單功能“創(chuàng)建時間”； 姓名：選擇公式person； 文檔：選擇“state”域； 傳遞給：選擇“postto”域。,5) 已回復的公文視圖設(shè)計 已回復的公文視圖設(shè)計如圖5-30所示，其各項設(shè)置描述如下。 視圖選擇公式：SELECT ( (Form = 辦理單) | (Form = banli) | (form=flow )|(form=流程記錄)|(form=selectreader) Drafter)； 起草時間：選擇簡單操作“創(chuàng)建時間”； 圖標：顯示值為15的圖標； 當前狀態(tài)：選擇公式語言為If(replyme=已回復;person+replyme;replyme)

21、； 圖標：顯示值為9的圖標； 主題詞：選擇“zhutici”域。,6) 回收站視圖設(shè)計 回收站視圖設(shè)計如圖5-31所示，其各項設(shè)置描述如下。 視圖選擇公式：SELECT (form=banli|form=flow)&del=1選擇的是“辦理單”和“流程紀錄”表單，并且顯示“del”域的值等于“1”的所有文檔。 視圖中“列”的設(shè)計包含6列：圖標、刪除時間、刪除人、起草人、值為5的圖標和主題詞。,圖標：顯示值為20的圖標； 刪除時間：選擇“deltime”域； 刪除人：選擇“delperson”域； 起草人：選擇“draptperson”域； 圖標：顯示值為5的圖標； 主題詞：選擇“zhutici

22、”域。,7) 按草擬部門視圖設(shè)計 按草擬部門視圖設(shè)計如圖5-32所示，其各項設(shè)置描述如下。 視圖選擇公式：SELECT (Form = 辦理單) | (Form = banli) &del=0選擇的是“辦理單”和“流程記錄”表單，并且顯示“del”域的值等于“1”的所有文檔。 視圖中“列”的設(shè)計包含3列：起草部門、起草人和起草時間。 起草部門：選擇“bumen”域； 起草人：選擇“qicao”域； 起草時間：選擇“riqi”域。,3公文處理數(shù)據(jù)庫中的大綱和幀結(jié)構(gòu)集設(shè)計 公文處理數(shù)據(jù)庫中的first幀結(jié)構(gòu)集如圖5-33所示。 公文處理數(shù)據(jù)庫中的outline大綱如圖5-34所示。 outline

23、大綱包含7個項目：新建公文、等待批閱的公文、公文流程、已回復的公文、完成公文、按草擬部門和回收站。,(1) 新建公文：和公文處理視圖相連，如圖5-35所示。 (2) 等待批閱的公文：和待辦人分類視圖連接，如圖5-36所示。 (3) 公文流程：和流轉(zhuǎn)視圖相連，如圖5-37所示。 (4) 已回復的公文：和已回復的公文視圖相連，如圖5-38所示。,(5) 完成公文：和所有公文視圖連接，如圖5-39所示。 (6) 按草擬部門：和按草擬部門視圖相連，如圖5-40所示。 (7) 回收站：和回收站視圖相連，如圖5-41所示。,圖5-36 outline大綱等待批閱的公文項,實 踐 題,應用辦公自動化系統(tǒng)分析

24、與設(shè)計方法，對企業(yè)信息交流管理程序模塊進行分析，建立系統(tǒng)邏輯模型和物理模型；應用Lotus Domino/Notes技術(shù)進行文檔數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，并實現(xiàn)相關(guān)的處理要求。其信息交流管理程序如下：,1 目的 保證環(huán)境管理信息交流工作及時、暢通，更好地促進各部門、各管理層之間的溝通和協(xié)作及相關(guān)方信息的有效處理。 2 范圍 適用于公司內(nèi)各部門之間以及公司與外部相關(guān)方之間的信息交流。,3 職責 3.1 各部門職責 各部門負責環(huán)境信息的收集與傳遞及批復信息的實施。 3.2 供應部職責 供應部負責與分供方進行信息交流與反饋。 3.3 公司辦公室職責 公司辦公室負責與工程承包方進行信息交流與反饋。 3.4 研究發(fā)

25、展部職責 研究發(fā)展部負責與行業(yè)標準協(xié)會進行信息交流與反饋。,3.5 經(jīng)營辦公室職責 經(jīng)營辦公室負責與顧客進行信息交流與反饋。 3.6 管理中心職責 管理中心負責信息的處理與反饋，并對批復信息的實施情況進行驗證。,4 程序 內(nèi)、外部信息交流方式按信息交流圖進行，由各部門環(huán)境內(nèi)審員組織執(zhí)行。 4.1 環(huán)境信息內(nèi)容 4.1.1 內(nèi)部環(huán)境信息內(nèi)容 (1) 環(huán)境因素的識別與更新。 (2) 重要環(huán)境因素，包括對重要環(huán)境因素的控制情況、與重要環(huán)境因素相關(guān)的運行與活動的控制情況。 (3) 環(huán)境法律、法規(guī)及遵守情況。 (4) 環(huán)境目標、指標、方案及完成情況、效果。,(5) 內(nèi)審、管理評審、外部審核信息。 (6) 監(jiān)測、測量結(jié)果，不符合與糾正情況。 (7) 應急準備與響應。 (8) 環(huán)境培訓情況。 (9) 員工關(guān)于環(huán)保方面的建議。 (10) 總經(jīng)理、管理者代表有關(guān)環(huán)境管理工作的指示、決定、要求等。 (11) 各部門間、環(huán)境管理工作崗位間的日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報