文件和檔案管理制度

1、文件和檔案管理制度、目的為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作， 維護文件檔案的完整和安全，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，服務(wù) 公司生產(chǎn)發(fā)展，特制定本制度。、范圍本制度適用于公司各類安全文件和記錄的管理。、職責公司檔案室統(tǒng)一負責公司檔案管理工作。公司配備專職的檔案管理員；各 二級單位應(yīng)配備相應(yīng)的專兼職檔案管理員，收集整理本單位應(yīng)歸檔的各類檔案 資料；公司各部門指定兼職檔案人員，負責本部門形成的文件材料立卷和歸 檔，并定期向公司檔案部門移交保管；各項目部所形成的檔案待項目竣工驗收 后統(tǒng)一交到公司檔案室保管。、管理要求基本要求文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理

2、。一項工作由幾個部門參與辦理的在工作中形成的文件材料，由主辦部門或 人員收集交行政部備案。公司檔案文件材料工作實行二級管理，一級管理是指公司檔案室的統(tǒng)籌管 理，二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以 及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。歸檔范圍重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議 記錄等。本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表 及簡報：本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司的大事記

3、及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查 考利用價值的文件資料。在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交檔案室。部 門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。檔案保管公司行政辦公室設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量設(shè)置 存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法編制分類目錄，根據(jù)需要編 制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符

4、，帳物相符。檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī) 律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整 理、剔除。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人 員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。檔案借閱檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo) 批準不得借閱。借閱檔案資料須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地 方，不得攜帶外出。需要借出檔案的須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。借閱檔案必須履行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員 催還。需要長期借出的須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。借出檔案時應(yīng)在借出的檔案位置上放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借 閱單位或借閱人，以便查閱和催還。借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆 封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則追究當事人責任。借出檔案材料因保管不慎丟失時要及時