公司文件(資料)管理制

1、文件管理制度第1章 總則第1條 目的。通XX公司內(nèi)部文件控制流程進行管理,使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學、規(guī)范、高效,以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件,提高工作效率。第2條 適用范圍。本制度中的“文件”XX公司日常運營過程中產(chǎn)生或所需的文件資XX公司業(yè)務往來公文XX公司對內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標準與規(guī)范、作業(yè)指導書等。XX公司各類文件的性質(zhì)進行縱向?qū)蛹墑澐?可分為下列五級文件。具體如下表所示XX公司內(nèi)部文件各層級內(nèi)容范疇文件等級文件內(nèi)容一級文件公司章程、基本法、質(zhì)量手冊等體系文XX公司營運資質(zhì)證照等二級文件公司核心的業(yè)務流程和管理流程等三級文件公司日常工作流程和制度四級文件各

2、部門、車間內(nèi)部文件五級文件各類記錄第3條 管理職責劃分。(1)各級主管副總主要負責所轄職責范圍內(nèi)的文件進行審核、批準工作,其中,總經(jīng)理(或管理者代表)還承擔XX公司各類體系文件進行定期評審的職責。(2)總經(jīng)理辦公室主要XX公司一級文件的組織編制、審核,以及二級文件的會審組織工作。(3)綜合管理部負責本制度的編制、解釋與修訂工作,并由其行政專員XX公司營運、資質(zhì)類文件資料的保管；其中,綜合管理部下轄體系文件管理室,并由其文控員專職XX公司各類體系文件的統(tǒng)一編號、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。(4)各職能部門負責對各歸口職能和分管業(yè)務線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。第2章XX公司內(nèi)部文件編碼細則第

3、4條XX公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個部分組成。(1)第一部XX公司代號,代碼為。(2)第二部分:層級分類代碼,代碼分別為1、2、3、4、5。(3)第三部分:大類代碼,代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產(chǎn)制造類XX市(市場營銷類)、研(研發(fā)類)、其(其它類)等。(4)第四部分:小類分類代碼,代碼分別為目標(目標計劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(總務后勤類)、保衛(wèi)(保衛(wèi)類)、生產(chǎn)(生產(chǎn)類)、質(zhì)管(質(zhì)管類)、項管(項目管理類)、產(chǎn)研(產(chǎn)品研發(fā)類)、其(其它類)等。(5)第五部分:文件流水號,代碼為001999。第5條XX公司內(nèi)部各級文件編碼示例如下(以綜合管理部文件為例)。(1

4、)一級文件:1001。(2)二級文件:2綜001。(3)三級文件:3綜行政001。(4)四級文件:4綜行政001。(5)五級文件:5綜行政001001。第3章XX公司各級文件編制、審核、審批規(guī)定第6條XX公司一級文件XX公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進行編制。一級文件編制完成后,需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后,XX公司總經(jīng)理審批。第7條XX公司二級文件,由各業(yè)務歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級文件編制完成后,由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進行會審。經(jīng)會審后,二級文件需交總經(jīng)理審批。第8條XX公司三級文件,若其覆蓋范圍超過2個(含2個)職能部門,其編制工作由各歸口管理職能部門組織,并交主管

5、副總審核后,交總經(jīng)理審批。具體分工如下。(1)目標類、計劃類三級文件由總經(jīng)理辦公室負責組織編制,交分管運營副總審核。(2)人事、行政、總務類三級文件由綜合管理部負責組織編制,交分管行政副總審核。(3)財務類三級文件由財務部負責組織編制,交分管的財務副總審核。(4)生產(chǎn)制造類三級文件由生產(chǎn)部組織編制,交分管的生產(chǎn)副總(或廠長)審核。(XX市場營銷類三級文件由營銷部及相關(guān)部門組織編制,交分管的營銷副總審核。(6)供應類三級文件由采購部及相關(guān)部門組織編制,交分管的運營副總審核。第9條XX公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示XX公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定表文件類別覆蓋范圍編制主

6、管部門審批人員部門發(fā)文分管業(yè)務線的專業(yè)性文件,如設備部的設備操作保養(yǎng)卡及各類機械圖紙、技術(shù)部的工藝作業(yè)指導書、生產(chǎn)部的各工序生產(chǎn)作業(yè)指導書等歸口職能部門分管各部門的主管副總部門、車間內(nèi)部文件僅限于本部門、本車間,此類文件的內(nèi)容應保XX公司各項流程和制度不相沖突各部門、各車間內(nèi)安排部分管副總各類記錄參與質(zhì)量體系文件中的記錄控制程序第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外,XX公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后,必須交綜合管理部或體系文件管理室進行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復性與沖突性的二次審核。二次審核合格后,各文件編制部門方可送交相關(guān)批準人批準。第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定第11條 XX公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管

7、理部制定分發(fā)號,加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復印件必須注明不同的分發(fā)號,以便追溯。第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發(fā)放管理工作,其它內(nèi)部文件的發(fā)放由綜合管理部行政專員負責實施。第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分,文件發(fā)放主要兩種情況:大批發(fā)放與零星發(fā)放。(1)大批發(fā)放時,應建XX公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表,并報各文件歸口職能部門的分管副總審批。(2)零星發(fā)放時,應建XX公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表。第14條 文件領用人應XX公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表XX公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表上簽名后,方可領取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標識的文件。第15條 領用部門領到文

8、件后,應及時建立收文登記表。第16條 文件發(fā)放完畢后,綜合管理部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存,并更XX公司內(nèi)部文件清單。第5章XX公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定第17條 文件使用部門應及時向相關(guān)人員進行文件內(nèi)容宣貫、培訓,將文件放置在適當?shù)奈恢?場所),確保相關(guān)人員能夠及時、正確地使用文件。第18條 當出現(xiàn)以下情況時,使用部門可填寫文件領用、借閱申請表,申請更換或增發(fā)。(1)文件破損嚴重影響使用時。(2)根據(jù)使用需要須新增、改版時。(3)文件丟失需重新領用時。第19條 文件領用、借閱申請表需經(jīng)綜合管理部審批后方可實施更換或增發(fā)。更改或重新領用時,使用原文件分發(fā)號；增

9、發(fā)時,應按原分發(fā)號順序新增一個分發(fā)號。第20條XX公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。(1)當XX公司或個人需借閱文件時,應填寫文件領用、借閱申請表,經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室批準后,行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù),并負責催討。(2)借閱時最長時間不得超過半個月。(XX公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時,應經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室審批和登記后,方可辦理借閱手續(xù)。借閱時,行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。第6章XX公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評審規(guī)定第21條XX公司內(nèi)部文件在使用時若遇到下列情形之一的,應進行修改。(XX公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標準、國家標準、地方標準和法規(guī)及行業(yè)標準相

10、沖突時。(2)文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。(3)文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強時。(4)有更合適、更先進的或更具可操作性的產(chǎn)品標準、操作方法、管理手段時。第22條 文件修改程序規(guī)定如下。(XX公司一級文件修改或其它各級文件大批修改XX公司應專門成立文件修改小組進行運作,修改完后的審核、批準、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。(2)文件需要更改時,由文件編制部門填寫文件變更審批表并附具體修改內(nèi)容,交文件原審核人審核、原批準人批準后方可進行文件更改。(3)文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按文件變更審批表負責組織實施。更改可采取劃(改)或換頁等方式,同時

11、要做好修改狀態(tài)標識的更改,在修改處加蓋“更改”章,更改應覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式,應將原未更改的頁面回收。第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。(1)當文件改版或修改時,會產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區(qū)分工作。(2)作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫作廢文件審批表交部門主管批準后方可處理,將作廢文件保留一份,并另加蓋“作廢存留”標識,歸檔保存一年備查,其他的進行銷毀。第24條 文件評審規(guī)定如下。(1)綜合管理部經(jīng)理應定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評審工作。(2)文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結(jié)合,評審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性,確定文件修改清單和文件新增清單,以持續(xù)改進文件的可操作性和科學性。第7章 附則第25條 本制度由綜合管理部編制,解釋權(quán)歸綜合管理部所有。第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后,自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。一、文件目錄清單文件標