Access教學(xué)課件：第五章 報表

1、第5章 報表,5.1 認(rèn)識報表 5.2 創(chuàng)建報表 5.3 報表設(shè)計,第5章,5.4 創(chuàng)建其他報表 本章小結(jié) 思考與練習(xí),在Access中，數(shù)據(jù)庫的打印格式設(shè)計通過報表對象來實(shí)現(xiàn)，使用報表對象，只要通過可視化的直觀操作就可快速地完成實(shí)用、美觀的報表設(shè)計。知識結(jié)構(gòu)導(dǎo)航圖如圖5-1所示。,5.1 認(rèn)識報表,報表的操作對象可以是表、查詢或SQL語句，其他信息則存儲在報表的設(shè)計中。 報表的主要作用是比較和匯總數(shù)據(jù)，可以將大量數(shù)據(jù)進(jìn)行比較和匯總，并最終生成數(shù)據(jù)的打印報表。,5.1.1 報表的類型,1.縱欄式報表 縱欄式報表以縱列方式顯示同一記錄中的多個字段，每行顯示一個字段（如圖5-2所示）?？v欄式報表中

2、可以同時顯示多條記錄，還可以顯示匯總數(shù)據(jù)和圖形。 2.表格式報表 表格式報表以表格形式打印輸出數(shù)據(jù)，一般每行顯示一條記錄，每列顯示一個字段（如圖5-3所示），表格式報表可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組匯總，是報表中較常用的類型。,5.1.1 報表的類型,圖5-2 縱欄式報表,圖5-3 表格式報表,5.1.1 報表的類型,3.圖表報表 圖表報表是以圖表方式顯示的數(shù)據(jù)報表類型（如圖5-4所示），它的優(yōu)點(diǎn)是可以直觀地描述數(shù)據(jù)。,5.1.1 報表的類型,4.標(biāo)簽報表 標(biāo)簽報表是一種特殊形式的報表，可以在一頁中建立多個大小、樣式一致的卡片，主要用于打印產(chǎn)品價格、書簽、名片、信封、邀請函等簡短信息。圖5-5就是學(xué)生表的

3、標(biāo)簽報表。,5.1.2 報表的視圖,Access的報表操作提供了三種視圖：“設(shè)計”視圖、“打印預(yù)覽”視圖和“版面預(yù)覽”視圖。 在報表窗口下，單擊Access主窗口工具欄上的“視圖”按鈕（如圖5-6所示）可以在三種視圖中進(jìn)行切換。,圖5-6 “視圖”按鈕,5.1.3 報表的組成,報表一般由報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳五部分組成，每一部分稱為一個節(jié)。如果在報表中設(shè)計了分組，則在報表結(jié)構(gòu)中增加組頁眉和組頁腳。,圖5-7 報表的組成,5.1.3 報表的組成,所有報表都必須有主體節(jié)，其他節(jié)可以根據(jù)需要來選擇添加或刪除。 通過放置控件和字段，用戶可以確定每個節(jié)中信息的顯示位置，同一信息放在

4、不同的節(jié)中的效果是不同的。,5.2 創(chuàng)建報表,5.2.1 自動創(chuàng)建報表,【例5-1】用自動創(chuàng)建報表的方法創(chuàng)建“表格式教師報表”，效果如圖5-3所示。 操作步驟如下： （1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”標(biāo)簽。 （2）單擊“新建”按鈕，打開“新建報表”對話框，如圖5-8所示。 （3）在“新建報表”對話框中選取“自動創(chuàng)建報表：表格式”，在“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢：”下拉列表框中，選擇“教師”表，如圖5-8所示。,5.2.1 自動創(chuàng)建報表,圖5-8 “新建報表”對話框,5.2.1 自動創(chuàng)建報表,（4）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出如圖5-3所示的報表視圖。此時處于“打印預(yù)覽”視圖狀態(tài)。 從圖5

5、-8的“新建報表”對話框可以看出，自動創(chuàng)建報表可以自動創(chuàng)建縱欄式報表或表格式報表。,5.2.2 使用報表向?qū)?chuàng)建報表,在數(shù)據(jù)量較多、布局要求較高的情況下，使用“報表向?qū)А笨梢苑浅：唵蔚貏?chuàng)建常用的報表，從而節(jié)省了在設(shè)計視圖中繁復(fù)枯燥的手工設(shè)定工作。 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，“報表向?qū)А睂⑻崾居脩暨x擇記錄源、字段、版面以及所需格式，根據(jù)用戶的選擇來創(chuàng)建報表。,5.2.1 自動創(chuàng)建報表,【例5-2】用報表向?qū)?chuàng)建“學(xué)生課程成績報表”，輸出信息包括：學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、課程名稱、成績和每個學(xué)生成績平均值匯總項(xiàng)。,5.3 報表設(shè)計,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,1.報表控件的使用 在報表

6、的設(shè)計視圖（如圖5-7所示）中，各節(jié)內(nèi)放置了各種控件，如“報表頁眉”中用來顯示“學(xué)生基本信息”標(biāo)題的就是一個標(biāo)簽控件。這些控件的操作方法與窗體中的控件操作方法是一樣的。,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,1.報表控件的使用 若需要修改報表中的控件，先選中需要調(diào)整的控件，按Shift鍵的同時可以選擇多個控件，當(dāng)鼠標(biāo)形狀為箭頭時，可以對控件的大小進(jìn)行調(diào)整；當(dāng)鼠標(biāo)形狀為手掌時，可以同時對多個所選控件進(jìn)行操作；當(dāng)鼠標(biāo)顯示為握著的手時，可以對一個控件進(jìn)行操作。,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,2.設(shè)置報表背景 設(shè)置報表背景圖片的操作如下： （1）在報表的設(shè)計視圖下，右擊報表標(biāo)題欄，在彈出的快捷菜單中選

7、擇“屬性”菜單項(xiàng)，將彈出如圖5-16所示的“報表”屬性窗口； （2）單擊“報表”屬性窗口中的“格式”標(biāo)簽，通過“圖片”屬性可以設(shè)置報表的背景圖片。 “圖片”屬性后面列出了對背景圖片進(jìn)一步設(shè)置的相關(guān)屬性。,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,圖5-16“報表”屬性窗口,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,3.設(shè)置節(jié) 在報表設(shè)計視圖中對節(jié)的操作包括添加或刪除節(jié)、改變節(jié)的大小和顏色等。 在Access主窗口菜單欄中，選擇“視圖”菜單下的“報表頁眉/頁腳”或“頁面頁眉/頁腳”命令，可以添加或刪除相應(yīng)的節(jié)，頁眉和頁腳只能作為一組對象同時添加或刪除，刪除頁眉和頁腳將同時刪除其中的控件。 報表中節(jié)的高度和寬度可

8、以通過鼠標(biāo)拖動和在屬性窗口中分別設(shè)置“高度”和“寬度”屬性兩種方法來改變。,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,報表中所有節(jié)的寬度是一樣的，改變某個節(jié)的寬度將改變整個報表的寬度。 通過節(jié)屬性窗口中的“背景色”屬性可以設(shè)置節(jié)的顏色，不同節(jié)可以設(shè)置不同的顏色。,圖5-17 “節(jié)：頁面頁眉”屬性窗口,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,4.添加日期和時間 在報表中添加日期和時間可以通過菜單命令和添加文本框兩種方法來實(shí)現(xiàn)。其中，菜單操作只能在報表頁眉中添加日期和時間，文本框操作可以在任意節(jié)中添加日期和時間。 5.添加頁碼和分頁符 （1）在設(shè)計視圖下，單擊“插入”“頁碼”菜單命令，打開“頁碼”對話框，如圖5

9、-20所示； （2）在“頁碼”對話框中可以設(shè)置頁碼格式、位置和對齊方式；,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,（3）單擊“確定”按鈕完成添加頁碼。 在報表打印輸出時，默認(rèn)情況下，一頁打印完之后會自動換頁打印。如果需要在某一頁未打印滿時將后面內(nèi)容放到下一頁打印，可以在該處添加分頁符。,圖5-20 “頁碼”對話框,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,6.添加線條和矩形 線條和矩形都是工具箱中的控件，可以根據(jù)需要在節(jié)中添加線條控件或矩形控件，通過屬性對話框可以設(shè)置線條的樣式、粗細(xì)，矩形的邊框樣式等。 7.自動套用報表格式 Access中提供了6種預(yù)定義報表格式，分別是“大膽”、“正式”、“淡灰”、“緊湊

10、”、“組織”和“隨意”。,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,在報表設(shè)計視圖下，通過執(zhí)行“格式”“自動套用格式”菜單命令，或單擊“報表設(shè)計”工具欄的“自動套用格式”按鈕，均可以打開“自動套用格式”對話框來設(shè)置報表格式（如圖5-21所示）。 “自動套用格式”對話框中列出6種預(yù)定義報表格式供用戶選擇，如果需要對選中的報表格式進(jìn)行進(jìn)一步的設(shè)置，可以單擊“選項(xiàng)”按鈕展開“應(yīng)用屬性”區(qū)域，該區(qū)域顯示“字體”、“顏色”、“邊框”三個復(fù)選框，用戶可以勾選其中需要更改的屬性。,5.3.1 設(shè)計報表的布局和外觀,圖5-21 “自動套用格式”對話框,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,【例5-3】在設(shè)計視圖中自行

11、設(shè)計如圖5-22所示的“學(xué)生成績”報表，每頁右下角顯示總頁數(shù)和當(dāng)前頁碼。 操作步驟如下： （1）建立名為“學(xué)生成績查詢”的查詢，查詢的SQL語句如下： SELECT 學(xué)生.學(xué)號, 學(xué)生.姓名, 課程.課程名稱, 成績.成績, 課程.學(xué)期 FROM 學(xué)生, 課程, 成績 WHERE 學(xué)生.學(xué)號 = 成績.學(xué)號 and 課程.課程編號 = 成績.課程編號;,（2）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”標(biāo)簽，然后雙擊“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建報表”，創(chuàng)建一個空白的報表。 （3）雙擊“報表選擇器”打開報表屬性對話框，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，設(shè)置“記錄源”屬性為“學(xué)生成績查詢”，如圖5-23所示。 （4）將“學(xué)生成績查詢

12、”窗口中的5個字段拖到報表設(shè)計視圖的主體節(jié)中，在主體節(jié)中出現(xiàn)5個文本框，同時產(chǎn)生5個附加的標(biāo)簽控件，刪除標(biāo)簽控件；設(shè)置5個文本框控件的“字號”屬性為“11”；調(diào)整各文本框控件的位置，效果如圖5-24所示。,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,圖5-24 “頁面頁眉”和“主體”效果圖,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,（5）在頁面頁眉節(jié)中添加與主體節(jié)文本框控件相應(yīng)的標(biāo)簽控件，設(shè)置標(biāo)簽控件的“字體名稱”屬性為“楷體_GB2312”，“字號”屬性為“12”；調(diào)整好各標(biāo)簽控件的位置； 然后在控件下方添加一個線條控件，設(shè)置線條的“邊框?qū)挾取睂傩詾椤?磅”，效果

13、如圖5-24所示。 （6）單擊“視圖”“報表頁眉頁腳”菜單命令，在報表中添加“報表頁眉”節(jié)和“報表頁腳”節(jié)。,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,圖5-22 例5-3打印預(yù)覽效果 圖5-23 “報表”屬性對話框,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,（7）在報表頁眉節(jié)中添加一個標(biāo)簽控件，設(shè)置標(biāo)簽控件的“標(biāo)題”屬性為“學(xué)生成績表”，“字體名稱”屬性為“黑體”，“字號”屬性為“20”； 再添加一個文本框控件，設(shè)置文本框控件的“控件來源”屬性為“=Date（）”，“字號”屬性為“11”；調(diào)整文本框控件和標(biāo)簽控件的位置，效果如圖5-25所示。 （8）單擊“插入”“頁碼”菜單命令，在彈出的對話框中按如

14、圖5-26進(jìn)行設(shè)置，單擊“確定”按鈕，在頁面頁腳添加頁碼。,5.3.2 使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,（9）調(diào)整各節(jié)的高度，以合適的尺寸容納其中的控件，其中報表頁腳高度調(diào)整為0，效果如圖5-25所示。 （10）以“例5-3學(xué)生成績表”命名保存該報表。,圖5-25 例5-3設(shè)計效果 圖5-26 “頁碼”對話框,5.3.3 報表的排序、分組和計算,1.報表的排序和分組 報表的排序就是將報表中的記錄按照指定的順序來排列，在報表中最多可以按10 個字段或表達(dá)式進(jìn)行排序。 報表的分組就是將報表中某個或某幾個具有相同字段值的記錄分成一組，在報表中最多可以按10 個字段或表達(dá)式進(jìn)行分組。 2.報表的匯總計算 A

15、ccess報表中，使用“計算控件”來保存計算結(jié)果，文本框是報表中最常用的計算控件。,5.3.3 報表的排序、分組和計算,在主體節(jié)中添加計算控件，用于對每條記錄的若干字段值進(jìn)行求和或求平均值等計算，這種形式的統(tǒng)計計算一般是對報表記錄行的橫向記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計。 在組頁眉、組頁腳、報表頁眉或報表頁腳中添加計算控件，一般用于對一組記錄或所有記錄的某些字段進(jìn)行求和、求平均值或計數(shù)等，這種形式的統(tǒng)計計算一般是對報表字段列的縱向記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計。,【例5-4】將例5-3的“學(xué)生成績表”報表按“學(xué)號”和“學(xué)期”升序排序，并按“學(xué)號”分組顯示每個學(xué)生的成績，同時計算每個學(xué)生的平均成績。,5.3.3 報表的排序、

16、分組和計算,5.4 創(chuàng)建其他報表,5.4.1 創(chuàng)建圖表報表,【例5-5】利用圖表向?qū)?chuàng)建如圖5-4所示的“教師職稱比例”圖表報表。 操作步驟如下： （1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”標(biāo)簽。 （2）單擊“新建”按鈕，打開“新建”對話框，并在“新建報表”對話框中選取“圖表向?qū)А?，在“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢：”下拉列表框中，選擇“教師”表。 （3）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出如圖5-32所示的“圖表向?qū)А睂υ捒颍瑥摹翱捎米侄巍绷斜砜蛑羞x擇“職稱”字段。,5.4.1 創(chuàng)建圖表報表,圖5-32“圖表向?qū)А边x定字段對話框 圖5-33 “圖表向?qū)А边x擇圖表類型對話框,（4）單擊“下一步”按鈕，選擇

17、“餅圖”圖表類型，如圖5-33所示。 （5）單擊“下一步”按鈕，該向?qū)Э梢栽O(shè)置圖表的布局（如圖5-34所示），本例不需要額外的操作。 （6）單擊“下一步”按鈕，在“請指定圖表的標(biāo)題” 文本框中輸入“教師職稱比例”。 （7）單擊“完成”按鈕，預(yù)覽報表，效果如圖5-4所示。,5.4.1 創(chuàng)建圖表報表,5.4.1 創(chuàng)建圖表報表,圖5-34 “圖表向?qū)А眻D表布局對話框,5.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽報表,【例5-6】利用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建如圖5-5所示的標(biāo)簽報表。 圖5-35“標(biāo)簽向?qū)А睂υ捒虿僮鞑襟E如下： （1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”標(biāo)簽。 （2）單擊“新建”按鈕，打開“新建報表”對話框，并在“新建報表”

18、對話框中選取“標(biāo)簽向?qū)А保凇罢堖x擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢：”下拉列表框中，選擇“例3-1”查詢。 （3）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出“標(biāo)簽向?qū)А睂υ捒虻臉?biāo)簽尺寸設(shè)置界面，設(shè)置標(biāo)簽尺寸為“C2166”型號。,5.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽報表,圖5-35 “標(biāo)簽向?qū)А睂υ捒?5.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽報表,（4）單擊“下一步”按鈕，設(shè)置文本為宋體，10號字。 （5）單擊“下一步”按鈕，按圖5-35設(shè)置“原型標(biāo)簽”，“原型標(biāo)簽”中帶的是從左邊“可用字段”列表中選擇的字段，前面的文字需要自行輸入。 （6）單擊“下一步”按鈕，設(shè)置排序依據(jù)為“學(xué)號”。 （7）單擊“下一步”按鈕，在“請指定報表的名稱” 文本框中輸入“例5-6”。 （8）單擊“完成”按鈕，預(yù)覽報表，效果如圖5-5示。,【本章小結(jié)】,通過本章的學(xué)習(xí)，應(yīng)對報表有一個基本的認(rèn)識，包括報表的分類、組成、視圖等，掌握創(chuàng)建報表的方法、報表的編輯方法以及報表的排序和匯總。 Access的報表主要有縱欄式報表、表格式報表、圖表報表和標(biāo)簽報表4種；報表視圖有“設(shè)計”視圖、“打印預(yù)覽”視圖和“版面預(yù)覽”視圖3