住宅區(qū)檔案資料的建立及管理方案

1、【精品文檔】住宅區(qū)檔案資料的建立與管理方案【精品文檔】花園城市是由多家國(guó)內(nèi)外設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)精心規(guī)劃、綜合考慮、集高科技、專業(yè)化的房地產(chǎn)e網(wǎng)/物業(yè)經(jīng)理人/交通體系、商業(yè)網(wǎng)絡(luò)、教育配套、智能系統(tǒng)、城市綠化景觀為一體的精品住宅區(qū)，檔案資料的收集、整理、歸檔和利用是管理的重要一環(huán)。為此，花園城市物業(yè)管理的檔案資料的建立與管理將實(shí)行“四化”，即集中化、有序化、電腦化、信息化的科學(xué)程序，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理實(shí)施細(xì)則等各項(xiàng)規(guī)章制度，運(yùn)用先進(jìn)的存儲(chǔ)、檢查等手段，達(dá)到資源共享，充分利用的目的。一、住宅區(qū)檔案的建立（一）檔案的建立執(zhí)行以下流程：收集

2、整理分類編號(hào)登記輸入電腦入柜利用檢查（二）明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。1設(shè)施、設(shè)備檔案：建筑工程資料、圖紙，公用設(shè)施資料、圖紙，室外管網(wǎng)資料、圖紙，安裝、維修、運(yùn)行、改造、擴(kuò)建等項(xiàng)目資料、圖紙。2住戶檔案：業(yè)主登記表，購(gòu)（租）房合同，入伙通知書(shū)、證件、業(yè)主公約、裝修申請(qǐng)表等資料。3管理檔案：文秘檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案和榮譽(yù)檔案。4其它檔案（三）建檔要求：電腦化、集中化、有序化、信息化。二、住宅區(qū)檔案管理（一）檔案室、管理處雙檔管理制：為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久性保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)行檔案室對(duì)重要原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，管理處則保存復(fù)印件的存檔管

3、理制。（二）檔案室檔案管理要求：1按照檔案對(duì)濕度，溫度和照明的要求，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料室，配備檔案專業(yè)管理人員，實(shí)行電腦化系統(tǒng)管理。2采用多種形式的信息貯存方式，如電腦磁盤(pán)、錄像帶、膠卷、照片圖片并采【精品文檔】用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?貫徹國(guó)家保密法，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。4加強(qiáng)檔案室的管理，配置消防器材和防盜門、網(wǎng)、檔案柜、鎖等，符合防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮的要求。5實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息系統(tǒng)。6堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。7做到檔案組卷分類科學(xué)化。檔案組卷按內(nèi)容分類、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、目錄，按工作部門分柜保存。8實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)

4、常化。每季對(duì)檔案文件的形成、積累、整理和進(jìn)行一次全面的檢查。三、檔案資料的內(nèi)容（一）接管移交資料：名稱工程建筑產(chǎn)權(quán)資料工程技術(shù)資料資料內(nèi)容a：規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文b：建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證c：拆遷安置資料a：紅線圖、總平面圖b：地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告c：工程合同、工程預(yù)決算d：工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核算單e：竣工圖：1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖2、消防、燃?xì)?、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖f：房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)g：鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)h：新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)i：供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)供水、供電、電梯

5、、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料j：砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告k：綠化工程竣工圖l：其他技術(shù)資料【精品文檔】（二）管理檔案資料名稱資料內(nèi)容業(yè)主客戶資料裝修資料維修資料a：業(yè)主、客戶管理資料（購(gòu)房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修申請(qǐng)、驗(yàn)收表、費(fèi)用托收協(xié)議等）b：業(yè)主、客戶人員檔案c：業(yè)主、客戶維修檔案a:裝修申請(qǐng)表(附圖紙)b:裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)c:臨時(shí)施工人員登記表d:施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照a:維修申請(qǐng)表b:維修服務(wù)派工單c:維修回訪記錄表d:公共設(shè)施維修記錄a.日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄治安交通b.查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶管理資料c.物資搬運(yùn)放行記錄,緊急事件處理記錄d.車輛管理記錄,車輛詳細(xì)資料a公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄設(shè)備管理b各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄資料c設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d設(shè)備檢查記錄a活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案,總結(jié)記錄社區(qū)文化b社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄資料c傳媒報(bào)導(dǎo)d文化活動(dòng)場(chǎng)所等設(shè)施使用情況a員工個(gè)人資料,聘用表b員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)懲記錄員工管理c員工培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人成長(zhǎng)記錄資料d員工培訓(xùn)考核記錄e員工外出考評(píng)及參加演練記錄f員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄業(yè)主反饋a服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表b業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查,統(tǒng)計(jì)記錄【精品文檔】行政文件資料業(yè)主委員會(huì)資料c業(yè)主投訴及處理記錄a管理