文件管理控制程序

1、1目的為了規(guī)品質(zhì)體系文件，使供方及客戶之資料，以及其它外部文件得到有 效控制，防止使用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能及時(shí)獲 得最新最正確的文件。2適用圍2.1質(zhì)量體系文件的編制、管制方法。2.2供方及客戶文件（如技術(shù)圖紙、測試報(bào)告、使用說明書等）的控制方法。 2.3其它外來文件（如適用的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）。2.4確保對質(zhì)量體系策劃和運(yùn)行所必要的外來文件得到識別，并控制其分 發(fā)。3定義注釋3.1受控文件：凡是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件。3.2非受控文件：不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料。3.3體系文件：3.3.1質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式發(fā)布的該

2、組織總的質(zhì)量宗旨和方 向3.3.2質(zhì)量目標(biāo)：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件，它概括了本工廠質(zhì)量管理體 系的構(gòu)成及要素（過程）。3.3.4程序文件：直接支撐質(zhì)量手冊的主要體系文件，是對各部門運(yùn)作過程及質(zhì)量體系要求的具體說明。3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書：它從程序文件中引申出來，詳細(xì)敘述各部門運(yùn)作過程及 操作規(guī)程，它是程序文件的支持性容。4職責(zé)4.1總經(jīng)理或董事長：批準(zhǔn)工廠的質(zhì)量方針/目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件。 4.2管理者代表：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量手冊及相關(guān)程序文件。4.3各職能部門：負(fù)責(zé)編寫相應(yīng)的程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書， 及時(shí)簽收和保存 受控文件，并將已失效的受控文件退回綜

3、合辦。4.4綜合辦：負(fù)責(zé)本工廠受控文件的整體控制，即受控文件的打印、分發(fā)、 原版文件的保存等。4.5文件控制職責(zé)表文件級 層文件類別編寫審核批準(zhǔn)保存一質(zhì)量手冊授權(quán)人員管理者代表總經(jīng)理綜合辦二程序文件各部門主 管管理者代表三技術(shù)文件相關(guān)部門部門主管、總經(jīng) 理、管理者代表四記錄表單隨相關(guān)二、三級文件一同審批五外來文件相關(guān)部門收集5文件格式及文字要求5.1公司所有體系文件必需加頁眉，格式如下。四級表單可不加頁眉但必須 加公司臺頭。志普有色金屬加工有限公司文件編號JH-XX-XX-XXX版本XX文件名稱XXXXXXX頁碼/頁次第X頁共X頁生效日期XXXXXX5.2文件字體：公司所有文件一律為宋體黑色字

4、，文件名稱為二號字，正文 容序號題目為粗體四號字，正文容為四號字，表單容可根據(jù)需要采用四號 或五號字。5.3文件文件簽批格式，在文件末頁按以下方式編制： 審核： 批準(zhǔn)：日期： 日期： 日期：6作業(yè)程序6.1編碼原則：公司名稱文件級別 部門類別 流水號XXXX XXXXXX注釋：公司名稱：JH部門類別：總經(jīng)理/管理者代表GM ;行政人事部：HR;財(cái)務(wù)部FD;生產(chǎn) 部PM ;銷售部SD;品質(zhì)部QC;技術(shù)部TD ； 采 購部PD;倉庫STD。文件級別：一級文件01 ;二級文件02 ;三級文件03 ;四級文件04 ;五級 05流水號：字母+001999，各部門應(yīng)對本部門的文件進(jìn)行分類識別，對記 錄表單

5、的流水碼進(jìn)行識別、匯總，匯編成記錄清單各部門文件編號應(yīng)按以上要求執(zhí)行，不得有重復(fù)或誤用的情形。6.2外來文件的編碼以外單位編碼為準(zhǔn)。6.2.1各標(biāo)題小標(biāo)題順序如下格式：5 5.4 5.4.15.4.1541.1 (a)以此類推6.3受控文件控制的一般要求6.3.1文件和相關(guān)表單的版本號用一位大寫字母表示， 文件首版為A/0版, 當(dāng)修訂時(shí)，版本升為 A/1A/9、B/0B/9、C/1C/9、版，以此類推.6.3.2同一類受控文件要求采用標(biāo)準(zhǔn)格式，以便于制定、保存。6.3.3受控文件必須有編制人、審核人、批準(zhǔn)人簽名后方可發(fā)出，且編制、 審核 與批準(zhǔn)不可為同一人。6.3.4受控文件如有生效日期以生效

6、日期為準(zhǔn)，否則，以最后審批日期為生效日期。6.3.5質(zhì)量手冊及程序文件均由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會審。6.4文件制定/修改/廢止作業(yè)6.4.1制定：需制定文件的部門依據(jù)文件編寫要求來制定文件，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)后執(zhí)行。6.4.2修改/廢止：文件需修改或廢止時(shí)，由提出人員填寫文件制訂/修訂/廢止申請單，經(jīng)原制訂部門主管審查及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)后交綜合辦 執(zhí)行，對影響技術(shù)狀態(tài)的文件修改按 產(chǎn)品圖樣技術(shù)文件更改導(dǎo)則執(zhí)行。6.4.3質(zhì)量手冊和程序文件修改后，須將修改的容和相關(guān)資料記錄在文件 修訂記錄表中6.5文件分發(fā)與回收6.5.1文件制定/修改后，綜合辦依文件編寫原則對文件進(jìn)行編號和制定 版本號，并在文件

7、總覽表、表單總覽表中登錄或修改，以控 制文件的最新狀態(tài)6.5.2受控文件分發(fā)要求：(a) 質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準(zhǔn)；(b) 程序文件發(fā)放至工廠各職能部門；(c) 各部門所制定的三級文件，發(fā)至本部門，其它部門若需要再申 請。6.5.3夕卜來文件由與之關(guān)聯(lián)的部門人員審查后，交綜合辦登錄于外來 文件一覽表中予以控制。6.5.4綜合辦按受控文件分發(fā)要求，復(fù)印所需份數(shù)加蓋“受控文件”章后 分發(fā)給相關(guān)部門。6.5.5在文件分發(fā)過程中，綜合辦還須收回原有的舊版文件， 并應(yīng)在文 件分發(fā)/回收記錄表中簽收。6.5.6對收回的舊版文件或作廢文件，須予以銷毀或蓋上“作廢章”，對于作廢文件正本，保留時(shí)應(yīng)蓋上“

8、作廢章”。6.5.7綜合辦應(yīng)每季度視需要重新發(fā)出文件總覽表，以供各使用部門 核對最新版本。6.6文件的保存5.6.1受控文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保存，不得在文件上劃線加注記號或涂 改其容。6.6.2體系文件以書面的形式出現(xiàn)，儲存于電腦中的文件不予以執(zhí)行， 僅作備份。6.7文件的增補(bǔ)任何人不得私自復(fù)印受控文件，如需更多的副本，應(yīng)填寫文件 /圖紙 /技術(shù)資料申請單，交部門主管/管理者代表批準(zhǔn)后，由綜合辦予以補(bǔ) 發(fā)，補(bǔ)發(fā)控制按正式發(fā)行執(zhí)行。6.8文件的借閱控制6.8.1文件借閱人對所借文件負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得拆卷、涂改或損壞， 并做到及時(shí)歸還。6.8.2非工作需要借閱質(zhì)量體系文件與外來文件，保存部門有

9、權(quán)拒絕.6.8.3當(dāng)工廠外界人士需調(diào)閱本廠文件與外來文件時(shí)應(yīng)呈管理代表批準(zhǔn)同 意方可.6.9外來文件的管制6.9.1各部門需要通過相關(guān)的渠道收集與本產(chǎn)品或業(yè)務(wù)相關(guān)的外來文件，并對這些外來文件進(jìn)行明確的標(biāo)識和理解。如：(a) 銷售部獲取供方與客戶方面的文件，包括供貨合同、產(chǎn)品說明書、 報(bào)價(jià)表、檢驗(yàn)報(bào)告單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等.(b) 品管部應(yīng)獲取與產(chǎn)品品質(zhì)相關(guān)的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。(c) 其它相關(guān)的部門應(yīng)收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的各項(xiàng)外來文件。6.9.2外來文件的標(biāo)識與管理(a) 為方便使用與取閱應(yīng)將外來文件進(jìn)行明確的標(biāo)識，分類擺放。(b) 所有的外來文件必須填寫于“外來文件一覽表”中，以便查閱。(c) 從外部獲取的外來文件，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點(diǎn)，由管理代表督導(dǎo)進(jìn)行定期(半年或一年/一次)向外來文件的所屬單位追詢 其版本狀況，以便能及時(shí)更新或作廢。6.10質(zhì)量記錄的控制按質(zhì)量記錄控制程序執(zhí)行。7相關(guān)文件7.1質(zhì)量記錄控制程序7.2文件總覽表7.3文件/圖紙/技術(shù)資料申請單7.4文件分發(fā)/回收記錄表7.5文件修訂記錄表7.6外來文件記錄表7.7文件制訂/