資料歸檔整理與移交辦法(完成版).

1、對外援助成套項目資料歸檔整理與移交辦法（試行）第一章 總 則第一條 為規(guī)范對外援助成套項目（以下簡稱項目）資 料的歸檔整理工作，明確移交驗收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的 成套項目檔案系統(tǒng)， 確保項目建成后的運營、 維修及改 （擴(kuò)） 建對原始資料的需要，保留與項目有關(guān)的重要歷史資料，根 據(jù)中華人民共和國檔案法 、國家重大建設(shè)項目文件歸檔 要求與檔案整理規(guī)范 、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 （ GB/T50328-2001 ）、對外援助成套項目施工技術(shù)資料管 理辦法（1999 外經(jīng)貿(mào)援發(fā)第 188 號文附件七， 以下簡稱資 料管理辦法）及電子文件歸檔與管理規(guī)范 （GBT 18894 2002 ）、電子公文歸

2、檔管理暫行辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合 對外援助成套項目的特點，制定本辦法。第二條 項目資料是指在項目實施過程中形成的、對國 家和社會有保存價值的、按規(guī)定辦法整理成卷的紙質(zhì)和電子 文件，包括重要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料和記錄項目實施過程中重要 環(huán)節(jié)、重要階段、重大事情的圖片、音像資料。第二章各方職責(zé)第三條 商務(wù)部國際經(jīng)濟(jì)合作事務(wù)局（以下簡稱經(jīng)濟(jì)合 作局）是商務(wù)部授權(quán)的項目資料管理部門，負(fù)責(zé)制定有關(guān)規(guī) 章制度，接收、保管及開發(fā)利用項目資料，并對有關(guān)單位在 項目資料收集、歸檔、保管過程中的工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、 和必要的培訓(xùn)，必要時對歸檔整理人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)。督促有關(guān)項目單位按有關(guān)規(guī)定或合同約定移交資料，對 于未在規(guī)

3、定期限內(nèi)移交的單位，用有效的方式催交。第四條 參與項目考察設(shè)計、施工、施工監(jiān)理、設(shè)計監(jiān) 理、中期質(zhì)檢、竣工驗收的各有關(guān)總承包單位是項目原始資 料的形成單位，除須按照國家建設(shè)部門及其它有關(guān)部門的要 求收集并保管規(guī)定的資料外，還必須按商務(wù)部的有關(guān)規(guī)定和 合同的約定收集、整理并移交相關(guān)的考察設(shè)計資料、施工資 料、監(jiān)理資料、中期質(zhì)檢與竣工驗收資料，并妥善保管備份 資料，備份資料的所有權(quán)和使用權(quán)歸商務(wù)部所有。凡有分包內(nèi)容的項目，由總承包單位負(fù)責(zé)匯集、整理各 分包企業(yè)編制的全部資料，并對此負(fù)全責(zé)。第五條施工監(jiān)理單位和設(shè)計監(jiān)理單位還應(yīng)分別對施工 單位和設(shè)計單位的項目資料及有關(guān)工作實施監(jiān)督、檢查。第六條 各項

4、目實施單位領(lǐng)導(dǎo)及項目技術(shù)組領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對資 料工作高度重視，建立崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、考 核措施；指派專門人員并督促其認(rèn)真領(lǐng)會、掌握資料管理 辦法及本辦法（以下簡稱資料整理辦法 ）的要求，認(rèn) 真做好歸檔所需資料的有關(guān)工作。第三章 資料的形成與收集第七條 按國家有關(guān)制度和規(guī)范形成種類齊全、質(zhì)量合 格的、份數(shù)足夠的原始文件。第八條 紙質(zhì)資料形成的要求（一）資料所載內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，與項目 實際相符合，具有可追溯性。其深度必須符合國家有關(guān)工程 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及驗收等方面規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。（二）應(yīng)簽名（或蓋章）處，必須簽（蓋） ，且字跡清 楚，不得代簽。（三）所需的各種表格采用資料管

5、理辦法中規(guī)定的 樣本，不足部分參照國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范中的樣本制 表，表格的所有欄目均應(yīng)簽署明確意見。（四）歸檔的文字資料應(yīng)采用 A4 幅面（ 297mm 210mm ）耐久性強(qiáng)的紙張， 并采用耐久性強(qiáng)的書寫材料， 如 碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色（如純藍(lán)墨水、圓珠 筆、鉛筆和復(fù)寫紙）的書寫材料，字跡清楚、圖樣清晰、圖 表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。（五）圖紙可采用藍(lán)曬圖和機(jī)打圖。所有竣工圖應(yīng)逐 張加蓋竣工圖章（圖章樣本見附件 3）并簽名?？⒐D章應(yīng) 使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。凡采用施 工藍(lán)圖改繪竣工圖的，必須注明變更修改依據(jù)。第九條 在施工過程中，隨進(jìn)度、按專業(yè)、有系

6、統(tǒng)地及 時收集和初步整理應(yīng)歸檔的所有原始資料。隨時收集、及時 整理、妥善保管。第十條 各有關(guān)單位應(yīng)進(jìn)行歸檔整理并向商務(wù)部移交資 料的具體內(nèi)容、分類辦法詳見本辦法附件1 。第十一條 電子文件的收集 電子文件包括以下兩類：一是有關(guān)文字資料和圖紙的電 子版本（見附件 1 中電子文件移交相關(guān)部分） ；二是反映項 目實施各方面情況的音像和圖片資料的電子文件（歸檔移交 內(nèi)容和分類辦法見附件 2 ）。第一類電子文件最終版確定并印制相應(yīng)紙質(zhì)文件后，應(yīng) 立即將最終版的電子文件存入專用的暫存存儲器中（其它無 關(guān)電子文件不得與此混存），或刻錄成盤，妥善保管，供電 子文件歸檔整理時使用。必要時，向本單位檔案部門進(jìn)行臨

7、 時歸檔備案。第二類電子文件形成后應(yīng)立即在不同的存儲介質(zhì)中備 份。在紙質(zhì)資料正式裝訂前，應(yīng)按本辦法的有關(guān)要求制作尚 未形成的電子文件，尤其是需掃描成電子文件的紙質(zhì)資料， 如圖紙類。電子文件的存儲格式要求如下：（一）文字型電子文件以 XML 、RTF 、TXT 為通用格 式，要求轉(zhuǎn)化為 PDF 格式。（二）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式 的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn) 換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG 、TIFF 、BMP 為通用格式。（三）對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形 電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）對用視頻或

8、多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒 體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算 法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以 MPEG 、AVI 、 RMVB 為通用格式。（五）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其 屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以 WAV 、MP3 為通用格式。（六）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟 件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用 軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不 能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。第四章 資料的歸檔整理第十二條 項目結(jié)束或所承擔(dān)的任務(wù)完成后，各有關(guān)單 位應(yīng)及時對收集的資料進(jìn)行歸檔整

9、理。第十三條 歸檔資料編制正本一套、副本一套，每套均 由紙質(zhì)資料和刻入規(guī)定內(nèi)容的電子光盤組成。正本移交經(jīng)濟(jì) 合作局管理，副本由移交單位代商務(wù)部實施異地保管。正本歸檔資料必須為原件，不能提供原件的，可以復(fù)印件代替，并在復(fù)印件上注明原件存放處，同時，必須以文字形式對此做出必要的說明。制作歸檔資料副本時，如沒有足 夠的原件，可以使用正本資料的復(fù)印件。第十四條 電子文件的整理（一）對擬刻入光盤的電子文件進(jìn)行歸檔鑒定，對其真 實性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗和審核。（二）對照紙質(zhì)文件逐一核對，確保電子文件與相應(yīng)紙 質(zhì)文件的內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，存儲格式滿足本辦法的要 求。（三）對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)

10、行檢測，檢測 各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效 性、有無病毒感染等。（四）按附件 2 規(guī)定的分類辦法存儲檢驗合格的音像、 圖片電子文件，必要時增加子條目。第五章 歸檔資料的組卷第十五條 資料的保管期限分為：永久、長期二種；永 久是指檔案需永久保存，凡記錄重要歷史事項的檔案應(yīng)定為 永久保管；長期是指檔案保管時間與項目的使用壽命具有相 同的期限，項目本身的運營、改（擴(kuò)）建所需的技術(shù)資料、 隨項目壽命的結(jié)束而失去其保管意義的檔案應(yīng)定為長期保 管。第十六條 組卷原則（一）按照本辦法附件規(guī)定的分類辦法、保管期限進(jìn)行組 卷。（二）文字資料和圖紙原則上不能混裝，如有必要混合組 卷，文字資料

11、在前，圖紙在后。（三）保存期限不同的資料不能混裝成卷。不同類別、內(nèi) 容相近且保管期限相同的資料可以編入一卷。（四）遵循資料形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)資料的有機(jī) 聯(lián)系。（五）在按照上述原則組卷的條件下，卷內(nèi)資料應(yīng)按單 位工程、分部工程、專業(yè)、系統(tǒng)等劃分辦法、形成時間等因 素進(jìn)行有機(jī)編排。1、必要時，按單位工程或?qū)I(yè)、系統(tǒng)分別立卷。2、工程圖紙按專業(yè)組卷， 同專業(yè)的圖紙按圖號順序排列3、分部分項工程質(zhì)量檢驗評定按子分項、分項、分部工 程順序逐級編排組卷。4、鋼筋、水泥、 砂石等公用材料的有關(guān)資料應(yīng)單獨組卷。5、單位工程資料總量超過 20 卷的，應(yīng)編制目錄且獨立 成卷。第十七條 案卷編制（一）案卷構(gòu)成

12、案卷應(yīng)由封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)資料、備考表和封底構(gòu) 成并按此順序裝訂（案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表的樣本詳 見附件 4 至 6）。（二）案卷頁碼編號1、每卷頁碼獨立編號，卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的資料均按頁 面編號，頁號從阿拉伯?dāng)?shù)字 1 開始，編寫在頁面的右下角 （背 面如有內(nèi)容，編寫在背面的左下角） ，折疊后的圖紙一律編 寫在右下角。2、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、封底不編寫頁 號。3、成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原 有目錄可代替卷內(nèi)目錄，已有頁碼的不必重新編號。第十八條 案卷規(guī)格與裝訂（一）案卷規(guī)格：案卷封面、目錄、備考表、封底均 應(yīng)采用 70g 以上、 A4 幅（ 297mm*210

13、mm ）尺寸的書寫紙 張制作，圖紙統(tǒng)一折疊成 A4 幅面，小于 A4 幅面的要用 A4 白紙襯托。（二）不同幅面的圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方 法（ GB/10609.3-89 ）統(tǒng)一折疊成 A4 幅面，圖標(biāo)欄露出外 面。（三）案卷厚度不得超過 40mm 。（四）包括文字和圖紙在內(nèi)的所有零散資料均必須整齊 牢固裝訂成卷 ,裝訂前應(yīng)剔除金屬物， 建議采用線繩左側(cè)三孔 裝訂法，訂結(jié)打在背面。裝訂線距左側(cè) 20mm ，上下孔距中 孔 80mm ，避免裝訂線壓占頁面上有圖、文內(nèi)容的部分。必 要時，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。自然成冊的資料不必另行裝訂，但不得帶有金屬裝訂 物，不得以塑料裝訂物打

14、孔活頁裝訂。第十九條 案卷的裝盒 資料移交前不必裝盒，正式移交后在經(jīng)濟(jì)合作局使用中 國對外援助成套項目檔案專用裝具統(tǒng)一裝盒。第二十條 電子光盤的刻錄刻錄光盤及包裝（一）文字、圖紙、音像圖片等三類電子文件不能在同 一張光盤中混裝，須分別刻錄在不同的光盤上。（二）竣工圖電子檔案須制作兩個版本，并盡量刻入一 張光盤。版本一：為保證歸檔竣工圖電子版本的真實性，以有手 簽、蓋章的紙質(zhì)竣工圖為對象，掃描形成電子文件。版本二：為方便竣工圖電子版本的使用，須以 CAD 軟 件制作與紙質(zhì)竣工圖內(nèi)容完全一致的電子文檔。在兩個版本有出入時，以版本一為準(zhǔn)。（三）如果電子文件是由自行開發(fā)的軟件形成的，應(yīng) 將該軟件與相關(guān)

15、數(shù)據(jù)一同刻錄進(jìn)光盤。（四）選用高品質(zhì)一次性可讀寫 CD 或 DVD 光盤，禁 止選用可擦寫光盤。（五）刻錄光盤要求一式三套，移交商務(wù)部國際經(jīng)濟(jì) 合作事務(wù)局兩套、另一套由檔案移交單位代商務(wù)部保管，使 用權(quán)歸商務(wù)部。（六）移交的光盤應(yīng)使用硬盒包裝，并在表面貼上標(biāo)簽 （樣本見附件 7 ），標(biāo)明項目名稱、光盤編號、該盤所載文 件的名稱。（七）音像、圖片資料刻錄光盤時，應(yīng)按照附件 2 的分 類辦法在盤內(nèi)建立文件夾分類存儲。對文件夾內(nèi)的各個電子 文件用自然排列的數(shù)字（從 001 開始）重新命名，用 Word 文檔或表格簡要描述資料所記錄的內(nèi)容，一并刻錄入光盤。第六章 資料的移交第二十一條 項目竣工驗收合格

16、或所承擔(dān)的任務(wù)完成 后，各有關(guān)實施單位必須在 3 個月或合同規(guī)定的期限內(nèi)向經(jīng) 濟(jì)合作局移交歸檔資料。第二十二條 全部紙質(zhì)資料和電子文件的歸檔整理、立 卷、裝訂、光盤刻錄工作結(jié)束后，應(yīng)制作對外援助成套項 目資料移交書 （樣式見附件 8 ）并編制移交資料明細(xì)表 （樣表見附件 9 ）。（一）接收單位按有關(guān)規(guī)定驗收移交資料，如果發(fā)現(xiàn)存 在問題，向移交單位提出書面整改意見，經(jīng)移交單位最大限 度地彌補(bǔ)了存在的缺陷后，辦理移交手續(xù)。（二）如果所移交的資料經(jīng)整改后仍存在不可彌補(bǔ)的 缺陷，接收單位將根據(jù)遺留的不可彌補(bǔ)的缺陷的種類、數(shù)量 確定對外援助成套項目資料移交書中尾款扣罰比例，并 編制接收資料存在不可彌補(bǔ)缺

17、陷情況明細(xì)表 （樣式見附 件 10 ）附加到對外援助成套項目資料移交書后。第七章 法律責(zé)任第二十三條 任何單位或個人不得私自保存應(yīng)移交歸 檔的資料，也不得以任何理由拒絕歸檔移交。資料整理人員 不得涂改、偽造移交資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，依法追究責(zé)任。第八章附 則第二十四條責(zé)解釋。第二十五條本辦法由商務(wù)部國際經(jīng)濟(jì)合作事務(wù)局負(fù)本辦法自頒布之日起執(zhí)行。經(jīng)濟(jì)合作局二OO八年 月 日附件1援外成套項目資料移交目錄序 號移交資料名稱紙質(zhì) 資料 移交 數(shù)量電子文件移交保管 期限備注數(shù) 量格式一、 考察、設(shè)計單位1可行性研究報告、考察 報告12PDF永久2工程勘察報告12PDF永久3初步設(shè)計圖紙及其說明1長期4施工圖及

18、其說明12DWF長期5設(shè)計審查報告1長期6設(shè)計計算書1長期7概算1長期9竣工圖及其說明22DWF長期DWF是由繪圖軟件生成的 圖紙電子版格式2TIF、JPG、BMP等長期TIF、JPG、BMP等是對加 蓋了圖章的竣工圖掃描形 成的電子文件格式10音像、照片2通用格式永久二、施工單位1施工組織設(shè)計和質(zhì)里安 全保證計劃1長期2技術(shù)交底1長期3施工圖會審、設(shè)計變更 和工程洽談記錄1長期4開工、停工、復(fù)工報告1長期5分部工程保證項目資料1長期公用材料單獨立卷6工程質(zhì)里事故報告1長期7施工日志1長期8單位工程質(zhì)量綜合評定1長期9分部分項工程質(zhì)量檢驗 評定記錄1長期10音像、照片2通用格式永久三、監(jiān)理單位

19、1監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃和12PDF長期監(jiān)理實施細(xì)則2施工組織設(shè)計報審表1長期3開工、復(fù)工報審表、工 程暫停令1長期4驗貨報告、材料、設(shè)備 及構(gòu)配件進(jìn)場報驗單1長期5（分項、分部、單位）工 程報驗審批表1長期6監(jiān)理通知、各種報告、 請示及回復(fù)1長期7監(jiān)理會議紀(jì)要1長期8監(jiān)理簡報1長期9旁站方案及記錄1長期10監(jiān)理日志1長期11監(jiān)理總結(jié)12PDF長期12音像、照片2通用格式永久四、中期質(zhì)量檢查、竣工驗收單位1中期質(zhì)檢報告12PDF長期2竣工驗收報告12PDF長期3音像、照片2通用格式永久注：電子文件移交數(shù)量是指移交光盤的套數(shù)，而不是單張光盤里相同文件的份數(shù)，同一張光盤內(nèi)相同的文件有且僅可有一份。移交

20、單位須制作光盤三套，兩套移交，一套自存。電子文件和紙質(zhì)文件需同時移交。附件 2音像、圖片資料分類目錄、施工單位須提供的音像、圖片資料一）總體面貌1.開工前地形地貌2.竣工后的全貌（正面、側(cè)面）二）重要活動1.開工奠基儀式2.竣工典禮儀式3.對外移交儀式4.來訪參觀5.重要談判三）施工過程1.采用新技術(shù)新工藝新材料2.工程關(guān)鍵部位3.標(biāo)志性階段性進(jìn)展、重點工程4.工程事故四）質(zhì)檢與驗收1.中期質(zhì)檢2.竣工驗收、考察設(shè)計單位須提供的音像、圖片資料一）選址工作及場地環(huán)境二）施工過程中的設(shè)計工作三）竣工效果圖、施工監(jiān)理單位須提供的音像、圖片資料（一） 重要現(xiàn)場1.主要或大宗材料2. 砂石等材料的取料場3. 材料設(shè)備到場情況及安裝（二） 重要過程1.重要環(huán)節(jié)旁站處2. 設(shè)備安裝3. 重要工程施工過程（三）質(zhì)量問題與事故注：可根據(jù)需要增加條目附件3竣工圖章式樣歧| 70mm：竣工圖（此欄填寫編制單位名稱）設(shè)計代表施工技術(shù)組負(fù)責(zé)人施工技術(shù)組總工程師監(jiān)理工程師編制時間年 月日30mm乂八60mm1.附件4案卷封面式樣檔 號 項目名稱 資料種類 案卷題名編制單位 編制時間 密 級 保管期限 共 卷第 卷注:1、項目名稱：填寫項目名稱的全稱。2、資料種類：選擇填寫考察設(shè)計資料、施工技術(shù)資料、施工監(jiān)理資料、中期質(zhì)檢、竣 工驗收資料。3、案卷題名：填寫本卷卷名。包括專