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文檔簡(jiǎn)介
1、r ,11動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)容簡(jiǎn)介2011.4.26概述:辦公自動(dòng)化(0A , Office Automation ),是70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇 增加對(duì)部門(mén)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問(wèn)題的背景下,發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。而后經(jīng)過(guò)三十幾年的發(fā)展,如今已步入了以知識(shí)管理為核心的第三代。主要目的是把部 門(mén)的知識(shí)有形化、實(shí)用化、制度化、系統(tǒng)化、充分利用組織的知識(shí)資源,通過(guò)協(xié)作和交流, 簡(jiǎn)化員工工作,提高員工的辦公效率和質(zhì)量,從而達(dá)到提高部門(mén)競(jìng)爭(zhēng)力的最終目的。主要模塊功能介紹:1收文系統(tǒng)主要完成收文所涉及的一系列操作:公文上報(bào)、登記、擬辦、中轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、處室擬辦、 領(lǐng)導(dǎo)審核、承辦單位辦理、歸檔、相關(guān)單
2、位查詢(xún)公文等。在系統(tǒng)中特別注重?cái)?shù)字化數(shù)據(jù)的一次性錄入,減少重復(fù)勞動(dòng),提高辦公效率。2、發(fā)文系統(tǒng)主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作:處室擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審簽、文字初審、文字復(fù)審、領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)、文書(shū)印發(fā)等。3、待辦事宜系統(tǒng)待辦事宜系統(tǒng)是整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成部分,通過(guò)這個(gè)模塊,領(lǐng)導(dǎo)只需查看、 處理待辦事宜系統(tǒng)中的文件,領(lǐng)導(dǎo)批示、審批、審閱的工作都可以完成,極大地方便了領(lǐng)導(dǎo)辦公。同時(shí)工作人員需要經(jīng)常查看待辦事宜,辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng),以免本人的待辦事宜延誤。4、文檔管理系統(tǒng)(1 )、信息量大:收錄了上級(jí)單位下發(fā)的多種文件及本單位發(fā)布的文件。對(duì)于有關(guān)單位的相關(guān)政策、制度的制定具有指導(dǎo)意義。(2) 、信息及時(shí)、
3、準(zhǔn)確:文件從下發(fā)當(dāng)天就可以進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng),由于從編輯、采 編都采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn),因此信息不僅及時(shí)、而且準(zhǔn)確。(3) 、便于重復(fù)引用:由于文檔管理系統(tǒng)的整個(gè)流程均以數(shù)字化的方式傳輸,因此只需 一次輸入,其它單位就可以方便地引用,減少了文字的重復(fù)錄入,提高了工作效率。5、政務(wù)信息系統(tǒng)由于政務(wù)信息產(chǎn)生的整個(gè)流程均以數(shù)字化的方式傳輸,因此只需一次輸入,其它單位就可以方便地引用,減少了文字的重復(fù)錄入,提高了工作效率。6、全文搜索功能。在系統(tǒng)中提供了功能強(qiáng)大的全文搜索功能,無(wú)論系統(tǒng)中存有成千上萬(wàn)的海量信息,您都能在幾秒內(nèi)找到需要的信息。7、會(huì)議管理系統(tǒng)提供了會(huì)議安排、會(huì)議通知單、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議題歸
4、檔庫(kù);可以對(duì)歸檔庫(kù)中的內(nèi)容按指定的方式進(jìn)行查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。8遠(yuǎn)程信息上報(bào)系統(tǒng)遠(yuǎn)程信息上報(bào)的目的是為信息采編工作提供信息來(lái)源。主要由下級(jí)單位或二級(jí)單位使用,方便地向上級(jí)單位報(bào)送本單位的信息。9、電話及通訊名錄電話及通訊名錄系統(tǒng)提供本單位及所屬單位的通訊名錄信息服務(wù),聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)可以將本單位人員的通訊名錄輸入本系統(tǒng),以方便查詢(xún)和交流。10、電子郵件系統(tǒng)本系統(tǒng)在整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的作用非常關(guān)鍵,它不僅是系統(tǒng)中各種流程銜接的紐 帶,同時(shí)Notes郵件系統(tǒng)也可以非常方便地促進(jìn)工作人員之間信息的交流。在本系統(tǒng)中可以起草、發(fā)送Notes電子郵件、發(fā)送文件等,可以傳輸任何電子文件,系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)送電子郵件 只需5-30
5、秒就可以到達(dá)指定收件人信箱。部門(mén)使用辦公自動(dòng)化的益處:1效提升員工辦公效率辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能幫助部門(mén)建立一個(gè)完整的工作平臺(tái)以打破時(shí)間、空間的限制,讓部門(mén)的所有員工可以在任何地方、 任何時(shí)間都能夠在一個(gè)統(tǒng)一的工作平臺(tái)完成日常的工作,大大地提高了辦公效率。2、提升部門(mén)反應(yīng)速度對(duì)部門(mén)而言,業(yè)務(wù)流程始終是創(chuàng)造價(jià)值最核心的要素之一,通過(guò)工作流作紐帶, 能將各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)甚至上下游廠商之間連成一個(gè)整體,責(zé)權(quán)分明,大大提高了工作效率。 不僅如此,哲程工作流系統(tǒng)可以幫助部門(mén)對(duì)流程進(jìn)行不斷的優(yōu)化改造,找出流程中的瓶頸,避免人為因素的干擾,提升公司的競(jìng)爭(zhēng)力。3、提升部門(mén)執(zhí)行力在傳統(tǒng)的管理模式下團(tuán)隊(duì)協(xié)作不好, 領(lǐng)導(dǎo)不知
6、道下邊在干什么,成員不知道其他人在做 什么。通過(guò)哲程協(xié)同系統(tǒng), 領(lǐng)導(dǎo)可以非常清楚的知道員工的工作情況, 可以根據(jù)具體情況指 導(dǎo)工作,團(tuán)隊(duì)成員之間協(xié)作也可以更加緊密,大大提升了部門(mén)的執(zhí)行力。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn):1、 集成化:軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成,人與系統(tǒng)的集成,單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信 息系統(tǒng)的集成,組成了 無(wú)縫集成”勺開(kāi)放式系統(tǒng)。2、 智能化:面向日常事務(wù)處理,輔助人們完成智能性勞動(dòng),如:漢字識(shí)別,對(duì)公文內(nèi) 容的理解和深層處理,輔助決策及處理意外等。3、多媒體化: 包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)的綜合處理。適用行業(yè):政府部門(mén)日常辦公資料收錄、存放、交流得以方便,處理辦公事務(wù)高效簡(jiǎn)潔。建
7、筑業(yè)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度管理、工程合同管理、資金管理都很高效、實(shí)用。物流業(yè)分類(lèi)管理各類(lèi)數(shù)據(jù)、信息表單、操作簡(jiǎn)便,大大提高辦公效率。金融服務(wù)業(yè) 資金管理、項(xiàng)目管理、辦公各個(gè)環(huán)節(jié)的效率都得以改善。醫(yī)院藥房、資料室、檔案科等各個(gè)科室辦公情況得到極大改良。公司檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各
8、種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、 文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收三、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料
9、。5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議 開(kāi)幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排
10、列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、五、檔案管理人員職責(zé) 1、按照有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。1、 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)借閱單,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處只有一個(gè)孤獨(dú)的影子,她,倚在欄桿上;她有眼,才從青春之夢(mèng)里醒過(guò)來(lái)的眼還帶著些朦朧睡意,望著這發(fā)狂似的世界,茫然
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