行政中心工作手冊(最全)

1、xx企業(yè)有限公司 行政中心工作手冊批準審核編制日期2007年3月1日日期2007年3月1日日期2007年3月1日文件分發(fā)范圍01總經理08業(yè)務三部15內審組02管理者代表09業(yè)務四部16儲運部03業(yè)務副總10行政部17基建部04生產副總11人力資源部18財務部05行政副總12品管部19人力總監(jiān)06業(yè)務一部13計劃部20績效考核部07業(yè)務二部14生產部21更改發(fā)行記錄序 號修訂狀態(tài)更改/發(fā)行內容、概要生效日期批準人011/0換 版2006/01/01總經理022/0換 版2007/03/01總經理目 錄第一章 組織架構及工作目標-4第一節(jié) 行政中心組織機構圖-4第二節(jié) 行政中心職能-5第三節(jié) 未

2、來規(guī)劃及07年工作目標-6第二章 職務說明書-7第三章 部門工作手冊-22第一節(jié) 辦公大樓管理規(guī)定-22第二節(jié) 保安管理規(guī)定-32第三節(jié) 環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定-41第四節(jié) 會議管理制度-49第五節(jié) 電腦管理規(guī)定-55第六節(jié) 電話管理規(guī)定-58第七節(jié) 文件控制與管理-71第八節(jié) 節(jié)假日管理規(guī)定-80第九節(jié) 固定資產管理-87第十節(jié) 食堂管理-93第十一節(jié) 宿舍管理-97第十二節(jié) 緊急安全事故管理流程-99第十三節(jié) 儲運部工作-102第十四節(jié) 供方管理-111第十五節(jié) 基建部生產設備管理-114第四章 附 則-118第一章組織架構及工作目標第一節(jié) 行政中心組織機構圖配送員司機保安員網絡專員行政專員總臺

3、文員事務員財務經理儲運部經理總務經理清潔工綠化護理員木工維修員總經理第二節(jié)行政中心職能1.嚴格按行政中心工作手冊及有關規(guī)范、標準執(zhí)行；2.積極開展部門環(huán)境衛(wèi)生工作，不斷改善部門工作環(huán)境；3.規(guī)范公司財產與人身安全的管理工作；4.各部門合理配置消防設施，保安不定期進行巡查，杜絕安全隱患；5.執(zhí)行公司各項管理制度，監(jiān)督檢查執(zhí)行結果；6.及時處理治安及重大異常突發(fā)事件；7.做好公司后勤保障工作；8.做好網絡及oa系統的維護工作;9.做好公司設備及辦公家具的維修；10.做好公司環(huán)境綠化的規(guī)劃和管理工作;11.做好公司貨物配送、車輛的調派及維修；12.對供方管理，保障采購物質的成本及品質12.全面完成公

4、司賦予行政中心的各項工作。 第三節(jié) 未來規(guī)劃及07年工作目標1.未來規(guī)劃：1.1建立一整套健全的完整的行政制度管理體系和作業(yè)流程，使各項行政管理工作規(guī)范化、標準化和流程化，并推廣到全國各分公司和辦事處；1.2努力創(chuàng)造一個心情舒暢、愉快工作、健康安全的工作和生活環(huán)境；1.3維護公司的有序經營和持續(xù)發(fā)展；2.2007年工作目標2.1完成行政制度管理體系和作業(yè)流程的制定；2.2對已實施的行政制度管理體系和作業(yè)流程進行培訓，檢查、分析改進，不斷完善該體系；2.3全面啟動各項行政工作的開展和管理，使行政管理工作有較大的改變；2.4加強內部管理，提高個人業(yè)務素質和團隊力量，樹立服務意識，提高工作效率。2.

5、5 從7月份起，行政管理拓展至異地公司機構。2.6控制物流費用，降低成本支出。2.7消除安全隱患，沒有重大工傷事故。第二章 職務說明書1.行政中心副總經理職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱副總經理直接上司總經理直接下屬行政部經理、基建部經理、儲運部經理資格基本要求1. 學歷：大專以上學歷；2. 經歷：8年以上行政工作管理經驗，熟悉行政管理體系建設和企業(yè)文化的推行；3. 技能：具有較強的組織能力、執(zhí)行能力、溝通協調能力、語言和文字表達能力，熟悉iso9000和14000體系，熟練操作辦公軟件；4. 培訓：行政中心工作手冊全部工作內容概述1. 編制本部門年度工作目標和工作計劃；2. 編制本部門年

6、度財務預算；3. 編制所屬各部門工作職責和崗位要求；4. 編制本部門組織結構及人員配置；5. 所屬各部門工作計劃的管理和執(zhí)行；6. 各項行政工作的管理和執(zhí)行；7. 行政管理體系的制定和推行；8. 協助公司對企業(yè)文化的推行；9. 每周一8:00組織辦公樓上班人員開早會;10. 每周四16:00組織行政部門各主管開行政列會;11. 每月25日提交下月工作計劃;12. 每月最后一天提交本月月總結;13. 每月3日提交本部門員工考核表;14. 每月第一周周六參加公司各部門主管列會;15. 公司各種印章管理。16. 上級交辦的其他工作。主要職責權限1. 有對公司戰(zhàn)略、目標和計劃的建議權；2. 有對本部門

7、年度目標、計劃、預算的編制權；3. 有對本部門各項工作和人員的管理權；4. 有對本部門工作的檢查考核權；5. 在公司權責范圍內的審核和審批權；6. 公司授予的其他權責。工作代理總經理或人力資源中心副總經理備 注2.行政部經理職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱行政部經理直接上司行政副總經理直接下屬文員、專員、保安員資格基本要求1. 學歷：大專以上學歷；2. 經歷：有5年以上行政管理經驗，熟悉行政各項工作的開展和推行；3. 技能：具有較強的語言和文字表達能力、溝通協調能力，熟悉iso9000和14000體系，熟練操作辦公軟件；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 編寫部門工作目標和計劃；

8、2. 負責行政部工作的全面管理；3. 負責本部門各崗位職責的編寫和人員配置；4. 對本部門工作和人員進行檢查和考核；5. 對內外各部門進行溝通協調；6. 每周四參加部門例會;7. 每月25日提交下月工作計劃;8. 每月最后一天提交本月工作總結;9. 上級交辦的其他工作。主要職責權限1. 本部門各項工作和人員的管理權；2. 本部門各崗位工作的檢查考核權；3. 公司權責范圍內的審核、審批權；4. 上級授予的其他權責。工作代理行政中心副總經理備 注3.行政部總臺文員職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱總臺文員直接上司行政部經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷：中專以上學歷； 2. 經歷：具有1年以上

9、總臺服務工作經驗，熟悉總臺各項工作操作；3. 技能：熟悉禮儀、電腦操作，熟練使用常用辦公設備，反映靈活，善于溝通協調，普通話標準；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 負責總機電話的接聽和轉撥；2. 負責傳真的收發(fā)；3. 負責來訪客人的接待；4. 負責大堂、洽談室和會議室的日常管理；5. 負責會議管理；6. 辦公用品的領用和決算；7. 機票、車票的預定；8. 酒店、住宿的預定；9. oa公告10. 每周四參加行政列會;11. 每月25日提交下月工作計劃;12. 每月最后一天提交本月工作總結;13. 體系文件管理工作。14. 上級交辦的其他工作。主要職責權限1. 對進出大堂的人員有管理權

10、；2. 對大堂、洽談室、會議室有管理權；3. 對來訪客人有接待權；4. 上級授予的其他權限；工作代理其他行政人員備 注4.行政部行政專員職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱行政專員直接上司行政部經理直接下屬無資格基本要求1 學歷：中專以上學歷；2 經歷：具有2年以上行政后勤管理工作經驗，熟悉行政事務的辦理；3 技能：熟悉電腦操作，有較強的溝通、協調能力和語言表達能力、原則性強、有親和力；4 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1 每周至少一次對工廠內的水、電、廠房、排水溝、門窗、衛(wèi)生、計算機維護等項目進行巡檢并做好相關記錄與改善處理；2 參加行政制度的修改和完善；3 參與各項行政制度執(zhí)行檢查；4

11、 公司證件年審、變更等辦理；5 辦公環(huán)境的管理；6 協助行政經理做好食堂管理工作；7 固定資產的管理；8 每月9日核對上月食堂費用;9 每周四參加行政列會;10 每月25日提交下月工作計劃;11 每月最后一天提交本月工作總結;12 上級交辦的其他事項。主要職責權限1 對各項制度修改的建議權；2 對各項制度執(zhí)行有檢查和監(jiān)督權；3 公司證件的經辦權；4 辦公環(huán)境的管理權；5 上級授予的其他權限。工作代理其他行政人員備 注5.行政部網絡管理專員職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱網絡管理專員直接上司行政部經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷： 大專以上學歷；2. 經歷： 2年以上大型企業(yè)網絡管理工作

12、經歷；3. 技能： 熟練掌握電腦及網絡的維修和維護，熟悉erp、oa等常用辦公軟件；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1 負責公司日常網絡的維護，保證網絡暢通；2 負責公司各類軟件測試、調試工作；3 負責公司辦公電腦的日常維護、維修工作；4 負責公司電腦及電腦配件設備的報廢審核工作；5 負責檢查落實公司網絡、電腦管理規(guī)定工作。主要職責權限1. 對公司網絡使用有管理權；2. 對公司電腦使用有管理權；3. 對公司電腦及電腦配件報廢有審核權；4. 對公司網絡、電腦和軟件使用有建議權。工作代理其他網絡管理專員備 注6.行政部保安員職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱保 安直接上司行政部經理直接下

13、屬無資格基本要求1. 經歷：退伍軍人或有保安證，有1年以上保安工作經驗；2. 技能： 懂消防安全及滅水器使用方法、報警，熟悉接待禮儀、普通話標準、反應靈活、原則性強；3. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 負責公司大小門的開啟和關閉；2. 填寫工作表單，做好人員、物品、車輛等記錄；3. 對來訪的人員進行必要的登記、詢問并與公司領導取得聯系；4. 對物品的進出檢查、監(jiān)督并協助辦理物品出廠手續(xù)；5. 確保公司治安、消防等安全，發(fā)現公司財物、人員不安全等應及時報告；6. 制止公司內的不良行為與人員的進出管制；7. 監(jiān)督員工上下班打卡；8. 做好部門內衛(wèi)生工作。主要職責權限1. 對人員、物品的進

14、出有管理權，對可疑的人、物品有權進行盤查；2. 對消防設施、安全報警系統及監(jiān)控系統的管理權；3. 客人來訪接待與聯系；4. 對員工打卡有監(jiān)督權；5. 上級授予的其他權限。工作代理其他保安人員備 注7.基建部經理職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱基建部經理直接上司行政中心副總經理直接下屬維修員、木工、花工、清潔工資格基本要求1. 學歷：大專以上學歷；2. 經歷：具有5年以上機械維修經驗，從事部門管理工作不少于3年；3. 技能：懂機械制圖及測繪零件，熟悉電路圖；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 制訂設備年度檢修保養(yǎng)計劃，須批準后落實實施；2. 編制設備維護保養(yǎng)要求并組織實施；3. 組

15、織人員對設備重大故障的處理；4. 確保設備完好，做好相關保養(yǎng)，使設備正常運行；5. 提供設備選型建議；6. 每周四參加行政列會;7. 每月25日提交下月工作計劃;8. 每月最后一天提交本月工作總結;9. 定項向上級匯報工作。主要職責權限1. 對設備維修維修的時效性負責；2. 對下屬的紀律行為、工作秩序、整體形象負責；3. 對設備維護給公司造成影響負責；4. 對下屬工作有監(jiān)督、檢查權；5. 對機臺、機師安全操作負責；6. 負責設備的外加工等事務。工作代理行政部經理備 注8.基建部維修員職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱維修員直接上司基建部經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷：中專以上學歷；2.

16、 經歷：具有3年以上的機電維修經驗；3. 技能：懂機械制圖、電器圖紙及電路維修；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 所有設備故障排除；2. 所有設備日常設備維修記錄表的相關記錄；3. 協助主管處理其它事務；4. 按時向主管匯報工作。主要職責權限1. 監(jiān)督操作工對機臺的日常保養(yǎng)工作；2. 有權對不良操作行為提出糾正方法；3. 對維修的設備良好與可操作性負責；4. 對維修工作保證符合生產需要負責；工作代理其他維修員備 注9.基建部木工職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱木 工直接上司基建部經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷:初中以上學歷;2.經歷：具有3年以上木工維修經驗；3.技能：懂

17、制圖、木制家具有物品的制作和維修；4.培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 木制托盤的制作加工；2. 木制辦公家具的維修與安裝；3. 地板打蠟清潔工作4. 根據需要處理相關事務；主要職責權限1. 辦公家具的日常維護；2. 對辦公家具損壞的維修；3. 有權對辦公家具不良使用提出糾正意見；4. 對維修工作保證符合辦公需要。工作代理其他木工備 注10.基建部綠化護理工職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱綠化護理工（花工）直接上司基建部經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷:初中以上學歷;2. 經歷：具有3年以上綠化護理經驗；3. 技能：懂花草的生活習性及護理知識；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容

18、概述1. 公司綠化的規(guī)化；2. 所有草地、花木的維護保養(yǎng)；3. 培植花草。主要職責權限1. 有提出綠化規(guī)化的建議權；2. 有花草的管理權3. 上級授予的權限。工作代理其他花工備 注11.基建部保潔員職務說明書：部門名稱行政中心崗位名稱保潔員直接上司基建部經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷： 初中以上學歷；2. 經歷： 1年以上企業(yè)保潔工作經歷；3. 技能： 熟練掌握保潔基本常識和流程，掌握各種保潔工具的使用；4. 培訓：行政中心工作手冊工作內容概述1. 負責公司辦公樓公共區(qū)域走廊、樓梯保潔工作；2. 負責公司會議室、洽談室和培訓室保潔工作；3. 負責公司衛(wèi)生間、開水房和吸煙室保潔工作；4.

19、負責公司辦公樓門窗、玻璃、墻面和天花板保潔工作。主要職責權限1. 對公司衛(wèi)生管理有建議權2. 對公司衛(wèi)生工具采購有建議權工作代理其他保潔員備 注12.儲運部經理職務說明書:部門名稱儲運部崗位名稱經理直接上司行政副總經理直接下屬儲運部成員資格基本要求1. 學歷：中專以上學歷；2. 經歷：具有3年以上儲運管理經驗；3. 技能：熟悉物流配送知識及車輛管理經驗；4. 培訓：行政中心工作手冊。工作內容概述1. 全面負責儲運部整體工作；2. 對儲運經辦人、司機等工作分配以及監(jiān)督和檢查；3. 每天9:30至10點、16至16點30跟蹤貨運在途及完成情況；4. 評估和選擇運輸合作伙伴；5. 疏通與各承運單位關

20、系，協調與公司、工廠各部關系；6. 每月26日前制定本部門下月工作計劃；7. 每月最后一天完成本部門工作總結報告；8. 每月3日前完成本部門各崗位績效考核；主要職責權限1. 制定儲運部質量管理保障計劃和措施2. 對儲運部工作進行組織和協調；3. 對儲運部各成員工作進行控制和考核；4. 對運輸費用的控制，保證公司運輸貨物及時安全無誤；。工作代理行政中心副總經理備 注13.儲運部儲運事務員職務說明書：部門名稱儲運部崗位名稱儲運事務員直接上司經 理直接下屬無資格基本要求1. 學歷：初中以上學歷；2. 經歷：具有2年以上儲運操作經驗；3. 技能：了解物流配送及倉儲知識，了解一般電腦操作；4. 培訓：儲

21、運組工作手冊第三章全部。工作內容概述1. 負責公路、鐵路、航空、郵寄等整車、零擔、集裝箱等運輸操作；2. 每天中午或下午下班前完成貨物配送計劃，及時向客服部反饋3s配送準達計劃；3. 每天隨時跟蹤貨物在途運輸輸狀況, 保證貨物運輸的及時、準確；4. 每日完成貨物配送、運輸以及公司各部門用車記錄統計工作；5. 努力搞好并保持與承運單位的良好協作關系；6. 每月完成運輸費用核算統計工作；7. 其他經理交待的工作。主要職責權限1. 承運一般的產品運輸操作工作；2. 承辦工廠貨物運輸，配送，發(fā)送工作；3. 確保承運配載貨物安全，及時；4. 做好貨物配送、貨物運輸、車輛使用記錄及運費統計核算工作；5.

22、做好日常工作6s管理。工作代理經理備 注14.儲運部司機職務說明書：部門名稱儲運部崗位名稱儲運司機直接上司經理直接下屬無資格基本要求1. 學歷：初中以上2. 經歷：具有2年以上貨物配送經驗；3. 技能：了解物流配送知識，熟悉廈門市地區(qū)交通位置，具有3年駕駛執(zhí)照（c照以上）熟悉車輛維修保養(yǎng)。4. 培訓：儲運組工作手冊第三章第一節(jié)。工作內容概述1. 負責廈門市（含周圍地區(qū)）的貨物配送；2. 每天出車前制定3s貨物配送到達時間計劃；3. 保證貨物運輸的及時、安全、準確；4. 確保貨物在運輸裝卸過程中的完好；5. 努力搞好并保持統計配送客戶的良好協作關系；6. 每天做好車輛內外衛(wèi)生，確保車輛清潔；7.

23、 每天做好出車前后車輛檢查，確保車輛行駛安全無故障；8. 其它車輛駕駛作業(yè)。主要職責權限1. 承運具體運輸配送關系；2. 服從公司領導調配、駕駛作業(yè)；3. 遵守交通條規(guī)，保證駕駛車輛安全； 4. 保持車輛內外整潔，對日常車輛的保養(yǎng)、維護。工作代理經理備 注15.儲運部配送員職務說明書：部門名稱儲運部崗位名稱儲運配送員直接上司經 理直接下屬無資格基本要求1. 學歷：初中以上學歷；2. 經歷：具有2年以上儲運操作經驗；3. 技能：了解物流配送及倉儲知識，了解一般電腦操作；4. 培訓：儲運組工作手冊第三章全部。工作內容概述1. 負責公路、鐵路、航空、郵寄等整車、零擔、集裝箱等運輸操作；2. 每天8點

24、40以前完成配送貨物的裝載任務；3. 保證貨物運輸的及時、準確；4. 對運輸費用的控制，確保貨物在運輸過程中的安全、完好；5. 努力搞好并保持與承運單位的良好協作關系；6. 每天下班前將配送貨款或支票及時交財務處；7. 其他主管交待的工作。主要職責權限1. 承運一般的產品運輸操作工作；2. 承辦工廠貨物運輸，配送，發(fā)送工作；3. 確保承運配載貨物安全，及時；4. 做好日常工作6s管理。工作代理經理備 注第三章 部門工作手冊第一節(jié) 辦公大樓管理規(guī)定1. 目的：規(guī)范辦公大樓工作秩序和辦公人員行為標準，各功能辦公室的規(guī)范使用，確保良好的辦公環(huán)境和公司形象；2. 范圍：辦公大樓內各部門3. 責任：行政

25、中心4. 內容：4.1辦公環(huán)境管理規(guī)定4.1.1非本公司員工未經相關人員許可不得進入辦公區(qū)，公司員工不得私自帶人進入辦公區(qū)。來訪客人由總臺文員負責安排至大廳休息區(qū)就坐等候，并通知相關部門或人員接待，由接待人員負責引導至會客室。4.1.2在辦公室內應服裝整齊，一律按規(guī)定著裝,戴廠牌，禁止穿背心、短褲、超短裙、拖鞋等。4.1.3禁止男員工染發(fā)或留長發(fā)，女員工頭發(fā)長度過肩應扎起來，不得散披在肩上。4.1.4辦公時間一律使用普通話。除業(yè)務來往需要外，禁止使用其他方言。4.1.5辦公室內嚴禁吸煙，確需吸煙者按公司規(guī)定到吸煙室吸煙。4.1.6辦公區(qū)內禁止大聲喧嘩、喊話打鬧，不準隨地吐痰和亂扔垃圾。4.1.

26、7禁止上班時間在辦公室內吃零食或用餐。4.1.8上班時間不得閑聊與工作無關的事、不得聚在通道或樓梯上談話.。4.1.9辦公室內實行衛(wèi)生包干，各部門負責各自辦公室的衛(wèi)生保潔。4.1.10辦公室內桌椅、柜子等物品應按公司規(guī)劃擺放整齊，不得隨意挪動。離開座位時應將椅子推入桌下。4.1.11下班時將桌上物品收拾整齊、干凈，相關物品要歸位。電器設備要關閉。門窗要關好鎖好。4.1.12禁止將辦公資料私自帶出公司4.1.13禁止使用公司電話拔打私人電話.。4.1.14公司會客室、會議室等公共場所，由使用部門在使用后負責保潔、歸位、關閉門窗和電源，確?；謴驮瓲?。4.1.15員工打水時，應注意節(jié)約用水，保持開水

27、房的清潔。禁止將開水、茶葉等雜物倒在地板上。4.1.16辦公室內的門窗、桌椅、電燈、電話、電腦、空調等辦公設備及辦公用品由所在部門負責管理。部門主管要負責督導本部門員工做好辦公設備及用品的保管、保潔、使用工作。凡放假兩天以上，要關閉電源，重點部門要做好封存工作。4.1.17公司電腦按電腦管理制度執(zhí)行。嚴禁玩游戲或私自安裝下載與工作無關的軟件，禁止打印與工作無關的資料。4.1.18復印機、傳真機、打印機等共用設備由所在部門負責管理。4.1.19公司員工閱讀完報夾上的報紙后，應放回原處。4.1.20各部門辦公室的鑰匙按鑰匙管理規(guī)定執(zhí)行。4.1.21公司所有電話鈴聲應設置為中小檔。4.1.22員工打

28、接電話時應控制音量，以限對方能聽清即可。來電話時，應在響鈴兩聲前接聽，若電話旁無人接聽,其鄰近的同事應在最短時間內接聽。禁止讓鈴聲長時間在響或拒絕接聽。4.1.23辦公室內部員工溝通時，應到對方桌前短距離溝通或到會客室進行，以免影響他人。4.1.24公司員工同客戶洽談時要注意自身音量的控制，并引導客戶降低音量。4.1.25總臺要隨時禮貌的提醒前來辦事人員自覺降低音量，保證前臺的安靜有序。4.1.26在辦公區(qū)內，公司員工應注意走路的聲音，減小響聲。4.1.27搬運物品時要輕拿輕放，盡量減小響聲。4.1.28開會時應關好門窗，討論時音量要控制，若會議需使用多媒體時，要做到音量適中。4.1.29上下

29、班時要相互禮讓，不要擁擠、嘻笑吵鬧。4.1.30禁止在樓梯或走道上大聲接聽手機。4.1.31禁止在辦公室播放音響或收聽音樂等行為。4.1.32各部門主管有責任督導本部門員工自覺遵守本制度。行政中心負責對本制度的執(zhí)行進行檢查和跟蹤,并對違規(guī)者進行處罰。4.2大堂管理規(guī)定4.2.1大堂由總臺文員負責日常管理;4.2.2大堂的衛(wèi)生保潔由行政中心指定清潔工負責，總臺文員協助;4.2.3大堂內的物品和設備由總臺文員負責保管;4.2.4禁止私自搬走或挪動大堂內的物品和設備;4.2.5禁止在大堂內大聲喧嘩、亂扔垃圾或隨地吐痰;4.2.6禁止在大堂內吸煙和吃零食;4.2.7禁止在大堂沙發(fā)上睡覺;4.2.8禁止

30、把腳蹺在茶幾或沙發(fā)上;4.2.9禁止隨意開關大堂內的景光燈；4.2.10禁止在大堂和總臺文員聊天或長時間逗留做與工作無關的事;4.2.11禁止私自使用總機電話撥打電話；4.2.12禁止在大堂內打鬧、嘻笑、吵架和說臟話；4.2.13總臺文員禮貌的引導來客遵守公司規(guī)定；4.2.14對違反以上規(guī)定者（來客除外）根據情節(jié)輕重，處于10-50元罰款，對損壞物品和設備者，按價賠償；4.2.15大堂的管理由行政專員監(jiān)督執(zhí)行。4.3洽談室管理規(guī)定4.3.1辦公大樓內設置3個洽談室，其功能分別為：a、2號和3號洽談室 公司內部溝通 各部門客戶及客人的接待; 面試場所; 臨時會議的召開; 其它方面溝通和交流b、1

31、號洽談室公司的副會議室;各部門內部會議;重要客人來訪的接待;政府部門來訪的接待其他特殊客人的接待4.3.2需使用部門或個人須先到總臺文員處申請報備，由總臺文員負責安排并領取鑰匙;（總臺人員輸入oa讓相關人員可以查詢到）4.3.3如使用的是2號和3號洽談室需從總臺文員處領取提示牌，并掛在門外的拉手上，以提醒他人正在使用，以免打擾，會議結束后，將提示牌交還給總臺文員;4.3.4洽談室內的一切物品未經行政中心許可，禁止搬離洽談室;4.3.5使用部門或個人在使用過程中，應注意愛護室內的物品，嚴禁亂寫亂畫或刻印等行為，誰損壞由誰負責賠償;4.3.6使用結束后，使用部門或個人應自覺將燈、窗、空調等關好，座

32、椅需歸位擺放整齊，桌面和地面應清理干凈，以維修會議室的整潔;4.3.7洽談室平時衛(wèi)生由行政中心指定清潔工負責;4.3.8洽談室的物品和衛(wèi)生由總臺文員監(jiān)督管理;4.3.9洽談室內嚴禁大聲喧嘩，亂扔垃圾;4.3.10洽談室內禁止吸煙。4.4榮譽室管理規(guī)定4.4.1榮譽室內存放或保存公司及產品所獲得的獎牌、獎杯、獎狀、榮譽證書及公司活動和重要領導、客戶來訪的影像資料等；4.4.2公司在辦公大樓設一間榮譽室專門存放5.1所列的所有榮譽牌匾與證書，并陳列于展架上；4.4.3榮譽室由總臺文員負責日常管理；4.4.4總臺文員對各種獎項進行登記造冊和合理擺放；4.4.5總臺文員安排清潔工每周一次對榮譽室進行衛(wèi)

33、生清理，確保榮譽室干凈、整齊有序；4.4.6各部門及個人在獲得新獎項時，應在一個工作日內交給總臺文員進行登記，同時擺放展示架上，并通知市場部推廣部負責拍照或掃描留存電子檔；4.4.7榮譽室內所有檔案均需以電子文檔的形式保存，行政中心和市場部各保存一份；4.4.8有重要領導或重要客戶來訪時，由市場專員負責引導參觀，介紹和拍照；4.4.9相關部門或個人因工作需要借用榮譽室內的檔案資料時，需辦理相關手續(xù)，即經部門主管審核，行政中心審批方可，同時確定歸還日期；4.4.10榮譽室由行政專員負責監(jiān)督管理；4.5培訓室管理規(guī)定4.5.1培訓室是公司內部培訓、召開大型會議或中小型活動的場所;4.5.2培訓室由

34、人力資源中心培訓專員負責日常管理;行政專員負責監(jiān)督執(zhí)行.4.5.3培訓室的衛(wèi)生由行政中心指定清潔工負責清理;4.5.4培訓室內的桌椅擺放原則上不變，如因召開會議需要調整布局，需向行政中心申請，由行政中心安排，使用部門協助，在使用后需恢復原樣;4.5.5要使用的部門須向行政中心提出申請,經與培訓專員協調后安排使用.4.5.6使用部門或個人負責使用時的管理;4.5.7禁止在培訓桌或墻壁上亂寫亂畫亂刻;4.5.8禁止損壞培訓室的物品和設備;4.5.9禁止在培訓室內大聲喧嘩、亂扔垃圾和隨地吐痰;4.5.10禁止向培訓室窗外扔東西;4.5.11禁止在培訓室內吸煙或吃零食;4.5.12禁止把腳蹺在桌上或其

35、它椅子上;4.5.13進出培訓室應隨手關門;4.5.14使用結束后，使用部門或個人應關閉門窗和電器，桌椅應歸位、整齊擺放，并與行政專員聯系，安排清洗工做衛(wèi)生;4.5.15在使用過程中，培訓室內一切物品均由使用部門或個人負責，誰損壞誰賠償，不能說出損壞者的由使用部門或個人承擔賠償責任;4.5.16對違反以上規(guī)定者，根據情節(jié)輕重處于10元-50元罰款，物品和設備被損壞，按價賠。4.6開水房管理規(guī)定4.6.1辦公大樓一樓、二樓各設一個開水房;4.6.2開水房由行政中心指定清潔工負責管理，行政專員監(jiān)督;4.6.3清潔工每日應在上班時間半小時把開水機打開，下班時關閉開水機;4.6.4開水房的衛(wèi)生保潔由清

36、潔工負責，每日上下午各一次;4.6.5清潔工應保持開水房地板的干燥，及時清理垃圾桶內的茶葉等雜物，夏季一日兩次，冬季一日一次;4.6.6公司員工在進入開水房洗口杯或打開水時，應注意保潔，禁止把茶葉或廢水等倒在地板.4.6.7非專業(yè)人員禁止亂旋開水機的開關或其它旋鈕，如因此造成燙傷或開水機損壞，將由其本人承擔一切后果;4.6.8員工在洗口杯時，應注意節(jié)約用水，養(yǎng)成隨手關緊水龍頭的良好習慣。4.6.9員工應愛護開水房內設備和物品.損壞物品按價賠償.4.7洗手盆（洗杯池）及打開水管理規(guī)定4.7.1洗手盆（含開水房洗杯池）的使用規(guī)定4.7.1.1旋開水龍頭洗手或洗杯4.7.1.2洗完后將水龍頭旋緊，不

37、準有水滴下4.7.1.3用臺面上的抹布把臺面、水龍頭和鏡子擦干凈，確保無水珠4.7.1.4手上的水只許擦干或甩干，但只能在盆中甩，禁止把水甩在地板上。4.7.1.5用力把抹布擰干。4.7.1.6禁止用抹布擦鞋或把抹布拿走。4.7.1.7使用后把抹布放回架上.4.7.1.8查看地板有無積水和腳印，如果有需用拖把擦干凈4.7.1.9把拖把歸位4.7.1.10雙腳在腳墊上擦干凈，然后離開4.7.1.11違反以上規(guī)定，造成水龍頭滴水，臺面有積水和地板有積水及腳印，每項每次罰款10元。4.7.112以上規(guī)定由行政中心負責監(jiān)督執(zhí)行。4.7.2打開水規(guī)定4.7.2.1選擇水龍頭（開水、溫水和冷水）4.7.2

38、.2口杯放到所選擇的水龍頭下方，要對著水龍頭4.7.2.3旋開水龍頭打水，口杯只能打6分7分滿4.7.2.4旋緊水龍頭，不準有水滴下4.7.2.5如果把水灑到地板上，先把口杯放在臺面上然后用拖把把地板擦干凈;4.7.2.6把拖把歸位4.7.2.7端口杯時一手端另一只手需扶穩(wěn)，防止口杯中水灑出，禁止把杯中水灑到地板上口杯外圍不允許有水滴下。4.7.2.8腳在腳墊上擦干凈后離開4.7.2.9違反以上規(guī)定，造成水龍頭滴水，地板有積水及腳印，每項每次罰款10元4.8吸煙室管理規(guī)定4.8.1公司只在辦公大樓二樓設一專用的吸煙室;4.8.2吸煙室由行政中心指定清潔工負責管理，由行政專員負責監(jiān)督;4.8.3

39、吸煙室的衛(wèi)生保潔由清潔工負責一日兩次;4.8.4有吸煙習慣的員工應到行政中心報備，行政中心應將名單張貼于吸煙室內;4.8.5禁止非吸煙者進入吸煙室內聊天等，一經發(fā)現將給予口頭警告一次處罰；4.8.6進入吸煙室吸煙的員工應自覺把煙頭放入煙灰缸內并隨手摁滅;4.8.7禁止把煙頭、煙盒、廢火機等扔到地板上或扔出窗外，違者書面警告;4.8.8吸煙者應注意愛護吸煙室的物品和衛(wèi)生保潔;4.8.9進出吸煙室應隨手關門;4.8.10禁止在吸煙室內大聲喧嘩、吃零食或隨地吐痰。4.9會議室的功能4.9.1公司例會4.9.1.1各部門主管參加的會議4.9.1.2股東大會4.9.1.3由董事長主持召開的會議4.9.1

40、.4由總裁主持召開的會議4.9.1.5重要客人或來賓參加的會議4.9.1.6重要政府官員參加的會議4.9.1.7其他重要的會議4.9.2會議室(1)的日常管理由總臺文員負責；會議室(2)由董事長秘書負責管理;4.9.3會議室的衛(wèi)生保潔由行政中心指定的清潔工負責;4.9.4會議室(1)內的物品和設備由總臺文員負責保管;會議室(2)內的物品和設備由董事長秘書負責保管;4.9.5會議室內的物品和設備的擺放原則上不變,未經行政中心批準禁止搬動和借出;4.9.6會議室的使用原則上公限于4.1所列的內容方可使用,如確需使用需向行政中心申請,經批準后由行政中心安排,其他會議建議在副會議室或洽談室進行;4.9

41、.7會議室內禁止大聲喧嘩、亂扔垃圾和隨地吐痰；4.9.8會議室內禁止吸煙或吃零食；4.9.9會議室在使用過程中，應自覺愛護室內物品和設備；4.9.10在使用過程中，應關閉門窗，講座時應控制音量，如使用多媒體，也應音量適中；4.9.11使用結束后，使用部門負責通知總臺文員關閉門窗和各種設備，安排清潔工進行衛(wèi)生清理和座椅歸位；4.9.12會議室的管理由行政專員負責監(jiān)督執(zhí)行；5. 培訓5.1oa和公告欄上公告，提醒標語及圖片；5.2重點培訓和現場訓練；6. 檢查6.1由行政專員負責檢查；6.2每日檢查2-3次，填寫相關記錄表；6.3每周匯總一次；7. 分析改進：7.1由行政專員對每周匯總記錄進行分析

42、，提出改進意見；7.2與上級主管溝通，確定改進方案，并立即實施。第二節(jié)保安管理規(guī)定1.目的：確保公司和工廠的治安安全，有序管理工廠員工和外來人員及車輛的出入。2.范圍：廈門工廠3.責任：行政中心保安員4.定義：無5.內容：5.1門衛(wèi)內部管理5.1.1內部員工禁止進入門衛(wèi)室辦理工作；特殊情況下確實需要進入門衛(wèi)室執(zhí)行相關工作時，需經保安同意方可進入；5.1.2嚴禁在門衛(wèi)室放置任何和門衛(wèi)工作、治安工作無關的物品；確實需要臨時放置時，需要經過保安同意方可；需要進入門衛(wèi)室搬運物品時，要事先征得保安同意方可進入門衛(wèi)室搬運；5.1.3員工處理業(yè)務、領取信件、轉寄信件和物品等工作一律在員工辦事窗口辦理；5.1

43、.4會客、應聘、送貨人員暫無人接待時，經保安許可后可以在門衛(wèi)室暫留；同時保安要繼續(xù)聯系接待人，讓暫留保安室的人員盡早離開；5.1.5治安用品和門衛(wèi)室的專屬用品如對講機、充電器、手電等應該有序第擺放在固定位置；擺放位置見附圖；5.1.6 所述用品應該在換班時清點、檢查并填寫治安用品交接表表（見附件）；5.1.7不間斷察看監(jiān)控視頻，有特殊情況應立即處理；5.1.8密切監(jiān)聽紅外線對射防盜監(jiān)控設備，發(fā)現異常情況，立即到異常情況發(fā)生地點檢查；如確實有異常情況，立即采取行動；如有重大異常，按緊急事件報告流程處理；5.1.9定期檢查和保養(yǎng)門衛(wèi)室的公共物品及執(zhí)勤用品，確保這些物品的正常使用；5.1.10嚴格填

44、寫各種表單，如來訪人員會客單、車輛里程記錄表、來往信件登記表、巡邏記錄表、交接班表等；5.1.11各種資料和制度、文件夾、其他表單放在固定的文件夾內，并有標簽注明；5.1.12各種記錄資料必須妥善保存；保存期一年。5.1.13各種表單記錄以月為單位分類裝入文件袋中，統一放入專用柜內保存1年，如需查找記錄可按月份、類型查找。5.1.14收到的信件、物品確認無損壞、拆封后登記在外來信件及物品記錄表上，并立即通知收件人來領?。煌ㄖ旰髮⑿偶臀锲贩湃胗袠撕炞⒚鞯膶Ｓ么娣盘帟簽楸９?；收件人或代收人在領取時也必須簽名,確保信件、物品不會丟失。5.1.15工廠寄往武漢大廈的信件、物品經本人在“工廠-公司的

45、信件”表上登記完好后，經辦人將寄品存放入有書簽注明的專用柜中保管，直到物流部派車簽字領走；5.1.16工廠寄到外部的信件、物品經寄送人填寫記錄表后交門衛(wèi)室，值班員將信件、物品存放于專用柜中，并通知快遞公司統一取走，保安室留底單一份保存；5.1.17當班人員在每天交接班前30分鐘內對門衛(wèi)室衛(wèi)生清潔一遍；如：地板、桌、椅、物品擺放等；5.1.18每星期六保安對門衛(wèi)室進行一次大掃除如：地板、門、窗、桌、椅等保安衛(wèi)生區(qū)域；本項由夜班值班人員操作；5.1.19隨時清除室外吸煙處周圍的煙頭或其他臟物；5.1.20值班室電話作為信息傳遞工具，傳遞上級領導的工作指示及聯系公司內、外部業(yè)務；5.1.21嚴禁無關

46、人員隨意使用電話；任何人員不得使用門衛(wèi)室電話打非工作電話；5.1.22保安要確保考勤系統正常工作；考勤裝置有異常應及時反映處理；5.1.23保安要密切監(jiān)督打卡人員的打卡行為；任何員工在任何時候不得代打卡；5.1.24員工因事需外出離廠時，必須持正式的、批準的外出申請單或請假單經保安檢查后方可打卡離廠；5.1.25 保安在值期間，站坐有象，公私分明，嚴格執(zhí)行和監(jiān)督公司的各項管理制度；對于違反規(guī)定的員工要及時予以制止；5.1.26在室外值班人員，應該站在規(guī)定位置值班；不與進出的員工閑談聊天；5.2信件的管理（物品傳遞）5.2.1保安收到外部信件、快遞、刊物應先確認其完整性，是否無損壞、無拆封等5.

47、2.2保安要把信件、快遞、刊物詳細登記在“信件、物品信息傳遞單”上；5.2.3及時通知收件人領取信件，保安要做到不延誤、無丟失，領取時取件人要簽字、注明時間、日期；5.2.4由寄件人填寫好寄件登記表，保安值班人員應檢查所寄物品是否完好、填寫是否正確；5.2.5內部信件、物品傳遞時通知相關人員領取、領取時應要求領取人簽字確認；保安值班員應跟蹤寄品傳遞是否傳到收件人手中；5.2.6寄往外部的寄品、快遞由合同快遞公司統一取件，保安室留快遞底單1份、存檔，以便月底對帳及追查快遞之用；5.3物品的管理5.3.1嚴格控制易燃、易爆、防腐蝕、輻射等危險品進入廠區(qū)；5.3.2如有生產或生活上請購的特殊物品進廠

48、，應通知相關專業(yè)人員親自引導存放；5.3.3本公司物品（含原料輔材料、半成品、成品、廢品等）需帶出工廠的應持有效的“出廠通知單”并由相關責任人領導及行政中心簽字后，經門衛(wèi)檢查無誤方可放行，無效手續(xù)一律扣留；5.4大小門管理5.4.1大門在無車輛進出的時候處于關閉狀態(tài)；5.4.2白班工作時間內，伸縮門開三分之二；有車輛進出時可以開啟橫桿裝置放行；同時保安對大型車輛要注意引導；5.4.3小門在上、下班前十五分鐘打開，保安人員要有一人站在門的外面（指定地點）指揮車輛、輸導交通、監(jiān)督員工打卡情況，穿著廠服情況，檢查職工有無攜帶公司物品，有異常情況及時處理上報行政中心；5.4.4人員、自行車、摩托車、電

49、動車一律從小門進出；5.4.5公司員工禁止在門前換衣服；5.4.6有與應聘人員或其它辦事人員請其在門外等候；5.4.7上班時間內人員通過小門進出；5.4.8大門右側為吸煙區(qū)；丟放煙頭和廢棄物品垃圾要放入相應的垃圾箱內；煙頭需掐滅后丟入煙頭垃圾箱；5.4.9保安應隨時檢查吸煙處的衛(wèi)生并及時處理；5.4.10隨意丟煙頭的員工罰款10元；5.4.11禁止員工在廠門口的草坪上躺、臥，聚眾閑聊；5.4.12禁止員工踐踏廠門口的花草；不得在廠門口周圍隨地亂扔垃圾；5.4.13違反上兩條者罰款10元。5.5夜班巡邏管理5.5.1人員分配：1人在門衛(wèi)室值班負責廠辦、會議室一線的巡查及處理門衛(wèi)室工作，1人全職巡邏；負責廠區(qū)檢查及監(jiān)控報警處理；5.5.2 8：00以后夜間巡邏每隔半小時一次；同時要對重點區(qū)域進行檢查；重點區(qū)域包括倉庫、車間、配電房等區(qū)域；必要時，增加夜班值班人員；巡邏線路見附件：5.5.3夜間值班保安必須如實填寫值班記錄表5.5.4夜間巡邏人員應提高警惕；巡邏時隨身攜帶警棍、對講機；對講機應保持通訊暢通，隨時聯系交換情況并報告巡邏位置和發(fā)生的情況；5.5.5夜間檢查內容：廠區(qū)內水、電、照明路燈，各部門的門、窗關閉情況，空壓機房、配電室、油料庫、倉庫等，其他還包括車輛安全，紅外對射系統，夜班工廠紀律和制度執(zhí)行情況、可疑人員