ERP集團(tuán)財(cái)務(wù)管理案例

1、ERP集團(tuán)財(cái)務(wù)管理案例ZHY的ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)ZHY公司（簡(jiǎn)稱“ZHY”）是集航空油料的 釆購(gòu)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、銷售為一體，自主經(jīng)營(yíng)、獨(dú) 立核算、自負(fù)盈虧、具有獨(dú)立法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí) 體。ZHY現(xiàn)行的財(cái)務(wù)核算體制為一級(jí)法人、多 級(jí)核算管理，層次結(jié)構(gòu)為總公司（集團(tuán)）、地區(qū) 公司（包括直屬公司、合資合營(yíng)公司和股份制公 司）、分公司、供應(yīng)站。=i作為“十五”期間民航八大信息化項(xiàng)目之一 的ZHYERP系統(tǒng)，ZHY通過招標(biāo)最終選擇了 SAP公司的R/3作為自己的企業(yè)管理平臺(tái)，并 由北京民航中天科技有限公司和IBM公司做咨 詢實(shí)施。ZHYERP系統(tǒng)一期工程在ZHY華東地 區(qū)公司24個(gè)點(diǎn)全面實(shí)施，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊主

2、要包 括了總帳（GL）,應(yīng)收帳款（AR）,應(yīng)付帳款 （AP）,現(xiàn)金管理及流動(dòng)資金預(yù)測(cè)（TR）,成本 中心會(huì)計(jì)（CCA）和獲利能力分析（CO-PA）o 該項(xiàng)目于2002年1月17日正式上線，目前系 統(tǒng)運(yùn)行良好。從會(huì)計(jì)核算的角度出發(fā)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)必須嚴(yán)格 依照國(guó)家制定的企業(yè)財(cái)務(wù)準(zhǔn)則及會(huì)計(jì)制度和法 規(guī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，并依法對(duì)外提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào) 表。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，還應(yīng)該符合國(guó)際認(rèn)可的會(huì)計(jì)準(zhǔn) 則如GAAP及l(fā)ASo SAP R/3的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊 的設(shè)計(jì)除了要滿足上述的標(biāo)準(zhǔn)外，還必須滿足 ZHY目前的一級(jí)法人，多級(jí)核算體系的需求。另外，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的設(shè) 計(jì)還應(yīng)該從靈活性方面進(jìn)行考慮、設(shè)計(jì)，以滿

3、足 公司組織結(jié)構(gòu)的重組和調(diào)整。當(dāng)非直屬分公司需 要進(jìn)行獨(dú)立核算，或地區(qū)公司成為獨(dú)立的法人 時(shí)，系統(tǒng)在進(jìn)行調(diào)整后，能很快適應(yīng)這些變化。ZHY組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，決定了其會(huì)計(jì)核 算體系的復(fù)雜程度。目前在ZHY表面上是二級(jí) 核算，實(shí)質(zhì)上仍然是三級(jí)財(cái)務(wù)核算的體制。即總 公司與地區(qū)公司（或直屬分公司）分別完全獨(dú)立 核算，其余分公司、供應(yīng)站與代表處雖然其收入 及庫(kù)存全部隸屬于相應(yīng)的地區(qū)公司（或直屬分公 司），也不在當(dāng)?shù)丶{稅，但其他成本費(fèi)用的核算 也完全是獨(dú)立的。對(duì)于ZHY的業(yè)務(wù)，不僅業(yè)務(wù) 量大，而且地域跨度廣，在信息傳遞的準(zhǔn)確性和 及時(shí)性等都存在很大的問題。由于目前我國(guó)對(duì)成 品油市場(chǎng)的控制非常嚴(yán)格，仍然采用

4、國(guó)家宏觀調(diào) 控的管理模式。而ZHY目前的經(jīng)營(yíng)管理比較粗放、經(jīng)營(yíng)意識(shí)較為淡薄，許多與經(jīng)營(yíng)和成本相關(guān) 的制度還沒有建立，為適應(yīng)整個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷 市場(chǎng)化，加強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，迎接入世的挑戰(zhàn),ZHY 就必須在成本費(fèi)用控制這一環(huán)節(jié)有質(zhì)的飛躍。另 一方面，ZHY盡管已認(rèn)識(shí)到降低庫(kù)存的必要性, 但不知壓縮庫(kù)存的同時(shí)，又如何保證生產(chǎn)的正常 進(jìn)行，缺乏有力的系統(tǒng)的支持和保證。在企業(yè)實(shí)施ERP的時(shí)候，首先要建立一個(gè) 在ERP系統(tǒng)中可以實(shí)現(xiàn)的企業(yè)組織架構(gòu)模型， 這個(gè)組織架構(gòu)模型是基于企業(yè)當(dāng)前的組織機(jī)構(gòu)， 根據(jù)企業(yè)未來業(yè)務(wù)發(fā)展的需求以及在ERP系統(tǒng) 中實(shí)現(xiàn)的可能性而搭建起來的。基于目前的ZHY 的核算體系，地區(qū)公司作為

5、獨(dú)立核算單位，在SAP系統(tǒng)中設(shè)置為公司代碼（即CompanyCode：在SAP系統(tǒng)中代表一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí) 體，擁有完整的會(huì)計(jì)帳套，是對(duì)外報(bào)送法定資產(chǎn) 負(fù)債表/損益表的最小單位，所有的憑證都將過 帳在公司代碼層次上）；對(duì)于下屬分公司，考慮到分公司作為內(nèi)部核算單位，通過設(shè)置為業(yè)務(wù)范 是創(chuàng)建內(nèi)部資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的組織結(jié)構(gòu)）， 可以產(chǎn)生相應(yīng)的報(bào)表。某些分公司需要對(duì)外送的圍（即usiness Area：主要用于企業(yè)內(nèi)部管理,-4 -資產(chǎn)負(fù)債表與損益表，也可以通過此方法實(shí)現(xiàn)。圖1： ZHY集團(tuán)公司的組織架構(gòu)圖圖1是ZHY集團(tuán)公司的組織架構(gòu)圖，華東 地區(qū)作為獨(dú)立的公司代碼進(jìn)行獨(dú)立核算;從ZHY 集團(tuán)的角度

6、來看，在整個(gè)集團(tuán)內(nèi)使用一套會(huì)計(jì)科 目表，統(tǒng)一了各地區(qū)公司的會(huì)計(jì)核算，有利于整 個(gè)ZHY集團(tuán)的報(bào)表合并及總公司對(duì)下屬企業(yè)的 監(jiān)控。由于ERP數(shù)據(jù)的集成及共享，所有客戶 的信用控制可全部在集團(tuán)層進(jìn)行控制，將整個(gè)集 團(tuán)的壞帳損失減至最低。從組織結(jié)構(gòu)來看，華東 地區(qū)公司隸屬于ZHY集團(tuán)，其下包括各分公司, 各分公司的財(cái)務(wù)人員按業(yè)務(wù)范圍輸入會(huì)計(jì)憑證, 從系統(tǒng)中既可按分公司直接產(chǎn)生相應(yīng)的帳務(wù)和 報(bào)表，又可直接產(chǎn)生整個(gè)地區(qū)公司的帳務(wù)和報(bào) 表，不需象以前那樣向地區(qū)公司報(bào)送軟盤及報(bào) 表。大大節(jié)省了信息傳遞的時(shí)間和財(cái)務(wù)人員的工 作量，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性得到了保障。企金纟&東航上?；睿ば虚L(zhǎng)寧活，一憑證項(xiàng))。檢金

7、:晉理和預(yù)測(cè):匯總顯示| 八1囤等級(jí)H科目E2貨幣備注記錄只他顯不畏后昱喬公司代碼2300 計(jì)劃貨幣*顯示R鹿業(yè)務(wù)部門M 分姐CflOSC-CfiSH比例3/0 (累計(jì)中航油哇部貢金按資金類別分類資金匯總02.93.2792.93.2892.93.29ft2.Wi.0102.84.0202.04.0302資金匯總741r489-741,489-7M ,M9-741,460-741,469-7M687l741.489-741.489-7M .89-741.460-741.46 0-7M,i607I資金匸總 等級(jí)02.03.2702.03.2802.03.2902.Oh.0102.0a.0202.

8、04.0302VA VB VC VF4現(xiàn) 金 活期彬 專用資金 F唯房基金890,831-95.40?53,38655289Q,83-9S.49753,386552890,83H95.40753,386S5289叭83U-95.43653,38055289Q,83-99.43653,3865S2890,8395.43653,386S528II余額741.489-7M .489-7M.489741.460-741.46 9-7M.468-?VB4、舌期仔款帳戶公司代？02.63.2702.03.2802.03.2902.64.812.0U.B2R2.04.9392活牯基活活活g W寧寧海W寧血

9、上長(zhǎng)長(zhǎng)上上長(zhǎng) 霓仃行大發(fā)行亡 東工工光廣建M230023002380230023002300-10,42585 7761 955 97 11,21i51OO10.42585 87,761 955 9*? 11,2115*10010,42585 8?,761 955 947 11,245 ion10,4258587,79095594711,2U51 DO10,42585 87,790 955 9*? 11,2115too10,4258587,?9H95594711,245ion圖3： ZHY現(xiàn)金頭寸報(bào)表及其追溯功能流動(dòng)資金預(yù)測(cè)(Liquidity Forecast)： SAPR/3是高度集成的系

10、統(tǒng)，其現(xiàn)金管理可以基于財(cái)務(wù)憑證、銷售訂單、釆購(gòu)訂單和計(jì)劃數(shù)據(jù)(如計(jì)內(nèi)/國(guó)外），并對(duì)每種劃的人員費(fèi)用、稅費(fèi)支出），實(shí)時(shí)給出中期（1 24 周）流動(dòng)資金預(yù)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金盈余或短缺， 讓管理層能合理調(diào)配或籌措資金。通過對(duì)基于銷 售訂單、采購(gòu)訂單、應(yīng)收帳款、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)付 帳款、應(yīng)付票據(jù)、銀行存款、資金計(jì)劃等形成的 資金流動(dòng)進(jìn)行分類（如： 類型進(jìn)一步分組，利用“追溯”査詢功能，讓管 理層更深入、更清晰了解資金流動(dòng)狀況。|=增收節(jié)支是增加利潤(rùn)的基本方法。在目前 ZHY收入來源較為固定的情況下，如何降低成 本是企業(yè)管理工作中的重要方面。在華東公司的 經(jīng)營(yíng)成本與經(jīng)營(yíng)費(fèi)用中，存在著公司本身不可控 的因素，但

11、也有一些是可控的因素。由于對(duì)這些 可控及不可控因素的影響缺乏細(xì)致的量化分析， 影響了進(jìn)一步對(duì)各項(xiàng)成本及經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的控制。在華東公司，由于以前部分部門費(fèi)用的核算 工作量較大，只能通過在憑證摘要內(nèi)標(biāo)注部門及 費(fèi)用類別來劃分部門費(fèi)用。地區(qū)公司費(fèi)用記帳不 核算到部門，沒有辦法對(duì)部門發(fā)生費(fèi)用進(jìn)行跟 蹤、與監(jiān)控。無法與年底費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃做比較。 因此，每年的費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃需要憑經(jīng)驗(yàn)制定，沒 有具體的以前年度費(fèi)用數(shù)字作依據(jù)。針對(duì)以上問 題實(shí)施管理會(huì)計(jì)中的成本中心會(huì)計(jì)和獲利能力 分析，可以很好地滿足ZHY目前采用的一級(jí)法 人、多級(jí)核算、多級(jí)管理的管理模式。成本中心會(huì)計(jì)幫助用戶細(xì)化企業(yè)的各項(xiàng)費(fèi) 用，通過對(duì)成本中心的各

12、項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行事前的計(jì) 劃、事后歸集及合理的攤配，通過對(duì)各成本中心 的考核，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行合理、有效地控制。對(duì) 于ZHY來說，管理階層需要了解整個(gè)集團(tuán)的所 有成本、費(fèi)用，因此所有的公司代碼都是分配給 同一個(gè)成本控制范圍，所有的成本中心全部都隸 屬于此成本控制范圍中。對(duì)有相應(yīng)權(quán)限的人而 言，可從不同層次去了解該層面以下的所有成本 中心發(fā)生的成本、費(fèi)用。而未來的成本費(fèi)用控制 結(jié)構(gòu)可以按照Z(yǔ)HY的組織結(jié)構(gòu)來定義。如：在 總部，可以用大的部門作為成本中心組，其下屬 的小部門作為成本中心；在華東地區(qū)公司，則可 以用分公司作為成本中心組，其下屬的供應(yīng)站作 為成本中心，或供應(yīng)站再作為小的成本中心組, 供應(yīng)站的各

13、部門再細(xì)分為成本中心。如此一來, 便可以考核到每一級(jí)的各項(xiàng)成本費(fèi)用，分析費(fèi)用 的構(gòu)成，從中找到可改善之處，并可以在成本中 -12 -心會(huì)計(jì)中針對(duì)各個(gè)部門的成本費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行年 度計(jì)劃，計(jì)劃的總金額是由年度預(yù)算的總額分解 到每月。根據(jù)月度計(jì)劃與實(shí)際費(fèi)用發(fā)生的比較可 以得到年度預(yù)算的執(zhí)行情況。費(fèi)用計(jì)劃和預(yù)算在 年初經(jīng)總公司審批后錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)在年初應(yīng)建 立兩個(gè)費(fèi)用計(jì)劃的版本，一個(gè)記錄年初計(jì)劃的狀 態(tài)，另一個(gè)版本記錄年中不斷修改的狀態(tài)。年終 通過兩個(gè)計(jì)劃版本的比較，可以清楚分析費(fèi)用計(jì) 劃和預(yù)算的執(zhí)行情況。成本中心的費(fèi)用主要是從 SAP R/3的其他模塊記帳后，根據(jù)成本要素（費(fèi) 用類科目）對(duì)應(yīng)的成本中心

14、，自動(dòng)記入到成本中 心模塊。因此費(fèi)用的歸集主要是在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI） 中進(jìn)行。通過在成本控制（CO）中分配（Distribution）和分?jǐn)偅ˋssessment）的方 法，實(shí)現(xiàn)合理的費(fèi)用歸集，滿足內(nèi)部費(fèi)用控制的 需要。獲利分析是企業(yè)管理層對(duì)細(xì)分市場(chǎng)（Market Segments）進(jìn)行分析評(píng)估的重要的 管理會(huì)計(jì)工具。通過對(duì)銷售收入、成本、利潤(rùn)和 邊際貢獻(xiàn)的分析，來評(píng)估由產(chǎn)品（產(chǎn)品類型、產(chǎn) 品組）、客戶（類型、國(guó)家、地區(qū)）、戰(zhàn)略組織（公 司、業(yè)務(wù)范圍、銷售機(jī)構(gòu)、銷售方式）的組合劃 分的細(xì)分市場(chǎng)?？梢詮氖袌?chǎng)導(dǎo)向的視角為公司的 銷售、市場(chǎng)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等管理部門的決策提供 必要的信息。經(jīng)營(yíng)范圍（Ope

15、rating Concern） 是獲利分析的最高組織結(jié)構(gòu)，它界定了市場(chǎng)獲利 分析的范圍。ZHY所有公司（總部、地區(qū)公司、 直屬分公司）都屬于同一個(gè)經(jīng)營(yíng)范圍。ZHY的獲利能力分析系統(tǒng)可以對(duì)每筆業(yè)務(wù) 的收入、成本、直接費(fèi)用進(jìn)行直觀統(tǒng)計(jì)，形成各 筆業(yè)務(wù)的考核毛利。利用這些數(shù)據(jù)，結(jié)合公共費(fèi) 用的各級(jí)分?jǐn)偅梢詫?duì)每筆業(yè)務(wù)、每個(gè)業(yè)務(wù)部門 的邊際貢獻(xiàn)、凈利潤(rùn)情況進(jìn)行分析。它可以從業(yè) 務(wù)的各個(gè)方面（如產(chǎn)品、客戶、訂單和它們的任 意組合）及任何組織單元（比如銷售組織、銷售 區(qū)域或業(yè)務(wù)領(lǐng)域）對(duì)它們的毛貢獻(xiàn)或?qū)?jīng)營(yíng)利潤(rùn) 的總體貢獻(xiàn)進(jìn)行分析。關(guān)于獲利情況的信息構(gòu)成 了定價(jià)、選擇客戶、決定合同條款、控制數(shù)量、 選擇分銷

16、渠道及促銷的決策依據(jù)。對(duì)于ZHY來 說，其企業(yè)性質(zhì)比較特殊，商品價(jià)格、客戶基本 都是確定的，則可以基于帳戶進(jìn)行利潤(rùn)分析：所 有的特征值都建立在帳戶的基礎(chǔ)上，與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 的數(shù)據(jù)相集成。獲利能力分析中的計(jì)劃功能，可 以與其他模塊的計(jì)劃功能相集成。ZHY在計(jì)劃 14編制時(shí)，基于帳戶進(jìn)行分析的計(jì)劃編制可以與財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)、成本中心會(huì)計(jì)及內(nèi)部訂單互相對(duì)應(yīng)，并 能根據(jù)在系統(tǒng)中定義的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的逐 級(jí)分配或匯總。在獲利能力分析中，系統(tǒng)提供了 面向?qū)υ挼摹⒏叨褥`活的信息系統(tǒng)，可以方便地 分析和評(píng)價(jià)獲利分析模塊中的數(shù)據(jù)。同時(shí)也可以 根據(jù)ZHY的實(shí)際情況，在系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)表開發(fā)。綜上所述ZHY及華東地區(qū)公司內(nèi)部

17、控制的 關(guān)鍵在于通過對(duì)管理會(huì)計(jì)信息的把握，通過對(duì)ZHYERP系統(tǒng)的建設(shè)基本建立了全面預(yù)測(cè)、計(jì) 劃、控制、核算、分析和考評(píng)制度，有效降低經(jīng) 營(yíng)管理費(fèi)用。主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面:1. 管理會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)，基本上都來自于SAP R/3的其他模塊，要得到管理會(huì)計(jì)的相關(guān)報(bào)表，必須保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確地 錄入系統(tǒng)。2. 所有的成本、費(fèi)用、收入必須進(jìn)行合理 地歸集及分配。3. 通過計(jì)劃與實(shí)際的對(duì)比分析，找出降低費(fèi)用的控制點(diǎn)。4. 在日常的管理工作中不斷更新管理理念，開拓視野，強(qiáng)化管理制度。幾乎所有的公司都遇到這樣的問題：在期 末，尤其是年末的時(shí)候，財(cái)務(wù)報(bào)表的編制都成為 各公司的重中之重的任務(wù)。ZHY也是一樣，

18、在 沒有實(shí)施ERP項(xiàng)目之前，其報(bào)表的編制也是非 常復(fù)雜，而且需要逐級(jí)上報(bào)匯總。ERP項(xiàng)目在 ZHY的實(shí)施，使這一工作大為減輕。各分公司, 地區(qū)公司的報(bào)表也不需要再層層上報(bào)。相關(guān)人員 只要權(quán)限許可，就可以在任何時(shí)候，任何地點(diǎn)輕 松得看到自己想看到的報(bào)表，而且絕大多數(shù)的報(bào) 表都可以層層追溯到最原始的憑證項(xiàng)。利用SAP R/3系統(tǒng)提供的豐富的報(bào)表編寫工具，如：SAPQuery, Report Painter/Writer, ABAP 等報(bào)表 開發(fā)工具等，并根據(jù)ZHY自身特點(diǎn)開發(fā)出滿足 各層次的報(bào)表（圖4： ZHY財(cái)務(wù)報(bào)表樹），而且 所有這些報(bào)表及信息系統(tǒng)査詢都是客戶化的。從 法定的會(huì)計(jì)報(bào)表到自定義的各種內(nèi)部管理報(bào)表 都方便獲得。由于系統(tǒng)是高度集成的，所有的業(yè) 務(wù)發(fā)生時(shí)系統(tǒng)都會(huì)同步更新各種財(cái)務(wù)報(bào)表的余 額。因此，原則上只要有一項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生，系統(tǒng)就 可以提供更新的財(cái)務(wù)報(bào)表，甚至是對(duì)外的資產(chǎn)負(fù) 債表、損益表等。除此之外，SAP R/3系統(tǒng)還提I=J供了功能強(qiáng)大的信息查詢功能，滿