XX裝飾公司財務(wù)報銷及付款管理辦法

1、山東 XX 裝飾工程有限公司財務(wù)報銷及付款管理辦法目錄1 遵循原則 12 按要求使用、填寫憑證單據(jù) 12.1 憑證填寫要求 12.2 報銷憑證粘貼要求 23 審批付款程序及付款時間 23.1 費(fèi)用報銷審批程序 23.2 業(yè)務(wù)招待費(fèi)及公司物品領(lǐng)用審批流程 53.3 總經(jīng)理費(fèi)用報銷審批程序 53.4 內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序 53.5 業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求 63.5.1 業(yè)務(wù)審批流程 63.5.2 材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料 63.5.3 工程類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料 83.5.4 勞務(wù)費(fèi)付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料 9

2、3.5.5 退還招投標(biāo)保證金審批流程 1.0.3.5.6 注意事項 1.0.3.6 費(fèi)用報銷及付款時間規(guī)定 1.2.4 附則 1.2.1 遵循原則XX 裝飾員工執(zhí)行費(fèi)用報銷付款程序，應(yīng)本著誰花錢、誰報銷、誰領(lǐng)款的原則，經(jīng)辦人不準(zhǔn)由他人代簽或代領(lǐng)款。對不符合付款條件的款項申請，財務(wù)部門一律不予審核、支付。原則上費(fèi)用報銷付款采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)款的形式進(jìn)行支付， 其他資金支付根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)可采用現(xiàn)金、支票、匯票等形式進(jìn)行支付。如員工自行先墊付款項，報銷時須附網(wǎng)銀或刷卡憑條。2 按要求使用、填寫憑證單據(jù)2.1 憑證填寫要求2.1.1 填寫憑證必須用黑色或藍(lán)黑色的鋼筆或中性筆填寫，書寫 文字必須清晰、工整、不得潦

3、草，無錯別字，無涂改現(xiàn)象。要寫明報 銷部門、報銷事由、報銷金額（大、小寫） 、附件張數(shù)（粘貼的原始 憑證的自然張數(shù)）等。報銷單據(jù)必須由經(jīng)辦人自己填寫，不許他人代 寫。2.1.2 阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)逐個填寫，不得連筆。小寫數(shù)字前應(yīng)有或加注人民幣符號“Y”。大寫金額的數(shù)字，應(yīng)用漢字正楷書寫，寫法如下：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、 元（圓）、角、分、零、整（正）。中文大寫金額數(shù)字到“元”或“角” 為止的、在“元”或“角”之后、應(yīng)寫“整”（或“正” ）字、大寫金 額數(shù)字有“分”的、 “分”后面不寫“整” （或“正” ）字。大寫金額 應(yīng)靠左頂頭填寫。例如：Y 120,807.68大

4、寫：壹拾貳萬零捌佰零柒 元陸角捌分；人民幣叁拾貳萬零伍元整Y 320,005.00 ;人民幣叁 仟貳佰元伍角整Y 3200.50。2.2 報銷憑證粘貼要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人取得原始單據(jù)后，應(yīng)按票據(jù)大小、長短、票據(jù)種類、 票面金額等從右至左依次粘貼整齊至原始單據(jù)粘貼單上， 然后將報銷 單靠左平鋪粘貼于首頁， 原始單據(jù)應(yīng)與報銷單上邊線平行， 與左邊線 對齊，原始單據(jù)內(nèi)容、數(shù)量、金額要表露清晰。保持整個平面厚度的 均勻（一般 15 張-20 張為宜），同類原始單據(jù)應(yīng)歸類粘貼。3 審批付款程序及付款時間3.1 費(fèi)用報銷審批程序費(fèi)用報銷需填列“費(fèi)用報銷單” ，“費(fèi)用報銷單”由經(jīng)辦人申請， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后

5、，報相關(guān)部門備案（其中業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會務(wù) 費(fèi)、物品登記類等由綜合部門備案登記；職務(wù)工作費(fèi)用、差旅費(fèi)等由 綜合部門人資專員和財務(wù)部出納備案登記） ，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，總 經(jīng)理審批后，交由出納審核付款。具體審批流程如下：（ 1 ） 日常費(fèi)用報銷流程：精品感謝下載載費(fèi)用報銷單咅部門：XXX日期：2016年X月X日批準(zhǔn)人單 據(jù) 張 數(shù)核 審 人 責(zé) 負(fù)內(nèi) 幺一 出、 額 金 計 合、 額 金 賬 沖 大 額 金 計 合備案登品 物 務(wù) 會 如 廠.字 人 責(zé) 負(fù) nJ RH 立口 經(jīng)辦人費(fèi) 旅 差 是 如奔(2) 職務(wù)費(fèi)用報銷流程:費(fèi)用報銷單部門：XXX日期：2016年X月X日財務(wù)審孩批準(zhǔn)人單 據(jù) 張

6、數(shù)核 審 人 責(zé) 負(fù)內(nèi) 幺一 出、 額 金 計 合、 額 金 賬 沖 大 額 金 計 合備案登記立口 合 綜業(yè)務(wù)審K字 人 責(zé) 負(fù) nJ 立口 經(jīng)辦人 如為公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)確實(shí)無法取得相關(guān)發(fā)票，經(jīng)辦人在符合財務(wù) 程序的情況下可用其他同類票據(jù)報銷（如辦公費(fèi)只能用辦公類票據(jù)抵 用，交通費(fèi)只能用交通費(fèi)票據(jù)抵用），使用便利貼寫明抵票原因，附 在報銷單據(jù)上經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可報銷。 職務(wù)工作費(fèi)用報銷，不允許合伙貼票，所報單據(jù)需由本人親自 送至財務(wù)部，不許代送；所報票據(jù)單位名稱必須是“山東XX裝飾工 程公司”或者“ XX裝飾”或者單位名稱處空白不填。 個人不允許報銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)。 如為辦公用品、計算機(jī)耗材

7、等票據(jù)，必須附銷貨單位蓋章的明 細(xì)清單及出、入庫單，且單價不應(yīng)超過 200元。（出、入庫單簽字為 報銷人及綜合部人員） 通訊費(fèi)發(fā)票報銷普通員工為 300元、經(jīng)理級以上為500元。 住宿費(fèi)發(fā)票必須是異地的，濟(jì)南當(dāng)?shù)夭挥鑸箐N。 所貼票據(jù)金額超過職務(wù)工作費(fèi)用實(shí)際應(yīng)報數(shù)的差額必須控制在5元以內(nèi)。 現(xiàn)金報銷必須按現(xiàn)金管理辦法執(zhí)行， 由經(jīng)辦人親自領(lǐng)取，并在 報銷單據(jù)上簽字。 每份報銷單所附原始單據(jù)不要過多，控制在 20張以內(nèi)，每份 報銷單不可粘貼太多相同票據(jù)（種類、日期）或者金額較大的票據(jù)。不允許出現(xiàn)同一天多張汽油票、打車票連號以及交通費(fèi)多張。 從每年9月份開始，6月份以前的票據(jù)不允許貼票報銷。3.2業(yè)務(wù)

8、招待費(fèi)及公司物品領(lǐng)用審批流程備注：若申請人不需要領(lǐng)用招待疲，則只需填寫業(yè)務(wù)招待審批單，無需填寫物品領(lǐng)用單。3.3總經(jīng)理費(fèi)用報銷審批程序總經(jīng)理費(fèi)用報銷（職務(wù)費(fèi)用除外），在正常履行本公司審批程序 的情況下，需報地產(chǎn)集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)及總裁或其授權(quán)批準(zhǔn)人審批。3.4內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序（1 ）內(nèi)部轉(zhuǎn)款流程:(2)內(nèi)部往來款流程:備注：財務(wù)在一個月內(nèi)取得收款單位開具的收款收據(jù)。3.5業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求3.5.1業(yè)務(wù)審批流程該業(yè)務(wù)審批目前主要是針對材料類(零星采購、供應(yīng)商采購)付 款、工程類付款以及勞務(wù)費(fèi)付款。由經(jīng)辦人填寫付款會簽單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，核算部復(fù)核，財務(wù)部審核后，

9、交總經(jīng)理簽批，最后由出納付款。流程如下：部門 負(fù)責(zé)人，商務(wù)部出初納T財務(wù)負(fù) 責(zé)人出納付款 并加蓋付簽字審核初審審核批準(zhǔn)訖早3.5.2材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料(1)材料類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫，未簽訂合同的按“零星采購”填寫3用途根據(jù)所開具發(fā)票的內(nèi)容填寫4備注描述所供貨是否完成以及根據(jù)合冋要求按比例申請款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)實(shí)際供貨額填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實(shí)際付款根據(jù)本次

10、應(yīng)實(shí)際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票(3) 材料類采購付款應(yīng)提供的申請資料編號供應(yīng)商采購應(yīng)提供的申請資料編號零星采購應(yīng)提供的申請資料1經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部簽字完整的網(wǎng)銀付 款申請單或支票領(lǐng)用單1經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部簽字 完整的網(wǎng)銀付款申請單或支 票領(lǐng)用單2在收款單位處加蓋供應(yīng)商公章的付款會簽單2付款會簽單3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票4收款單位的本次實(shí)際收款收據(jù)， 并蓋有收款方的財 務(wù)專用章或發(fā)票專用章4收款方的收款收據(jù)或收條，并有收 款人蓋章或簽字。另外，采購員墊 支材料款的需后附刷卡憑條或相應(yīng) 憑據(jù)5若發(fā)票未能載明所購事項，由供貨單位提供銷貨明細(xì)

11、清單，清單需具備貨物名稱、供貨日期、單價、數(shù)量和合計大小寫金額，并加蓋公章5若發(fā)票未能載明所購事項，由供貨 單位提供原始銷貨明細(xì)清單，清單 需具備貨物名稱、供貨日期、單價、 數(shù)量和合計大小寫金額6XX裝飾工程公司的材料收料單6XX裝飾工程公司的材料收料單7采購金額超過3000元的必須與供應(yīng)商簽訂合同； 首次付款時需提供合同復(fù)印件；再次付款時需提供 該合同編號(編號寫在付款會簽單右上角)。78首次付款時需提供加蓋供應(yīng)商公章的授權(quán)委托書9加蓋供應(yīng)商公章和供應(yīng)商簽字的已付款對賬單810加蓋供應(yīng)商公章和供應(yīng)商簽字的付款申請911根據(jù)合同需提供驗收報告的， 后附驗收報告復(fù)印件103.5.3工程類付款會簽

12、單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料(1)工程類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫3用途工程款4備注描述施工項目進(jìn)展程度，及以根據(jù)合冋要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)商務(wù)部出具的結(jié)算報告填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實(shí)際付款根據(jù)本次應(yīng)實(shí)際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票(4) 工程類付款時應(yīng)提供的申請資料編號工程類付款應(yīng)提供的申請資料1在收款單位處加蓋收款單位公章的付款會簽單2地方稅務(wù)局開具的工

13、程款發(fā)票3收款單位的本次實(shí)際收款的收款收據(jù)4加蓋收款單位公章和簽字的已付款對賬單5加蓋收款單位公章和簽字的付款申請6商務(wù)部出具的項目施工進(jìn)度測量表或完工結(jié)算單。結(jié)算單據(jù)上要有施工單位簽章、 項目負(fù)責(zé)人、商務(wù)負(fù)責(zé)人簽字7首次付款時需提供合同復(fù)印件；再次付款時需提供該合同編號(編號寫在付款會簽單右上角)8根據(jù)合同需提供驗收報告的，后附驗收報告復(fù)印件3.5.4勞務(wù)費(fèi)付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料(1)勞務(wù)費(fèi)付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按照承接施工項目的人員填寫3用途勞務(wù)費(fèi)4備注描述施工項目進(jìn)展程度，及以根據(jù)合冋要求按比

14、例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)每次完成的產(chǎn)值填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實(shí)際付款根據(jù)本次應(yīng)實(shí)際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬(2)勞務(wù)費(fèi)付款時應(yīng)提供的申請資料編號開具發(fā)票形式編號工資表形式1稅務(wù)局開具的勞務(wù)費(fèi)發(fā)票1人員工資表及身份證復(fù)印件授權(quán)委托書2收款收據(jù)2收款收據(jù)3已付款對賬單3已付款對賬單4付款申請單4付款申請單5商務(wù)部出具的項目施工進(jìn)度表5商務(wù)部出具的項目施工進(jìn)度表3.5.5退還招投標(biāo)保證金審批流程(1) 經(jīng)辦人需將相關(guān)退款憑據(jù)連同審批表一并交給財務(wù)部審核(2) 收款單位需

15、攜帶收款收據(jù)到財務(wù)部領(lǐng)款。3.5.6注意事項1、付款會簽單上的“收款單位”必須要與合同中的公司名稱一 致，并加蓋公章?！傲阈敲踪彙备犊顣瀱紊峡刹簧w公章。2、“XX裝飾工程公司的材料收料單”中供貨商簽章要與收款單 位名稱一致?！傲阈遣少彙痹诖蛴∈樟蠁螘r，可以將此項刪除。3、付款會簽單上的各環(huán)節(jié)人員簽字，不允許只簽“同意支付”要按照所負(fù)責(zé)的事項簽屬意見。4、所有單據(jù)上要有簽字日期。5、驗收報告的出具，是根據(jù)合同條款中約定的要求進(jìn)行填寫。 若合同中約定出具兩次驗收報告， 在最后一次出具時請寫明 “以本次 驗收做為計算質(zhì)保期開始時間” 。6、只要付款不是一次性支付的，需要由收款單位出具“已付款 對賬

16、單”。目的是讓其和財務(wù)對賬，確認(rèn)發(fā)票額、累計收款額。7、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整個會簽單據(jù)的簽批、分類及保管工作。付 款日經(jīng)辦人將第一聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）連同后附的其他資料，一并交于財務(wù) 部申請付款。8、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請付款時，除發(fā)票以外的其他手續(xù)需自檢后 再發(fā)起。若手續(xù)不合格，財務(wù)部有權(quán)拒收并退回。9、裝修工程項目中下賬的施工項目，后附的所有相關(guān)手續(xù)要與 付款會簽單上的“工程項目名稱”相一致。10 、因設(shè)計費(fèi)屬于增值稅范圍，所以要求對方必須出具可抵扣 的增值稅專用發(fā)票， 盡量在收款時開具。 因為增值稅專用發(fā)票有 180 天的認(rèn)證期限，過期不予認(rèn)證。11 、收取保證金時，財務(wù)部需要取得招標(biāo)部門經(jīng)辦人及其部門 負(fù)責(zé)人簽字的紙質(zhì)版招標(biāo)通知書，作為收取保證金的依據(jù)。12 、退還保證金時，由招標(biāo)部門填寫“退還保證金審批單” ，并 出具退還保證金明細(xì)表，退款時要求退還單位出具收款收據(jù)。13 、為了規(guī)避風(fēng)險，要求供應(yīng)商必須開具每筆收款金額的發(fā)票。14 、新項目開工，要求項目部向財務(wù)部提供“工程項目名稱” ， 此名稱要與和甲方簽訂合同