辦公室主任說明書

1、辦公室主任崗位說明書、基本信息崗位名稱辦公室主任崗位編號岡位類別職能類 口生產技術類 口米購類 銷售類崗位性質核心崗位關鍵崗位所屬部門辦公室定編人數（人力資源部統(tǒng)一填寫）直接上級管理總監(jiān)直接下級公共宣傳部經理所屬職系（人力資源部統(tǒng)一填寫）薪酬區(qū)間（人力資源部統(tǒng)一填寫）編寫日期編制人二、設置目的負責為公司管理層提供決策支持，保證公司內部管理體系的完整和平穩(wěn)運行；進行公司形象推廣、公關 和公司企業(yè)文化建設；負責后勤支持工作三、主要職責與任務職責1:負責為公司管理層提供支持，并負責跟蹤落實總經理和總經理辦公會的決議。工作 任務1、負責組織制定公司長期發(fā)展規(guī)劃和公司年度經營計劃2、負責組織和安排管理層

2、會議，提供會議紀錄與整理服務。3、通報會議決議，并跟蹤會議決議的實施情況。4、協助總經理的工作，提供決策支持。職責2:負責保證公司內部管理體系的完整和平穩(wěn)運行。工作 任務1、負責制定和完善公司內部的管理體系和各項管理制度。2、負責督促管理制度的有效執(zhí)行，負責評估和監(jiān)督公司內部管理的規(guī)范性和有效性職責3:負責制疋辦公至工作計劃，頭現工作目標工作 任務制訂辦公室年度、月度工作目標、工作計劃，并組織實施職責4:負責公司形象推廣、公關活動工作 任務1、負責公司形象設計和推廣實施。2、負責組織和接待相關單位包括上級單位的來訪，負責與新聞媒體的接觸。3、負責組織并協調公司的公關危機處理。4、負責公司網站的

3、建設與更新。職責5:公司企業(yè)文化建設工作 任務1、負責組織公司內部員工活動。2、建立員工與管理層的溝通渠道，吸引員工關心公司事務并參與管理。3、組織公司內部信息發(fā)布和內部刊物的出版。職責6:統(tǒng)籌管理公司后勤服務工作工作任務1、負責公司內外環(huán)境的管理，包括辦公場所分配、辦公場所的整體布置、綠化、清潔與保持工作2、負責管理公司保安和消防工作，確保公司辦公、生活秩序不受干擾和公司財產、員工的安全，并定 期組織檢查公司消防設備設施的配置和使用狀態(tài)3、負責辦理公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理4、負責對固定資產的采購與管理工作5、負責公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱6、負責與賓館管理處保持聯系，保證辦

4、公場所的水、電、空調、電話等設施完好7、負責對公司內電腦、網絡的管理、維修和升級8、負責公司網站平臺的籌劃和建設9、負責公司印章管理、合同審計和一般法律事務處理10、負責對公司出差人員的管理，并提供出國手續(xù)辦理、旅程安排等方面的支持職責7:部門內部管理工作工作任務1、制訂、修訂辦公室的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實施2、負責公司辦公室隊伍建設，選拔、配備、評價下屬人員，組織部門技能培訓3、負責指導屬下員工制定階段工作計劃，并督促執(zhí)行4、負責指導屬下員工制定階段工作計劃，并督促執(zhí)行職責8完成總經理交辦的其他任務四、在組織中的位置五、工作協作關系協作關系示意圖1、對上：行政副總協作關系說明2、對下：

5、公共宣傳部經理3、對內：公司各部門，管理總監(jiān)，總經理4、對外：上級單位和兄弟單位、新聞媒體、賓館物業(yè)管理處、辦公用品供應商、消防部門、衛(wèi)生 管理部門、公安部門、街道等六、權責描述人事權限：建議權 知情權 口提名權 口考核權審核權 口審批權 口否決權七、任職資格教育水平本科/學士 口碩士 /研究生 口博士 /研究生 口博士后/研究生對口專業(yè)企業(yè)管理或相關專業(yè)工作經驗一般工作經驗 1-3 年4-5 年 6-10 年口 10-15 年口 16年以上相關專業(yè)技術 經驗1-3 年口 4-5 年口 6-10 年口 10-15 年口 16年以上相關管理工作 經驗1-3 年口 4-5 年口 6-10 年口 1

6、0-15 年口 16年以上外語要求級別大學英語4、6級口英語專業(yè)6、8級口商務英語托福、雅斯、GRE其他語種：熟練程度閱讀一般聽說口專業(yè)筆譯口專業(yè)口譯職業(yè)資格 要求專業(yè)技術資格（職稱）：熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網絡知識 執(zhí)業(yè)資格：其他資格：知識要求戰(zhàn)略管理知識行政管理口人力資源知識口市場營銷知識能力要求（5-很強， 非常岀色4-較強3-基本具備2-有點1-幾乎沒 有）能力種類指標解釋能力等級（高一低）業(yè)務能力掌握本崗位的工作所具備的專業(yè)知識和技能， 能有效地發(fā)現問題并及時加以解決。5 432 1職業(yè)敏感性具備一定的信息敏感性，通過恰當的途徑及時 了解與本崗位工作有關的信息，掌握本領域

7、最 新研究動態(tài)的能力。54 3 2 1創(chuàng)新能力在工作中不斷提出新設想、新方案，改進工作 萬式和萬法，開拓新局面的能力。5 432 1協調能力與人融洽相處，在人際交往中隨和大度，能堅 持立場，有效化解沖突。與上司、下屬、客戶 保持友好關系的能力。5 4 3 2 1溝通能力通過口頭語言準確、簡捷地表達自己的思想和 感情，根據表述內容和溝通對象的特點采取適 當表達方式和技巧的能力，在人際交往的情景 中，能通過各種途徑和線索準確地把握和理解 對方的意圖，抓住關鍵信息，作出恰當反映的 能力。使別人接納自己意見和建議的能力。5 4 3 2 1公關能力采取恰當的方式與媒體、 政府部門及公眾溝通， 以達到預定

8、的目標。5 43 2 1分析判斷能力對日常工作中的具體問題和數據、信息運用邏 輯思維的方法進行系統(tǒng)分析，找出影響因素， 把握相關關系，抓住問題實質，得出正確結論 的能力5 4 3 2 1思維靈活性思路開闊、思維敏捷，不受定勢的影響，機動 靈活，能夠具體情況具體分析，面對問題和困 境能及時準確地找到應對措施的能力。54 3 2 1適應性能根據不同的環(huán)境和條件及時調整自己的心態(tài) 和工作方法，在新的自然和人文環(huán)境下能很快 勝任工作要求，采取相應的應變措施。5 4 3 2 1承壓能力承受挫折，在有壓力的情況下，保持情緒穩(wěn)定，5 43 2 1繼續(xù)做好工作的能力，面對困難能夠百折不撓、 勇往直前。決策能力

9、正確地判斷形勢，做出選擇的能力。5 4 3 2 1培養(yǎng)指導下屬能力善于發(fā)現下屬的缺點， 適時地指導和幫助下屬， 能把自己的經驗和技能傳授給下屬，能對具體 業(yè)務或技術工作進行指導，不斷帶動下屬成長。5 4 3 2 1計劃能力工作中有超前意識，能合理規(guī)劃，并推進各項 事務。5 4 3 2 1組織能力運用各種企業(yè)資源，并有條不紊地達成目標的 能力。5 4 3 2 1主動性在工作情況有了新的變化和碰到新問題時，不 是消極等待上級分派任務或提出要求，能主動 開展工作，或及時向有關部門提出建議。54 3 2 1技能要求公文寫作能力具有較強的文字表達能力，言簡意賅，行文流 暢。54 3 2 1電腦及辦公軟件操作能力熟悉辦公軟件的操作，能夠利用辦公軟件解決 實際工作問題。5 43 2 1其他技能要求：掌握相應的行政管理、企業(yè)形象策劃和企業(yè)文化建設的知識，了解公關宣傳的常用做法八、工作環(huán)境使用工具 設備臺式電腦及固定辦公工具口筆記本電腦及移動辦公工具兩者兼具工作環(huán)境獨立辦公室口半開放式辦公室口開放式工位工作時間 特征正常工作時間，偶爾加班或出差經常出差，出差時間占總工作時間的比重九、培訓要求1、新員工培訓：集團的發(fā)展史、現狀、使命和企業(yè)精神生化能源事業(yè)部介紹 職業(yè)生涯規(guī)劃規(guī)矩與方圓-人事政策介紹 規(guī)矩與方圓-財務制度介紹 事業(yè)部公文規(guī)范 事業(yè)部團隊學習法2、專業(yè)技術培訓：行政管