檔案室工作制度

1、檔案室工作制度檔案室工作制度一、檔案工作崗位責(zé)任制（一）分管檔案工作局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制1領(lǐng)導(dǎo)局系統(tǒng)的檔案管理工作。2、審定局系統(tǒng)檔案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。3、解決檔案工作中的實際問題。（二）主管檔案工作辦公室領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制1組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。2、抓好局機關(guān)和局屬單位檔案建設(shè)與管理工作。3、定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政 策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。（三）檔案管理人員崗位責(zé)任制1對機關(guān)各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整 理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。2、負責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資 料。3、為黨和國家積累檔案財富

2、，按規(guī)定將具有長遠保存價值的檔案 向省檔案館移交。4、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔 案室的各項規(guī)章制度。5、對檔案實行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為 全局各項工作服務(wù)6、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作二、文書檔案立卷歸檔制度檔案是本單位在工作活動中形成的保 存?zhèn)洳榈脑加涗?。為了歸檔文件材料的齊全完整，提高歸檔案卷的 質(zhì)量，結(jié)合實際制定本制度。（一）凡是各項工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件及 其他材料，均屬于接收范圍。具體包括重要的收發(fā)文件、會議文件、 內(nèi)部文件、會議紀要、調(diào)查報告、會議記錄、工作計劃總結(jié)、重要信 訪件、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、電報、

3、電話記錄、本單位編印的刊物、 聲像材料以及圖表、簿冊等。以上應(yīng)立卷歸檔的文件材料，由各處 （科）室文書管理人員負責(zé)組織整理、立卷，并按期向局綜合檔案室 或所在單位檔案室移交，任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不 得據(jù)為己有。（二）文件立卷工作實行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個處室辦 理的文件材料，就由哪個處室立卷歸檔。（三）歸檔的文件材料要按規(guī)定進行分類，每份文件的頁數(shù)及卷 內(nèi)目錄、備考表應(yīng)齊全完整，每一案卷一般不得超過 200 頁。（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件 與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件放 在一起組卷。（五）不同年度的文件，一般不得

4、放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵?與批復(fù)，放在復(fù)文年份立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度 的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年（六）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件 材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在 后；印件在前，定稿在后。（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次給有文字的每面材料編 寫頁號，正面頁號編在右上角，背面頁號編在左上角。編寫頁號一律 用黑色鉛筆，并做到不重復(fù)、不漏頁。號碼一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。（八）歸檔的案卷必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄和備考 表，填寫的字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用 炭素墨水或藍

5、黑墨水，禁用純藍墨水。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，備考 表應(yīng)置卷尾。（九）卷宗內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)裱 糊，理順取齊，壓濾機濾布廠家案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距 7 公分。（十）案卷標題要簡明，準確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，要用鋼 筆書寫或微機打印，字跡要工整、清晰，標題末尾不用句號，保管期 限欄內(nèi)必須填明保管期限。（十一）歸檔。每年四月底以前，各部門 必須將上年度的文件材料及相關(guān)資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。 歸檔時，交接雙方核對案卷，并在檔案移交登記表上簽字。三、檔 案 利 用 制 度（一）檔案室所藏檔案，主要是供局機關(guān)、局屬單位及上級領(lǐng)導(dǎo) 機關(guān)利用。（二）檔案管理人員要熟

6、悉所藏檔案的情況 , 根據(jù)機關(guān)工作的需要 編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務(wù)。（三）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂 改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。（四）利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實填寫檔案利用效果 登記表，及時交檔案室存查。（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須當(dāng)面嚴格檢查核對，如發(fā) 現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應(yīng)及時報告。（六）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷 總結(jié)經(jīng)驗，做好檔案開發(fā)利用工作。四、檔 案 保 密 制 度（一）檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管 理的規(guī)章制度，確保保密檔案的安全。（二）保密檔案的保管和利用

7、，密級的變更和解密，必須按照國 家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理。（三）保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍，除塵濾布查閱利用須 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。利用保密檔案，嚴禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、 抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應(yīng)及時追查并報告領(lǐng)導(dǎo)。（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執(zhí)行保密紀律，對 失密、泄密事件要及時報告并認真查處，情節(jié)嚴重者要追究法律責(zé) 任。（五）檔案管理人員要嚴守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案 室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。五、檔 案 保 管 制 度（一）檔案室（庫）由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自 進入檔案室（庫）。（二）嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度

8、，個人不得私自 保存檔案。（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁在其周圍堆 放易燃易爆物品。（五）檔案室（庫）要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔 案的安全。（六）隨時檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安 全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取有效措施及時解決。六、檔案查閱、借閱制度（一）查閱檔案，必須在檔案室進行。局機關(guān)各處室、局屬各單 位查閱檔案須與檔案管理人員聯(lián)系，并履行審批登記手續(xù)。外單位查 閱檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長批準，并辦 理登記手續(xù)

9、后方可進行。（二）查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組 長同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負責(zé)辦理。摘抄的材料，由檔案管 理人員認真審查核對，不得有誤。（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，可持單位介紹 信，說明原因，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長批準，履行借閱手續(xù)。（四）借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應(yīng)辦理續(xù) 借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更 不得在材料上涂改、污損或作任何標記。（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完 整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時間。七、檔案鑒定和銷毀制度（一）局檔案鑒定小組負責(zé)對本局保存的檔案進行鑒定

10、。第 5 頁 共 7 頁（二）局檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的案卷進行鑒定， 對不符合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據(jù)檔案保管期限 表的規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定，決定銷毀確無利用價 值的檔案。（三）銷毀檔案需逐卷登記造冊，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長簽 字批準，在保密局指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷 人員要認真負責(zé)，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對安全。八、檔案統(tǒng)計制度（一）檔案統(tǒng)計工作由檔案管理員負責(zé)。（二）檔案統(tǒng)計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及 時、完整、系統(tǒng)。（三）統(tǒng)計內(nèi)容主要有：檔案機構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進和移出 數(shù)量，檔

11、案利用情況，檔案庫房、設(shè)備情況以及上級機關(guān)和檔案部門 要求統(tǒng)計的其他內(nèi)容。（四）上級機關(guān)和檔案部門要求報送的各種統(tǒng)計報表、資料，必 須按照要求統(tǒng)計、填寫，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報出。（五）各種檔案統(tǒng)計報表、資料、情況分析均應(yīng)存檔。本制度從 印發(fā)之日起執(zhí)行。檔案室工作制度附送：檔案室檔案庫房管理制度檔案室檔案庫房管理制度第6頁共7頁一、檔案室工作人員應(yīng)嚴格遵守黨和國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，忠 于職守，加強庫房管理，維護檔案完整和齊全。二、檔案庫房為存放檔案的要地，非檔案室人員未經(jīng)許可不得入 內(nèi)。三、為確保安全，檔案庫房內(nèi)必須配置與庫房面積相適應(yīng)的消防 器材。庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁明火入內(nèi)，庫房內(nèi)不準存放易燃、易爆 及其它與檔案無關(guān)的物品。四、除塵濾布檔案庫房必須落實防高溫、 防潮、防光、防火、防盜、防塵、防蛀、防蟲、防霉、防有害氣體等 保護措施，創(chuàng)造良好的保護環(huán)境。保持庫房通風(fēng)、干燥、清潔、整齊 和適宜的溫濕度。五、檔案庫房內(nèi)實施定位管理，不同類別、不同載 體的檔案要按指定位置存放，檔案柜應(yīng)標明檔案類目名稱，確保查閱