酒店采購(gòu)管理辦法

1、 采購(gòu)管理辦法為規(guī)范玉屏山居物資、項(xiàng)目采購(gòu)工作，有效控制采購(gòu)成本，提高經(jīng)營(yíng)管理效益，制定本辦法。1. 適用范圍本辦法適用于玉屏山居所有物資、服務(wù)項(xiàng)目的采購(gòu)，包括：辦公用品、耗品、生鮮、食材、經(jīng)營(yíng)物資的采購(gòu)，設(shè)施、設(shè)備維修保養(yǎng)及其他服務(wù)項(xiàng)目的采購(gòu)。玉屏山居工程建設(shè)項(xiàng)目參照此辦法執(zhí)行。2. 采購(gòu)原則采購(gòu)必須圍繞價(jià)、質(zhì)、量、地、時(shí)等基本要素來(lái)實(shí)施，采購(gòu)過(guò)程中要遵循適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)、適地的原則，使采購(gòu)效益最大化。3. 部門職責(zé)3.1 物資、服務(wù)的使用部門為物資采購(gòu)申請(qǐng)部門。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核物資和服務(wù)采購(gòu)的必要性，制定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，參與采購(gòu)過(guò)程，并對(duì)物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收、檢查和管理。3.2

2、成控部門全程參與采購(gòu)必要性的審核，負(fù)責(zé)物資、服務(wù)的驗(yàn)收、保管和發(fā)放，對(duì)承辦部門采購(gòu)工作全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，控制采購(gòu)成本。3.3 采購(gòu)部負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作。4. 采購(gòu)方式主要包括單項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目、單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目、連續(xù)供貨采購(gòu)項(xiàng)目。4.1 單項(xiàng)采購(gòu)按采購(gòu)金額不同分為以下幾種形式：?jiǎn)雾?xiàng)采購(gòu)價(jià)格估算在 2 萬(wàn)元以下的，采用詢價(jià)采購(gòu)的方式；單項(xiàng)采購(gòu)價(jià)格估算在 2 萬(wàn)元以上 10 萬(wàn)元以下的，采用比價(jià)采購(gòu)的方式；單項(xiàng)采購(gòu)價(jià)格估算在 10 萬(wàn)元以上 50 萬(wàn)元以下的，采用比選采購(gòu)的方式；價(jià)格估算在 50 萬(wàn)元以上的，采用網(wǎng)上公開(kāi)招標(biāo)比選的方式。4.2 單一來(lái)源采購(gòu)以下特殊情況采購(gòu)，確定為單一來(lái)源采購(gòu)：基于技術(shù)、工藝

3、、專利權(quán)保護(hù)，只能從唯一供應(yīng)商采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況又不能從其他供應(yīng)商采購(gòu)的；為保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或配套服務(wù)，需從原供應(yīng)商處添購(gòu)的；其他特殊情況的。單一來(lái)源采購(gòu)由使用部門提出單一來(lái)源采購(gòu)書(shū)面申請(qǐng)。4.3 連續(xù)供貨采購(gòu)與玉屏山居簽訂合同的在一段時(shí)間內(nèi)連續(xù)供貨的供應(yīng)商，按比選方式確定。連續(xù)供貨的供應(yīng)商，供貨周期暨合同周期原則上不得超過(guò) 1 年，滿 1 年必須重新比選確定。供應(yīng)價(jià)格每 半月由玉屏山居監(jiān)事會(huì)監(jiān)事、采購(gòu)部門、成控部門、使用部門詢價(jià)一次，詢價(jià)方式采取實(shí)地詢價(jià)、電話詢價(jià)、網(wǎng)上詢價(jià)等多種方式相結(jié)合，形成詢價(jià)記錄，與供應(yīng)商簽訂定價(jià)表，所詢價(jià)格作為當(dāng)期供貨結(jié)算價(jià)格。5. 采購(gòu)程序5.

4、1 單項(xiàng)采購(gòu)5.1.1 確定采購(gòu)內(nèi)容。使用部門擬定需要采購(gòu)的物資或項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量要求、采購(gòu)限價(jià)，提出采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)玉屏山居審批。5.1.2 提交采購(gòu)申請(qǐng)。玉屏山居批準(zhǔn)后，使用部門將采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)部，采購(gòu)部出具采購(gòu)回執(zhí)單，確定采購(gòu)方式、告知申購(gòu)部門采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)間。5.1.3 執(zhí)行采購(gòu)流程。5.1.3.1 2 萬(wàn)元以內(nèi)（含 2 萬(wàn)元）的采購(gòu)項(xiàng)目采用詢價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)流程如下：（1）由玉屏山居監(jiān)事會(huì)監(jiān)事、采購(gòu)部、成控部門、使用部門共同通過(guò)電話、網(wǎng)上、實(shí)地等詢價(jià)的方式進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)對(duì)象必須在 3 家以上。（2）形成書(shū)面詢價(jià)報(bào)告，由監(jiān)事、采購(gòu)部、成控部、使用部門共同簽字確認(rèn)。（3）同等質(zhì)量、品質(zhì)的貨

5、物按低價(jià)原則確定中標(biāo)者。5.1.3.2 2 萬(wàn)以上 10 萬(wàn)（含 10 萬(wàn)元）以下的采購(gòu)項(xiàng)目采用談判比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)流程如下：（1）由采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目公告，盡可能擴(kuò)大采購(gòu)范圍，公告時(shí)間不得少于 3 個(gè)工作日。（公告的地點(diǎn)在玉屏山居管理平臺(tái)和輔樓公告欄）（2）供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)公告的內(nèi)容，提供相應(yīng)的資質(zhì)資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼，三證合一的只提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照），并按采購(gòu)要求，將供貨相關(guān)指標(biāo)和報(bào)價(jià)資料密封交至采購(gòu)部。各供應(yīng)商必須按規(guī)定的時(shí)間到現(xiàn)場(chǎng)參加比價(jià)活動(dòng)，參與比價(jià)的供應(yīng)商必須達(dá)到三家及以上方可開(kāi)展比價(jià)采購(gòu)。（3）第一次報(bào)價(jià)結(jié)束后，符合采購(gòu)要求的供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)后進(jìn)行二次報(bào)價(jià)，由第二次報(bào)價(jià)后同

6、等質(zhì)量報(bào)價(jià)最低者中標(biāo)。（4）由玉屏山居監(jiān)事會(huì)監(jiān)事、使用部門、采購(gòu)部門、成控部門派人組成比價(jià)采購(gòu)小組，比價(jià)小組成員原則上不少于 5 人。比價(jià)結(jié)束后進(jìn)行公示，3 個(gè)工作日后發(fā)出中選通知書(shū)。（5）由比價(jià)小組與中標(biāo)者進(jìn)行談判，對(duì)報(bào)價(jià)及其他事項(xiàng)進(jìn)行進(jìn)一步磋商，并形成談判會(huì)議紀(jì)要。5.1.3.3 10 萬(wàn)以上 50 萬(wàn)（含 50 萬(wàn)元）以下的采購(gòu)項(xiàng)目采用比選采購(gòu)，采購(gòu)流程如下：（1）由申請(qǐng)部門編制采購(gòu)項(xiàng)目詳細(xì)的技術(shù)要求和參數(shù)（包含項(xiàng)目概況、計(jì)劃資金、采購(gòu)貨物規(guī)格型號(hào)等及其他要求。（2）由玉屏山居監(jiān)事會(huì)監(jiān)事、申請(qǐng)部門、成控部門、采購(gòu)部門共同抽簽產(chǎn)生第三方代理 機(jī)構(gòu)。（3）由采購(gòu)部將采購(gòu)項(xiàng)目詳細(xì)資料交由第三方

7、代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件.（4）代理機(jī)構(gòu)編制完成招標(biāo)文件后交由玉屏山居監(jiān)事會(huì)監(jiān)事、采購(gòu)部門、成控部門、使用部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行審核，共同簽字確認(rèn)招標(biāo)內(nèi)容及評(píng)審辦法。（5）招標(biāo)文件確定后，由代理機(jī)構(gòu)按相關(guān)程序發(fā)布招標(biāo)公告，潛在供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)名，公告時(shí)間不得少于 3 個(gè)工作日。（6）參加比選的供應(yīng)商不得少于 3 家，并按招標(biāo)文件提供相關(guān)資料清單明細(xì)。（7）按照項(xiàng)目要求及實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，由玉屏山居申請(qǐng)部門、采購(gòu)部、成控部、玉屏山居監(jiān)事與代理機(jī)構(gòu)共同簽字確定采取最低評(píng)標(biāo)法或綜合評(píng)分法為中標(biāo)原則。最低評(píng)標(biāo)法或綜合評(píng)分法由代理機(jī)構(gòu)按行業(yè)評(píng)標(biāo)辦法進(jìn)行評(píng)標(biāo)。（8）按照開(kāi)標(biāo)時(shí)間進(jìn)行開(kāi)評(píng)標(biāo)工作，確定中標(biāo)候選人。評(píng)審專家由代理

8、機(jī)構(gòu)進(jìn)行組織，評(píng)審專家人員不少于 3 名單數(shù)組成，其中可以按需擬排一名業(yè)主代表作為專家，專家抽取由業(yè)主采用隨機(jī)的形式在代理機(jī)構(gòu)評(píng)標(biāo)專家?guī)熘鞋F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督的情況下抽取。（9）對(duì)中標(biāo)候選人進(jìn)行公示，公示期完后確定招標(biāo)人。5.1.3.4 50 萬(wàn)以上的采購(gòu)項(xiàng)目采取網(wǎng)上公開(kāi)招標(biāo)比選采購(gòu)。5.2 連續(xù)供貨采購(gòu)連續(xù)供貨采購(gòu)參照單一來(lái)源采購(gòu)中的 10 萬(wàn)以上 50 萬(wàn)以下的采購(gòu)項(xiàng)目比選辦法，產(chǎn)生供應(yīng)商。5.3 單一來(lái)源采購(gòu)出現(xiàn)本制度第四條第二款的情況，由使用部門提出單一來(lái)源采購(gòu)書(shū)面申請(qǐng)，報(bào)玉屏山居總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由使用部門、成控部門、采購(gòu)部門共同與供應(yīng)商進(jìn)行談價(jià)。6. 采購(gòu)要求6.1 參加比選、招標(biāo)、比價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)

9、當(dāng)按照采購(gòu)文件的規(guī)定遞交響應(yīng)文件，并將響應(yīng)文件密封送達(dá)指定機(jī)構(gòu)（采購(gòu)部或代理機(jī)構(gòu)）。供應(yīng)商在規(guī)定的遞交響應(yīng)文件截止時(shí)間后送達(dá)的響應(yīng)文件，為無(wú)效文件，收件部門應(yīng)當(dāng)拒收。供應(yīng)商對(duì)其提交響應(yīng)文件的真實(shí)性、合法性承擔(dān)法律責(zé)任。6.2 采購(gòu)部對(duì)選中的供應(yīng)商在比選結(jié)束后 3 日發(fā)出中選通知書(shū)。6.3 發(fā)出中選通知書(shū)后 5 日內(nèi)簽訂合同，按合同會(huì)簽程序進(jìn)行。 7. 供應(yīng)商名錄供應(yīng)商名錄由采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立，確保備選供應(yīng)商達(dá)到一定儲(chǔ)備量。供應(yīng)商名錄：餐具類不少于 5 家，工程類不少于 5 家，水果 3 家以上，豬肉 3 家以上，禽類 3 家以上，牛肉 3 家以上，羊肉 3 家以上，菌類 3 家以上，酒水飲料類分別

10、不少于 3 家，辦公用品類不少于 3 家，化工原料類不少于 3 家，網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備類不少于 5 家，布草類不少于 3 家。8. 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理由采購(gòu)部負(fù)責(zé)，確保為玉屏山居提供服務(wù)的代理機(jī)構(gòu)不得低于三家，每一次抽簽決定，抽簽人員小組由使用部門、成控部門、采購(gòu)部門各安排至少一人組成，每次對(duì)抽簽單進(jìn)行拍照存檔。9. 供應(yīng)商管理9.1 常用工程材料、辦公用品、酒水、食品類的供應(yīng)商，必須提供所在地工商、稅務(wù)、質(zhì)檢等相關(guān)部門核發(fā)的有效證照（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、銀行開(kāi)戶許可證等相關(guān)證件）。特殊行業(yè)的供應(yīng)商（如化學(xué)品、消防產(chǎn)品供應(yīng)商）應(yīng)提供特許經(jīng)營(yíng)證明或現(xiàn)場(chǎng)可以看到相關(guān)證明。相關(guān)證照復(fù)印

11、件由行政部留存。9.2 供應(yīng)商確定后，在合同期內(nèi)，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)而隨意更換供應(yīng)商。嚴(yán)禁其他部門直接與供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。嚴(yán)禁與供應(yīng)商相互勾結(jié)，損害玉屏山居利益，一旦查出將予以重罰。對(duì)于供應(yīng)過(guò)程中不按玉屏山居要求進(jìn)行供貨（包括質(zhì)量和時(shí)間），一年內(nèi)達(dá)到三次的，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格；如果因質(zhì)量問(wèn)題對(duì)玉屏山居聲譽(yù)造成影響的，發(fā)生一次即取消其供應(yīng)商資格并賠償損失。10. 緊急物資采購(gòu)因客人急需、安全、應(yīng)急、搶修等原因而產(chǎn)生的物品緊急采購(gòu)，由申購(gòu)部門報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理或總值班經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)，可暫不填寫(xiě)物品申購(gòu)單，事后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)完善相關(guān)手續(xù)。11. 采購(gòu)時(shí)限規(guī)定11.1 采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的采購(gòu)方式完成采購(gòu)程序：2 萬(wàn)元以下的采購(gòu)，3 個(gè)工作日內(nèi)完成；2-10 萬(wàn)元的采購(gòu)，7 個(gè)工作日內(nèi)完成；10-50 萬(wàn)元