公司管理系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)規(guī)章制度

1、 采購管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司 對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制 訂本制度 一、請購及其規(guī)定 1 請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素： (1) 請購的部門； (2) 請購物品所屬項(xiàng)目； (3) 請購的用途； (4) 請購的物品名； (5) 請購的物品數(shù)量； (6) 請購的物品規(guī)格； (7) 請購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等； (8) 請購的物品的需求時(shí)間； (9) 請購如有特殊需要請備注； (10 )請購單填寫人； (11 )請購部門主管； (12 )請購單審核人； (13) 財(cái)務(wù)審核人； (14)

2、 公司總經(jīng)理。 2 .請購單及其提報(bào)規(guī)定 (1) 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購 部門； (2) 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提 報(bào)； (3) 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式 填寫提報(bào)； (4) 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式 填寫提報(bào)； (5) 請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份； (6) 涉及的請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交； (7) 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其 他

3、形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 (8) 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作 出書面說明。 (9) 請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。 3 公司物資請購單的提報(bào)部門 (1) 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門 提報(bào)； (2) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦 公室提報(bào)； (3) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1 、請購的接收要點(diǎn) (1) 采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

4、 (2) 接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； (3) 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； (4 )對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。 2、請購單的分發(fā)規(guī)定 (1) 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； (2) 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； (3 )無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； (4) 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 (1) 常規(guī)商品采購周期在 7天， (2) 遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購

5、 商品周期在3天時(shí)間； 三、詢價(jià)及其規(guī)定 1 詢價(jià)請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技 術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通； 2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； 4 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代 理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)； 5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品； 6 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢 價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四 (擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方

6、可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書； 文案大全 7 詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià)； 8 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購 金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià) 或招標(biāo)采購，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù) 算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單 次采購金額預(yù)算價(jià)格在 100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī) 構(gòu)代理招標(biāo)； 9 比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供 或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力； 10 比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料

7、或設(shè)備詢價(jià)表)的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)； 11 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 四、比價(jià)、議價(jià) 1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)； 2 對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低， 所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出； 3 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議 價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格； 4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查, 如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等； 5. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的 進(jìn)一步談判。 五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總

8、 1 比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列 出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照 一定順序逐一審核； 3 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。 六、合同的簽訂及其規(guī)定。 1 合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。 (1) 合同正文應(yīng)包含的要素 1) 合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)； 2) 采購物品/

9、項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分； 3) 包裝要求； 4) 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明； 5) 付款方式； 6）工期； 7）質(zhì)量保證期； 8）質(zhì)量要求及規(guī)范； 9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 10）雙方的公司信息； 11）其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任； 2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低； 3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng) 報(bào)價(jià)清單； 4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)

10、助清點(diǎn)； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求； 7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付 款條件等 8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作； 11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（ 合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽 審查； 12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。

11、七、付款及合同執(zhí)行 1 .付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報(bào)銷 流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八 （資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù) 部付款； （4） 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。 2.合同執(zhí)行 （1） 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)

12、責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請購部門及 公司領(lǐng)導(dǎo)； 文案大全 (2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約； (3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié) 商并簽訂補(bǔ)充合同； 八、報(bào)驗(yàn)與入庫 1 報(bào)驗(yàn) (1) 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn) 收； (2) 對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行； (3) 達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗(yàn)收； (4) 質(zhì)檢部門在接到采購

13、部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明 書，對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé) 任； (5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2入庫 (1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗(yàn)或驗(yàn)收； (2) 合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門，由請購部門及 時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)； (3) 質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受； (4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單； (5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫； (6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公

14、司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。 附表一 固定資產(chǎn)購置申請表 企業(yè)名稱：編號: 申請部門 購置資產(chǎn)名稱 預(yù)算單價(jià) 購置原因： 購置后效益分析： 部門負(fù)責(zé)人 分管財(cái)務(wù)副總 申請時(shí)間 購置數(shù)量 預(yù)算金額 分管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理 年 月曰 附表二 米購申請表 申請部門：填報(bào)日期：年 月 日 米購類別：設(shè)備 材料 工程服務(wù)低值易耗 其他 購置原因： 序 號 名稱 規(guī)格型號 /工程概況 數(shù)量 /工程量 估價(jià)（總價(jià)） 交貨期 /工期 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 備注： 編制人：部門經(jīng)理：分管副總： 采購副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理： 附表三 物資采購審批單 部門名稱年月日 序號 項(xiàng)目名稱 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價(jià) 金額 審

15、批 備注 總經(jīng)理： 財(cái)務(wù)副總 分管副總： 財(cái)務(wù)審核： 合計(jì)金額大寫： : 經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人: 附表四 擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單 單位名稱：填報(bào)日期：年月日 序 號 投標(biāo)單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績情況 聯(lián)系人 電話/傳真 手機(jī) 電子郵箱 備注 1 2 3 4 5 經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：采購副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理： 附表五 材料（設(shè)備）詢價(jià)表 日期：年 月曰需求單位： 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 單價(jià) 小計(jì) 備注 1 2 3 4 5 6 7 合計(jì)： 供方 信息 報(bào)價(jià)單位（蓋章）： 供貨 周期 付款方式 聯(lián)系人 電話 傳真 郵箱 公司網(wǎng)址 辦公地址： 需方 信息 公司名稱： 聯(lián)系人 商務(wù)： 電話 傳真 技術(shù)： 郵箱 公司網(wǎng)址 辦公地址：郵編： 備注：1.本報(bào)價(jià)含17%勺增值稅，含運(yùn)費(fèi); 2.本單只做詢價(jià)用，非正式訂單 附表六 比價(jià)/招標(biāo)匯總表 企業(yè)名稱：制表時(shí)間：年 月 日 物料 名稱 規(guī)格 單 位 包裝 標(biāo)準(zhǔn) 公司名稱 一次報(bào)價(jià) 二次報(bào)價(jià) 工期 付款 方式 聯(lián)系人 選定 廠家 采購部意見： 經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：分管副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理： 備注: 附表七 合同審查批準(zhǔn)單 合同編號 合同名稱： 合同標(biāo)的物: 產(chǎn)品（承攬）單價(jià)/合同總額： :元（人民幣：元整） 招（評）標(biāo)情況： 詳見報(bào)價(jià)及合同 合同洽談人： 公司律師意見: 技術(shù)副總意見: 分管副總意見: