2021年會計檔案管理規(guī)章制度參考

1、the lamp of life is ignited by enthusiasm, and the boat of life moves forward because of hard work.整合匯編簡單易用（word文檔/a4打印/可編輯/頁眉可刪）會計檔案管理規(guī)章制度參考 會計檔案管理規(guī)章制度參考范文一 第一章總則 為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)中華人民共和國會計 法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定,結(jié)合本單位實際 情況，制定本辦法。 第二章會計檔案管理部門 1.單位檔案主管部門和財務(wù)部門共同負責會計檔案工作的指導(dǎo)、 監(jiān)督和檢查。 會計

2、檔案 的具體管理工作由財務(wù)部門負責， 由財務(wù)部門指定專人負責在專門地點保管。 保管地點應(yīng)具 備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。 2.財務(wù)部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計 檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。 第三章會計檔案歸檔的范圍 1.會計憑證。 包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑 證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。 年度終了都 必須按照規(guī)定歸檔。 2.會計賬簿。 包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.財務(wù)報告。 會計制度 包括 規(guī)定和主管部門臨時

3、通知編報的主要財務(wù)指標快報， 月、 季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。 上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的 審計報告。 4.其它會計核算資料。 凡與會計核算緊密相關(guān)的， 由會計部門負責辦理的有參考價值的 數(shù)據(jù)資料。 5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。 第四章會計檔案的整理 會計年度終了后， 應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。 各種會計檔案應(yīng)按會計檔案 材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。 (1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。 (3)裝訂封面的

4、所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號 碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。 各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不 填其它內(nèi)容。 (2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全， 是否按順序排列。 (3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做 封面、封底，裝訂成冊。 不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會計賬簿的裝訂順序： 會計賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁會計賬簿 裝訂封底

5、。 (5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。 (7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。 (8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日 記賬、分戶明細賬、輔助賬。 3.會計報表。 會計報表編制完成并按時報送后， 留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊， 年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管 1.當年的會計檔案在會計年度終了后， 可暫由財務(wù)部門保管一年， 期滿后存入檔案并由 專人保管。 2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、 立卷、 保管、 調(diào)閱、 銷毀等一系列工作。 3

6、.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時， 應(yīng)辦理交接手續(xù)， 由原管理人員編制會計檔案移交 清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第六章會計檔案的借閱使用 1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。 2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準需 需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)制。 第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管 15 年。 2.會計賬簿保存 15 年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存

7、25 年。 3.會計報表保存 10 年，其中年度決算表永久保存。 第八章 會計檔案的銷毀 1.會會計檔案保管期滿， 需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單， 匯同財務(wù)部門共同鑒定 后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。 對其中未了 結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時 為止。 2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人 在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以 書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第九章 附則 1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定

8、處理。會計檔案管理規(guī)章制度參考范文二 一、 為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，根據(jù)中華人民共和國會計 法中華人民共和國檔案法及會計檔案管理辦法的規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情 、 況，制定本制度。 二、 本制度適用于公司檔案部門和財務(wù)部門的會計檔案管理工作。 第二章 會計檔案管理部門及人員 一、檔案部門和財務(wù)部共同負責會計檔案管理工作的開展和協(xié)調(diào)。 二、公司檔案部門和財務(wù)部指定專門人員作為會計檔案員負責會計檔案的保管工作。 檔案員 應(yīng)具備愛崗敬業(yè)、認真負責、耐心細致、熟悉相關(guān)法律法規(guī)、持有會計從業(yè)資格證 等條件。 三、按照不相容崗位分離的原則，出納員不得兼任會計檔案員。 第三章 會計檔

9、案歸檔的范圍 一、會計憑證 (一) 原始憑證 1、 自制原始憑證 (1) 一次憑證。 如入庫單、出料單、支付申請單等; (2) 累計憑證。 如限額領(lǐng)料單等; (3) 匯總原始憑證。 如發(fā)料憑證匯總表、收料憑證匯總表、現(xiàn)金收入?yún)R總表等; (4) 記賬編制憑證。 如購貨發(fā)票、收據(jù)等。 (二) 記賬憑證 二、會計賬簿。 包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬等。 三、財務(wù)會計報告。 包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表(新的會計 準則要求在年報中披露) 、附表及會計報表附注和財務(wù)情況說明書。 四、其它會計核算資料。 凡與會計核算機密相關(guān)的， 由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù) 據(jù)資料。

10、 如：經(jīng)濟合同、銀海余額調(diào)節(jié)表、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核 定資金定額的數(shù)據(jù)資料、 會計檔案移交清冊、 會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清冊等。 實行會計點算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、 程序文件及其他會計核算資料均應(yīng) 視同會計檔案一并管理。 第四章 會計檔案的整理和裝訂 一、 會計檔案的整理立卷。 會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。 會計檔案的整 理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并 分門別類按各卷順序編號。 (一) 分類標準統(tǒng)一 一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。 (二) 檔案形成統(tǒng)一 案

11、冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一 (三) 管理要求統(tǒng)一 建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立 卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 (四) 會計檔案的裝訂。 會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他 文字資料的裝訂。 1、 會計憑證的裝訂 一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。 (1) 會計憑證裝訂前的準備工作 a. 分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全; b. 按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù); c. 摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針) ，對大的張頁或附件要

12、折疊成通記 賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整; d. 整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)卻號要查明原因。 再檢查附件有否漏 缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全; e. 記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。 (2) 會計憑證裝訂時的要求： a. 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)該使用棉線，在左上角打上三個針眼，實行三眼一 線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占的部位，使記 賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于時候查閱; b. 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑

13、證; c. 裝訂憑證厚度一般 1.5 厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。 (3) 會計憑證裝訂后的注意事項。 a. 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章; b. 在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。 2、 會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。 基本要求是： (1) 賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，帳頁數(shù)是否齊 全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按 頁數(shù)順序排列的帳頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。 (2) 活頁

14、賬簿裝訂的要求： a. 保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳頁夾，用質(zhì)好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊。 b. 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類帳 頁裝訂在一起。 c. 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編號卷號，會計主管人員和裝訂人員(經(jīng)辦人)簽 章。 (3) 賬簿裝訂后的其他要求： a. 會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 b. 會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關(guān)印章。 c. 封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為 總賬、現(xiàn)金日記賬、銀海存(借)款日記賬

15、、分戶明細賬。 d. 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明 細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 3、 會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送后， 留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。 小公司可按季裝訂 成冊。 第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊 壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;第二，跨級報表裝訂順序為：會 計報表封面、會計報表編制說明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的 封底;第三，按保管期限編制卷號。 第五章 會計檔案的移交 財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程

16、序進行： (一) 開列清冊，填寫會計檔案移交單 (二) 在賬簿使用日期欄填寫移交日期 (三) 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 第六章 會計檔案的歸檔保管 一、 公司檔案部門和財務(wù)部專門指定檔案室或檔案柜存放會計檔案。 保管地點應(yīng)具備完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。 當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿后移交檔案部門保管。 二、會計檔案的保管要求 (一) 會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞; (三) 會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴

17、灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀; (四) 會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止 潮濕; (五) 設(shè)置保管清冊(附表 5) ，嚴防毀壞損失、散失和泄密; (六) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 會計檔案保管專員負責全部會 計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 三、機構(gòu)變動或檔案管理專員調(diào)動時， 應(yīng)辦理交接手續(xù)， 由原管理人員編制會計檔案移交清 冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接受。 四、會計檔案的保管期限 按其特點可分為永久性和定期性兩類。 凡是在立檔單位會計核算中形成的， 記述和反映 會計核算的， 對工作總結(jié)、 查考和研究經(jīng)

18、濟活動具有長遠利用價值的會計檔案， 應(yīng)永久保存。 定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 種。 會計檔案的保管期限，從會計年 度終了后的第一天算起，如：1996 年年度終了日為 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日開始計算。 為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的 保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。 第七章 會計檔案的借閱使用 一、會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)負責人批 準。 二、 外部借閱會計檔案時， 應(yīng)持有單位正式介紹信、 經(jīng)總經(jīng)理、 財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)經(jīng)理批準后， 方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)填寫會計檔案借閱申請表 。 經(jīng)會 計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，辦理借閱手續(xù)。 檔案庫管員應(yīng)登記檔案借閱登記表