小型會議策劃方案

1、4)提出與會人員名單。小型會議策劃方案現(xiàn)以在酒店召開小型會議為例做一策劃。小型會議的策劃方案可分為：會前準備工作、會中接待工作、會后工作。一) 會前準備工作1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排；日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及 晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。3)準備會議各類資料。會議資料包括：會議發(fā)言稿、報告、會議通告等。5)設施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。選定酒店會場。會場大小適中，以每

2、人平均 23 平方米為宜，酒店地點合適，交通發(fā)達，酒店6)會議經費預算。預算內容包括：住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。7）發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，應盡早發(fā)出開會通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認。8）制定會議須知。內容主要包括會議保密紀律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。9）布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等；座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、 形、口字形等；培訓班類型的會議會場布置多為設置講臺或

3、講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩 邊、左邊高于右邊、前高于后、遠離門的高于離門近的等規(guī)律。10）制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為：工作證、記 者證、出入證、汽車證等。11）了解與會者的基本情況。與會者基本情況：單位、姓名、職務、性別、民族、抵達時間、抵達方式、日程安排等。12）落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴音、服務、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。二）會中接待工作1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。2)安排好與會者開會期間的食宿。3)會議進行時密切關注會場設施設備(照明、擴音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行，督促服務人員的服務工作。4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。三) 會后工作1)征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。2)將訂購的返程票交到與會者手中。3)協(xié)助與會者結算費用。4)落實返程安排及送行車輛并送站。5)通知來賓單位接站。6)將會議的有關文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次、主持人，會議記錄內容：會議議程、議題、數(shù)、