公司通訊管理制度

1、公司通訊管理制度*公司通訊管理制度第一條：為了提高公司的 經(jīng)營(yíng)管理，節(jié)約成本費(fèi)用，加強(qiáng)對(duì)公司各種通訊工具的管理， 特制訂本制度。第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話(huà)總機(jī)、電話(huà)分機(jī)、直線(xiàn)電話(huà)、傳真機(jī)、移動(dòng) 電話(huà)以及為員工配備的電子郵箱等。第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。第四條：電話(huà)總機(jī)的管理電話(huà)總機(jī)由行政部的前臺(tái)人員負(fù)責(zé)值守，所有外線(xiàn)電話(huà)均需由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺(tái)人員的接聽(tīng)電話(huà)必須使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)。標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)如下：接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)時(shí)，應(yīng)說(shuō) 您好！迎海集團(tuán)，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？ ”；當(dāng)對(duì)方告訴分機(jī)號(hào)碼時(shí)，應(yīng)說(shuō)請(qǐng)稍等！ ”；如果分機(jī)

2、占線(xiàn)時(shí)，應(yīng)說(shuō) 對(duì)不起，電話(huà)占線(xiàn)，請(qǐng)您稍后再打過(guò)來(lái)”前臺(tái)人員接聽(tīng)內(nèi)線(xiàn)電話(huà)時(shí)，應(yīng)說(shuō)您好，前臺(tái)”。第五條：電話(huà)分機(jī)的管理公司根據(jù)員工工作需要和電話(huà)分機(jī)的資源情況，為每一位員工提供一部電話(huà)分機(jī)。員工應(yīng)電話(huà)分機(jī)鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)，接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話(huà)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了， 接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語(yǔ) 您好，XXX （員工姓名）”。講電話(huà)時(shí)聲音不可太大，以免影響他人。電話(huà)分機(jī)一般不開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能，總監(jiān)級(jí)以下員工因?yàn)楣ぷ鲗?shí)際需要而開(kāi)通長(zhǎng)途直撥 功能的，須提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總裁批準(zhǔn)后方可開(kāi)通。對(duì)已開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的電話(huà)分機(jī)， 由員工個(gè)人負(fù)責(zé)長(zhǎng)途功能的使用管理。 不得借予他 人撥打長(zhǎng)途電話(huà)，一經(jīng)

3、發(fā)現(xiàn)，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話(huà)費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，停止其電話(huà)分機(jī)長(zhǎng)途直撥功能并按公司獎(jiǎng)懲條例給予相應(yīng)的處分。員工因臨時(shí)工作需要打長(zhǎng)途電話(huà)的，須填制長(zhǎng)途電話(huà)申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺(tái)掛撥，或由前臺(tái)撥通后接入員工的分機(jī)上撥打長(zhǎng)途電話(huà)時(shí)，必須使用IP特服號(hào)（如17909、17951），以節(jié)約費(fèi)用禁止利用公司電話(huà)聊天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽(tīng)私人電話(huà)，應(yīng)長(zhǎng)話(huà)短 說(shuō)，以免造成電話(huà)線(xiàn)路的繁忙， 時(shí)間不得超過(guò)三分鐘。嚴(yán)禁員工利用公司電話(huà)（包括分機(jī)和直線(xiàn)電話(huà)）進(jìn)行撥號(hào)上網(wǎng)、撥打聲訊臺(tái) 或信息臺(tái)查詢(xún)非業(yè)務(wù)信息。未經(jīng)公司或電話(huà)所有人的同意，撥打長(zhǎng)途電話(huà)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，

4、除由其個(gè)人賠償 所發(fā)生的長(zhǎng)途話(huà)費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，給予記過(guò)以上的處分，直至開(kāi)除。電話(huà)已開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的員工一經(jīng)離職， 行政部應(yīng)馬上通知前臺(tái)將該員工 的長(zhǎng)途直撥功能關(guān)閉，同時(shí)做好登記。第六條：直線(xiàn)電話(huà)的管理總監(jiān)級(jí)以上的高級(jí)管理人員以及總裁辦主任、 總裁助理，可以根據(jù)工作需要， 申請(qǐng)配置一部直線(xiàn)電話(huà)，如需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能的，應(yīng)一并提出申請(qǐng)。申請(qǐng)配備直線(xiàn)電話(huà)，一律報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。第七條：傳真的管理公司傳真機(jī)由前臺(tái)負(fù)責(zé)管理，收發(fā)傳真時(shí)應(yīng)由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)操作。前臺(tái)人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁；傳真接收完 畢后，應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。員工因?yàn)楣ぷ餍枰l(fā)送傳真的，應(yīng)填制傳

5、真申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理對(duì)傳 真內(nèi)容進(jìn)行初步審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將傳真申請(qǐng)單 遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺(tái)人員操作發(fā)送。對(duì)發(fā)送保密性高的文件，可由前臺(tái)人員進(jìn)行指導(dǎo)，由員工個(gè)人親自發(fā)送，并 提前以電話(huà)方式通知收件人現(xiàn)場(chǎng)接收。對(duì)涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用傳真 機(jī)發(fā)送，以免泄密。對(duì)傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門(mén)或個(gè)人，可以申請(qǐng)配置專(zhuān)用的傳真機(jī)。員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。第八條：移動(dòng)電話(huà)的管理 公司不為員工購(gòu)置移動(dòng)電話(huà)，但對(duì)員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)電話(huà)費(fèi)用（簡(jiǎn)稱(chēng)移動(dòng)話(huà) 費(fèi)），按具體情況給予一定金額的報(bào)銷(xiāo)限額標(biāo)準(zhǔn)。原則上，集團(tuán)主任級(jí)及下屬公司副經(jīng)

6、理級(jí)以下普通員工，不得申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)， 特殊工作崗位或確實(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要的除外。公司對(duì)移動(dòng)話(huà)費(fèi)實(shí)行員工提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)、公司核定報(bào)銷(xiāo)限額、限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)， 超支部分員工自負(fù)”的管理方式，即：主任級(jí)以上的管理員工根據(jù)實(shí)際工作需要，向公 司提出報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)的書(shū)面申請(qǐng)，公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及公司的移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)限額參考標(biāo)準(zhǔn)表，核定具體的報(bào)銷(xiāo)限額。對(duì)在限額以?xún)?nèi)的移動(dòng)話(huà)費(fèi)， 由公司據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)；對(duì)超過(guò)報(bào)銷(xiāo)限額的，公司只按限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，超支部分不再補(bǔ)發(fā) 給員工，而由其個(gè)人承擔(dān)。核定移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)限額的流程為：主任級(jí)以上的管理員工可根據(jù)實(shí)際工作需要，寫(xiě)出書(shū)面的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，由部門(mén)經(jīng)理出 具審定意見(jiàn)后，

7、報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，主管領(lǐng)導(dǎo)可以直接批準(zhǔn)。 對(duì)超出公司規(guī)定的限額參考標(biāo)準(zhǔn)的，還需要報(bào)公司總裁批準(zhǔn)。對(duì)經(jīng)理級(jí)以上的管理員工，除需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，一律報(bào)公司總裁審批。總裁、副總裁的移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)由董事長(zhǎng)核定。移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)限額參考標(biāo)準(zhǔn)如下：外勤（100%）復(fù)合勤（70%）內(nèi)勤（40%）說(shuō)明總監(jiān)、董事長(zhǎng)助理 400元/月280元/月 160元/月 1、外勤：是指經(jīng)常外出辦理公務(wù) 的員工。2、內(nèi)勤：是指較少外出公務(wù)的員工。3、復(fù)合勤：是指較多外出公務(wù)的的員工。此標(biāo)準(zhǔn)僅供核定時(shí)參考。副總監(jiān)、總裁辦主任 350元/月245元/月140元/月經(jīng)理、總裁助理 300元/月 210元/月

8、120元/月 副經(jīng)理250元/月175元/月100元/月主任200元/月140元/月80元/月對(duì)已核定報(bào)銷(xiāo)限額的員工（包括普通員工和管理級(jí)員工），如確因業(yè)務(wù)需要但原 報(bào)銷(xiāo)限額偏低而申請(qǐng)重新核定的，應(yīng)提供申請(qǐng)日前不少于三個(gè)月的移動(dòng)話(huà)費(fèi)發(fā)票 和流水清單，并標(biāo)明私人用途的部分話(huà)費(fèi)，由部門(mén)經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見(jiàn)，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總裁審定。行政/人力資源部可對(duì)員工每月的移動(dòng)話(huà)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)報(bào)銷(xiāo)限額核定 過(guò)高的，有權(quán)提出重新核定的建議。凡由公司給予限額報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)的員工，原則上須 24小時(shí)開(kāi)機(jī)（如不能24 小時(shí)開(kāi)機(jī)的，但須提供其他電話(huà)聯(lián)系方式）。對(duì)享受限額報(bào)銷(xiāo)但將移動(dòng)電話(huà)

9、置于 關(guān)機(jī)狀態(tài)，但又沒(méi)有提供其他電話(huà)聯(lián)絡(luò)方式，致使公司聯(lián)絡(luò)不到的，一個(gè)月內(nèi)出 現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當(dāng)月移動(dòng)話(huà)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)資格外，對(duì)因聯(lián)系不上而延 誤工作，還將按公司有關(guān)制度進(jìn)行處罰。員工在有固定電話(huà)的場(chǎng)合（辦公室、家里），應(yīng)使用固定電話(huà)通話(huà)。使用移 動(dòng)電話(huà)撥打長(zhǎng)途電話(huà)時(shí)，必須應(yīng)使用IP特服號(hào)碼（如17951、17909等）。使用儲(chǔ)值卡（如神州行、如意通、南粵行等）的移動(dòng)電話(huà)，不給予移動(dòng)話(huà)費(fèi) 報(bào)銷(xiāo)。對(duì)使用實(shí)名入網(wǎng)并已核定報(bào)銷(xiāo)限額的員工，不得隨意更換移動(dòng)電話(huà)號(hào)碼， 如確因需要而更換的，必須及時(shí)通知公司行政部門(mén)。員工不得將實(shí)名入網(wǎng)的移動(dòng)電話(huà)號(hào)碼換成儲(chǔ)值卡號(hào)碼，否則公司有權(quán)取消其移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)資格。

10、對(duì)員工因開(kāi)通個(gè)性化服務(wù)而產(chǎn)生的費(fèi)用（如語(yǔ)音留言、轉(zhuǎn)秘書(shū)臺(tái)、訂閱短信、 移動(dòng)QC或其他費(fèi)用等），公司一律不予報(bào)銷(xiāo)。新入職員工必須在入職滿(mǎn)一個(gè)月后方可提出申請(qǐng)移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)的時(shí)間從其入職日的第二個(gè)月起計(jì)算話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)， 對(duì)其在自入職日的第二個(gè)月至 正式批準(zhǔn)日期間發(fā)生的移動(dòng)話(huà)費(fèi)，按日平均計(jì)算報(bào)銷(xiāo)。員工報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)時(shí)，應(yīng)遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定。第九條：電子郵箱的管理公司將不斷在推行辦公無(wú)紙化、自動(dòng)化，并為公司每一位員工配備專(zhuān)用的電子郵 箱。對(duì)經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，由公司向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用 的外部郵箱。對(duì)不經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工， 公司只為其配備內(nèi)部郵箱。內(nèi)部郵箱 可

11、以在公司局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)送內(nèi)部郵件 （指接收者郵件地址后綴為） 和外部郵件（是 指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內(nèi)部郵件，而不能接受外部郵件。內(nèi) 部郵箱不得印在員工的名片上。公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個(gè)人辦公電腦上安裝郵件軟件， 設(shè)置好各種 應(yīng)用功能。員工應(yīng)熟練使用郵件軟件的各種功能， 員工每日上班后，須及時(shí)打開(kāi) 郵件軟件，及時(shí)接收、閱讀、回復(fù)電子郵件，并做好重要電子郵件的備份。員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件， 發(fā)送后，還應(yīng)采取其他方式知會(huì)收件 人（如電話(huà)轉(zhuǎn)告等）。員工不得利用公司配備的電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)訂閱各種郵件，不得用于非業(yè)務(wù)用途。第十條：本制度由集團(tuán)總部行政管理中心制訂、修改并負(fù)責(zé)解

12、釋。第一條：本管理制度僅適用于集團(tuán)總部，集團(tuán)各下屬公司可根據(jù)本管理制 度和公司的實(shí)際情況制訂相應(yīng)的通訊管理制度，并報(bào)集團(tuán)總部行政管理中心備 案。第十二條：本規(guī)定自發(fā)文之日起生效，二OO三年元月份開(kāi)始正式實(shí)施， 試 行期為一年。公司車(chē)輛使用管理規(guī)定總則第一條為了節(jié)約公司公務(wù)用車(chē)費(fèi)用開(kāi)支， 提高公務(wù)用車(chē)的效率，加強(qiáng)對(duì)公務(wù)用車(chē)的管理， 特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指公務(wù)車(chē)輛為公司現(xiàn)有的：I稱(chēng)商務(wù)車(chē)一輛I g淌務(wù)車(chē)一輛I辭轎車(chē)一輛。車(chē)輛管理規(guī)定第三條對(duì)司機(jī)的要求:1公司車(chē)輛應(yīng)用于公司處理公務(wù)事宜，駕駛員未經(jīng)行政部批準(zhǔn)，不得將自己保管的車(chē)輛 隨便交給他人駕駛或練習(xí)駕駛；嚴(yán)禁將車(chē)輛交給無(wú)證人員駕駛；任何人

13、不得利用公司車(chē)輛練習(xí)駕車(chē)；2司機(jī)應(yīng)愛(ài)惜所駕車(chē)輛，由于駕駛不當(dāng)或其他自身原因造成的損失，除保險(xiǎn)賠付外的一 切費(fèi)用由駕駛者承擔(dān)；3駕駛?cè)藛T在沒(méi)有出車(chē)任務(wù)時(shí)，應(yīng)在司機(jī)辦公室待崗，不得擅離職守；第四條車(chē)輛用油管理要求：1行政部按每月核定的出車(chē)公里數(shù)購(gòu)買(mǎi)油卡，油卡由行政部辦公室管理，司機(jī)加油時(shí)需要登記后領(lǐng)取油卡。 不得無(wú)卡加油，特殊情況應(yīng)通知行政部后方可加油，且無(wú)卡加油的次數(shù)不得連續(xù)超過(guò)兩次；2司機(jī)因公出差需在途中加油時(shí)，應(yīng)提前告知行政部，回公司后應(yīng)及時(shí)提交部門(mén)審核及 報(bào)銷(xiāo)；第五條車(chē)輛維護(hù)管理：1所有車(chē)輛由公司統(tǒng)一安排定期檢修、保養(yǎng)。未經(jīng)允許駕駛員不得私自將車(chē)輛送到修理 廠(chǎng)修理，否則費(fèi)用自付；2需要維修

14、的車(chē)輛，由司機(jī)提出申請(qǐng)，經(jīng)行政部批準(zhǔn)后在公司指定得維修站進(jìn)行維修， 維修費(fèi)用由財(cái)務(wù)劃帳轉(zhuǎn)撥，不予支付現(xiàn)金；車(chē)輛使用規(guī)定第六條行政部安排用車(chē)應(yīng)按照使用者重要性來(lái)安排優(yōu)先級(jí)，派車(chē)必須首先考慮優(yōu)先等級(jí)高的人員用車(chē)。下級(jí)申請(qǐng)用車(chē)必須在確認(rèn)優(yōu)先等級(jí)排在其之前的人員無(wú)用車(chē)需求，方可出車(chē)。第七條具體關(guān)于每輛公務(wù)用車(chē)駕駛員、使用范圍及使用權(quán)限優(yōu)先級(jí)的規(guī)定如下：1、商務(wù)車(chē)：I駕駛員：u第一駕駛員：XXX；u第二駕駛員：XXXI用途：主要用于每日接送董事長(zhǎng)、總經(jīng)理等公司高層 領(lǐng)導(dǎo)上下班和到機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站、賓館等地接送公司重要客人、外賓朋友及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等l服務(wù)對(duì)象優(yōu)先級(jí):u董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)u總經(jīng)理、VPu重要客戶(hù)u政府

15、要員u投資人2、X漸車(chē)：I駕駛員：u第一駕駛員：XXX；u第二駕駛員：XXXI用途：到機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站、賓館等地接送公司重要客人、外賓朋友及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等；接送 公司高層或技術(shù)人員出差到乘車(chē)、乘機(jī)地點(diǎn)接送及外出辦理公司日常事務(wù)；I服務(wù)對(duì)象優(yōu)先級(jí)：u公司重要客戶(hù)；u政府要員u投資人u董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)u總經(jīng)理、VPu技術(shù)人員3、XXXX商務(wù)車(chē)：I駕駛員：u第一駕駛員：XXXu第二駕駛員：XXXu第三駕駛員：XXXI用途：主要用于接送往來(lái)客人，技術(shù)人員外事工作及因出差至機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站；公司日 常外出辦理事務(wù)、采購(gòu)物品或經(jīng)行政部批準(zhǔn)的全公司性的或部門(mén)組織的職工有關(guān)活動(dòng)用車(chē)。I服務(wù)對(duì)象優(yōu)先級(jí)：u公司客戶(hù)u技術(shù)人員u員工集體活動(dòng)u行政外出采購(gòu)人員第八條公務(wù)用車(chē)的審批制度。(見(jiàn)1除附錄I所列的固定性出車(chē)之外，員工如需用車(chē)，應(yīng)提前一天至行政部填報(bào)派車(chē)單附錄II),司機(jī)憑行政部門(mén)簽字批準(zhǔn)后的派車(chē)單方可發(fā)車(chē)。如確有緊急情況可以當(dāng)天填報(bào)派 車(chē)單出車(chē)；2公司內(nèi)部用車(chē)應(yīng)由行政部統(tǒng)一調(diào)度，車(chē)鑰匙統(tǒng)一放在前臺(tái)進(jìn)行保管，非固定性用車(chē)發(fā) 車(chē)之前和返回之后需要到前臺(tái)進(jìn)行登記。除非特殊情況，每晚鑰匙